Asistencias¶
La aplicación Asistencias de Odoo funciona como un reloj checador. Los empleados pueden registrar su entrada y salida del trabajo con un dispositivo específico en modo quiosco y los usuarios también pueden registrar su entrada y salida desde la base de datos. Los gerentes pueden ver quién está disponible, crear reportes para revisar las horas de todos los empleados y obtener información sobre las personas que hacen horas extra o salen antes de lo esperado.
Permisos de acceso¶
Es esencial entender los permisos de acceso para navegar por la aplicación Asistencias.
Todos los usuarios de la base de datos pueden registrar su ingreso y su salida desde la base de datos sin necesitar acceso a la aplicación Asistencias. Además, todos los usuarios pueden ingresar a sus propios registros de asistencia desde el formulario de empleado en la aplicación Empleados.
El acceso tanto a la aplicación Asistencias como a las distintas funciones dentro de la misma depende de los permisos de acceso.
Para visualizar los permisos de acceso de un usuario, vaya a , y haga clic en uno. En la pestaña Permisos de acceso, que es visible de forma predeterminada, diríjase a la sección RECURSOS HUMANOS para ver la configuración. En el campo de Asistencias, puede dejar el campo vacío o seleccionar Administrador.
Si selecciona la opción Administrador, el usuario tendrá acceso sin restricciones a la aplicación Asistencias. Podrá ver todos los registros de asistencia de los empleados, ingresar al modo quiosco desde la aplicación, acceder a todas las métricas de reportes y realizar modificaciones a los ajustes. Si se deja en blanco, el usuario no tendrá acceso a la aplicación Asistencias.
Nota
Si un usuario no tiene permisos de Administrador para la aplicación Asistencias, entonces no podrán abrir la aplicación, aunque aparezca en su tablero inicial. Si la intentan abrir, aparecerá una ventana emergente con un Error de acceso que dirá:
No tiene los permisos necesarios para acceder a los campos "attendance_manager_id" en el Empleado (hr.employee). Contacte al administrador de su sistema.
Los usuarios que no tengan acceso a la aplicación Asistencias todavía pueden registrar su entrada y salida del trabajo dentro de la base de datos usando el (círculo rojo) o (círculo verde) que siempre está disponible en la parte superior de la base de datos.
Aprobadores¶
Un aprobador es el usuario que se asigna para revisar y gestionar los registros de asistencia de un empleado. Esta persona por lo general es un gerente, pero esto no es necesario. Los aprobadores que no tengan permisos de administrador pueden acceder y modificar los registros de asistencia solo de los empleados a los que están asignados. Esta es la única excepción en la que usuarios que no son administradores pueden ever los registros de la aplicación Asistencias.
Para ver quién es el aprobador de asistencias de un empleado, ve a la y haz clic en el empleado correspondiente. Haz clic en la pestaña Información de trabajo, dirígete a la sección APROBADORES y revisa el campo Asistencia. La persona seleccionada podrá ver los registros de asistencia de ese empleado, tanto en el tablero de la aplicación Asistencias como en los reportes de asistencia y también podrá modificar dichos registros.
Configuración¶
Son pocas las configuraciones que se tienen que hacer en la aplicación Asistencias. En el menú Configuración deberá determinar la manera en que los usuarios registran su entrada y salida, cómo funcionan los quioscos y cómo se calculan las horas adicionales. Vaya a para acceder al menú de configuración.
Nota
Cualquier elemento de configuración que tenga el icono (edificio) corresponde a una configuración específica de la empresa. Los elementos sin el icono (edificio) aplican a todas las empresas dentro de la base de datos.
Modos¶
Asistencias desde el backend : Activa esta función para permitir que los usuarios registren su entrada y salida directamente desde la base de datos de Odoo. Si no la activas, los usuarios deberán usar un quiosco para registrar su asistencia.
Registro de salida automático : Activa esta función para registrar la salida de los empleados de forma automática según su horario de trabajo después de que pase cierto tiempo de tolerancia.
