Documenten¶
met *Odoo Documenten* kun je bestanden opslaan, bekijken en beheren in Odoo.
Mappen en documenten zijn georganiseerd in secties die toegankelijk zijn vanaf de boomstructuur aan de linkerkant. De volgende secties zijn beschikbaar:
Alle: geeft alle mappen en bestanden weer waartoe de gebruiker toegang heeft.
Bedrijf: bevat mappen en bestanden die binnen het bedrijf worden gedeeld. De toegang wordt bepaald door de toegangsrechten die zijn gedefinieerd voor de map en het bestand.
Mijn map: de persoonlijke werkruimte van de gebruiker voor het organiseren en openen van bestanden en mappen die hij bezit of heeft geüpload.
Gedeeld met mij: bevat bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld, maar die geen deel uitmaken van een bovenliggende map waartoe ze toegang hebben.
Recent: toont recent gewijzigde bestanden die de gebruiker mag bekijken of bewerken.
Prullenbak: bewaart verwijderde bestanden en mappen.
Klik op een sectie in de boomstructuur om de inhoud te bekijken. Selecteer een map om deze te openen, te beheren en de bestanden te openen.
Klik op een bestand om het te openen en beschikbare acties uit te voeren. Druk op Esc of klik op het (sluiten) icoon om het bestand te sluiten. Je kunt ook een bestand of map slepen en neerzetten om het naar een andere map of sectie te verplaatsen.
Tip
Configuratie¶
Verwijdertermijn¶
Standaard blijven items die naar de prullenbak zijn verplaatst 30 dagen bewaard voordat ze permanent worden verwijderd. Ga naar en bewerk het veld Verwijderingswachttijd (dagen) om deze wachttijd aan te passen.
Bestandscentralisatie¶
Enabling file centralization for a specific app automatically organizes all associated files into dedicated folders. To do so, go to . For example, enabling Human Resources makes HR documents automatically available in the HR folder, while documents related to Payroll are automatically available in the Payroll sub-folder. Select the desired folder from the dropdown list and select the Tags to be added to the relevant files.
Tip
When centralizing accounting files, click Journals to configure specific sub-folders for individual journals.
Notitie
Changing the folder or tags does not affect existing files; the changes will apply only to newly created ones.
If file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Mappen¶
Je kunt bestanden organiseren in mappen die beschikbaar zijn in de secties Bedrijf of Mijn schijf.
Selecteer de gewenste sectie in de boomstructuur, klik op Nieuw en selecteer Map om een map te maken. Voer in het pop-upvenster de Naam van de map in en klik op Opslaan. Selecteer eerst de bovenliggende map en volg vervolgens dezelfde stappen om een submap te maken.
Notitie
Sommige mappen en submappen worden automatisch aangemaakt op basis van de instellingen voor bestandscentralisatie.
Selecteer een map of submap en klik op het (Acties) icoon boven de boomstructuur om deze te beheren. De volgende opties zijn beschikbaar in het menu:
Downloaden: download de map als een .zip-bestand, inclusief de bestanden en submappen.
Hernoemen: wijzig de naam van de map.
Add shortcut: This option is only available for sub-folders and allows to create a shortcut to a sub-folder.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Ster toevoegen: markeer een map als favoriet voor snellere toegang. Deze instelling is gebruikersspecifiek en heeft geen invloed op de werkruimtes van andere gebruikers. Je kunt vervolgens het filter Favorieten gebruiken om snel naar je favoriete mappen te navigeren.
Info & Labels: bekijk de details en chatter van de map.
Naar prullenbak verplaatsen: verplaats de map en de inhoud naar de prullenbak.
Acties bij selectie: definieer de serveracties die beschikbaar zijn (als knoppen) voor de bestanden in de map. Klik op een actie om deze toe te voegen of te verwijderen. Klik op Aangepaste actie toevoegen om een nieuwe te maken.
Automatisering: maak automatiseringsregels.
Belangrijk
Setting up custom actions and automation rules may impact your pricing plan.
Bestanden¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New and select Upload.
Tip
Op Odoo Online databases mag elk geüpload bestand niet groter zijn dan 64MB.
