Asistencias¶
La aplicación Asistencias de Odoo cumple la función de un reloj registrador. Los empleados pueden registrar su entrada y salida con un dispositivo específico en modo quiosco y también pueden hacerlo desde la base de datos. Los gerentes pueden visualizar quién está disponible en cualquier momento, crear reportes para conocer las horas de todos sus empleados y obtener información sobre quiénes están trabajando horas adicionales o registrando su salida antes de la hora correspondiente.
Permisos de acceso¶
Es esencial entender los permisos de acceso para navegar por la aplicación Asistencias.
Todos los usuarios de la base de datos pueden registrar su ingreso y su salida desde la base de datos sin necesitar acceso a la aplicación Asistencias. Además, todos los usuarios pueden ingresar a sus propios registros de asistencia desde el formulario de empleado en la aplicación Empleados.
El acceso a la aplicación Asistencias y a las diferentes funciones dentro de la misma depende de los permisos de acceso.
Para visualizar los permisos de acceso de un usuario, vaya a , y haga clic en uno. En la pestaña Permisos de acceso, que es visible de forma predeterminada, diríjase a la sección RECURSOS HUMANOS para ver la configuración. En el campo de Asistencias, puede dejar el campo vacío o seleccionar Administrador.
Si selecciona la opción Administrador, el usuario tendrá acceso sin restricciones a la aplicación Asistencias. Podrá ver todos los registros de asistencia de los empleados, ingresar al modo quiosco desde la aplicación, acceder a todas las métricas de reportes y realizar modificaciones a los ajustes. Si se deja en blanco, el usuario no tendrá acceso a la aplicación Asistencias.
Nota
Si un usuario no tiene permisos de Administrador para la aplicación Asistencias, entonces no podrán abrir la aplicación, aunque aparezca en su tablero inicial. Si la intentan abrir, aparecerá una ventana emergente con un Error de acceso que dirá:
No tiene los permisos necesarios para acceder a los campos "attendance_manager_id" en el Empleado (hr.employee). Contacte al administrador de su sistema.
Los usuarios que no tengan acceso a la aplicación Asistencias todavía pueden registrar su entrada y salida del trabajo dentro de la base de datos usando el (círculo rojo) o (círculo verde) que siempre está disponible en la parte superior de la base de datos.
Aprobadores¶
Un aprobador es el usuario que se asigna para revisar y gestionar los registros de asistencia de un empleado. Esta persona por lo general es un gerente, pero esto no es necesario. Los aprobadores que no tengan permisos de administrador pueden acceder y modificar los registros de asistencia solo de los empleados a los que están asignados. Esta es la única excepción en la que usuarios que no son administradores pueden ever los registros de la aplicación Asistencias.
Vaya a y haga clic en un colaborador para ver quién es la persona responsable de aprobar sus asistencias. Haga clic en la pestaña Información del trabajo, diríjase a la sección APROBADORES y seleccione el campo Asistencia. La persona seleccionada podrá ver los registros de asistencia de ese empleado en el tablero de la aplicación Asistencias y en los reportes de asistencia, además de que podrá modificar los registros.
Configuración¶
Son pocas las configuraciones que se tienen que hacer en la aplicación Asistencias. En el menú Configuración deberá determinar la manera en que los usuarios registran su entrada y salida, cómo funcionan los quioscos y cómo se calculan las horas adicionales. Vaya a para acceder al menú de configuración.
Nota
Cualquier ajuste que tenga el icono (edificio) es una configuración específica para la empresa. Los ajustes que no tengan el icono (edificio) se aplicarán a todas las empresas de la base de datos.
Modos¶
Asistencias desde el backend : Habilite esta función para permitir que los usuarios registren su entrada y salida desde la base de datos de Odoo. Si no habilita la opción, los usuarios deberán utilizar un quiosco para registrar su asistencia.
Registro de salida automático : Habilite esta función para registrar la salida de los empleados de forma automática según su horario de trabajo, después de que un periodo de tiempo haya pasado.
