เอกสาร

เอกสาร Odoo ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บ ดู และจัดการไฟล์ภายใน Odoo ได้

โฟลเดอร์และเอกสารจัดระเบียบเป็นส่วนต่างๆ ที่สามารถเข้าถึงได้จากแผนผังทางด้านซ้าย ส่วนต่อไปนี้พร้อมใช้งาน:

• ทั้งหมด: แสดงโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้

• บริษัท: ประกอบด้วยโฟลเดอร์และไฟล์ที่แชร์ทั่วทั้งบริษัท การเข้าถึงจะกำหนดโดย:ref:`สิทธิ์การเข้าถึง <documents/access-rights>`ที่กำหนดไว้สำหรับโฟลเดอร์และไฟล์

• ไดรฟ์ของฉัน: พื้นที่ทำงานส่วนบุคคลของผู้ใช้สำหรับจัดระเบียบและเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เป็นเจ้าของหรืออัปโหลด

• แชร์กับฉัน: รวมถึงไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้แต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโฟลเดอร์หลักใดๆ ที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง

• ล่าสุด: แสดงไฟล์ที่แก้ไขล่าสุดซึ่งผู้ใช้มีสิทธิ์ดูหรือแก้ไข

• ถังขยะ: จัดเก็บ:ref:ไฟล์และโฟลเดอร์ที่ถูกลบ <documents/deletion-delay>

คลิกส่วนในทรีเพื่อดูเนื้อหา เลือกโฟลเดอร์เพื่อเปิด จัดการ และเข้าถึงไฟล์ของโฟลเดอร์

คลิกไฟล์เพื่อเปิดและ:ref:ดำเนินการที่มีให้ <documents/documents> หากต้องการปิดไฟล์ ให้กด Esc หรือคลิกไอคอน (ปิด) คุณยังสามารถลากและวางไฟล์หรือโฟลเดอร์เพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์หรือส่วนอื่นได้

Tip

• ใช้:ref:`แถบค้นหา <search/values>`เพื่อค้นหารายการเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

• chatter ติดตามการเปลี่ยนแปลงโฟลเดอร์และไฟล์ และอนุญาตให้สื่อสารกับผู้ใช้ภายในและรายชื่อผู้ติดต่อภายนอกได้ คลิกปุ่ม (ข้อมูลและแท็ก) ที่มุมขวาบนถัดจากมุมมองเพื่อเข้าถึง

ดูเพิ่มเติม

เอกสารประกอบการเซ็น

การกำหนดค่า

ความล่าช้าในการลบ

ตามค่าเริ่มต้น รายการที่ย้ายไปยังถังขยะจะอยู่ที่นั่น 30 วันก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวร หากต้องการปรับเวลาหน่วงนี้ ให้ไปที่ เอกสาร ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า และแก้ไขฟิลด์ เวลาหน่วงการลบ (วัน)

การรวมศูนย์ไฟล์

การเปิดใช้งานการรวมไฟล์แบบศูนย์กลางสำหรับแอปเฉพาะจะจัดระเบียบไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ หากต้องการดำเนินการ ให้ไปที่ เอกสาร ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า ตัวอย่างเช่น การเปิดใช้งาน ทรัพยากรบุคคล จะทำให้เอกสาร HR พร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ HR ในขณะที่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ย่อย บัญชีเงินเดือน เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการจากรายการแบบเลื่อนลง และเลือก แท็ก ที่จะเพิ่มลงในไฟล์ที่เกี่ยวข้อง

Tip

เมื่อรวมไฟล์ระบบบัญชีแบบศูนย์กลาง ให้คลิก สมุดรายวัน เพื่อกำหนดค่าโฟลเดอร์ย่อยเฉพาะสำหรับสมุดรายวันแต่ละรายการ

Note

• การเปลี่ยนโฟลเดอร์หรือแท็กจะไม่ส่งผลต่อไฟล์ที่มีอยู่ การเปลี่ยนแปลงจะใช้กับไฟล์ที่สร้างขึ้นใหม่เท่านั้น

• หากเปิดใช้งานการรวมไฟล์แบบศูนย์กลางสำหรับแอป การลบเรกคอร์ดในแอปนั้นจะย้ายไฟล์แนบไปยังถังขยะในแอปเอกสาร

โฟลเดอร์

คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์ในโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในส่วน บริษัท หรือ ไดรฟ์ของฉัน

