Tài liệu¶
Odoo Documents cho phép bạn lưu trữ, xem và quản lý tệp trong Odoo.
Các thư mục và tài liệu được tổ chức thành các phần có thể truy cập từ cây bên trái. Các phần sau đây có sẵn:
Tất cả: hiển thị tất cả các thư mục và tệp mà người dùng có quyền truy cập.
Công ty: chứa các thư mục và tệp được chia sẻ trên toàn công ty. Quyền truy cập được xác định bởi quyền truy cập được định nghĩa cho thư mục và tệp.
Ổ đĩa của tôi: không gian làm việc cá nhân của người dùng để tổ chức và truy cập các tệp và thư mục mà họ sở hữu hoặc đã tải lên.
Được chia sẻ với tôi: bao gồm các tệp đã được chia sẻ với người dùng nhưng không phải là một phần của bất kỳ thư mục cha nào mà họ có quyền truy cập.
Gần đây: hiển thị các tệp đã được sửa đổi gần đây mà người dùng có quyền xem hoặc chỉnh sửa.
Thùng rác: lưu trữ các tệp và thư mục đã xóa.
Nhấp vào một phần trong cây để xem nội dung của nó. Chọn một thư mục để mở, quản lý và truy cập các tệp của nó.
Nhấp vào một tệp để mở và thực hiện các hành động khả dụng. Để đóng tệp, nhấn Esc hoặc nhấp vào biểu tượng (đóng). Bạn cũng có thể kéo và thả một tệp hoặc thư mục để di chuyển nó sang thư mục hoặc phần khác.
Mẹo
Sử dụng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm các mục cụ thể.
Chatter theo dõi các thay đổi đối với thư mục và tệp tin và cho phép giao tiếp với người dùng nội bộ và liên hệ bên ngoài. Nhấp vào nút (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh chế độ xem để truy cập.
Xem thêm
Cấu hình¶
Độ trễ hành động xoá¶
Theo mặc định, các mục được chuyển vào thùng rác sẽ ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Để điều chỉnh thời gian trì hoãn này, vào và chỉnh sửa trường Deletion delay (days).
Tập trung hóa tệp¶
Việc kích hoạt tính năng tập trung hóa tệp cho một ứng dụng cụ thể sẽ tự động tổ chức tất cả tệp liên quan vào các thư mục riêng. Để làm điều này, hãy vào . Ví dụ, khi kích hoạt Nhân sự, các tài liệu nhân sự sẽ tự động xuất hiện trong thư mục HR, trong khi các tài liệu liên quan đến Bảng lương sẽ tự động có mặt trong thư mục con Bảng lương. Chọn thư mục mong muốn từ danh sách thả xuống và chọn Thẻ để thêm vào các tệp liên quan.
Mẹo
Khi tập trung hóa các tệp tin kế toán, hãy nhấp vào Nhật ký để cấu hình các thư mục con cụ thể cho từng nhật ký.
Ghi chú
Việc thay đổi thư mục hoặc thẻ không ảnh hưởng đến các tệp tin hiện có; các thay đổi sẽ chỉ áp dụng cho các tệp tin mới được tạo.
Nếu tính năng tập trung hóa tệp tin được bật cho một ứng dụng, việc xóa bản ghi trong ứng dụng đó sẽ chuyển các tệp đính kèm của nó vào thùng rác trong ứng dụng Tài liệu.
Thư mục¶
Bạn có thể tổ chức các tệp trong các thư mục có sẵn trong phần Company hoặc My Drive.
Để tạo một thư mục, chọn phần mong muốn trong cây, nhấp New và chọn Folder. Trong cửa sổ bật lên, nhập Name của thư mục và nhấp Save. Để tạo thư mục con, chọn thư mục cha trước, sau đó làm theo các bước tương tự.
Ghi chú
Một số thư mục và thư mục con được tạo tự động dựa trên cài đặt tập trung hóa tệp.
Để quản lý một thư mục hoặc thư mục con, chọn nó và nhấp vào biểu tượng (Actions) phía trên cây. Các tùy chọn sau có sẵn trong menu:
Download: Tải xuống thư mục dưới dạng tệp .zip, bao gồm các tệp và thư mục con của nó.
Rename: Sửa đổi tên của thư mục.
Chia sẻ: Chia sẻ thư mục hoặc quản lý quyền truy cập của nó.
Thêm lối tắt: Tùy chọn này chỉ có sẵn cho các thư mục con và cho phép tạo lối tắt đến một thư mục con.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, lối tắt sẽ được tạo trong cùng thư mục.
Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, lối tắt sẽ xuất hiện trong phần Ổ đĩa của tôi.
Sau đó bạn có thể kéo và thả nó vào thư mục mong muốn.
Add star: Đánh dấu một thư mục là mục yêu thích để truy cập nhanh hơn. Cài đặt này dành riêng cho người dùng và không ảnh hưởng đến không gian làm việc của người dùng khác. Sau đó, bạn có thể sử dụng bộ lọc Starred để điều hướng đến các thư mục yêu thích của mình một cách nhanh chóng.
