Documentos¶
La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.
Las carpetas y documentos están organizados en secciones a las que puede acceder desde el tablero en la parte izquierda. Las secciones disponibles son:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y todos los archivos a los que el usuario tiene acceso.
Compañía: Aquí están las carpetas y los archivos que se comparten para toda la compañía. Puede determinar el acceso en los derechos de acceso para la carpeta y el archivo.
Mi Drive: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Reciente: Aquí se muestran los archivos que se modificaron recientemente y a los que el usuario tiene permiso de visualización o edición.
Papelera: Aquí se guardan los archivos y las carpetas eliminados.
Haga clic en una sección en la barra lateral para ver su contenido. Seleccione una carpeta para abrirla, gestionarla y acceder a sus archivos.
Haga clic en un archivo para abrirlo y realizar cualquiera de las acciones disponibles. Para cerrar el archivo, presione Esc o haga clic en el icono (cerrar). También puede arrastrar y soltar un archivo o carpeta para moverlo a otra carpeta o sección.
Truco
Utilice la barra de búsqueda para encontrar archivos o carpetas específicas.
En el chatter se realiza un seguimiento de los cambios en las carpetas o los archivos y permite la comunicación con usuarios internos y contactos externos. Haga clic en el botón (Información y etiquetas) que se encuentra en la esquina superior derecha, junto a la vista, para acceder al chatter.
Ver también
Configuración¶
Plazo de eliminación¶
Por defecto, los elementos que mueva a la papelera se almacenarán ahí durante 30 días antes de que se eliminen de forma permanente. Para ajustar este plazo, vaya a y edite el campo Plazo de eliminación (días).
Centralización de archivos¶
Al habilitar la centralización de archivos para una aplicación específica todos los archivos asociados se organizarán automáticamente en carpetas especiales. Para hacerlo, vaya a . Por ejemplo, si habilita la opción Recursos Humanos, todos los documentos de RR. HH. estarán disponibles automáticamente en la carpeta RR. HH. Por lo contrario, todos los documentos relacionados con Nómina estarán disponibles automáticamente en la carpeta secundaria Nómina. Seleccione la carpeta que quiera en la lista desplegable y seleccione las Etiquetas que se añadirán a los archivos relevantes.
Truco
Al centralizar archivos de contabilidad, haga clic en Diarios para configurar carpetas secundarias específicas para diarios individuales.
Nota
Cambiar la carpeta o las etiquetas no afectará los archivos existentes. Los cambios se aplicarán solo a los elementos nuevos que cree.
Si habilita la centralización de archivos para una aplicación y elimina un registro en la aplicación, los archivos adjuntos se moverán a la papelera en la aplicación Documentos.
Carpetas¶
Puede organizar los archivos en las carpetas disponibles en las secciones Compañía o Mi Drive.
Para crear una carpeta, seleccione la sección que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Carpeta. En la ventana emergente ingrese el Nombre de la carpeta y haga clic en Guardar. Para crear una carpeta secundaria, primero seleccione la carpeta principal y después siga el mismo procedimiento.
Nota
Algunas carpetas o carpetas secundarias se crean automáticamente en función de los ajustes de centralización de archivos.
Para gestionar una carpeta o carpeta secundaria, selecciónela y haga clic en el icono (Acciones) en la barra superior. Las opciones disponibles en el menú son:
Descargar: Para descargar la carpeta como un archivo .zip, incluyendo los archivos y carpetas secundarias.
Renombrar: Modifique el nombre de la carpeta.
Compartir: Comparta la carpeta o gestione los derechos de acceso.
Añadir acceso rápido: Esta opción solo está disponible para carpetas secundarias y es para crear un acceso rápido que lleve a la carpeta secundaria.
Si tiene derechos de edición, el acceso rápido se creará en la misma carpeta.
Si no tiene derechos de edición, el acceso rápido aparecerá en la sección Mi Drive.
Puede arrastrarlo y soltarlo en la carpeta que quiera.
Añadir estrella: para marcar una carpeta como favorita y poder acceder a ella para acceder más rápido a ella. Esta es una función específica para cada usuario y no afectará el espacio de trabajo del resto de los usuarios. Puede usar el Filtro de favoritos para ubicar sus filtros favoritos con mayor facilidad.