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ ให้เลือกส่วนที่ต้องการในทรี คลิก ใหม่ และเลือก โฟลเดอร์ ในป๊อปอัป ให้ป้อน:guilabel:ชื่อ`ของโฟลเดอร์และคลิก :guilabel:`บันทึก หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อย ให้เลือกโฟลเดอร์หลักก่อน จากนั้นทำตามขั้นตอนเดียวกัน

Note

โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยบางโฟลเดอร์จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติตาม:ref:การตั้งค่าการรวมศูนย์ไฟล์ <documents/file-centralization>

หากต้องการจัดการโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อย ให้เลือกโฟลเดอร์และคลิกไอคอน (การดำเนินการ) เหนือทรี ตัวเลือกต่อไปนี้มีให้ในเมนู:

• ดาวน์โหลด: ดาวน์โหลดโฟลเดอร์เป็นไฟล์ .zip รวมถึงไฟล์และโฟลเดอร์ย่อย

• เปลี่ยนชื่อ: แก้ไขชื่อของโฟลเดอร์

• แชร์: แชร์โฟลเดอร์หรือจัดการสิทธิ์การเข้าถึง

• เพิ่มทางลัด: ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานสำหรับโฟลเดอร์ย่อยเท่านั้น และอนุญาตให้สร้างทางลัดไปยังโฟลเดอร์ย่อย

  • หากคุณมีสิทธิ์แก้ไข ทางลัดจะถูกสร้างในโฟลเดอร์เดียวกัน

  • หากคุณไม่มีสิทธิ์แก้ไข ทางลัดจะปรากฏในส่วน ไดรฟ์ของฉัน

  จากนั้นคุณสามารถลากและวางลงในโฟลเดอร์ที่ต้องการได้

• เพิ่มดาว: ทำเครื่องหมายโฟลเดอร์เป็นรายการโปรดเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วยิ่งขึ้น การตั้งค่านี้เป็นการตั้งค่าเฉพาะผู้ใช้และไม่ส่งผลต่อพื้นที่ทำงานของผู้ใช้รายอื่น จากนั้นคุณสามารถใช้:ref:`ตัวกรองที่ติดดาว <search/favorites>`เพื่อนำทางไปยังโฟลเดอร์โปรดของคุณได้อย่างรวดเร็ว

• ข้อมูลและแท็ก: ดู:ref:`รายละเอียด <documents/details-panel>`และแชทเตอร์ของโฟลเดอร์

• ย้ายไปถังขยะ: ย้ายโฟลเดอร์และเนื้อหาไปยัง:ref:ถังขยะ <documents/deletion-delay>

• การดำเนินการเมื่อเลือก: กำหนดการดำเนินการเซิร์ฟเวอร์ที่พร้อมใช้งาน (เป็นปุ่ม) สำหรับไฟล์ในโฟลเดอร์ คลิกการดำเนินการเพื่อเพิ่มหรือลบ คลิก เพิ่มการดำเนินการแบบกำหนดเอง เพื่อ:ref:สร้างใหม่ <reference/actions/server>

• ระบบอัตโนมัติ: สร้าง:doc:กฎระบบอัตโนมัติ </applications/studio/automated_actions>

Important

การตั้งค่าการดำเนินการที่กำหนดเองและกฎอัตโนมัติอาจส่งผลต่อ แผนราคาของคุณ

ไฟล์

หากต้องการอัปโหลดไฟล์ ให้เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการในแผนภูมิ คลิก สร้าง และเลือก อัปโหลด

Tip

• ในฐานข้อมูล Odoo Online แต่ละไฟล์ที่อัปโหลดต้องไม่เกิน 64MB

• คุณยังสามารถลากและวางไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการภายในแอปเอกสารได้

ลิงก์ URL

หากต้องการเพิ่มลิงก์ไปยัง URL (เช่น วิดีโอ) และทำให้เข้าถึงได้จากโฟลเดอร์ ให้คลิก สร้าง และเลือก ลิงก์ ป้อน URL เพิ่ม ชื่อ และเลือก โฟลเดอร์ ที่เหมาะสม

สเปรดชีต

หากต้องการสร้างสเปรดชีต ให้คลิก สร้าง และเลือก สเปรดชีต

ดูเพิ่มเติม

เอกสารประกอบสเปรดชีต

การจัดการไฟล์

มีปุ่มหลายปุ่มในแถบด้านบนเมื่อเปิดไฟล์:

