Documentos¶
O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.
Pastas e documentos são organizados em seções acessíveis a partir da árvore à esquerda. As seguintes seções estão disponíveis:
Todos: exibe todas as pastas e arquivos aos quais o usuário tem acesso.
Empresa: contém pastas e arquivos compartilhados em toda a empresa. O acesso é determinado pelos direitos de acesso definidos para a pasta e arquivo.
Meu Drive: o espaço de trabalho pessoal do usuário para organizar e acessar arquivos e pastas que ele possui ou carregou.
Compartilhado comigo: inclui arquivos que foram compartilhados com o usuário, mas não fazem parte de nenhuma pasta principal à qual ele tenha acesso.
Recente: mostra arquivos modificados recentemente que o usuário tem permissão para visualizar ou editar.
Lixeira: armazena arquivos e pastas excluídos.
Clique em uma seção na árvore para visualizar seu conteúdo. Selecione uma pasta para abri-la, gerenciá-la e acessar seus arquivos.
Clique em um arquivo para abri-lo e executar as ações disponíveis. Para fechar o arquivo, pressione Esc ou clique no ícone (fechar). Você também pode arrastar e soltar um arquivo ou pasta para movê-lo para outra pasta ou seção.
Dica
Use a barra de pesquisa para encontrar rapidamente itens específicos.
O chatter rastreia alterações em pastas e arquivos e permite a comunicação com usuários internos e contatos externos. Clique no botão (Informações e Etiquetas) no canto superior direito ao lado da visualização para acessá-lo.
Veja também
Configuração¶
Atraso de exclusão¶
Por padrão, os itens movidos para a lixeira permanecem lá por 30 dias antes de serem excluídos permanentemente. Para ajustar este atraso, vá para e edite o campo Atraso de exclusão (dias).
Centralização de arquivos¶
Habilitar a centralização de arquivos para um aplicativo específico organiza automaticamente todos os arquivos associados em pastas dedicadas. Para fazer isso, vá para . Por exemplo, habilitar Recursos Humanos torna os documentos de RH automaticamente disponíveis na pasta RH, enquanto os documentos relacionados à Folha de Pagamento ficam automaticamente disponíveis na subpasta Folha de Pagamento. Selecione a pasta desejada na lista suspensa e selecione as Etiquetas a serem adicionadas aos arquivos relevantes.
Dica
Ao centralizar arquivos contábeis, clique em Diários para configurar subpastas específicas para diários individuais.
Nota
Alterar a pasta ou as etiquetas não afeta os arquivos existentes; as alterações serão aplicadas apenas aos recém-criados.
Se a centralização de arquivos estiver habilitada para um aplicativo, excluir um registro nesse aplicativo move seus anexos para a lixeira no aplicativo Documentos.
Pastas¶
Você pode organizar arquivos em pastas disponíveis nas seções Empresa ou Meu Drive.
Para criar uma pasta, selecione a seção desejada na árvore, clique em Novo e selecione Pasta. No pop-up, insira o Nome da pasta e clique em Salvar. Para criar uma subpasta, selecione primeiro a pasta pai e siga os mesmos passos.
Nota
Algumas pastas e subpastas são criadas automaticamente com base nas configurações de centralização de arquivos.
Para gerenciar uma pasta ou subpasta, selecione-a e clique no ícone (Ações) acima da árvore. As seguintes opções estão disponíveis no menu:
Baixar: Baixe a pasta como um arquivo .zip, incluindo seus arquivos e subpastas.
Renomear: Modifique o nome da pasta.
Compartilhar: Compartilhe a pasta ou gerencie seus direitos de acesso.
Adicionar atalho: Esta opção está disponível apenas para subpastas e permite criar um atalho para uma subpasta.
Se você tiver permissões de edição, o atalho será criado na mesma pasta.
Se você não tiver permissões de edição, o atalho aparecerá na seção Minha Unidade.
Você pode então arrastá-lo e soltá-lo na pasta desejada.
Adicionar estrela: Marque uma pasta como favorita para acesso mais rápido. Esta configuração é específica do usuário e não afeta os espaços de trabalho de outros usuários. Você pode usar o filtro Favoritos para navegar rapidamente até suas pastas favoritas.
Informações e Tags: Visualize os detalhes da pasta e o chat.
Mover para a lixeira: Mova a pasta e seu conteúdo para a lixeira.
