Anwesenheiten

Die Anwesenheiten-Anwendung von Odoo funktioniert als Zeiterfassungssystem. Mitarbeiter können sich über ein dediziertes Gerät im Kiosk-Modus ein- und ausstempeln, während Benutzer sich auch direkt aus der Datenbank ein- und ausstempeln können. Manager können jederzeit sehen, wer verfügbar ist, Berichte über die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter erstellen und Erkenntnisse darüber gewinnen, welche Mitarbeiter Überstunden leisten oder früher als erwartet Feierabend machen.

Zugriffsrechte

Das Verständnis der Zugriffsrechte ist für die Navigation in der App Anwesenheiten unerlässlich.

Jeder Benutzer in der Datenbank kann sich direkt aus der Datenbank an- und abmelden, ohne dass er Zugang zur Anwesenheitenapp benötigt. Außerdem können alle Benutzer über ihr Mitarbeiterformular in der Mitarbeiterapp auf ihre eigenen Anwesenheitsdaten zugreifen.

Der Zugriff auf die Anwesenheiten-Anwendung und die verschiedenen Funktionen innerhalb der Anwendung wird durch Zugriffsrechte bestimmt.

Um die Zugriffsrechte eines Benutzer zu sehen, navigieren Sie zur Einstellungen-App ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer, und klicken Sie auf einen einzelnen Benutzer. Die Reiter Zugriffsrechte ist standardmäßig sichtbar. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt PERSONALWESEN, um die Einstellungen zu sehen. Für das Feld Anwesenheiten haben Sie die Möglichkeit, das Feld entweder leer zu lassen oder Administrator auszuwählen.

Wenn die Option Administrator ausgewählt ist, hat der Benutzer vollen Zugriff auf die gesamte Anwesenheiten-App, ohne Einschränkungen. Er kann alle Anwesenheitsdatensätze der Mitarbeiter einsehen, aus der App heraus, in den Kioskmodus gehen, auf alle Berichtsmetriken zugreifen und Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Wenn dieses Feld leer bleibt, hat der Benutzer keinen Zugriff auf die Anwesenheiten-App.

Bemerkung

Wenn ein Benutzer keine Administrator-Rechte für die App Anwesenheiten hat, kann er die App nicht öffnen, auch wenn sie im Hauptdashboard der Datenbank angezeigt wird. Es wird eine Pop-up-Meldung Zugriffsfehler mit folgendem Inhalt angezeigt:

Sie haben nicht genügend Rechte, um auf die Felder „attendance_manager_id“ im Mitarbeiter (hr.employee) zuzugreifen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Benutzer, die nicht auf die App Anwesenheiten zugreifen können, können sich dennoch über die Symbole (roter Kreis) oder (grüner Kreis), die immer oben in der Datenbank verfügbar sind, in der Datenbank an- und abmelden.

Genehmiger

Ein Genehmiger ist ein Benutzer, der mit der Überprüfung und Verwaltung der Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters beauftragt ist. Ein Genehmiger ist in der Regel ein Manager, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Genehmiger ohne Administratorrechte können nur auf die Anwesenheitsdaten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter zugreifen und diese ändern. Dies ist die einzige Ausnahme, in der Benutzer ohne Administratorrechte Daten in der App Anwesenheiten einsehen können.

Um zu sehen, wer der Anwesenheitsgenehmiger für einen Mitarbeiter ist, navigieren Sie zur Mitarbeiter-Anwendung und klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter. Klicken Sie auf den Reiter Arbeitsinformationen, scrollen Sie zum Abschnitt GENEHMIGER und überprüfen Sie das Feld Anwesenheit. Die ausgewählte Person kann die Anwesenheitsdatensätze dieses Mitarbeiters sowohl im Dashboard der Anwesenheiten-Anwendung als auch in den Anwesenheitsberichten einsehen und Änderungen an deren Datensätzen vornehmen.

Konfiguration

In der Anwesenheiten-App sind nur wenige Konfigurationen erforderlich. Im Konfigurationsmenü legen Sie fest, wie sich Mitarbeiter an- und abmelden, wie die Kioske funktionieren und wie die Überstunden berechnet werden. Navigieren Sie zu Anwesenheiten ‣ Konfiguration, um das Konfigurationsmenü aufzurufen.

