Présences¶
L’application Présences d’Odoo fonctionne comme une horloge pointeuse. Les employés peuvent pointer l’entrée et la sortie du travail à l’aide d”un appareil dédié en mode kiosque, tandis que les utilisateurs peuvent également pointer l’entrée et la sortie du travail directement depuis la base de données. Les responsables peuvent voir qui est disponible à tout moment, créer des rapports pour consulter les heures de chacun et obtenir des informations sur les employés qui font des heures supplémentaires ou qui pointent la sortie plus tôt que prévu.
Droits d’accès¶
Comprendre les droits d’accès est essentiel pour naviguer dans l’application Présences.
Chaque utilisateur de la base de données peut pointer à l’entrée et à la sortie directement depuis la base de données, sans avoir besoin d’accéder à l’application Présences. De plus, tous les utilisateurs peuvent accéder à leurs propres enregistrements de présence depuis leur fiche employé dans l’application Employés.
L’accès à l’application Présences et aux différentes fonctionnalités de l’application est déterminé par les droits d’accès.
To see what access rights a user has, navigate to the , and click on an individual user. The Access Rights tab is visible by default. Scroll down to the HUMAN RESOURCES section to view the settings. For the Attendances field, the options are either to leave the field blank or select Administrator.
If the Administrator option is selected, the user has full access to the entire Attendances application, with no restrictions. They can view all employee attendance records, enter Kiosk Mode from the application, access all reporting metrics, and make modifications to the settings. If left blank, the user does not have access to the Attendances application.
Note
If a user does not have Administrator rights for the Attendances app, they are not able to open the app, even though it appears on the main database dashboard. An Access Error pop-up message appears, stating:
You do not have enough rights to access the fields "attendance_manager_id" on Employee
(hr.employee). Please contact your system administrator.
Users who cannot access the Attendances app can still check in and check out of work within the database, using the (red circle) or (green circle) that are always available at the top of the database.
Validateurs¶
Un approbateur est un utilisateur chargé d’examiner et de gérer les enregistrements de présence d’un employé. Un approbateur est généralement un responsable, bien que cela ne soit pas obligatoire. Les approbateurs sans droits d’administration peuvent accéder et modifier les enregistrements de présence uniquement pour les employés qui leur sont assignés. Il s’agit de la seule exception où les utilisateurs non-administrateurs peuvent consulter les enregistrements dans l’application Présences.
To view who the attendance approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employee’s attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configuration¶
Few configurations are needed in the Attendances app. Determining how employees check in and out, defining how the kiosks function, and determining how extra hours are computed are all set in the Configuration menu. Navigate to the to access the configuration menu.
Note
Any configuration item with a (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modes¶
Présences depuis le backend : activer cette fonctionnalité pour permettre aux utilisateurs de pointer l’entrée et la sortie directement depuis la base de données Odoo. Si cette option n’est pas activée, les utilisateurs doivent utiliser un kiosque pour pointer l’entrée et la sortie du travail.
Automatic Check-Out : Activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: This field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
Avec l’option Déconnexion automatique activée et la Tolérance définie sur 2.00 heures, un employé se connecte au travail à 9h00 et oublie de se déconnecter à 17h00. À 19h00, il est automatiquement déconnecté.
Absence Management : Activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendance report.
Heures supplémentaires¶
Cette section spécifie comment le temps supplémentaire (parfois appelé heures supplémentaires) est calculé, y compris quand le temps supplémentaire est comptabilisé et quel temps n’est pas enregistré.
Temps de tolérance en faveur de l’entreprise : Saisir la durée, en minutes, qui n’est pas comptabilisée dans les heures supplémentaires d’un employé. Lorsqu’un employé se déconnecte et que le temps supplémentaire enregistré est inférieur aux minutes spécifiées, le temps supplémentaire n’est pas comptabilisé comme heures supplémentaires pour l’employé. Lorsqu’un employé se déconnecte et que le temps supplémentaire enregistré est supérieur aux minutes spécifiées, le temps supplémentaire est comptabilisé comme heures supplémentaires pour l’employé.
Example
Une entreprise définit le Temps de tolérance en faveur de l’entreprise sur
15minutes, et les heures de travail pour l’ensemble de l’entreprise sont définies de 9h00 à 17h00.Un employé se connecte à 9h00. Si l’employé se déconnecte à 17h14, les 14 minutes supplémentaires ne sont pas comptabilisées dans ses heures supplémentaires. Si l’employé se déconnecte à 17h17, il gagne 17 minutes d’heures supplémentaires.
Temps de tolérance en faveur de l’employé : Saisir la durée, en minutes, accordée à un employé, qui n’affecte pas négativement sa présence s’il enregistre moins de temps que ses heures de travail. Lorsqu’un employé se déconnecte et que le temps total enregistré pour la journée est inférieur à ses heures de travail spécifiées et inférieur à cette période de grâce spécifiée, il n’est pas pénalisé pour ses heures réduites. Lorsqu’un employé se déconnecte et que le temps total enregistré pour la journée est inférieur à ses heures de travail spécifiées et supérieur à cette période de grâce spécifiée, il est pénalisé pour ses heures réduites.