Je kunt ook een bestand van je computer naar de gewenste map binnen de Documenten-app slepen en neerzetten.
URL-links¶
Klik op Nieuw en selecteer Link om een link naar een URL (bv. een video) toe te voegen en deze toegankelijk te maken vanuit een map. Voer de URL in, voeg een Naam toe en selecteer de juiste Map.
Spreadsheets¶
Klik op Nieuw en selecteer Spreadsheet om een spreadsheet te maken.
Zie ook
Bestanden beheren¶
Verschillende knoppen zijn beschikbaar in de bovenbalk bij het openen van een bestand:
the Action menu, which includes the options described below
Downloaden
The following options are available in the Action menu:
Dupliceren: Maak een kopie van het bestand.
Naar prullenbak verplaatsen: Verplaats het bestand naar de prullenbak.
Hernoemen
Info & labels: Bekijk de details en chatter van het bestand.
Snelkoppeling maken: Een snelkoppeling is een verwijzing naar een bestand, waardoor toegang vanuit meerdere mappen mogelijk is zonder het bestand te dupliceren.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Versies beheren: Bekijk alle versies van het bestand in uploadvolgorde, download een specifieke versie of upload indien nodig een nieuwe.
Vergrendelen: Bescherm het bestand tegen wijzigingen.
Links kopiëren: Kopieer de URL van het bestand om te delen. Toegang wordt geregeld op basis van de toegangsrechten van het bestand.
Pdf splitsen: Split een pdf-bestand.
Tip
Gebruik mapspecifieke e-mailaliassen om bestanden die naar de alias worden verzonden automatisch in de bijbehorende map op te slaan.
Pdf’s splitsen en samenvoegen¶
Om een pdf op te splitsen in afzonderlijke pagina’s of groepen pagina’s, open je de pdf en klik je op PDF splitsen rechtsboven in het documentvoorbeeld. Klik op het (schaar) icoon tussen pagina’s om indien nodig een splitsing te verwijderen, en klik vervolgens op Splitsen om te bevestigen.
Volg deze stappen om pdf-bestanden samen te voegen:
Ga naar de map met de bestanden die je wilt samenvoegen, schakel over naar de lijstweergave en selecteer de relevante bestanden.
Klik op de knop Actie en selecteer PDF’s samenvoegen.
Klik indien nodig op Bestand toevoegen om een pdf-bestand van je computer te zoeken en selecteren.
Klik op het (schaar) icoon tussen de bestanden.
Klik op Splitsen om ze samen te voegen.
Notitie
De originele pdf’s worden vervangen door de samengevoegde versie.
Tip
Druk op Shift + S om alle splitsingen tussen pagina’s toe te voegen of te verwijderen.
Om een specifieke pagina te verwijderen, selecteer je de pagina en klik je op Verwijderen.
Bestanden aanvragen¶
Vraag bestanden aan van gebruikers als herinnering om specifieke bestanden te uploaden. Volg hiervoor deze stappen:
Klik op Nieuw en selecteer Verzoek.
Voer een Documentnaam in en selecteer de persoon van wie je het aanvraagt in het veld Verzoeken aan.
Stel indien nodig een Vervaldatum over in, kies de Map waar het bestand moet worden toegevoegd, voeg Labels toe en schrijf een Bericht.
Klik op Aanvragen.
Er wordt een placeholder voor het ontbrekende bestand gemaakt in de geselecteerde map. Zodra het bestand beschikbaar is, klik je op de placeholder om het te uploaden.
Tip
Je kunt ook een document aanvragen vanuit de lijst met geplande activiteiten.
Om de lijst met alle aangevraagde bestanden te zien, schakel je over naar de Activiteitenweergave van de Documenten-app en ga je naar de kolom Aangevraagd document. Klik op de datum van een aangevraagd bestand om de details te bekijken. Je kunt vervolgens:
Upload een bestand met de knop (uploaden);
Bewerk de activiteit met de knop (bewerken);
Annuleer de activiteit met de knop (annuleren);
Verstuur een herinneringsmail. Klik op Voorbeeld om indien nodig de inhoud van de herinneringsmail te bekijken, en klik vervolgens op Nu verzenden.
