Anwesenheiten¶
Odoo Anwesenheiten funktioniert wie eine Stechuhr. Mitarbeiter können sich über ein spezielles Gerät im Kioskmodus zur Arbeit an- und abmelden, während Benutzer sich auch direkt in der Datenbank an- und abmelden können. Manager können sehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist, Berichte über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erstellen und Einblicke erhalten, welche Mitarbeiter Überstunden machen oder früher als erwartet Feierabend machen.
Zugriffsrechte¶
Das Verständnis der Zugriffsrechte ist für die Navigation in der App Anwesenheiten unerlässlich.
Jeder Benutzer in der Datenbank kann sich direkt aus der Datenbank an- und abmelden, ohne dass er Zugang zur Anwesenheitenapp benötigt. Außerdem können alle Benutzer über ihr Mitarbeiterformular in der Mitarbeiterapp auf ihre eigenen Anwesenheitsdaten zugreifen.
Der Zugriff auf die Anwesenheitsapp und die verschiedenen Funktionen innerhalb der App wird durch Zugriffsrechte bestimmt.
Um die Zugriffsrechte eines Benutzer zu sehen, navigieren Sie zur , und klicken Sie auf einen einzelnen Benutzer. Die Reiter Zugriffsrechte ist standardmäßig sichtbar. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt PERSONALWESEN, um die Einstellungen zu sehen. Für das Feld Anwesenheiten haben Sie die Möglichkeit, das Feld entweder leer zu lassen oder Administrator auszuwählen.
Wenn die Option Administrator ausgewählt ist, hat der Benutzer vollen Zugriff auf die gesamte Anwesenheiten-App, ohne Einschränkungen. Er kann alle Anwesenheitsdatensätze der Mitarbeiter einsehen, aus der App heraus, in den Kioskmodus gehen, auf alle Berichtsmetriken zugreifen und Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Wenn dieses Feld leer bleibt, hat der Benutzer keinen Zugriff auf die Anwesenheiten-App.
Bemerkung
Wenn ein Benutzer keine Administrator-Rechte für die App Anwesenheiten hat, kann er die App nicht öffnen, auch wenn sie im Hauptdashboard der Datenbank angezeigt wird. Es wird eine Pop-up-Meldung Zugriffsfehler mit folgendem Inhalt angezeigt:
Sie haben nicht genügend Rechte, um auf die Felder „attendance_manager_id“ im Mitarbeiter (hr.employee) zuzugreifen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Benutzer, die nicht auf die App Anwesenheiten zugreifen können, können sich dennoch über die Symbole (roter Kreis) oder (grüner Kreis), die immer oben in der Datenbank verfügbar sind, in der Datenbank an- und abmelden.
Genehmiger¶
Ein Genehmiger ist ein Benutzer, der mit der Überprüfung und Verwaltung der Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters beauftragt ist. Ein Genehmiger ist in der Regel ein Manager, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Genehmiger ohne Administratorrechte können nur auf die Anwesenheitsdaten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter zugreifen und diese ändern. Dies ist die einzige Ausnahme, in der Benutzer ohne Administratorrechte Daten in der App Anwesenheiten einsehen können.
Um zu sehen, wer die Anwesenheit eines Mitarbeiters genehmigt, gehen Sie zur -App und klicken Sie auf den betreffenden Mitarbeiter. Klicken Sie auf den Reiter Arbeitsinformationen, scrollen Sie zum Abschnitt GENEHMIGER und prüfen Sie das Feld Anwesenheiten. Die ausgewählte Person kann die Anwesenheitsdatensätze dieses Mitarbeiters sowohl auf dem Dashboard der Anwesenheiten-App als auch in den Anwesenheitsberichten einsehen und Änderungen an den Datensätzen vornehmen.
Konfiguration¶
In der Anwesenheiten-App sind nur wenige Konfigurationen erforderlich. Im Konfigurationsmenü legen Sie fest, wie sich Mitarbeiter an- und abmelden, wie die Kioske funktionieren und wie die Überstunden berechnet werden. Navigieren Sie zu , um das Konfigurationsmenü aufzurufen.