Example
Une entreprise définit les champs Temps de tolérance en faveur de l’employé sur
15minutes, et les heures de travail pour l’ensemble de l’entreprise sont définies de 9h00 à 17h00.Un employé se connecte à 9h05. Si l’employé se déconnecte à 16h55, même s’il a enregistré un total de 10 minutes de moins que ses heures de travail complètes, il n’est pas pénalisé pour cet écart et il est enregistré comme ayant travaillé une journée complète de huit heures. Si l’employé se déconnecte à 16h40, il est pénalisé et il est enregistré comme ayant travaillé seulement 7 heures et 35 minutes.
Validation des heures supplémentaires : Cliquer sur le bouton radio à côté de Approuvées automatiquement pour que tout le temps supplémentaire soit automatiquement approuvé, ou Approuvées par le responsable si tout le temps supplémentaire doit être examiné et approuvé par un responsable.
Afficher les heures supplémentaires : Activer cette case pour afficher les heures supplémentaires enregistrées par un employé lorsqu’il se déconnecte avec un kiosque, ou lorsqu’un utilisateur se déconnecte dans la base de données.
Note
Approved extra hours can be deducted from an approved time off request.
Vue d’ensemble¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employees” check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
The Attendance dashboard allows switching between (Gantt) and (List) views, and selecting a period to analyze. The current period is automatically highlighted in yellow for real-time attendance records, while the (Focus Today) button instantly returns the dashboard to the present date.
Note
Any entries that have errors appear in red, indicating they need to be resolved by a user with the proper access rights and/or are approvers for the employees with the errors.
Filtres et regroupements¶
Parfois, les responsables des présences et les managers ont besoin de consulter des enregistrements spécifiques, tels que toutes les déconnexions automatiques, pour déterminer quels employés oublient chroniquement de se déconnecter, ou par département, pour déterminer quelle équipe effectue le plus d’heures supplémentaires.
Dans ces cas, utiliser la barre de recherche pour sélectionner un Filtre ou un Regrouper par, ou combiner les deux pour présenter les informations souhaitées.
Voir également
Filtres de haute valeur¶
Filtrer |
Cas d’usage courant |
|---|---|
Au travail |
Vérifier les employés encore sur site avant de fermer le bâtiment pour la nuit, ou pour effectuer un décompte. |
Erreurs |
Afficher toutes les erreurs pour les corriger avant le traitement de la paie. |
Checkout automatique |
Effectuer un audit pour déterminer les employés qui oublient chroniquement de pointer à la sortie du travail. |
Date |
Limiter les résultats à une période de paie spécifique ou une fenêtre d’audit. |
Employés actifs/archivés |
Basculer entre le personnel actuel et les anciens employés lors de l’audit de données historiques. |
Regroupements perspicaces¶
Regrouper par |
Quand cela aide |
|---|---|
Employé |
Review individual attendance records during a 1:1 meeting. |
Département |
Comparer les niveaux de dotation en personnel et les heures de travail pour déterminer les équipes en surcharge et en sous-charge de travail. |
Manager |
Déterminer à qui les questions de suivi des présences peuvent être adressées pour un employé. |
Mode |
Repérer les tendances dans les méthodes de présence pour potentiellement résoudre des problèmes matériels. |
Date (jour/semaine/mois) |
Identifier les pics d’absentéisme ou les tendances saisonnières. |
Détails du journal de présence¶
Odoo enregistre à la fois l’heure et l’emplacement pour chaque connexion et déconnexion, avec des champs variant selon la méthode utilisée. Ces journaux de présence détaillés peuvent confirmer où se trouvait un employé lors d’un jour de travail donné. Cela peut être utile pour les entreprises avec des horaires de travail hybrides, qui peuvent avoir besoin d’effectuer des audits pour garantir une conformité appropriée.
The detailed attendance log contains the following information:
Main details¶
Employé : Le nom de l’employé.
Connexion : La date et l’heure de connexion de l’employé.
Déconnexion : La date et l’heure de déconnexion de l’employé. Ceci n’apparaît que si l’employé s’est déconnecté.
Worked Time: The total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs, in an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: Unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: Approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Détails des entrées et sorties¶
The following information appears for both the Check In and Check Out sections.
Mode: Attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: The device’s IP address used to log in or out.
Browser: The web browser the employee used to log in or out.
Localisation : La ville et le pays associés à l’adresse IP de l’ordinateur.
GPS Coordinates: The coordinates when the user logged in or out. To view the coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the location pointed out.
Erreurs de présence¶
Les entrées contenant une erreur apparaissent en rouge sur le tableau de bord. Dans la vue (Gantt), l’entrée apparaît avec un fond rouge ; dans la vue (Liste), le texte de l’entrée apparaît en rouge.
Une erreur se produit lorsqu’un employé s’est enregistré mais ne s’est pas déconnecté dans les 24 heures, ou lorsqu’une période d’enregistrement unique dépasse 16 heures.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field, and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Lorsque toutes les informations de la fenêtre contextuelle sont correctes, cliquer sur Enregistrer & Fermer. Lorsque l’entrée n’a plus d’erreur, elle apparaît en gris au lieu de rouge.
Pour supprimer une entrée, cliquer sur le bouton rouge Supprimer de la fenêtre contextuelle au lieu de modifier l’entrée.
Voir également