Tolerancia: Este campo solo aparece cuando la función Registro de salida automático está activa. Ingresa la cantidad de tiempo, en horas, que debe transcurrir después de que termine la jornada laboral del empleado antes de registrar su salida automática.
Example
Con la opción Registro de salida automático activada y la tolerancia configurada en 2.00 horas, un empleado registra su entrada a las 9:00 a. m. y olvida registrar su salida a las 5:00 p. m. A las 7:00 p. m., el sistema registra su salida de forma automática.
Gestión de ausencias : Activa esta función para registrar las ausencias que no estén vinculadas a una solicitud de tiempo personal, como vacaciones o incapacidad, en el reporte de asistencias.
Horas extra¶
Esta sección especifica cómo se calcula el tiempo adicional (las horas extra), incluyendo cuándo se cuenta el tiempo adicional y qué tiempo no se registra.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: Ingresa la cantidad de tiempo, en minutos, que no cuenta como horas extra para el empleado. Cuando el empleado registra su salida y el tiempo adicional es menor al valor indicado, ese tiempo no contará como horas extra. Cuando el tiempo adicional supera el valor indicado, ese tiempo sí cuenta como horas extra.
Example
Una empresa configura el tiempo de tolerancia a favor del empleado con
15minutos y define el horario laboral de toda la empresa de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.Un empleado registra su entrada a las 9:00 a. m. Si registra su salida a las 5:14 p. m., los 14 minutos extra no cuentan como horas extra. Recibirá 17 minutos de horas extra si registra su salida a las 5:17 p. m.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: Ingresa la cantidad de tiempo, en minutos, que recibe el empleado y que no afecta su asistencia si registra menos horas que su jornada laboral. El empleado no recibirá una penalización si registra su salida y el tiempo total del día es menor a su jornada laboral y menor a este periodo de gracia. Cuando el tiempo total es menor a su jornada laboral y supera este periodo de gracia, entonces sí recibe una penalización.
Example
Una empresa configura el tiempo de tolerancia a favor del empleado en
15minutos y define el horario laboral de toda la empresa de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.Un empleado registra su entrada a las 9:05 a. m. Si registra su salida a las 4:55 p. m., aunque haya trabajado 10 minutos menos de su jornada completa, no recibirá una penalización y el sistema registrará una jornada completa de ocho horas. Si registra su salida a las 4:40 p. m., entonces sí recibirá una penalización y el sistema solo registrará 7 horas y 35 minutos trabajados.
Validación de horas extra : Haz clic en el botón de opción junto a Aprobación automática para aprobar todo el tiempo extra de forma automática o en Aprobado por el gerente si un gerente debe revisar y aprobar todo el tiempo extra.
Mostrar horas extra: Selecciona esta casilla para mostrar las horas adicionales registradas por un empleado cuando registra su salida desde un quiosco o cuando un usuario registra su salida en la base de datos.
Nota
Las horas extra aprobadas se pueden deducir de una solicitud de tiempo personal aprobada.
Vista general¶
Al ingresar a la aplicación Asistencias verás el tablero de resumen con toda la información de las entradas y salidas del usuario. Si el usuario tiene los permisos de acceso necesarios o es el aprobador de ciertos empleados, la información de las entradas y salidas de esos empleados también aparecerá en el tablero de resumen.
En el tablero Asistencias podrá cambiar entre las vistas (Gantt) o (lista) y seleccionar el periodo que quiera analizar. El periodo actual se resalta en amarillo en automático para los registros de asistencia en tiempo real. Con el botón (Importantes de hoy) regresará la vista del tablero a la fecha actual.
Nota
Cualquier entrada que tenga errores aparecerá en rojo, lo que indica que es necesario que los resuelva un usuario con los permisos de acceso adecuados o que sea aprobador de los empleados.
Filtros y grupos¶
En algunos casos, los encargados de las asistencias y los gerentes necesitan ver registros específicos, como todas las salidas automáticas, para determinar qué empleados olvidan marcar su salida con frecuencia, o revisar por departamento para detectar qué equipo trabaja más horas extra.
En estos casos, usa la barra de búsqueda para seleccionar la opción Filtro o Agrupar por, o combina ambas opciones para mostrar la información deseada.
