Dokument¶
Med Odoo Documents kan du lagra, visa och hantera filer i Odoo.
Mappar och dokument är organiserade i sektioner som är tillgängliga från trädet till vänster. Följande sektioner är tillgängliga:
Alla: visar alla mappar och filer som användaren har åtkomst till.
Företag: innehåller mappar och filer som delas inom företaget. Åtkomst bestäms av åtkomstbehörigheter som definierats för mappen och filen.
Min enhet: användarens personliga arbetsyta för att organisera och komma åt filer och mappar som de äger eller har laddat upp.
Delat med mig: inkluderar filer som har delats med användaren men som inte är en del av någon överordnad mapp de har åtkomst till.
Senaste: visar nyligen ändrade filer som användaren har behörighet att visa eller redigera.
Soptunna: lagrar borttagna filer och mappar.
Klicka på en sektion i trädet för att visa dess innehåll. Välj en mapp för att öppna den, hantera den och få åtkomst till dess filer.
Klicka på en fil för att öppna den och utföra tillgängliga åtgärder. För att stänga filen, tryck Esc eller klicka på ikonen (stäng). Du kan också dra och släppa en fil eller mapp för att flytta den till en annan mapp eller sektion.
Tips
Använd sökfältet för att snabbt hitta specifika objekt.
Händelseflödet spårar ändringar av mappar och filer och möjliggör kommunikation med interna användare och externa kontakter. Klicka på knappen (Info & taggar) längst upp till höger bredvid vyn för att komma åt det.
Konfiguration¶
Fördröjning för borttagning¶
Som standard förblir objekt som flyttas till soptunnan där i 30 dagar innan de tas bort permanent. För att justera denna fördröjning, gå till och redigera fältet Fördröjning för borttagning (dagar).
Filcentralisering¶
Att aktivera filcentralisering för en specifik app organiserar automatiskt alla associerade filer i dedikerade mappar. För att göra detta, gå till . Till exempel gör aktivering av Personal att HR-dokument automatiskt blir tillgängliga i mappen HR, medan dokument relaterade till lön automatiskt blir tillgängliga i undermappen Löner. Välj önskad mapp från rullgardinsmenyn och välj de taggar som ska läggas till de relevanta filerna.
Tips
När du centraliserar bokföringsfiler, klicka på Journaler för att konfigurera specifika undermappar för individuella journaler.
Observera
Att ändra mappen eller taggarna påverkar inte befintliga filer; ändringarna gäller endast för nyligen skapade filer.
Om filcentralisering är aktiverad för en app flyttar borttagning av en post i den appen dess bilagor till soptunnan i appen Dokument.
Mappar¶
Du kan organisera filer i mappar som finns i sektionerna Företag eller Min enhet.
För att skapa en mapp, välj önskad sektion i trädet, klicka på Ny och välj Mapp. I popup-fönstret anger du mappens Namn och klickar på Spara. För att skapa en undermapp, välj först den överordnade mappen och följ sedan samma steg.
Observera
Vissa mappar och undermappar skapas automatiskt baserat på inställningarna för filcentralisering.
För att hantera en mapp eller undermapp, välj den och klicka på ikonen (Åtgärder) ovanför trädet. Följande alternativ är tillgängliga i menyn:
Ladda ned: Ladda ned mappen som en .zip-fil, inklusive dess filer och undermappar.
Döp om: Ändra mappens namn.
Lägg till genväg: Detta alternativ är endast tillgängligt för undermappar och gör det möjligt att skapa en genväg till en undermapp.
Om du har redigeringsbehörigheter skapas genvägen i samma mapp.
Om du inte har redigeringsbehörigheter visas genvägen i avsnittet Min enhet.
Du kan sedan dra och släppa den i önskad mapp.
Lägg till stjärna: Markera en mapp som favorit för snabbare åtkomst. Denna inställning är användarspecifik och påverkar inte andra användares arbetsytor. Du kan sedan använda stjärnmärkt filter för att snabbt navigera till dina favoritmappar.
Info & Taggar: Visa mappens detaljer och händelseflöde.
Flytta till soptunnan: Flytta mappen och dess innehåll till soptunnan.