Tolerancia: Este campo solo aparece cuando habilita la función Registro de salida automático . Ingrese la cantidad de tiempo, en horas, que debe pasar para que el horario laboral del empleado termine antes de que se registre su salida de forma automática.
Example
Cuando se habilita la opción Registro de salida automático y la Tolerancia es de 2.00 horas, si un empleado que registra su entrada a las 9:00 a. m. y olvida registrar su salida a las 5:00 p. m., a las 7:00 p. m. se registrará su salida de forma automática.
Gestión de ausencias : Habilite esta función para registrar las ausencias que no estén relacionadas con una solicitud de tiempo personal, como tiempo de vacaciones o enfermedad, en el reporte de asistencias.
Horas extra¶
Esta sección especifica cómo se calcula el tiempo adicional (las horas extra), incluyendo cuándo se cuenta el tiempo adicional y qué tiempo no se registra.
Tiempo de tolerancia a favor de la empresa: escriba la cantidad de tiempo, en minutos, que no se toma en cuenta para las horas adicionales de un empleado. Cuando un empleado registra su salida y el tiempo adicional registrado se encuentra por debajo de los minutos indicados, entonces no cuenta como horas adicionales para el empleado.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: ingrese la cantidad de tiempo, en minutos, que recibirá el empleado y que no afecta de forma negativa a su asistencia si registra menos tiempo del necesario en su horario laboral. Cuando un empleado registra su salida y el tiempo total registrado durante el día es menor que las horas laborales especificadas y menor que el plazo especificado, no se le penalizará por sus horas reducidas.
Example
Una empresa establece ambos campos de tolerancia con
15minutos y las horas laborales de todos los empleados están configuradas de 9:00 AM a 5:00 PM.Si un empleado registra su entrada a las 9:00 AM y se retira a las 5:14 PM, los 14 minutos adicionales no se toman en cuenta para sus horas adicionales.
Si un empleado registra su entrada a las 9:05 AM y se retira a las 4:55 PM, no se le penalizará por este desajuste aunque haya registrado 10 minutos menos de los correspondientes a su jornada laboral completa.
Validación de horas extra : Puede habilitar la opción Aprobada en automático para que todas las horas extra se aprueben en automático, o la opción Aprobado por el gerente si todo el tiempo extra debe revisarlo y aprobarlo un gerente.
Mostrar horas extra: seleccione esta casilla para mostrar las horas adicionales registradas por un empleado cuando registra su salida en un quiosco o cuando un usuario registra su salida en la base de datos.
Nota
Las horas extra aprobadas se pueden deducir de una solicitud de tiempo personal aprobada.
Vista general¶
Al ingresar a la aplicación Asistencias verá el tablero Información general, donde encontrará la información de ingreso y salida del usuario. Si el usuario tiene los permisos de acceso necesarios o es un aprobador para empleados específicos, la información de entrada y salida de esos empleados también aparece en el tablero Información general.
En el tablero Asistencias podrá cambiar entre las vistas (Gantt) o (lista) y seleccionar el periodo que quiera analizar. El periodo actual se resalta en amarillo en automático para los registros de asistencia en tiempo real. Con el botón (Importantes de hoy) regresará la vista del tablero a la fecha actual.
Nota
Cualquier entrada que tenga errores aparecerá en rojo, lo que indica que es necesario que los resuelva un usuario con los permisos de acceso adecuados o que sea aprobador de los empleados.
Filtros y grupos¶
A veces los encargados de asistencia y los gerentes necesitan ver registros específicos, como los registros automáticos de entradas para determinar qué empleados olvidan registrar su salida, o por departamento, para determinar qué equipo trabaja más horas extras.
Para estos casos, use la barra de búsqueda para seleccionar un Filtro o la opción Agrupar por, o combine ambas funciones para presentar la información deseada.