• เมนู การดำเนินการ ซึ่งรวมตัวเลือกที่อธิบายด้านล่าง

• แชร์: เพื่อ แชร์ไฟล์หรือจัดการสิทธิ์การเข้าถึง

• ดาวน์โหลด

• ปุ่มที่กำหนดไว้สำหรับโฟลเดอร์

ตัวเลือกต่อไปนี้พร้อมใช้งานในเมนู การดำเนินการ:

• ทำซ้ำ: สร้างสำเนาของไฟล์

• ย้ายไปที่ถังขยะ: ย้ายไฟล์ไปยัง:ref:ถังขยะ <documents/deletion-delay>

• เปลี่ยนชื่อ

• ข้อมูลและแท็ก: ดู:ref:`รายละเอียด <documents/details-panel>`และแชทเตอร์ของไฟล์

• สร้างทางลัด: ทางลัดคือตัวชี้ไปยังไฟล์ ช่วยให้เข้าถึงได้จากหลายโฟลเดอร์โดยไม่ต้องทำซ้ำไฟล์

  • หากคุณมีสิทธิ์แก้ไข ทางลัดจะถูกสร้างในโฟลเดอร์เดียวกัน

  • หากคุณไม่มีสิทธิ์แก้ไข ทางลัดจะปรากฏในส่วน ไดรฟ์ของฉัน

  จากนั้นคุณสามารถลากและวางลงในโฟลเดอร์ที่ต้องการได้

• จัดการเวอร์ชั่น: ดูเวอร์ชั่นทั้งหมดของไฟล์ตามลำดับการอัปโหลด ดาวน์โหลดเวอร์ชั่นที่ต้องการ หรืออัปโหลดเวอร์ชั่นใหม่ตามต้องการ

• ล็อก: ป้องกันไฟล์จากการแก้ไขใดๆ

• คัดลอกลิงก์: คัดลอก URL ของไฟล์เพื่อแชร์ การเข้าถึงจะถูกควบคุมตามตามสิทธิ์:ref:`การเข้าถึง <documents/access-rights>`ของไฟล์

• แยก PDF: แยกไฟล์ PDF

Tip

คุณสามารถใช้:ref:`อีเมลนามแฝง <documents/email-aliases>`ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลเดอร์เพื่อบันทึกไฟล์ที่ส่งไปยังนามแฝงลงในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

การแยกและรวม PDF

หากต้องการแบ่ง PDF เป็นหน้าแต่ละหน้าหรือกลุ่มหน้า ให้เปิด PDF และคลิก แบ่ง PDF ที่มุมขวาบนของหน้าตัวอย่างเอกสาร คลิกไอคอน (กรรไกร) ระหว่างหน้าเพื่อลบการแบ่งหากจำเป็น จากนั้นคลิก แบ่ง เพื่อยืนยัน

หากต้องการรวมไฟล์ PDF ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปยังโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ที่คุณต้องการรวม จากนั้นเปลี่ยนเป็นมุมมองรายการและเลือกไฟล์ที่เกี่ยวข้อง

2. คลิกปุ่ม การดำเนินการ และเลือก รวม PDF

3. หากจำเป็น ให้คลิก เพิ่มไฟล์ เพื่อเรียกดูและเลือกไฟล์ PDF จากคอมพิวเตอร์ของคุณ

4. คลิกไอคอน (กรรไกร) ระหว่างไฟล์

5. คลิก แยก เพื่อรวมไฟล์

Note

PDF ต้นฉบับจะถูกแทนที่ด้วยเวอร์ชั่นที่รวมแล้ว

Tip

• กด Shift + S เพื่อเพิ่มหรือลบการแยกทั้งหมดระหว่างหน้า

• หากต้องการลบหน้าใดหน้าหนึ่ง ให้เลือกหน้านั้น จากนั้นคลิก ลบ

การขอไฟล์

ขอไฟล์จากผู้ใช้เพื่อเป็นการเตือนให้พวกเขาอัปโหลดไฟล์ที่เฉพาะเจาะจง ในการดำเนินการดังกล่าว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิก ใหม่ และเลือก ขอ