Información y etiquetas: para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover a la papelera: para mover la carpeta y sus contenidos a la papelera.
Acciones al seleccionar: para definir qué acciones del servidor estarán disponibles (como botones) para los archivos en la carpeta. Haga clic en una de las acciones para añadirla o eliminarla. Si quiere crear una acción nueva, haga clic en Añadir una acción personalizada.
Automatizaciones: para crear reglas de automatización.
Importante
Configurar acciones personalizadas y reglas de automatización puede afectar su tarifa.
Archivos¶
Para subir un archivo, seleccione la carpeta que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Subir.
Truco
En las bases de datos de Odoo en línea, cada archivo que suba no puede exceder los 64 MB.
También puede arrastrar y soltar un archivo desde su ordenador hasta una carpeta de la aplicación Documentos.
Enlaces URL¶
Para añadir un enlace a una URL (como un vídeo) y que sea posible acceder a él desde una carpeta, haga clic en Nuevo y seleccione Enlace. Ingrese la URL, añada un Nombre y seleccione la Carpeta apropiada.
Hojas de cálculos¶
Para crear una hoja de cálculo, haga clic en Nuevo y seleccione Hoja de cálculo.
Ver también
Gestionar archivos¶
Hay varios botones disponibles en la barra superior al abrir un archivo:
El menú de Acción, que incluye las opciones que se muestran a continuación.
Compartir: para compartir el archivo o gestionar sus derechos de acceso.
Descargar
Todos los botones que haya recibido para la carpeta.
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Acción:
Duplicar: Cree una copia del archivo.
Mover a la papelera: Mueva el archivo a la papelera.
Renombrar
Información y etiquetas: Vea los detalles de la carpeta y el chatter.
Crear acceso rápido: Un acceso rápido es una referencia a un archivo que permite acceder a él desde varias carpetas sin tener que duplicar el archivo.
Si tiene derechos de edición, el acceso rápido se creará en la misma carpeta.
Si no tiene derechos de edición, el acceso rápido aparecerá en la sección Mi Drive.
Puede arrastrarlo y soltarlo en la carpeta que quiera.
Gestionar versiones: Consulte todas las versiones del archivo en el orden en el que se han subido. También es posible descargar una versión específica o subir una nueva si es necesario.
Bloquear: Proteja el archivo contra cualquier modificación.
Copiar enlaces: Copie la URL para compartir. El acceso se controla en función de los derechos de acceso del archivo.
Dividir PDF: Divida un archivo PDF.
Truco
Puede usar un alias de correo que sea específico para cada carpeta. Así podrá guardar los archivos que se envíen a ese correo en la carpeta que seleccione.
Dividir y fusionar archivos PDF¶
Para dividir un PDF en grupos de páginas y páginas individuales, abra el PDF y haga clic en Dividir PDF en la parte superior derecha de la vista previa del documento. Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre las páginas para eliminar una división si es necesario y haga clic en Dividir para confirmar.
Para fusionar los archivos PDF, siga los siguientes pasos:
Vaya a la carpeta que contenga los archivos que quiere fusionar, cambie a la vista de lista y seleccione los archivos relevantes.
Haga clic en el botón Acción y seleccione Fusionar los PDF.
Si es necesario, haga clic en Añadir archivo para buscar y seleccionar un archivo PDF desde su ordenador.
Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre los archivos.
Haga clic en Dividir para fusionarlos.
Nota
La versión fusionada reemplazará a los archivos PDF originales.
Truco
Presione Shift + S para añadir o eliminar todas las divisiones entre páginas.
Para borrar una página específica, selecciónela y después haga clic en Eliminar.
Solicitar archivos¶
Solicite archivos a otros usuarios para recordarles subir archivos específicos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:
Haga clic en Nuevo y seleccione Solicitar.
Ingrese el Nombre del documento y, en el campo Solicitar a, seleccione a la persona a quien enviará la solicitud.
Si es necesario, puede establecer una Fecha de vencimiento, seleccione la Carpeta a la que debe añadir el archivo, añada Etiquetas y escriba un Mensaje.
Haga clic en Solicitar.
Se crea un marcador de posición para el archivo que falta en la carpeta seleccionada. Una vez que el archivo esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.
Truco
También puede solicitar un documento desde la lista de actividades programadas.