Ações ao Selecionar: Defina as ações do servidor que estão disponíveis (como botões) para os arquivos na pasta. Clique em uma ação para adicioná-la ou removê-la. Clique em Adicionar Ação Personalizada para criar uma nova.
Automatizações: Crie regras de automação.
Importante
Configurar ações personalizadas e regras de automação pode impactar seu plano de preços.
Arquivos¶
Para enviar um arquivo, selecione a pasta desejada na árvore, clique em Novo e selecione Enviar.
Dica
Em bancos de dados Odoo Online, cada arquivo enviado não deve exceder 64MB.
Você também pode arrastar e soltar um arquivo do seu computador para a pasta desejada dentro do aplicativo Documentos.
Links de URL¶
Para adicionar um link para uma URL (por exemplo, um vídeo) e torná-lo acessível a partir de uma pasta, clique em Novo e selecione Link. Insira a URL, adicione um Nome e selecione a Pasta apropriada.
Planilhas¶
Para criar uma planilha, clique em Novo e selecione Planilha.
Veja também
Gerenciando arquivos¶
Vários botões estão disponíveis na barra superior ao abrir um arquivo:
o menu Ação, que inclui as opções descritas abaixo
Compartilhar: para compartilhar o arquivo ou gerenciar seus direitos de acesso
Baixar
quaisquer botões definidos para a pasta
As seguintes opções estão disponíveis no menu Ação:
Duplicar: Criar uma cópia do arquivo.
Mover para a Lixeira: Move o arquivo para a lixeira.
Renomear
Informações e etiquetas: Visualize os detalhes e o chat do arquivo.
Criar atalho: Um atalho é um ponteiro para um arquivo, permitindo o acesso de várias pastas sem duplicar o arquivo.
Se você tiver permissões de edição, o atalho será criado na mesma pasta.
Se você não tiver permissões de edição, o atalho aparecerá na seção Minha Unidade.
Você pode então arrastá-lo e soltá-lo na pasta desejada.
Gerenciar versões: Visualize todas as versões do arquivo na ordem de envio, baixe uma versão específica ou envie uma nova conforme necessário.
Bloquear: Protege o arquivo contra quaisquer modificações.
Copiar Links: Copia a URL do arquivo para compartilhamento. O acesso é controlado com base nos direitos de acesso do arquivo.
Dividir PDF: Dividir um arquivo PDF.
Dica
Você pode usar aliases de e-mail específicos de pasta para salvar automaticamente os arquivos enviados para o alias na pasta correspondente.
Dividindo e mesclando PDFs¶
Para dividir um PDF em páginas individuais ou grupos de páginas, abra o PDF e clique em Dividir PDF na parte superior direita da pré-visualização do documento. Clique no ícone (tesoura) entre as páginas para remover uma divisão, se necessário, e então clique em Dividir para confirmar.
Para mesclar arquivos PDF, siga estas etapas:
Navegue até a pasta que contém os arquivos que você deseja mesclar, em seguida, mude para a visualização em lista e selecione os arquivos relevantes.
Clique no botão Ação e selecione Mesclar PDFs.
Se necessário, clique em Adicionar arquivo para procurar e selecionar um arquivo PDF do seu computador.
Clique no ícone (tesoura) entre os arquivos.
Clique em Dividir para mesclá-los.
Nota
Os PDFs originais são substituídos pela versão mesclada.
Dica
Pressione Shift + S para adicionar ou remover todas as divisões entre as páginas.
Para excluir uma página específica, selecione a página e clique em Excluir.
Solicitando arquivos¶
Solicite arquivos de usuários como um lembrete para que eles enviem arquivos específicos. Para fazer isso, siga estas etapas:
Clique em Novo e selecione Solicitar.
Insira um Nome do Documento e selecione a pessoa para quem você está solicitando no campo Solicitar Para.
Se necessário, defina uma Data de Vencimento Em, escolha a Pasta onde o arquivo deve ser adicionado, adicione Etiquetas e escreva uma Mensagem.
Clique em Solicitar.
Um espaço reservado para o arquivo ausente é criado na pasta selecionada. Quando o arquivo estiver disponível, clique no espaço reservado para carregá-lo.
Dica
Você também pode solicitar um documento a partir da lista de atividades agendadas.