Info & Tags: Xem chi tiết và chatter của thư mục.
Move to trash: Di chuyển thư mục và nội dung của nó vào thùng rác.
Actions on Select: Xác định các hành động máy chủ có sẵn (dưới dạng nút) cho các tệp trong thư mục. Nhấp vào một hành động để thêm hoặc xóa nó. Nhấp Add Custom Action để tạo một hành động mới.
Automations: Tạo quy tắc tự động hóa.
Quan trọng
Việc thiết lập các hành động tùy chỉnh và quy tắc tự động hóa có thể ảnh hưởng đến gói giá của bạn.
Tập tin¶
Để tải lên một tệp tin, hãy chọn thư mục mong muốn trong cây, nhấp vào Mới và chọn Tải lên.
Mẹo
Trên cơ sở dữ liệu Odoo Online, mỗi tệp tải lên không được vượt quá 64MB.
Bạn cũng có thể kéo và thả tệp từ máy tính của mình vào thư mục mong muốn trong ứng dụng Documents.
Liên kết URL¶
Để thêm liên kết đến một URL (ví dụ: video) và làm cho nó có thể truy cập từ một thư mục, nhấp vào New và chọn Link. Nhập URL, thêm Name và chọn Folder phù hợp.
Bảng tính¶
Để tạo bảng tính, nhấp vào New và chọn Spreadsheet.
Xem thêm
Quản lý tệp¶
Một số nút có sẵn trên thanh trên cùng khi mở tệp:
menu Hành động, bao gồm các tùy chọn được mô tả bên dưới
Chia sẻ: để chia sẻ tệp tin hoặc quản lý quyền truy cập của nó
Download
Các tùy chọn sau có sẵn trong menu Hành động:
Sao chép: Tạo một bản sao của tệp tin.
Move to Trash: Di chuyển tệp vào thùng rác.
Rename
Info & tags: Xem chi tiết và chatter của tệp.
Tạo lối tắt: Lối tắt là con trỏ đến tệp, cho phép truy cập từ nhiều thư mục mà không cần sao chép tệp.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, lối tắt sẽ được tạo trong cùng thư mục.
Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, lối tắt sẽ xuất hiện trong phần Ổ đĩa của tôi.
Sau đó bạn có thể kéo và thả nó vào thư mục mong muốn.
Manage versions: Xem tất cả các phiên bản của tệp theo thứ tự tải lên, tải xuống một phiên bản cụ thể hoặc tải lên phiên bản mới khi cần.
Lock: Bảo vệ tệp khỏi mọi sửa đổi.
Copy Links: Sao chép URL của tệp để chia sẻ. Quyền truy cập được kiểm soát dựa trên quyền truy cập của tệp.
Split PDF: Chia tệp PDF.
Mẹo
Bạn có thể sử dụng bí danh email dành riêng cho thư mục để tự động lưu các tệp được gửi đến bí danh vào thư mục tương ứng.
Chia tách và hợp nhất PDF¶
Để chia PDF thành các trang riêng lẻ hoặc nhóm trang, hãy mở PDF và nhấp Chia PDF ở góc trên bên phải của bản xem trước tài liệu. Nhấp vào biểu tượng (kéo cắt) giữa các trang để xóa một vị trí chia nếu cần, sau đó nhấp Chia để xác nhận.
Để hợp nhất các tệp PDF, hãy làm theo các bước sau:
Điều hướng đến thư mục chứa các tệp bạn muốn gộp, sau đó chuyển sang chế độ xem danh sách và chọn các tệp liên quan.
Nhấp vào nút Thao tác và chọn Gộp PDF.
Nếu cần, nhấp Add file để duyệt và chọn tệp PDF từ máy tính của bạn.
Nhấp vào biểu tượng (scissors) giữa các tệp.
Nhấp Split để hợp nhất chúng.
Ghi chú
Các PDF gốc được thay thế bằng phiên bản đã hợp nhất.
Mẹo
Nhấn Shift + S để thêm hoặc xóa tất cả các phân tách giữa các trang.
Để xóa một trang cụ thể, chọn trang đó, sau đó nhấp Delete.
Yêu cầu tệp¶
Yêu cầu tệp từ người dùng để nhắc nhở họ tải lên các tệp cụ thể. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp New và chọn Request.
Nhập Document Name và chọn người bạn đang yêu cầu trong trường Request To.
Nếu cần, đặt Ngày đáo hạn trong, chọn Thư mục nơi tệp sẽ được thêm vào, thêm Thẻ, và viết Tin nhắn.
Nhấp Request.
Một tệp giữ chỗ cho tệp bị thiếu được tạo trong thư mục đã chọn. Khi tệp khả dụng, hãy nhấp vào tệp giữ chỗ để tải lên.
Mẹo
Bạn cũng có thể yêu cầu tài liệu từ danh sách các hoạt động đã lên lịch.