Filtros de alto valor¶
Filtro |
Caso de uso común |
|---|---|
En el trabajo |
Verificar si aún hay empleados en el edificio antes de cerrar o para realizar un conteo. |
Errores |
Visualizar todos los errores para corregirlos antes de procesar el pago de la nómina. |
Registro de salida en automático |
Realizar una auditoría para determinar qué empleados olvidan registrar su salida con frecuencia. |
Fecha |
Limitar los resultados a un periodo de pago o una ventana de auditoría específica. |
Empleados activos y archivados |
Alternar entre los empleados actuales y los antiguos al auditar datos históricos. |
Grupos útiles¶
Agrupar por |
¿Cuándo es útil? |
|---|---|
Empleado |
Revisar los registros de asistencia individual durante una reunión personal. |
Departamento |
Comparar los niveles de personal y las horas de trabajo para determinar cuáles equipos trabajan más y cuáles trabajan menos. |
Gerente |
Para determinar a quién hacer preguntas de seguimiento sobre la asistencia de un empleado. |
Método |
Identificar las tendencias de los métodos de asistencia para resolver posibles problemas de hardware. |
Fecha (día/semana/mes) |
Identificar picos en inasistencias o patrones de temporada. |
Detalles del registro de asistencia¶
Odoo registra la hora y la ubicación de cada entrada y salida, con campos que varían según el método utilizado. Estos registros detallados de asistencia pueden confirmar dónde estuvo un empleado en un día laboral específico. Esto puede ser útil para las empresas con esquemas de trabajo híbrido que necesitan realizar auditorías para garantizar su respectivo cumplimiento.
El registro detallado de asistencia incluye la siguiente información:
Detalles principales¶
Empleado: El nombre del empleado.
Entrada: La fecha y la hora en que el empleado marcó su entrada.
Salida: La fecha y hora en que el empleado marcó su salida. Esto solo aparece si el empleado ya registró su salida.
Tiempo trabajado: El total de tiempo que el empleado registró en el día, tomando en cuenta varias entradas y salidas, en formato de horas y minutos (HH:MM).
Horas extra trabajadas: Las horas extra trabajadas sin pago que exceden el horario laboral previsto (solo aparecen si el empleado las trabajó).
Horas extra: Las horas extra aprobadas (el tiempo trabajado menos las horas extra trabajadas aprobadas).
Detalles de entrada y salida¶
La siguiente información aparece en la sección de Entrada y en la de Salida.
Modo: El método de registro de la asistencia. Puede ser Systray, Quiosco o ingreso manual.
Dirección IP: La dirección IP del dispositivo utilizado para registrar la entrada o la salida.
Navegador: El navegador web que utilizó el empleado para registrar su entrada o salida.
Localización: La ciudad y país asociados con la dirección IP de la computadora.
Coordenadas GPS: Las coordenadas específicas cuando el usuario registró su entrada o salida. Para ver estas coordenadas específicas en un mapa, haz clic en el botón Ver en mapas ubicado abajo de Coordenadas GPS. Esta acción abre un mapa en una nueva pestaña del navegador con la ubicación señalada.
Errores en asistencias¶
Los registros que contienen errores aparecen en rojo en el tablero de resumen. En la vista de gantt, el registro aparece con un fondo rojo; en la vista de lista, el texto aparece en rojo.
Ocurre un error cuando un empleado registró su entrada, pero no ha registrado su salida en 24 horas o cuando un solo periodo de registro de entrada dura más de 16 horas.
Para corregir el error debes modificar o eliminar la entrada de asistencia. Haz clic en ella para abrir una ventana emergente con sus detalles. Para modificar la información de entrada o salida, haz clic en el campo Entrada o Salida y aparecerá un selector de calendario. Haz clic en la fecha deseada y luego usa el selector de hora ubicado abajo del calendario para elegir la hora exacta de la entrada. Haz clic en Aplicar una vez que la información sea correcta.
Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.
Para borrar un registro, haga clic en el botón rojo Eliminar que aparece en la ventana emergente en lugar de hacer modificaciones al registro.
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