Bemerkung
Jedes Konfigurationselement mit dem Symbol (Gebäude) ist eine unternehmensspezifische Konfiguration. Elemente ohne das Symbol (Gebäude) gelten für alle Unternehmen in der Datenbank.
Modi¶
Anwesenheiten aus dem Backend: Aktivieren Sie diese Funktion, um es Benutzer zu ermöglichen, sich direkt aus der Odoo-Datenbank anzumelden. Wenn Sie diese Funktion nicht aktivieren, müssen Benutzer den Kiosk nutzen, um sich an- oder abzumelden
Automatische Abmeldung : Aktivieren Sie diese Funktion, um Mitarbeiter automatisch entsprechend ihres Arbeitsplans abzumelden, nachdem eine Pufferzeit verstrichen ist.
Toleranz: Dieses Feld erscheint nur, wenn die Funktion Automatische Abmeldung aktiviert ist. Geben Sie den Zeitbetrag in Stunden ein, der verstreichen muss, nachdem die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geendet haben, bevor sie automatisch abgemeldet werden.
Example
Wenn die Option Automatische Abmeldung aktiviert ist und die Toleranz auf 2,00 Stunden eingestellt ist und der Mitarbeiter sich um 9:00 Uhr anmeldet und vergisst sich um 17:00 Uhr abzumelden, wird er um 19:00 Uhr automatisch abgemeldet.
Abwesenheitsverwaltung : Aktivieren Sie diese Funktion, um Abwesenheiten, die nicht mit einem Urlaubsantrag verbunden sind, wie beispielsweise Urlaub oder Krankheit, im Anwesenheitsbericht zu protokollieren.
Überstunden¶
Dieser Abschnitt legt fest, wie Überstunden berechnet werden, einschließlich der Frage, wann Überstunden gezählt werden und welche Zeiten nicht erfasst werden.
Toleranzzeit zu Gunsten des Unternehmens: Geben Sie die Zeit in Minuten ein, die nicht als Überstunden eines Mitarbeiters angerechnet wird. Wenn sich ein Mitarbeiter abmeldet und die erfasste zusätzliche Zeit unter den angegebenen Minuten liegt, wird die zusätzliche Zeit nicht als Überstunden des Mitarbeiters angerechnet.
Toleranzzeit zu Gunsten des Mitarbeiters: Geben Sie hier die Zeit in Minuten ein, die einem Mitarbeiter zugestanden wird und die sich nicht negativ auf seine Anwesenheit auswirkt, wenn er weniger Zeit als seine Arbeitsstunden erfasst. Wenn sich ein Mitarbeiter abmeldet und die für den Tag erfasste Gesamtzeit weniger als seine angegebene Arbeitszeit und weniger als die angegebene Toleranzzeit beträgt, wird er nicht für seine reduzierte Arbeitszeit bestraft.
Example
Ein Unternehmen setzt beide Toleranz-Felder auf
15Minuten, und die Arbeitszeiten für das gesamte Unternehmen sind von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr festgelegt.Wenn sich ein Mitarbeiter um 9:00 Uhr anmeldet und sich um 17:14 Uhr abmeldet, werden die zusätzlichen 14 Minuten nicht auf die Überstunden angerechnet.
Wenn sich ein Mitarbeiter um 9:05 Uhr anmeldet und sich um 16:55 Uhr abmeldet, obwohl er insgesamt 10 Minuten weniger als seine volle Arbeitszeit erfasst hat, wird er für diese Diskrepanz nicht bestraft.
Validierung von Überstunden : Aktivieren Sie entweder den Radio-Button neben Automatisch genehmigt, damit alle Überstunden automatisch genehmigt werden, oder Durch Manager genehmigt, wenn alle Überstunden von einem Manager überprüft und genehmigt werden sollen.