Bemerkung

Jedes Konfigurationselement mit einem (Gebäude)-Symbol ist eine unternehmensspezifische Konfiguration. Elemente ohne (Gebäude)-Symbol gelten für alle Unternehmen innerhalb der Datenbank.

Modi

  • Attendances from Backend : Diese Funktion aktivieren, damit Benutzer sich direkt aus der Odoo-Datenbank ein- und ausstempeln können. Ist diese Funktion nicht aktiviert, müssen Benutzer einen Kiosk verwenden, um sich ein- und auszustempeln.

  • Automatisches Auschecken : Aktivieren Sie diese Funktion, um Mitarbeiter automatisch gemäß ihrem Arbeitsplan auszuchecken, nachdem eine Pufferzeit verstrichen ist.

  • Toleranz: Dieses Feld erscheint nur, wenn die Funktion Automatisches Auschecken aktiviert ist. Geben Sie die Zeit in Stunden ein, die nach Ende der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vergehen muss, bevor dieser automatisch ausgecheckt wird.

Example

Bei aktivierter Option Automatic Check-Out und einer Tolerance von 2,00 Stunden stempelt sich ein Mitarbeiter um 9:00 Uhr ein und vergisst, sich um 17:00 Uhr auszustempeln. Um 19:00 Uhr wird er automatisch ausgestempelt.

  • Abwesenheitsverwaltung : Aktivieren Sie diese Funktion, um Abwesenheiten zu erfassen, die nicht mit einem Abwesenheitsantrag verbunden sind, wie z. B. Urlaub oder Krankheit, im Anwesenheitsbericht.

Überstunden

Dieser Abschnitt legt fest, wie Überstunden berechnet werden, einschließlich der Frage, wann Überstunden gezählt werden und welche Zeiten nicht erfasst werden.

  • Tolerance Time In Favor Of Company: Die Zeitspanne in Minuten eingeben, die nicht zu den Überstunden eines Mitarbeiters gezählt wird. Wenn ein Mitarbeiter sich ausstempelt und die zusätzlich erfasste Zeit unter den angegebenen Minuten liegt, wird die zusätzliche Zeit nicht als Überstunden für den Mitarbeiter gezählt. Wenn ein Mitarbeiter sich ausstempelt und die zusätzlich erfasste Zeit mehr als die angegebenen Minuten beträgt, wird die zusätzliche Zeit als Überstunden für den Mitarbeiter gezählt.

    Example

    Ein Unternehmen setzt die Tolerance Time In Favor Of Company auf 15 Minuten fest, und die Arbeitszeiten für das gesamte Unternehmen sind von 9:00 bis 17:00 Uhr festgelegt.

    Ein Mitarbeiter stempelt sich um 9:00 Uhr ein. Wenn der Mitarbeiter sich um 17:14 Uhr ausstempelt, werden die zusätzlichen 14 Minuten nicht zu seinen Überstunden gezählt. Wenn der Mitarbeiter sich um 17:17 Uhr ausstempelt, erhält er 17 Minuten Überstunden.

  • Tolerance Time In Favor Of Employee: Die Zeitspanne in Minuten eingeben, die einem Mitarbeiter gewährt wird und sich nicht nachteilig auf seine Anwesenheit auswirkt, wenn er weniger Zeit als seine Arbeitsstunden erfasst. Wenn ein Mitarbeiter sich ausstempelt und die für den Tag insgesamt erfasste Zeit geringer ist als seine festgelegten Arbeitsstunden und geringer als diese festgelegte Kulanzfrist, wird er nicht für seine reduzierten Stunden benachteiligt. Wenn ein Mitarbeiter sich ausstempelt und die für den Tag insgesamt erfasste Zeit geringer ist als seine festgelegten Arbeitsstunden und mehr als diese festgelegte Kulanzfrist beträgt, wird er für seine reduzierten Stunden benachteiligt.

    Example

    Ein Unternehmen setzt die Felder Tolerance Time In Favor Of Employee auf 15 Minuten fest, und die Arbeitszeiten für das gesamte Unternehmen sind von 9:00 bis 17:00 Uhr festgelegt.