Åtgärder vid val: Definiera de serveråtgärder som är tillgängliga (som knappar) för filerna i mappen. Klicka på en åtgärd för att lägga till eller ta bort den. Klicka på Lägg till anpassad åtgärd för att skapa en ny.
Automatiseringar: Skapa automationsregler.
Viktigt
Att ställa in anpassade åtgärder och automatiseringsregler kan påverka din prissättningsplan.
Filer¶
För att ladda upp en fil, välj önskad mapp i trädet, klicka på Skapa och välj Ladda upp.
Tips
I Odoo Online-databaser får varje uppladdad fil inte överskrida 64MB.
Du kan även dra och släppa en fil från din dator till önskad mapp i appen Dokument.
URL-länkar¶
För att lägga till en länk till en URL (t.ex. en video) och göra den tillgänglig från en mapp, klicka på Ny och välj Länk. Ange URL, lägg till ett Namn och välj lämplig Mapp.
Kalkylblad¶
För att skapa ett kalkylark, klicka på Ny och välj Kalkylark.
Se även
Hantera filer¶
Flera knappar är tillgängliga i det övre fältet när en fil öppnas:
menyn Åtgärd, som innehåller de alternativ som beskrivs nedan
Dela: för att dela filen eller hantera dess åtkomstbehörigheter
Ladda ner
eventuella knappar definierade för mappen
Följande alternativ är tillgängliga i menyn Åtgärd:
Skapa kopia: Skapa en kopia av filen.
Flytta till soptunnan: Flytta filen till soptunnan.
Döp om
Info & taggar: Visa filens detaljer och händelseflöde.
Skapa genväg: En genväg är en pekare till en fil, vilket möjliggör åtkomst från flera mappar utan att duplicera filen.
Om du har redigeringsbehörigheter skapas genvägen i samma mapp.
Om du inte har redigeringsbehörigheter visas genvägen i avsnittet Min enhet.
Du kan sedan dra och släppa den i önskad mapp.
Hantera versioner: Visa alla versioner av filen i uppladdningsordning, ladda ner en specifik version eller ladda upp en ny vid behov.
Lås: Skydda filen från eventuella ändringar.
Kopiera länkar: Kopiera filens URL för delning. Åtkomst kontrolleras baserat på filens åtkomstbehörighet.
Dela upp PDF: Dela upp en PDF-fil.
Tips
Du kan använda mappspecifika e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till aliaset i motsvarande mapp.
Dela upp och sammanfoga PDF-filer¶
För att dela en PDF i enskilda eller grupper av sidor, öppna PDF:en och klicka på Dela PDF i den övre högra delen av dokumentförhandsgranskningen. Klicka på ikonen (sax) mellan sidorna för att ta bort en delning om det behövs, klicka sedan på Dela för att bekräfta.
För att sammanfoga PDF-filer, följ dessa steg:
Navigera till mappen som innehåller filerna du vill sammanfoga, växla sedan till listvyn och välj relevanta filer.
Klicka på knappen Åtgärd och välj Sammanfoga PDF:er.
Om det behövs, klicka på Lägg till fil för att bläddra och välja en PDF-fil från din dator.
Klicka på ikonen (sax) mellan filerna.
Klicka på Dela upp för att sammanfoga dem.
Observera
De ursprungliga PDF-filerna ersätts av den sammanfogade versionen.
Tips
Tryck på Shift + S för att lägga till eller ta bort alla uppdelningar mellan sidor.
För att radera en specifik sida, välj sidan och klicka sedan på Radera.
Begära filer¶
Begär filer från användare som en påminnelse för dem att ladda upp specifika filer. För att göra detta, följ dessa steg:
Klicka på Ny och välj Förfrågan.
Ange ett Dokumentnamn och välj den person du begär det från i fältet Begär från.
Om det behövs, ställ in ett Förfallodatum In, välj Mapp där filen ska läggas till, lägg till Taggar och skriv ett Meddelande.
Klicka på Förfrågan.
En platshållare för den saknade filen skapas i den valda mappen. När filen är tillgänglig klickar du på platshållaren för att ladda upp den.