Para ver a lista de todos os arquivos solicitados, alterne para a visualização de Atividade do aplicativo Documentos e vá para a coluna Documento solicitado. Clique na data de um arquivo solicitado para ver seus detalhes. Você pode então:
Carregar um arquivo usando o botão (carregar);
Editar a atividade usando o botão (editar);
Cancelar a atividade usando o botão (cancelar);
Enviar um e-mail de lembrete. Clique em Visualizar para visualizar o conteúdo do e-mail de lembrete, se necessário, e depois em Enviar agora.
Para enviar um e-mail de lembrete para todos os arquivos solicitados, clique no ícone (reticências) na coluna Documento solicitado e selecione Solicitação de documento: Lembrete.
Painel de detalhes¶
Para visualizar as informações e etiquetas de uma pasta ou arquivo, selecione a pasta ou arquivo e clique no botão (Informações e Etiquetas) no canto superior direito, ao lado dos ícones de visualização.
O painel de detalhes permite o seguinte:
Alterar a pasta do arquivo ou o nome da pasta.
Ver o tamanho do arquivo ou da pasta e a contagem de itens da pasta.
Altere o Proprietário e o Contato do arquivo ou pasta. Por padrão, a pessoa que cria um arquivo ou pasta é definida como seu Proprietário e recebe direitos de acesso total a ele. Para alterá-lo, selecione o usuário necessário na lista suspensa. O Contato é uma pessoa que possui apenas Visualizador direitos de acesso ao arquivo ou pasta, por exemplo, um fornecedor existente no banco de dados.
Nota
Para visualizar um arquivo a partir de seu perfil de usuário, um usuário deve ser definido como Contato e ter pelo menos acesso de Visualizador :ref:` <documents/access-rights>`.
Aliases de e-mail¶
Você pode usar um alias de e-mail para salvar automaticamente arquivos enviados para o alias de e-mail em uma pasta específica. Para configurar um alias de e-mail para uma pasta, siga estas etapas:
Selecione a pasta onde os arquivos devem ser salvos.
Clique no (Info & Tags) no canto superior direito, ao lado dos ícones de visualização.
No painel de detalhes, insira o alias de E-mail desejado e selecione ou crie o domínio.
Opcionalmente, especifique um Tipo de atividade e responsável para criar uma atividade quando um arquivo for recebido por meio do alias.
Opcionalmente, selecione as Tags para aplicar automaticamente aos arquivos criados por meio do alias.
Veja também
Compartilhar e direitos de acesso¶
Nota
Você só pode compartilhar pastas e arquivos e editar seus direitos de acesso se tiver direitos de edição.
Os direitos de acesso podem ser definidos em:
pastas: Selecione a pasta, clique no ícone (engrenagem) e selecione Compartilhar.
arquivos: Abra o arquivo e clique em Compartilhar na barra superior.
No pop-up Compartilhar, conceda acesso a usuários ou contatos específicos selecionando seu nome no menu suspenso ou adicionando seu endereço de e-mail manualmente, em seguida, selecione Visualizador ou Editor.
Dica
Para remover uma permissão ou definir uma data de expiração para ela, passe o mouse sobre o contato relevante e clique no botão (remover) ou (calendário), respectivamente.
Para definir o Acesso geral para Usuários internos ou Qualquer pessoa com o link, selecione Visualizador, Editor ou Nenhum (para restringir completamente o acesso). Para Qualquer pessoa com o link, você pode especificar ainda se a pasta ou arquivo deve ser Descobrível (acessível através de navegação) ou exigir que os usuários Devem ter o link para acessar.
Nota
Usuários públicos Devem ter o link para acessar uma pasta ou arquivo no portal ao se conectar pela primeira vez.
Cada URL de pasta e arquivo inclui os direitos de acesso que foram definidos para ele. Quando você compartilha uma pasta, a pessoa com quem você a compartilha é direcionada para um portal dedicado onde pode visualizar os arquivos nessa pasta, excluindo aqueles com acesso restrito.
Dica
Usuários do portal podem acessar pastas e arquivos que têm permissão para visualizar ou editar através do portal do cliente clicando no card Documentos.
Digitalização de arquivos com IA¶
Os arquivos disponíveis na pasta Finanças podem ser digitalizados. Selecione o arquivo, clique em Criar fatura de fornecedor, Criar fatura de cliente, ou Criar nota de credit de cliente, depois clique em Enviar para digitalização.
Veja também
Digitalização de documentos com base em IA