Để xem danh sách tất cả các tệp đã yêu cầu, chuyển sang chế độ xem Hoạt động của ứng dụng Tài liệu và đi tới cột Tài liệu Đã Yêu cầu. Nhấp vào ngày của tệp đã yêu cầu để xem chi tiết. Sau đó bạn có thể:
Tải lên tệp bằng nút (tải lên);
Chỉnh sửa hoạt động bằng nút (chỉnh sửa);
Hủy hoạt động bằng nút (hủy);
Gửi email nhắc nhở. Nhấp Xem trước để xem trước nội dung email nhắc nhở nếu cần, sau đó Gửi Ngay.
Để gửi email nhắc nhở cho tất cả các tệp đã yêu cầu, nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm) trong cột Tài liệu Đã Yêu cầu và chọn Yêu cầu Tài liệu: Nhắc nhở.
Bảng chi tiết¶
Để xem thông tin và thẻ của thư mục hoặc tệp, hãy chọn thư mục hoặc tệp, sau đó nhấp vào nút (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng xem.
Bảng chi tiết cho phép thực hiện các thao tác sau:
Thay đổi thư mục của tệp hoặc tên của thư mục.
Xem kích thước của tệp hoặc thư mục và số lượng mục của thư mục.
Thay đổi Người sở hữu và Liên hệ của tệp hoặc thư mục. Theo mặc định, người tạo tệp hoặc thư mục sẽ được gán làm Người sở hữu và có toàn quyền truy cập. Để thay đổi, hãy chọn người dùng mong muốn từ danh sách thả xuống. Liên hệ là người chỉ có quyền truy cập Người xem vào tệp hoặc thư mục, ví dụ như một nhà cung cấp đã có trong cơ sở dữ liệu.
Ghi chú
Để xem tệp từ hồ sơ người dùng của họ, người dùng phải được đặt làm Liên hệ và có ít nhất quyền Người xem truy cập.
Bí danh email¶
Bạn có thể sử dụng bí danh email để tự động lưu các tệp được gửi đến bí danh email vào một thư mục cụ thể. Để thiết lập bí danh email cho thư mục, hãy làm theo các bước sau:
Chọn thư mục nơi các tệp sẽ được lưu.
Nhấp vào (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng chế độ xem.
Trong bảng chi tiết, nhập bí danh Email mong muốn và chọn hoặc tạo tên miền.
Tùy chọn, chỉ định Loại hoạt động và người được giao để tạo một hoạt động khi nhận được tệp qua bí danh.
Tùy chọn, chọn Thẻ để tự động áp dụng cho các tệp được tạo thông qua bí danh.
Xem thêm
Chia sẻ và quyền truy cập¶
Ghi chú
Bạn chỉ có thể chia sẻ thư mục và tệp cũng như chỉnh sửa quyền truy cập của chúng nếu bạn có quyền chỉnh sửa.
Quyền truy cập có thể được đặt trên:
thư mục: Chọn thư mục, nhấp vào biểu tượng (bánh răng), và chọn Chia sẻ.
tệp: Mở tệp và nhấp Chia sẻ trên thanh trên cùng.
Trong cửa sổ bật lên Chia sẻ, cấp quyền truy cập cho người dùng hoặc liên hệ cụ thể bằng cách chọn tên của họ từ menu thả xuống hoặc thêm địa chỉ email của họ theo cách thủ công, sau đó chọn Người xem hoặc Người chỉnh sửa.
Mẹo
Để xóa quyền hoặc đặt ngày hết hạn cho quyền đó, di chuột qua liên hệ có liên quan và nhấp vào nút (xóa) hoặc (lịch), tương ứng.
Để đặt Quyền truy cập chung cho Người dùng nội bộ hoặc Bất kỳ ai có liên kết, hãy chọn Người xem, Người chỉnh sửa, hoặc Không có (để hạn chế truy cập hoàn toàn). Đối với Bất kỳ ai có liên kết, bạn có thể chỉ định thêm liệu thư mục hoặc tệp có nên Có thể khám phá (có thể truy cập thông qua duyệt) hay yêu cầu người dùng Phải có liên kết để truy cập.
Ghi chú
Người dùng công khai Phải có liên kết để truy cập thư mục hoặc tệp trên cổng thông tin khi kết nối lần đầu tiên.
Mỗi URL thư mục và tệp bao gồm các quyền truy cập đã được đặt cho nó. Khi bạn chia sẻ một thư mục, người bạn chia sẻ sẽ được chuyển đến một cổng thông tin chuyên dụng nơi họ có thể xem các tệp trong thư mục đó, ngoại trừ các tệp có quyền truy cập bị hạn chế.
Mẹo
Người dùng cổng thông tin có thể truy cập các thư mục và tệp mà họ có quyền xem hoặc chỉnh sửa thông qua cổng thông tin khách hàng bằng cách nhấp vào thẻ Tài liệu.
Số hóa tệp với AI¶
Các tệp có sẵn trong thư mục Tài chính có thể được số hóa. Chọn tệp, nhấp Tạo hóa đơn nhà cung cấp, Tạo hóa đơn khách hàng, hoặc Tạo thẻ tín dụng khách hàng, sau đó nhấp Gửi để số hóa.
Xem thêm