Tips
Du kan också begära ett dokument från listan över planerade aktiviteter.
För att se listan över alla begärda filer, växla till aktivitetsvyn i Dokument-appen och gå till kolumnen Begärt dokument. Klicka på en begärd fils datum för att visa dess detaljer. Du kan då:
Ladda upp en fil med knappen (ladda upp);
Redigera aktiviteten med knappen (redigera);
Avbryt aktiviteten med knappen (avbryt);
Skicka en påminnelse via e-post. Klicka på Förhandsvisa för att förhandsgranska innehållet i påminnelsen om det behövs, sedan Skicka nu.
För att skicka en påminnelse via e-post för alla begärda filer, klicka på ikonen (ellips) i kolumnen Begärt dokument och välj Dokumentförfrågan: Påminnelse.
Detaljpanel¶
För att visa en mapps eller fils information och taggar, välj mappen eller filen och klicka sedan på knappen (Info & Taggar) i det övre högra hörnet bredvid vyikonerna.
Detaljpanelen möjliggör följande:
Ändra filens mapp eller mappens namn.
Visa filens eller mappens storlek och mappens antal objekt.
Ändra filens eller mappens Ägare och Kontakt. Som standard är den person som skapar en fil eller mapp inställd som dess Ägare och ges fri tillgång till den. För att ändra det, välj önskad användare från rullgardinsmenyn. Kontakten är en person som endast har Läsar åtkomstbehörighet till filen eller mappen, t.ex. en befintlig leverantör i databasen.
Observera
För att visa en fil från sin användarprofil måste en användare vara inställd som Kontakt och ha åtminstone Läsar åtkomst.
Aliasnamn för e-post¶
Du kan använda ett e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till e-postaliaset i en specifik mapp. För att installera ett e-postalias för en mapp, följ dessa steg:
Välj den mapp där filer ska sparas.
Klicka på (Info & Taggar) i det övre högra hörnet bredvid vyikonerna.
I detaljpanelen, ange önskat E-post-alias och välj eller skapa domänen.
Specificera valfritt en Aktivitetstyp och tilldelad person för att skapa en aktivitet när en fil tas emot via aliaset.
Välj valfritt de Taggar som automatiskt ska tillämpas på filerna som skapas genom aliaset.
Dela och åtkomstbehörighet¶
Observera
Du kan endast dela mappar och filer och redigera deras åtkomstbehörigheter om du har redigeringsbehörighet.
Åtkomstbehörigheter kan ställas in på:
mappar: Välj mappen, klicka på (kugghjul)-ikonen och välj Dela.
filer: Öppna filen och klicka på Dela i det övre fältet.
I popup-fönstret Dela, ge åtkomst till specifika användare eller kontakter genom att välja deras namn från rullgardinsmenyn eller genom att lägga till deras e-postadress manuellt, välj sedan Läsare eller Redigerare.
Tips
För att ta bort en behörighet eller ställa in ett förfallodatum för den, håll muspekaren över den relevanta kontakten och klicka på (ta bort) eller (kalender)-knappen.
För att ställa in Allmän åtkomst för Interna användare eller Alla med länken, välj Läsare, Redigerare eller Ingen (för att begränsa åtkomsten helt). För Alla med länken, kan du ytterligare specificera om mappen eller filen ska vara Sökbar (tillgänglig genom bläddring) eller kräva att användare Måste ha länken för att komma åt den.
Observera
Offentliga användare Måste ha länken för att komma åt en mapp eller fil på portalen när de ansluter för första gången.
Varje mapp- och fil-URL inkluderar de åtkomstbehörigheter som har ställts in för den. När du delar en mapp dirigeras personen du delar den med till en dedikerad portal där de kan visa filerna i den mappen, exklusive de med begränsad åtkomst.
Tips
Portalanvändare kan komma åt mappar och filer de har behörighet att visa eller redigera genom kundportalen genom att klicka på kortet Dokument.
Fildigitalisering med AI¶
Filer som är tillgängliga i mappen Finans kan digitaliseras. Välj filen, klicka Skapa leverantörsfaktura, Skapa kundfaktura eller Skapa kundkreditfaktura och klicka sedan Skicka för digitalisering.