Om een herinneringsmail te verzenden voor alle aangevraagde bestanden, klik je op het icoon (beletselteken) in de kolom Aangevraagd document en selecteer je Documentaanvraag: Herinnering.
Detailspaneel¶
Om de informatie en labels van een map of bestand te bekijken, selecteer je de map of het bestand en klik je op de knop (Info & Labels) rechtsboven naast de weergavepictogrammen.
Het detailspaneel biedt de volgende mogelijkheden:
Wijzig de map van het bestand of de naam van de map.
Bekijk de grootte van het bestand of de map en het aantal items in de map.
Wijzig de Eigenaar en het Contact van het bestand of de map. Standaard wordt de persoon die een bestand of map aanmaakt als Eigenaar ingesteld en krijgt volledige toegangsrechten. Om dit te wijzigen, selecteer je de gewenste gebruiker uit de vervolgkeuzelijst. Het Contact is een persoon die alleen Kijker toegangsrechten heeft tot het bestand of de map, bv. een bestaande leverancier in de database.
Notitie
Om een bestand vanuit hun gebruikersprofiel te bekijken, moet een gebruiker als Contact worden ingesteld en minimaal Kijker toegang hebben.
E-mail aliassen¶
Je kunt een e-mailalias gebruiken om bestanden die naar de e-mailalias worden verzonden automatisch op te slaan in een specifieke map. Volg deze stappen om een e-mailalias in te stellen voor een map:
Selecteer de map waar bestanden moeten worden opgeslagen.
Klik op het (Info & labels) in de rechterbovenhoek naast de weergave-iconen.
Voer in het detailpaneel de gewenste E-mail alias in en selecteer of maak het domein aan.
Geef optioneel een activiteitstype en toegewezene op om een activiteit te maken wanneer een bestand via de alias wordt ontvangen.
Selecteer optioneel de labels die automatisch moeten worden toegepast op de bestanden die via de alias worden gemaakt.
Zie ook
Deel- en toegangsrechten¶
Notitie
Je kunt alleen mappen en bestanden delen en hun toegangsrechten bewerken als je bewerkingsrechten hebt.
Toegangsrechten kunnen worden ingesteld op:
mappen: selecteer de map, klik op het (tandwiel) icoon en selecteer Delen.
bestanden: open het bestand en klik op Delen in de bovenbalk.
Verleen in het pop-upvenster Delen toegang aan specifieke gebruikers of contacten door hun naam uit het vervolgkeuzemenu te selecteren of door hun e-mailadres handmatig toe te voegen, en selecteer vervolgens Kijker of Bewerker.
Tip
Beweeg de muis over het relevante contact en klik op de (verwijderen) of (agenda) knop om respectievelijk een toestemming te verwijderen of er een vervaldatum voor in te stellen.
Om Algemene toegang in te stellen voor Interne gebruikers of Iedereen met de link, selecteer je Kijker, Bewerker of Geen (om de toegang volledig te beperken). Voor Iedereen met de link kun je verder specificeren of de map of het bestand Vindbaar moet zijn (toegankelijk via browsen) of dat gebruikers De link moeten hebben om toegang te krijgen.
Notitie
Openbare gebruikers Moeten de link hebben om toegang te krijgen tot een map of bestand op het portaal wanneer ze voor het eerst verbinding maken.
Elke map- en bestand-URL bevat de toegangsrechten die ervoor zijn ingesteld. Wanneer je een map deelt, wordt de persoon met wie je deze deelt doorverwezen naar een toegewijd portaal waar ze de bestanden in die map kunnen bekijken, met uitzondering van bestanden met beperkte toegang.
Tip
Portaalgebruikers kunnen mappen en bestanden waarvoor ze toestemming hebben om te bekijken of te bewerken, openen via het klantportaal door op de kaart Documenten te klikken.
Bestandsdigitalisering met AI¶
Bestanden die beschikbaar zijn in de map Finance kunnen worden gedigitaliseerd. Selecteer het bestand, klik op Leveranciersfactuur aanmaken, Verkoopfactuur aanmaken of Creditfactuur aanmaken, en klik vervolgens op Verzenden voor digitalisering.