Documentos¶
O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.
Pastas e documentos são organizados em seções acessíveis a partir da árvore à esquerda. As seguintes seções estão disponíveis:
Todos: exibe todas as pastas e arquivos aos quais o usuário tem acesso.
Empresa: contém pastas e arquivos compartilhados em toda a empresa. O acesso é determinado pelos direitos de acesso definidos para a pasta e arquivo.
Meu Drive: o espaço de trabalho pessoal do usuário para organizar e acessar arquivos e pastas que ele possui ou carregou.
Compartilhado comigo: inclui arquivos que foram compartilhados com o usuário, mas não fazem parte de nenhuma pasta principal à qual ele tenha acesso.
Recente: mostra arquivos modificados recentemente que o usuário tem permissão para visualizar ou editar.
Lixeira: armazena arquivos e pastas excluídos.
Clique em uma seção na árvore para visualizar seu conteúdo. Selecione uma pasta para abri-la, gerenciá-la e acessar seus arquivos.
Clique em um arquivo para abri-lo e executar as ações disponíveis. Para fechar o arquivo, pressione Esc ou clique no ícone (fechar). Você também pode arrastar e soltar um arquivo ou pasta para movê-lo para outra pasta ou seção.
Dica
Use a barra de pesquisa para encontrar rapidamente itens específicos.
The chatter tracks changes to folders and files and allows communication with internal users and external contacts. Click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view to access it.
Veja também
Configuração¶
Atraso de exclusão¶
Por padrão, os itens movidos para a lixeira permanecem lá por 30 dias antes de serem excluídos permanentemente. Para ajustar este atraso, vá para e edite o campo Atraso de exclusão (dias).
Centralização de arquivos¶
Enabling file centralization for a specific app automatically organizes all associated files into dedicated folders. To do so, go to . For example, enabling Human Resources makes HR documents automatically available in the HR folder, while documents related to Payroll are automatically available in the Payroll sub-folder. Select the desired folder from the dropdown list and select the Tags to be added to the relevant files.
Dica
When centralizing accounting files, click Journals to configure specific sub-folders for individual journals.
Nota
Changing the folder or tags does not affect existing files; the changes will apply only to newly created ones.
If file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Pastas¶
Você pode organizar arquivos em pastas disponíveis nas seções Empresa ou Meu Drive.
Para criar uma pasta, selecione a seção desejada na árvore, clique em Novo e selecione Pasta. No pop-up, insira o Nome da pasta e clique em Salvar. Para criar uma subpasta, selecione primeiro a pasta pai e siga os mesmos passos.
Nota
Algumas pastas e subpastas são criadas automaticamente com base nas configurações de centralização de arquivos.
Para gerenciar uma pasta ou subpasta, selecione-a e clique no ícone (Ações) acima da árvore. As seguintes opções estão disponíveis no menu:
Baixar: Baixe a pasta como um arquivo .zip, incluindo seus arquivos e subpastas.
Renomear: Modifique o nome da pasta.
Add shortcut: This option is only available for sub-folders and allows to create a shortcut to a sub-folder.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Adicionar estrela: Marque uma pasta como favorita para acesso mais rápido. Esta configuração é específica do usuário e não afeta os espaços de trabalho de outros usuários. Você pode usar o filtro Favoritos para navegar rapidamente até suas pastas favoritas.
Informações e Tags: Visualize os detalhes da pasta e o chat.
Mover para a lixeira: Mova a pasta e seu conteúdo para a lixeira.
Ações ao Selecionar: Defina as ações do servidor que estão disponíveis (como botões) para os arquivos na pasta. Clique em uma ação para adicioná-la ou removê-la. Clique em Adicionar Ação Personalizada para criar uma nova.
Automatizações: Crie regras de automação.
Importante
Setting up custom actions and automation rules may impact your pricing plan.
Arquivos¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New and select Upload.
Dica
Em bancos de dados Odoo Online, cada arquivo enviado não deve exceder 64MB.
Você também pode arrastar e soltar um arquivo do seu computador para a pasta desejada dentro do aplicativo Documentos.
Links de URL¶
Para adicionar um link para uma URL (por exemplo, um vídeo) e torná-lo acessível a partir de uma pasta, clique em Novo e selecione Link. Insira a URL, adicione um Nome e selecione a Pasta apropriada.
Planilhas¶
Para criar uma planilha, clique em Novo e selecione Planilha.
Veja também
Gerenciando arquivos¶
Vários botões estão disponíveis na barra superior ao abrir um arquivo:
the Action menu, which includes the options described below
Baixar
quaisquer botões definidos para a pasta
The following options are available in the Action menu:
Duplicate: Create a copy of the file.
Mover para a Lixeira: Move o arquivo para a lixeira.
Renomear
Informações e etiquetas: Visualize os detalhes e o chat do arquivo.
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Gerenciar versões: Visualize todas as versões do arquivo na ordem de envio, baixe uma versão específica ou envie uma nova conforme necessário.