2. ป้อน ชื่อเอกสาร และเลือกบุคคลที่คุณกำลังขอจากในฟิลด์ ขอไปยัง

3. หากจำเป็น ให้ตั้ง ครบกำหนดใน เลือก โฟลเดอร์ ที่ควรเพิ่มไฟล์ เพิ่ม แท็ก และเขียน ข้อความ

4. คลิก ขอเอกสาร

ตัวยึดตำแหน่งสำหรับไฟล์ที่ขาดหายไปจะถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์ที่เลือก เมื่อไฟล์พร้อมใช้งาน ให้คลิกที่ตัวยึดตำแหน่งเพื่ออัปโหลด

Tip

คุณยังสามารถขอเอกสารจาก รายการกิจกรรมที่กำหนดไว้ ได้

เพื่อดูรายการไฟล์ที่ขอทั้งหมด ให้สลับไปยังมุมมองกิจกรรมของแอปเอกสารและไปที่คอลัมน์ เอกสารที่ขอ คลิกวันที่ของไฟล์ที่ขอเพื่อดูรายละเอียด จากนั้นคุณสามารถ:

• อัปโหลดไฟล์โดยใช้ปุ่ม (อัปโหลด)

• แก้ไขกิจกรรมโดยใช้ปุ่ม (แก้ไข)

• ยกเลิกกิจกรรมโดยใช้ปุ่ม (ยกเลิก)

• ส่งอีเมลเตือนความจำ คลิก แสดงตัวอย่าง เพื่อดูตัวอย่างเนื้อหาของอีเมลเตือนความจำหากจำเป็น จากนั้น ส่งตอนนี้

เพื่อส่งอีเมลเตือนความจำสำหรับไฟล์ที่ขอทั้งหมด ให้คลิกไอคอน (จุดไข่ปลา) ในคอลัมน์ เอกสารที่ขอ และเลือก การขอเอกสาร: เตือนความจำ

แผงรายละเอียด

หากต้องการดูข้อมูลและแท็กของโฟลเดอร์หรือไฟล์ ให้เลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ จากนั้นคลิกปุ่ม (ข้อมูลและแท็ก) ที่มุมขวาบนถัดจากไอคอนมุมมอง

แผงรายละเอียดช่วยให้สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• เปลี่ยนโฟลเดอร์ของไฟล์หรือชื่อโฟลเดอร์

• ดูขนาดของไฟล์หรือโฟลเดอร์และจำนวนรายการในโฟลเดอร์

• เปลี่ยน เจ้าของ และ รายชื่อผู้ติดต่อ ของไฟล์หรือโฟลเดอร์ โดยค่าเริ่มต้น ผู้ที่สร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์จะถูกตั้งเป็น เจ้าของ และได้รับสิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็มรูปแบบ หากต้องการเปลี่ยน ให้เลือกผู้ใช้ที่ต้องการจากรายการแบบเลื่อนลง รายชื่อผู้ติดต่อ คือบุคคลที่มีเพียง ผู้ดู สิทธิ์การเข้าถึง ไฟล์หรือโฟลเดอร์เท่านั้น เช่น ผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่ในฐานข้อมูล

  Note

  หากต้องการดูไฟล์จากโปรไฟล์ผู้ใช้ ผู้ใช้ต้องถูกตั้งเป็น รายชื่อผู้ติดต่อ และมี ผู้ดู สิทธิ์การเข้าถึง อย่างน้อย

ชื่ออีเมล

คุณสามารถใช้นามแฝงอีเมลเพื่อบันทึกไฟล์ที่ส่งมาที่นามแฝงอีเมลลงในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ หากต้องการตั้งค่านามแฝงอีเมลสำหรับโฟลเดอร์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกโฟลเดอร์ที่ควรบันทึกไฟล์

2. คลิก:icon:fa-info-circle (ข้อมูลและแท็ก) ที่มุมบนขวาถัดจากไอคอนมุมมอง

3. ในแผงรายละเอียด ให้ป้อนนามแฝง อีเมล ที่ต้องการและเลือกหรือสร้างโดเมน

4. เลือก:guilabel:`ประเภทกิจกรรม`และผู้รับมอบหมายเพื่อสร้าง:doc:`กิจกรรม </applications/essentials/activities>`เมื่อได้รับไฟล์ผ่านนามแฝง (ไม่บังคับ)

5. เลือก:ref:`แท็ก <documents/tags>`เพื่อนำไปใช้กับไฟล์ที่สร้างผ่านนามแฝงโดยอัตโนมัติ (ไม่บังคับ)

