Anwesenheiten¶
Odoo’s Attendances application functions as a time clock. Employees are able to check in and out of work using a dedicated device in kiosk mode, while users are also able to check in and out of work directly from the database. Managers can see who is available at any given time, create reports to see everyone’s hours, and gain insights on which employees are working overtime or checking out of work earlier than expected.
Zugriffsrechte¶
Das Verständnis der Zugriffsrechte ist für die Navigation in der App Anwesenheiten unerlässlich.
Jeder Benutzer in der Datenbank kann sich direkt aus der Datenbank an- und abmelden, ohne dass er Zugang zur Anwesenheitenapp benötigt. Außerdem können alle Benutzer über ihr Mitarbeiterformular in der Mitarbeiterapp auf ihre eigenen Anwesenheitsdaten zugreifen.
Access to both the Attendances application and the various features within the application is determined by access rights.
Um die Zugriffsrechte eines Benutzer zu sehen, navigieren Sie zur , und klicken Sie auf einen einzelnen Benutzer. Die Reiter Zugriffsrechte ist standardmäßig sichtbar. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt PERSONALWESEN, um die Einstellungen zu sehen. Für das Feld Anwesenheiten haben Sie die Möglichkeit, das Feld entweder leer zu lassen oder Administrator auszuwählen.
Wenn die Option Administrator ausgewählt ist, hat der Benutzer vollen Zugriff auf die gesamte Anwesenheiten-App, ohne Einschränkungen. Er kann alle Anwesenheitsdatensätze der Mitarbeiter einsehen, aus der App heraus, in den Kioskmodus gehen, auf alle Berichtsmetriken zugreifen und Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Wenn dieses Feld leer bleibt, hat der Benutzer keinen Zugriff auf die Anwesenheiten-App.
Bemerkung
Wenn ein Benutzer keine Administrator-Rechte für die App Anwesenheiten hat, kann er die App nicht öffnen, auch wenn sie im Hauptdashboard der Datenbank angezeigt wird. Es wird eine Pop-up-Meldung Zugriffsfehler mit folgendem Inhalt angezeigt:
Sie haben nicht genügend Rechte, um auf die Felder „attendance_manager_id“ im Mitarbeiter (hr.employee) zuzugreifen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Benutzer, die nicht auf die App Anwesenheiten zugreifen können, können sich dennoch über die Symbole (roter Kreis) oder (grüner Kreis), die immer oben in der Datenbank verfügbar sind, in der Datenbank an- und abmelden.
Genehmiger¶
Ein Genehmiger ist ein Benutzer, der mit der Überprüfung und Verwaltung der Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters beauftragt ist. Ein Genehmiger ist in der Regel ein Manager, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Genehmiger ohne Administratorrechte können nur auf die Anwesenheitsdaten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter zugreifen und diese ändern. Dies ist die einzige Ausnahme, in der Benutzer ohne Administratorrechte Daten in der App Anwesenheiten einsehen können.
To view who the attendance approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employee’s attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Konfiguration¶
In der Anwesenheiten-App sind nur wenige Konfigurationen erforderlich. Im Konfigurationsmenü legen Sie fest, wie sich Mitarbeiter an- und abmelden, wie die Kioske funktionieren und wie die Überstunden berechnet werden. Navigieren Sie zu , um das Konfigurationsmenü aufzurufen.
Bemerkung
Any configuration item with a (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modi¶
Attendances from Backend : Activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : Activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: This field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM and forgets to check out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automatically checked out.
Absence Management : Activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendance report.
Überstunden¶
Dieser Abschnitt legt fest, wie Überstunden berechnet werden, einschließlich der Frage, wann Überstunden gezählt werden und welche Zeiten nicht erfasst werden.
Tolerance Time In Favor Of Company: Enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee’s overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee. When an employee checks out, and the extra time logged is more than the specified minutes, the extra time is counted as overtime for the employee.
Example
A company sets the Tolerance Time In Favor Of Company to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.An employee checks in at 9:00 AM. If the employee checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime. If the employee checks out at 5:17 PM, they earn 17 minutes of overtime.
Tolerance Time In Favor Of Employee: Enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, which does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and more than this specified grace period, they are penalized for their reduced hours.