    Ein Mitarbeiter stempelt sich um 9:05 Uhr ein. Wenn der Mitarbeiter sich um 16:55 Uhr ausstempelt, wird er nicht benachteiligt, obwohl er insgesamt 10 Minuten weniger als seine vollen Arbeitsstunden erfasst hat, und es wird erfasst, dass er einen vollen achtstündigen Arbeitstag gearbeitet hat. Wenn der Mitarbeiter sich um 16:40 Uhr ausstempelt, wird er benachteiligt, und es wird erfasst, dass er nur 7 Stunden und 35 Minuten gearbeitet hat.

  • Extra Hours Validation : Entweder das Optionsfeld neben Automatically Approved anklicken, damit alle zusätzlichen Stunden automatisch genehmigt werden, oder Approved by Manager, wenn alle zusätzlichen Stunden von einem Manager überprüft und genehmigt werden sollen.

  • Display Extra Hours: Dieses Kontrollkästchen aktivieren, um die von einem Mitarbeiter erfassten zusätzlichen Stunden anzuzeigen, wenn er sich mit einem Kiosk ausstempelt oder wenn sich ein Benutzer in der Datenbank ausstempelt.

Bemerkung

Genehmigte Überstunden können von einem genehmigten Urlaubsantrag abgezogen werden.

Übersicht

Beim Aufrufen der Anwesenheiten-Anwendung wird das Dashboard Übersicht angezeigt, das alle Ein- und Ausstempelinformationen des Benutzers enthält. Wenn der Benutzer über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügt oder ein Genehmiger für bestimmte Mitarbeiter ist, erscheinen auch die Ein- und Ausstempelinformationen dieser Mitarbeiter im Dashboard Übersicht.

Das Anwesenheitsdashboard ermöglicht das Wechseln zwischen den Ansichten (Gantt) und (List) sowie die Auswahl eines Analysezeitraums. Der aktuelle Zeitraum wird für Echtzeitanwesenheiten automatisch gelb hervorgehoben, während die Schaltfläche (Heute fokussieren) das Dashboard sofort auf das heutige Datum zurücksetzt.

Das Übersichtsdashboard, das die Infos für die Woche anzeigt, mit Hervorhebung mit dem aktuellen Tag.

Bemerkung

Fehlerhafte Einträge erscheinen in Rot und zeigen an, dass sie von einem Benutzer mit den richtigen Zugriffsrechten gelöst werden müssen und/oder Genehmiger für die Mitarbeiter mit den Fehlern sind.

Filter und Gruppen

Manchmal müssen Anwesenheitsbeauftragte und Manager bestimmte Datensätze einsehen, beispielsweise alle automatischen Ausstempelungen, um festzustellen, welche Mitarbeiter chronisch vergessen, sich auszustempeln, oder nach Abteilung, um festzustellen, welches Team die meisten Überstunden leistet.

Für diese Fälle die Suchleiste verwenden, um Filters oder Group By auszuwählen oder beide zu kombinieren, um die gewünschten Informationen darzustellen.

Siehe auch

Datensätze suchen, filtern und gruppieren

Aufschlussreiche Filter

Filter

Geläufige Anwendungsfälle

Auf der Arbeit

Überprüfen Sie, welche Mitarbeiter noch vor Ort sind, bevor das Gebäude nachts geschlossen wird, oder zählen Sie die Anzahl Mitarbeiter.

Fehler

Zeigen Sie alle Fehler an, um sie vor der Gehaltsabrechnung zu korrigieren.

Automatisch abgemeldet

Führen Sie eine Prüfung durch, um Mitarbeiter zu ermitteln, die regelmäßig vergessen, sich anzumelden.

Datum

Beschränken Sie Ergebnisse auf einen bestimmten Abrechnungs- oder Prüfungszeitraum.

Aktive/Archivierte Mitarbeiter

Wechseln Sie zwischen dem aktuellen Personal und ehemaligen Mitarbeitern, wenn historische Daten geprüft werden.

Aufschlussreiche Gruppierungen

Gruppieren nach

Wo sollten Gruppierungen verwendet werden?

Mitarbeiter

Besprechen Sie einzelne Anwesenheitsdaten während eines 1:1-Meetings.

Abteilung

Vergleichen Sie Personalauslastung und Arbeitszeiten, um über- oder unterbelastete Teams zu erkennen.

Manager

Ermitteln Sie, an wen sich Fragen zur Anwesenheitsnachverfolgung für einen Mitarbeiter richten können.