Überstunden anzeigen: Aktivieren Sie dieses Feld, um die von einem Mitarbeiter erfassten Überstunden anzuzeigen, wenn er sich an einem Kiosk anmeldet oder wenn ein Benutzer sich von der Datenbank abmeldet.
Bemerkung
Genehmigte Überstunden können von einem genehmigten Urlaubsantrag abgezogen werden.
Übersicht¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employeess‘ check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
The Attendance dashboard allows switching between (Gantt) and (List) views, and selecting a period to analyze. The current period is automatically highlighted in yellow for real-time attendance records, while the (Focus Today) button instantly returns the dashboard to the present date.
Bemerkung
Fehlerhafte Einträge erscheinen in Rot und zeigen an, dass sie von einem Benutzer mit den richtigen Zugriffsrechten gelöst werden müssen und/oder Genehmiger für die Mitarbeiter mit den Fehlern sind.
Filter und Gruppen¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts to determine which employees chronically forget to check-out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine these both to present the desired information.
High-value filters¶
Filter |
Common use case |
|---|---|
Auf der Arbeit |
Verify employees still on-site before shutting down the building for the night, or to perform a head count. |
Fehler |
View all errors to correct them prior to payroll processing. |
Automatisch abgemeldet |
Perform an audit to determine employees who chronically forget to check-out of work. |
Datum |
Limit results to a specific pay-period or audit window. |
Active/Archived Employees |
Switch between current staff and former employees when auditing historical data. |
Insightful groupings¶
Gruppieren nach |
When it helps |
|---|---|
Mitarbeiter |
Review individual attendance records during a 1:1 meeting. |
Abteilung |
Compare staffing levels and working hours to determine over-working and under-working teams. |
Manager |
Determine where attendance follow-up questions can be directed to for an employee. |
Methode |
Spot trends in attendance methods to potentially resolve hardware issues. |
Date (Day/Week/Month) |
Identify absenteeism spikes or seasonal patterns. |
Details zum Anwesenheitsprotokoll¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given work day. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
Das detaillierte Anwesenheitsprotokoll enthält die folgenden Informationen:
Hauptdaten¶
Mitarbeiter: der Name des Mitarbeiters.
Anmeldung: das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung des Mitarbeiters.
Check Out: the date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: the total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs. In an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Daten zur An-/Abmeldung¶
Die folgenden Informationen werden sowohl für die Abschnitte Anmeldung als auch Abmeldung angezeigt.
Mode: attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: the device’s IP address used to log in or out.
Browser: den Webbrowser, den der Mitarbeiter zur An- oder Abmeldung verwendet hat.
Localisation: the city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: the specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Anwesenheitsfehler¶
Einträge, die einen Fehler enthalten, erscheinen auf dem Übersichtsdashboard in Rot. In der (Gantt)-Ansicht erscheint der Eintrag mit einem roten Hintergrund. In der (Liste)-Ansicht erscheint der Text des Eintrags in Rot.
An error occurs when an employee has checked in but not checked out within 24 hours, or when a single check-in period exceeds 16 hours.
Um den Fehler zu beheben, muss der Anwesenheitseintrag geändert oder gelöscht werden. Klicken Sie auf den Eintrag, um ein Pop-up-Fenster mit den Details zu diesem Eintrag zu öffnen. Um die Informationen zur Anmeldung und/oder Abmeldung zu ändern, klicken Sie auf das Feld Anmeldung oder Abmeldung. Klicken Sie auf das gewünschte Datum und verwenden Sie dann die Zeitauswahl unterhalb des Kalenders, um eine bestimmte Uhrzeit für den Eintrag auszuwählen. Wenn die Angaben korrekt sind, klicken Sie auf Anwenden.
Wenn alle Informationen auf dem Pop-up-Fenster korrekt sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen. Wenn der Eintrag keinen Fehler mehr aufweist, wird er grau statt rot angezeigt.
To delete an entry, click the red Delete button on the pop-up window instead of making modifications to the entry.
Siehe auch