Ver también
Filtros de alto valor¶
Filtro |
Caso de uso común |
|---|---|
En el trabajo |
Verificar si aún hay empleados en el edificio antes de cerrar o para realizar un conteo. |
Errores |
Visualizar todos los errores para corregirlos antes de procesar el pago de la nómina. |
Registro de salida en automático |
Realizar una auditoría para determinar qué empleados olvidan registrar su salida con frecuencia. |
Fecha |
Limitar los resultados a un periodo de pago o una ventana de auditoría específica. |
Empleados activos y archivados |
Alternar entre los empleados actuales y los antiguos al auditar datos históricos. |
Grupos útiles¶
Agrupar por |
¿Cuándo es útil? |
|---|---|
Empleado |
Revisar los registros de asistencia individual durante una reunión personal. |
Departamento |
Comparar los niveles de personal y las horas de trabajo para determinar cuáles equipos trabajan más y cuáles trabajan menos. |
Gerente |
Para determinar a quién hacer preguntas de seguimiento sobre la asistencia de un empleado. |
Método |
Identificar las tendencias de los métodos de asistencia para resolver posibles problemas de hardware. |
Fecha (día/semana/mes) |
Identificar picos en inasistencias o patrones de temporada. |
Detalles del registro de asistencia¶
Odoo registra la hora y la ubicación de cada entrada y salida mediante campos que varían según el método utilizado. Los registros detallados de asistencia pueden confirmar dónde estuvo un empleado en cualquier día laboral y esto puede ser útil para las empresas que tienen horarios híbridos y pueden necesitar realizar auditorías para garantizar el cumplimiento de las horas de trabajo.
El registro detallado de asistencia incluye la siguiente información:
Detalles principales¶
Empleado: el nombre del empleado.
Entrada: la fecha y hora en que el empleado registró su entrada.
Registrar salida: La fecha y hora en la que un empleado registró su salida. Esto solo aparece si el empleado ya registró la salida.
Tiempo trabajado: El total de tiempo que un empleado registró durante el día, tomando en cuenta varias entradas y salidas, en formato de hora y minuto (HH:MM).
Horas extra trabajadas: Las horas extras no pagadas trabajadas que no están cubiertas por el horario laboral esperado (solo aparecen si el empleado las trabajó).
Horas extra: Las horas extra aprobadas (el tiempo trabajado menos las horas extra trabajadas aprobadas).
Detalles de entrada y salida¶
La siguiente información aparece en la sección de Entrada y en la de Salida.
Modo: Modo en el que se registró la asistencia, puede ser Systray, Quiosco o Manual.
Dirección IP: La dirección IP usada para registrar la entrada o salida.
Navegador: el navegador web que el empleado utilizó para registrar su entrada o salida.
Localización: La ciudad y el país asociados con la dirección IP del dispositivo.
Coordenadas del GPS: Las coordenadas específicas cuando el usuario registró su entrada o salida. Para ver las coordenadas específicas en un mapa, haga clic en el botón Ver en mapas ubicado abajo de Coordenadas del GPS. Esto abre un mapa en una nueva pestaña del navegador, con la ubicación específica señalada.
Errores en asistencias¶
Los registros que contengan un error aparecerán en el tablero del informe general en rojo. En la vista de (Gantt), el registro aparece con un fondo rojo. En la vista de (lista), el texto del registro aparecerá en rojo.
Ocurre un error cuando un empleado registró su entrada, pero no ha registrado su salida en 24 horas o cuando un solo periodo de registro de entrada dura más de 16 horas.
Para solucionar el error es necesario modificar o eliminar la entrada de asistencia. Haga clic en la entrada para abrir una ventana emergente con los detalles de esa entrada en específico. Para modificar la información de Entrada o Salida, haga clic en el campo Entrada o Salida y aparecerá un selector de calendario. Haga clic en la fecha deseada y después use el selector de hora ubicado abajo del calendario para seleccionar la hora específica de la entrada. Haga clic en Aplicar cuando la información sea correcta.
Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.
Para borrar un registro, haga clic en el botón rojo Eliminar que aparece en la ventana emergente en lugar de hacer modificaciones al registro.
Ver también