ดูเพิ่มเติม

จัดการข้อความขาเข้า

แท็ก

แท็กช่วยจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ไฟล์ ทำให้ค้นหาและกรองไฟล์ได้ง่ายขึ้น หากต้องการกำหนดค่าแท็กสำหรับไฟล์ ไปที่:menuselection:เอกสาร --> การกำหนดค่า --> แท็ก คลิก:guilabel:สร้าง`เพื่อสร้างแท็กใหม่ ป้อน:guilabel:`ชื่อแท็ก เลือก:guilabel:สี และเพิ่ม:guilabel:`คำแนะนำ`ที่จะปรากฏเมื่อเลื่อนเมาส์ไปที่แท็ก (ไม่บังคับ)

หากต้องการเพิ่มแท็กให้กับไฟล์ ให้เปิดไฟล์ คลิก (ข้อมูลและแท็ก) ที่มุมขวาบนถัดจากไอคอนมุมมอง จากนั้นในแผงรายละเอียด ให้เลือกแท็กจากรายการแบบเลื่อนลง

Note

:ref:`แท็กนามแฝง <documents/email-aliases>`ยังสามารถใช้เพื่อนำแท็กไปใช้กับไฟล์ที่สร้างผ่านนามแฝงโดยอัตโนมัติได้

การแชร์และสิทธิ์การเข้าถึง

Note

คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์และไฟล์ และแก้ไขสิทธิ์การเข้าถึงได้ก็ต่อเมื่อคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขเท่านั้น

สิทธิ์การเข้าถึงสามารถตั้งค่าได้บน:

• โฟลเดอร์: เลือกโฟลเดอร์ คลิกไอคอน:icon:fa-cog (เกียร์) และเลือก:guilabel:แชร์

• ไฟล์: เปิดไฟล์และคลิก:guilabel:`แชร์`ในแถบด้านบน

ในป๊อปอัป แชร์ ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้หรือรายชื่อผู้ติดต่อเฉพาะโดยเลือกชื่อของพวกเขาจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือเพิ่มที่อยู่อีเมลด้วยตนเอง จากนั้นเลือก ผู้ดู หรือ ผู้แก้ไข

Tip

หากต้องการลบสิทธิ์หรือตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับสิทธิ์ ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องและคลิกปุ่ม:icon:fa-remove (ลบ) หรือ:icon:fa-calendar (ปฏิทิน) ตามลำดับ

หากต้องการตั้งค่า การเข้าถึงทั่วไป สำหรับ ผู้ใช้ภายใน หรือ ทุกคนที่มีลิงก์ ให้เลือก ผู้ดู, ผู้แก้ไข หรือ ไม่มี (เพื่อจำกัดการเข้าถึงทั้งหมด) สำหรับ ทุกคนที่มีลิงก์ คุณสามารถระบุเพิ่มเติมว่าโฟลเดอร์หรือไฟล์ควร ค้นพบได้ (เข้าถึงได้ผ่านการเรียกดู) หรือต้องการให้ผู้ใช้ ต้องมีลิงก์เพื่อเข้าถึง

Note

• ผู้ใช้สาธารณะ ต้องมีลิงก์เพื่อเข้าถึง โฟลเดอร์หรือไฟล์บนพอร์ทัลเมื่อเชื่อมต่อครั้งแรก

• URL ของโฟลเดอร์และไฟล์แต่ละรายการรวมถึงสิทธิ์การเข้าถึงที่ได้ตั้งไว้ เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ ผู้ที่คุณแชร์จะถูกนำไปยังพอร์ทัลเฉพาะที่พวกเขาสามารถดูไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นได้ ยกเว้นไฟล์ที่มีการจำกัดการเข้าถึง

Tip

ผู้ใช้พอร์ทัล สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์ที่พวกเขามีสิทธิ์ดูหรือแก้ไขผ่านพอร์ทัลลูกค้าโดยคลิกการ์ด เอกสาร

การแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลด้วย AI

ไฟล์ที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ Finance สามารถทำให้เป็นดิจิทัลได้ เลือกไฟล์ คลิก สร้างบิลผู้ขาย, สร้างใบแจ้งหนี้ลูกค้า หรือ สร้างส่งเพื่อทำให้เป็นดิจิทัล

ดูเพิ่มเติม

การทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลด้วยพลัง AI