Methode

Entdecken Sie Trends bei den Anwesenheitsmethoden, um mögliche Hardwareprobleme zu beheben.

Datum (Tag/Woche/Monat)

Identifizieren Sie Höchstwerte an Fehltagen oder saisonale Muster.

Details zum Anwesenheitsprotokoll

Odoo erfasst sowohl die Uhrzeit als auch den Standort für jedes Ein- und Ausstempeln, wobei die Felder je nach verwendeter Methode variieren. Diese detaillierten Anwesenheitsprotokolle können bestätigen, wo sich ein Mitarbeiter an einem bestimmten Arbeitstag befand. Dies kann für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen nützlich sein, die möglicherweise Audits durchführen müssen, um die ordnungsgemäße Einhaltung sicherzustellen.

Das detaillierte Anwesenheitsprotokoll enthält die folgenden Informationen:

Hauptdaten

  • Employee: Der Name des Mitarbeiters.

  • Check In: Datum und Uhrzeit, zu der sich der Mitarbeiter eingestempelt hat.

  • Check-Out: Datum und Uhrzeit, zu der sich der Mitarbeiter abgemeldet hat. Dies erscheint nur, wenn sich der Mitarbeiter abgemeldet hat.

  • Gearbeitete Zeit: Die Gesamtzeit, die der Mitarbeiter für den Tag über mehrere Ein- und Ausstempelungen hinweg protokolliert hat, in einem Stunden- und Minutenformat (HH:MM).

  • Gearbeitete Überstunden: Unbezahlte Überstunden, die über den erwarteten Arbeitsplan hinaus geleistet wurden (wird nur angezeigt, wenn für den Mitarbeiter vorhanden).

  • Überstunden: Genehmigte Überstunden (die Gearbeitete Zeit minus die genehmigten Gearbeiteten Überstunden).

Daten zur An-/Abmeldung

Die folgenden Informationen werden sowohl für die Abschnitte Anmeldung als auch Abmeldung angezeigt.

  • Modus: Methode der Anwesenheitserfassung. Kann Systemleiste, Kiosk oder Manuelle Eingabe sein.

  • IP-Adresse: Die IP-Adresse des Geräts, das zum Ein- oder Ausstempeln verwendet wurde.

  • Browser: Der Webbrowser, den der Mitarbeiter zum Ein- oder Ausstempeln verwendet hat.

  • Lokalisierung: Stadt und Land, die mit der IP-Adresse des Computers verknüpft sind.

  • GPS-Koordinaten: Die Koordinaten, als sich der Benutzer ein- oder ausgestempelt hat. Um die Koordinaten auf einer Karte anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Karte anzeigen unter den GPS-Koordinaten. Dies öffnet eine Karte in einem neuen Browser-Tab mit der markierten Position.

Die detaillierten Informationen für einen Anwesenheitseintrag.

Anwesenheitsfehler

Einträge mit Fehlern erscheinen im Übersichts-Dashboard rot. In der Gantt-Ansicht erscheint der Eintrag mit rotem Hintergrund. In der Listen-Ansicht erscheint der Eintragstext in Rot.

Ein Fehler tritt auf, wenn ein Mitarbeiter sich angemeldet hat, sich aber innerhalb von 24 Stunden nicht abgemeldet hat, oder wenn ein einzelner Anmeldezeitraum 16 Stunden überschreitet.

Um den Fehler zu beheben, muss der Anwesenheitseintrag geändert oder gelöscht werden. Klicken Sie auf den Eintrag, um ein Pop-up mit den Details für diesen bestimmten Eintrag anzuzeigen. Um die Informationen zu Einstempeln und/oder Ausstempeln zu ändern, klicken Sie auf das Feld Einstempeln oder Ausstempeln, und eine Kalenderauswahl erscheint. Klicken Sie auf das gewünschte Datum und verwenden Sie dann die Zeitauswahl unter dem Kalender, um die spezifische Zeit für den Eintrag auszuwählen. Wenn die Informationen korrekt sind, klicken Sie auf Anwenden.

Wenn alle Informationen auf dem Pop-up-Fenster korrekt sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen. Wenn der Eintrag keinen Fehler mehr aufweist, wird er grau statt rot angezeigt.

Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie im Pop-up-Fenster auf die rote Schaötfläche Löschen, anstatt Änderungen am Eintrag vorzunehmen.

Siehe auch