Dokument¶
Med Odoo Documents kan du lagra, visa och hantera filer i Odoo.
Mappar och dokument är organiserade i sektioner som är tillgängliga från trädet till vänster. Följande sektioner är tillgängliga:
Alla: visar alla mappar och filer som användaren har åtkomst till.
Företag: innehåller mappar och filer som delas inom företaget. Åtkomst bestäms av åtkomstbehörigheter som definierats för mappen och filen.
Min enhet: användarens personliga arbetsyta för att organisera och komma åt filer och mappar som de äger eller har laddat upp.
Delat med mig: inkluderar filer som har delats med användaren men som inte är en del av någon överordnad mapp de har åtkomst till.
Senaste: visar nyligen ändrade filer som användaren har behörighet att visa eller redigera.
Soptunna: lagrar borttagna filer och mappar.
Klicka på en sektion i trädet för att visa dess innehåll. Välj en mapp för att öppna den, hantera den och få åtkomst till dess filer.
Klicka på en fil för att öppna den och utföra tillgängliga åtgärder. För att stänga filen, tryck Esc eller klicka på ikonen (stäng). Du kan också dra och släppa en fil eller mapp för att flytta den till en annan mapp eller sektion.
Tips
Konfiguration¶
Fördröjning för borttagning¶
Som standard förblir objekt som flyttas till soptunnan där i 30 dagar innan de tas bort permanent. För att justera denna fördröjning, gå till och redigera fältet Fördröjning för borttagning (dagar).
Filcentralisering¶
Enabling file centralization for a specific app automatically organizes all associated files into dedicated folders. To do so, go to . For example, enabling Human Resources makes HR documents automatically available in the HR folder, while documents related to Payroll are automatically available in the Payroll sub-folder. Select the desired folder from the dropdown list and select the Tags to be added to the relevant files.
Tips
When centralizing accounting files, click Journals to configure specific sub-folders for individual journals.
Observera
Changing the folder or tags does not affect existing files; the changes will apply only to newly created ones.
If file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Mappar¶
Du kan organisera filer i mappar som finns i sektionerna Företag eller Min enhet.
För att skapa en mapp, välj önskad sektion i trädet, klicka på Ny och välj Mapp. I popup-fönstret anger du mappens Namn och klickar på Spara. För att skapa en undermapp, välj först den överordnade mappen och följ sedan samma steg.
Observera
Vissa mappar och undermappar skapas automatiskt baserat på inställningarna för filcentralisering.
För att hantera en mapp eller undermapp, välj den och klicka på ikonen (Åtgärder) ovanför trädet. Följande alternativ är tillgängliga i menyn:
Ladda ned: Ladda ned mappen som en .zip-fil, inklusive dess filer och undermappar.
Döp om: Ändra mappens namn.
Add shortcut: This option is only available for sub-folders and allows to create a shortcut to a sub-folder.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Lägg till stjärna: Markera en mapp som favorit för snabbare åtkomst. Denna inställning är användarspecifik och påverkar inte andra användares arbetsytor. Du kan sedan använda stjärnmärkt filter för att snabbt navigera till dina favoritmappar.
Info & Taggar: Visa mappens detaljer och händelseflöde.
Flytta till soptunnan: Flytta mappen och dess innehåll till soptunnan.
Åtgärder vid val: Definiera de serveråtgärder som är tillgängliga (som knappar) för filerna i mappen. Klicka på en åtgärd för att lägga till eller ta bort den. Klicka på Lägg till anpassad åtgärd för att skapa en ny.
Automatiseringar: Skapa automationsregler.
Viktigt
Setting up custom actions and automation rules may impact your pricing plan.
Filer¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New and select Upload.
Tips
I Odoo Online-databaser får varje uppladdad fil inte överskrida 64MB.
Du kan även dra och släppa en fil från din dator till önskad mapp i appen Dokument.
URL-länkar¶
För att lägga till en länk till en URL (t.ex. en video) och göra den tillgänglig från en mapp, klicka på Ny och välj Länk. Ange URL, lägg till ett Namn och välj lämplig Mapp.
Kalkylblad¶
För att skapa ett kalkylark, klicka på Ny och välj Kalkylark.
Se även
Hantera filer¶
Flera knappar är tillgängliga i det övre fältet när en fil öppnas:
the Action menu, which includes the options described below
Ladda ner
eventuella knappar definierade för mappen
The following options are available in the Action menu:
Duplicate: Create a copy of the file.
Flytta till soptunnan: Flytta filen till soptunnan.
Döp om
Info & taggar: Visa filens detaljer och händelseflöde.
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file.
If you have editing permissions, the shortcut is created in the same folder.
If you don’t have editing permissions, the shortcut appears in the My Drive section.
You can then drag and drop it into the desired folder.