Example
A company sets the Tolerance Time In Favor Of Employee fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.An employee checks in at 9:05 AM. If the employee checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy, and they are logged as working a full eight-hour day. If the employee checks out at 4:40 PM, they are penalized, and they are logged as only working 7 hours and 35 minutes.
Extra Hours Validation : Click on either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: Activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Bemerkung
Genehmigte Überstunden können von einem genehmigten Urlaubsantrag abgezogen werden.
Übersicht¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employees‘ check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
Das Anwesenheitsdashboard ermöglicht das Wechseln zwischen den Ansichten (Gantt) und (List) sowie die Auswahl eines Analysezeitraums. Der aktuelle Zeitraum wird für Echtzeitanwesenheiten automatisch gelb hervorgehoben, während die Schaltfläche (Heute fokussieren) das Dashboard sofort auf das heutige Datum zurücksetzt.
Bemerkung
Fehlerhafte Einträge erscheinen in Rot und zeigen an, dass sie von einem Benutzer mit den richtigen Zugriffsrechten gelöst werden müssen und/oder Genehmiger für die Mitarbeiter mit den Fehlern sind.
Filter und Gruppen¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts, to determine which employees chronically forget to check out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine both to present the desired information.
Aufschlussreiche Filter¶
Filter |
Geläufige Anwendungsfälle |
|---|---|
Auf der Arbeit |
Überprüfen Sie, welche Mitarbeiter noch vor Ort sind, bevor das Gebäude nachts geschlossen wird, oder zählen Sie die Anzahl Mitarbeiter. |
Fehler |
Zeigen Sie alle Fehler an, um sie vor der Gehaltsabrechnung zu korrigieren. |
Automatisch abgemeldet |
Führen Sie eine Prüfung durch, um Mitarbeiter zu ermitteln, die regelmäßig vergessen, sich anzumelden. |
Datum |
Beschränken Sie Ergebnisse auf einen bestimmten Abrechnungs- oder Prüfungszeitraum. |
Aktive/Archivierte Mitarbeiter |
Wechseln Sie zwischen dem aktuellen Personal und ehemaligen Mitarbeitern, wenn historische Daten geprüft werden. |
Aufschlussreiche Gruppierungen¶
Gruppieren nach |
Wo sollten Gruppierungen verwendet werden? |
|---|---|
Mitarbeiter |
Besprechen Sie einzelne Anwesenheitsdaten während eines 1:1-Meetings. |
Abteilung |
Vergleichen Sie Personalauslastung und Arbeitszeiten, um über- oder unterbelastete Teams zu erkennen. |
Manager |
Ermitteln Sie, an wen sich Fragen zur Anwesenheitsnachverfolgung für einen Mitarbeiter richten können. |
Methode |
Entdecken Sie Trends bei den Anwesenheitsmethoden, um mögliche Hardwareprobleme zu beheben. |
Datum (Tag/Woche/Monat) |
Identifizieren Sie Höchstwerte an Fehltagen oder saisonale Muster. |
Details zum Anwesenheitsprotokoll¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given workday. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
Das detaillierte Anwesenheitsprotokoll enthält die folgenden Informationen:
Hauptdaten¶
Employee: The name of the employee.
Check In: The date and time the employee checked in.
Check Out: The date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: The total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs, in an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: Unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: Approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Daten zur An-/Abmeldung¶
Die folgenden Informationen werden sowohl für die Abschnitte Anmeldung als auch Abmeldung angezeigt.
Mode: Attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: The device’s IP address used to log in or out.
Browser: The web browser the employee used to log in or out.
Localisation: The city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: The specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Anwesenheitsfehler¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background; in the (List) view, the entry text appears in red.
Ein Fehler tritt auf, wenn ein Mitarbeiter sich angemeldet hat, sich aber innerhalb von 24 Stunden nicht abgemeldet hat, oder wenn ein einzelner Anmeldezeitraum 16 Stunden überschreitet.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field, and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Wenn alle Informationen auf dem Pop-up-Fenster korrekt sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen. Wenn der Eintrag keinen Fehler mehr aufweist, wird er grau statt rot angezeigt.
Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie im Pop-up-Fenster auf die rote Schaötfläche Löschen, anstatt Änderungen am Eintrag vorzunehmen.
Siehe auch