Bloquear: Protege o arquivo contra quaisquer modificações.
Copiar Links: Copia a URL do arquivo para compartilhamento. O acesso é controlado com base nos direitos de acesso do arquivo.
Dividir PDF: Dividir um arquivo PDF.
Dica
Você pode usar aliases de e-mail específicos de pasta para salvar automaticamente os arquivos enviados para o alias na pasta correspondente.
Dividindo e mesclando PDFs¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF and click Split PDF in the upper-right part of the document preview. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
Para mesclar arquivos PDF, siga estas etapas:
Navigate to the folder containing the files you want to merge, then switch to the list view and select the relevant files.
Click the Action button and select Merge PDFs.
Se necessário, clique em Adicionar arquivo para procurar e selecionar um arquivo PDF do seu computador.
Clique no ícone (tesoura) entre os arquivos.
Clique em Dividir para mesclá-los.
Nota
Os PDFs originais são substituídos pela versão mesclada.
Dica
Pressione Shift + S para adicionar ou remover todas as divisões entre as páginas.
Para excluir uma página específica, selecione a página e clique em Excluir.
Solicitando arquivos¶
Solicite arquivos de usuários como um lembrete para que eles enviem arquivos específicos. Para fazer isso, siga estas etapas:
Clique em Novo e selecione Solicitar.
Insira um Nome do Documento e selecione a pessoa para quem você está solicitando no campo Solicitar Para.
If needed, set a Due Date In, choose the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Clique em Solicitar.
Um espaço reservado para o arquivo ausente é criado na pasta selecionada. Quando o arquivo estiver disponível, clique no espaço reservado para carregá-lo.
Dica
Você também pode solicitar um documento a partir da lista de atividades agendadas.
Para ver a lista de todos os arquivos solicitados, alterne para a visualização de Atividade do aplicativo Documentos e vá para a coluna Documento solicitado. Clique na data de um arquivo solicitado para ver seus detalhes. Você pode então:
Carregar um arquivo usando o botão (carregar);
Editar a atividade usando o botão (editar);
Cancelar a atividade usando o botão (cancelar);
Enviar um e-mail de lembrete. Clique em Visualizar para visualizar o conteúdo do e-mail de lembrete, se necessário, e depois em Enviar agora.
Para enviar um e-mail de lembrete para todos os arquivos solicitados, clique no ícone (reticências) na coluna Documento solicitado e selecione Solicitação de documento: Lembrete.
Painel de detalhes¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
O painel de detalhes permite o seguinte:
Alterar a pasta do arquivo ou o nome da pasta.
Ver o tamanho do arquivo ou da pasta e a contagem de itens da pasta.
Change the file’s or folder’s Owner and Contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its Owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The Contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
Nota
To view a file from their user profile, a user must be set as the Contact and have at least Viewer access.
Aliases de e-mail¶
Você pode usar um alias de e-mail para salvar automaticamente arquivos enviados para o alias de e-mail em uma pasta específica. Para configurar um alias de e-mail para uma pasta, siga estas etapas:
Selecione a pasta onde os arquivos devem ser salvos.
Clique no (Info & Tags) no canto superior direito, ao lado dos ícones de visualização.
In the details panel, enter the desired Email alias and select or create the domain.
Opcionalmente, especifique um Tipo de atividade e responsável para criar uma atividade quando um arquivo for recebido por meio do alias.
Opcionalmente, selecione as Tags para aplicar automaticamente aos arquivos criados por meio do alias.
Veja também
Share and access rights¶
Nota
Você só pode compartilhar pastas e arquivos e editar seus direitos de acesso se tiver direitos de edição.
Os direitos de acesso podem ser definidos em:
pastas: Selecione a pasta, clique no ícone (engrenagem) e selecione Compartilhar.
arquivos: Abra o arquivo e clique em Compartilhar na barra superior.
In the Share pop-up, grant access to specific users or contacts by selecting their name from the dropdown menu or by adding their email address manually, then select Viewer or Editor.
Dica
Para remover uma permissão ou definir uma data de expiração para ela, passe o mouse sobre o contato relevante e clique no botão (remover) ou (calendário), respectivamente.
To set General access for Internal users or Anyone with the link, select Viewer, Editor, or None (to restrict access completely). For Anyone with the link, you can further specify whether the folder or file should be Discoverable (accessible through browsing) or require that users Must have the link to access it.
Nota
Public users Must have the link to access a folder or file on the portal when connecting for the first time.
Each folder and file URL includes the access rights that have been set for it. When you share a folder, the person you share it with is directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Dica
Portal users can access folders and files they have permission to view or edit through the customer portal by clicking the Documents card.
Digitalização de arquivos com IA¶
Os arquivos disponíveis na pasta Finanças podem ser digitalizados. Selecione o arquivo, clique em Criar fatura de fornecedor, Criar fatura de cliente, ou Criar nota de credit de cliente, depois clique em Enviar para digitalização.
Veja também
Digitalização de documentos com base em IA