Hantera versioner: Visa alla versioner av filen i uppladdningsordning, ladda ner en specifik version eller ladda upp en ny vid behov.
Lås: Skydda filen från eventuella ändringar.
Kopiera länkar: Kopiera filens URL för delning. Åtkomst kontrolleras baserat på filens åtkomstbehörighet.
Dela upp PDF: Dela upp en PDF-fil.
Tips
Du kan använda mappspecifika e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till aliaset i motsvarande mapp.
Dela upp och sammanfoga PDF-filer¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF and click Split PDF in the upper-right part of the document preview. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
För att sammanfoga PDF-filer, följ dessa steg:
Navigate to the folder containing the files you want to merge, then switch to the list view and select the relevant files.
Click the Action button and select Merge PDFs.
Om det behövs, klicka på Lägg till fil för att bläddra och välja en PDF-fil från din dator.
Klicka på ikonen (sax) mellan filerna.
Klicka på Dela upp för att sammanfoga dem.
Observera
De ursprungliga PDF-filerna ersätts av den sammanfogade versionen.
Tips
Tryck på Shift + S för att lägga till eller ta bort alla uppdelningar mellan sidor.
För att radera en specifik sida, välj sidan och klicka sedan på Radera.
Begära filer¶
Begär filer från användare som en påminnelse för dem att ladda upp specifika filer. För att göra detta, följ dessa steg:
Klicka på Ny och välj Förfrågan.
Ange ett Dokumentnamn och välj den person du begär det från i fältet Begär från.
If needed, set a Due Date In, choose the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Klicka på Förfrågan.
En platshållare för den saknade filen skapas i den valda mappen. När filen är tillgänglig klickar du på platshållaren för att ladda upp den.
Tips
Du kan också begära ett dokument från listan över planerade aktiviteter.
För att se listan över alla begärda filer, växla till aktivitetsvyn i Dokument-appen och gå till kolumnen Begärt dokument. Klicka på en begärd fils datum för att visa dess detaljer. Du kan då:
Ladda upp en fil med knappen (ladda upp);
Redigera aktiviteten med knappen (redigera);
Avbryt aktiviteten med knappen (avbryt);
Skicka en påminnelse via e-post. Klicka på Förhandsvisa för att förhandsgranska innehållet i påminnelsen om det behövs, sedan Skicka nu.
För att skicka en påminnelse via e-post för alla begärda filer, klicka på ikonen (ellips) i kolumnen Begärt dokument och välj Dokumentförfrågan: Påminnelse.
Detaljpanel¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
Detaljpanelen möjliggör följande:
Ändra filens mapp eller mappens namn.
Visa filens eller mappens storlek och mappens antal objekt.
Change the file’s or folder’s Owner and Contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its Owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The Contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
Observera
To view a file from their user profile, a user must be set as the Contact and have at least Viewer access.
Aliasnamn för e-post¶
Du kan använda ett e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till e-postaliaset i en specifik mapp. För att installera ett e-postalias för en mapp, följ dessa steg:
Välj den mapp där filer ska sparas.
Klicka på (Info & Taggar) i det övre högra hörnet bredvid vyikonerna.
In the details panel, enter the desired Email alias and select or create the domain.
Specificera valfritt en Aktivitetstyp och tilldelad person för att skapa en aktivitet när en fil tas emot via aliaset.
Välj valfritt de Taggar som automatiskt ska tillämpas på filerna som skapas genom aliaset.
Share and access rights¶
Observera
Du kan endast dela mappar och filer och redigera deras åtkomstbehörigheter om du har redigeringsbehörighet.
Åtkomstbehörigheter kan ställas in på:
mappar: Välj mappen, klicka på (kugghjul)-ikonen och välj Dela.
filer: Öppna filen och klicka på Dela i det övre fältet.
In the Share pop-up, grant access to specific users or contacts by selecting their name from the dropdown menu or by adding their email address manually, then select Viewer or Editor.
Tips
För att ta bort en behörighet eller ställa in ett förfallodatum för den, håll muspekaren över den relevanta kontakten och klicka på (ta bort) eller (kalender)-knappen.
To set General access for Internal users or Anyone with the link, select Viewer, Editor, or None (to restrict access completely). For Anyone with the link, you can further specify whether the folder or file should be Discoverable (accessible through browsing) or require that users Must have the link to access it.
Observera
Public users Must have the link to access a folder or file on the portal when connecting for the first time.
Each folder and file URL includes the access rights that have been set for it. When you share a folder, the person you share it with is directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Tips
Portal users can access folders and files they have permission to view or edit through the customer portal by clicking the Documents card.
Fildigitalisering med AI¶
Filer som är tillgängliga i mappen Finans kan digitaliseras. Välj filen, klicka Skapa leverantörsfaktura, Skapa kundfaktura eller Skapa kundkreditfaktura och klicka sedan Skicka för digitalisering.