Para ver la lista de todos los archivos solicitados, cambie a la vista de actividad de la aplicación Documentos y vaya a la columna Documento solicitado. Haga clic en la fecha del archivo para ver sus detalles. Desde ahí puede:
Subir un archivo con el botón (Subir).
Editar la actividad con el botón (Editar).
Cancelar la actividad con el botón (Cancelar).
Enviar un recordatorio por correo electrónico. Haga clic en Vista previa para observar una vista previa del contenido del correo electrónico de recordatorio si lo necesita. Por último, haga clic en Enviar ahora.
Para enviar un recordatorio por correo electrónico para todos los archivos solicitados, haga clic en el icono (tres puntos verticales) en la columna Documento solicitado y seleccione Solicitud de documento: recordatorio.
Panel de detalles¶
Para ver la información y las etiquetas de un documento o archivo, selecciónelo y después haga clic en el botón (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de vistas.
En el panel de detalles puede:
Cambiar la carpeta del archivo o el nombre de la carpeta.
Ver el tamaño del archivo o la carpeta y cuántos archivos incluye la carpeta.
Cambiar el Propietario y Contacto del archivo o la carpeta. Por defecto, la persona que crea el archivo o la carpeta es el Propietario, además de que tiene todos los derechos de acceso. Para cambiar esto, haga clic en el usuario que quiera de la lista desplegable. El Contacto es una persona que solo tiene los derechos de acceso de Lector al archivo o carpeta. Esta persona puede ser, por ejemplo, un proveedor registrado en la base de datos.
Nota
Para ver el archivo desde su perfil de usuario, un usuario debe estar establecido como Contacto y tener al menos derechos de Lector.
Alias de correo electrónico¶
Puede utilizar un alias de correo electrónico para guardar archivos que se envíen a ese alias en una carpeta específica. Para configurar un alias para una carpeta, siga los pasos a continuación:
Seleccione la carpeta donde quiere guardar los archivos.
Haga clic en (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de vistas.
En el panel de detalles, ingrese el alias de correo electrónico y seleccione o cree un dominio.
Puede especificar un Tipo de actividad y a la persona asignada para crear una actividad cuando se reciba un archivo a través del alias.
También puede seleccionar las Etiquetas que se aplicarán automáticamente a los archivos que se creen a través del alias.
Ver también
Compartir y derechos de acceso¶
Nota
Solo puede compartir y editar los derechos de acceso de carpetas y archivos si tiene derechos de edición.
Los derechos de acceso se pueden establecer:
Para carpetas: seleccione la carpeta, haga clic en el icono (engranaje) y seleccione Compartir.
Para archivos: abra el archivo y haga clic en Compartir en la barra superior.
En la ventana emergente Compartir para configurar derechos de acceso específicos para usuarios o contactos, seleccione su nombre en el menú desplegable o añada su dirección de correo electrónico manualmente. Después, seleccione Lector o Editor.
Truco
Para quitar un permiso o configurar una fecha límite para el mismo, pase el cursor por encima del contacto y haga clic en el botón (eliminar) o (calendario) respectivamente.
Para configurar el Acceso general para los Usuarios internos o Cualquier persona con el enlace, seleccione Lector, Editor o Ninguno (para restringir el acceso por completo). Para Cualquier persona con el enlace, puede especificar si la carpeta o el archivo tiene habilitada la opción Localizable (para acceder a ellos con una búsqueda) o si los usuarios deben tener el enlace para acceder.
Nota
Los usuarios públicos Deben tener el enlace para acceder a la carpeta o el archivo desde el portal al conectarse por primera vez.
Cada URL de carpeta o de archivo incluye derechos de acceso que se han establecido para ellos. Cuando comparte una carpeta, la persona con la que la comparte llegará a un portal específico donde podrá ver los archivos dentro de esa carpeta, excluyendo aquellos que tengan acceso restringido.
Truco
Los Usuarios del portal pueden acceder a carpetas y archivos que tengan el permiso de leer o editar a través del portal del cliente al hacer clic en la tarjeta Documentos.
Digitalización de archivos con IA¶
Puede digitalizar los archivos que se encuentran en el espacio de trabajo de finanzas. Seleccione el archivo, haga clic en Crear factura de proveedor, Crear factura de cliente o Crear una factura rectificativa para el cliente y después haga clic en Digitalizar documento.