Agenda¶

Odoo Agenda is een plannings-app waarmee je een bedrijfsflow kunt integreren in één enkel beheerplatform. Door te integreren met de andere apps in het Odoo-ecosysteem, kun je met Agenda afspraken plannen en organiseren, evenementen inplannen, werknemersevaluaties plannen, projecten coördineren en meer – allemaal vanuit hetzelfde platform.

Bij het openen van de Agenda-app hebben gebruikers een overzicht van hun huidige afspraken. De geselecteerde weergaveoptie verschijnt als een vervolgkeuzemenu met Dag, Week, Maand of Jaar. Onder het vervolgkeuzemenu met weergaveopties kunnen gebruikers ook Toon weekenden in- of uitschakelen.

Tip

Afhankelijk van de geselecteerde weergaveoptie kunnen gebruikers op de knoppen (linker- of rechterpijl) klikken om tussen dagen, weken, enzovoort te schakelen, en met de knop Vandaag terug te schakelen naar de huidige dag.

Synchroniseer agenda’s van derden¶

Gebruikers kunnen Odoo synchroniseren met bestaande Outlook en/of Google-agenda’s door naar Agenda-app ‣ Configuratie ‣ Instellingen te gaan. Voer hier Client-ID en Clientgeheim in. Er is ook een optie om de synchronisatie te pauzeren door het selectievakje aan te vinken, of om de synchronisatie te automatiseren door het leeg te laten.

Zodra de gewenste configuraties zijn voltooid, klik je op Opslaan voordat je verdergaat.

Evenementen die zijn gemaakt in gesynchroniseerde agenda’s verschijnen automatisch op de geïntegreerde platforms.

Zie ook

Maak activiteiten vanuit de chatter¶

Maak direct nieuwe afspraken aan waar dan ook in Odoo via de chatter van een individueel record, zoals in een CRM-verkoopkanskaart of taak in de Projecten-app.

Klik in de chatter op de knop Activiteiten. Selecteer in het pop-upvenster Activiteit plannen het gewenste Activiteitstype, waardoor een reeks knoppen verschijnt, afhankelijk van de activiteit.

Activiteiten die andere agenda’s betreffen, zoals Afspraak of Oproep voor demo, zijn gekoppeld aan de Agenda-app. Selecteer een van deze activiteiten om te koppelen aan de Agenda-app en klik vervolgens op Agenda openen om terug te navigeren naar de app. Je kunt ook Plannen en markeren als voltooid selecteren om de activiteit af te sluiten, of Voltooid en volgende plannen kiezen om het venster Activiteit plannen geopend te houden en er nog een aan te maken.

Zie ook

Plan activiteiten in Odoo

Plan een evenement¶

Open de Agenda-app en klik op de doeldatum om een evenement op de agenda te zetten. Voeg in het pop-upvenster Nieuw evenement dat verschijnt eerst de evenementtitel toe.

De doeldatum wordt automatisch ingevuld in het veld Start. Je kunt dit wijzigen door op het datumgedeelte te klikken en een datum uit de agenda te selecteren. Selecteer voor meerdaagse evenementen de einddatum in het tweede veld en klik vervolgens op Toepassen.

Vink het selectievakje Hele dag aan als er geen specifieke start- of eindtijd is.

Zorg ervoor dat het selectievakje Hele dag is uitgevinkt voor evenementen met specifieke begin- en eindtijden om tijdselectie mogelijk te maken. Met het selectievakje Hele dag uitgevinkt verschijnen tijdselecties in het veld Begin.

De aangemelde gebruiker wordt automatisch als eerste deelnemer ingevuld. Extra Deelnemers kunnen hier ook worden toegevoegd of aangemaakt.

Kopieer en plak voor virtuele afspraken de URL in de ruimte van het veld Videogesprek-URL. Of klik op Odoo-afspraak om een link aan te maken.

Maak vervolgens het evenement aan door op Opslaan & sluiten te klikken, of selecteer Meer opties om het evenement verder te configureren.

Tip

Zodra het evenement is aangemaakt, kunnen gebruikers vanuit het agenda-evenement rechtstreeks op de virtuele afspraak klikken om meer configuratieopties te openen.

Het volledige evenementformulier voor een nieuw agenda-evenement.

In het veld Beschrijving kun je extra informatie en details over de afspraak toevoegen.

Klik op Meer opties om naar het afspraakformulier te gaan, dat extra configuraties voor het evenement biedt:

Duur: Bepaal de lengte van de afspraak in uren, of schakel de Hele dag-schakelaar in.
Terugkerend: Vink het selectievakje aan om een terugkerende afspraak aan te maken. Zodra dit is geselecteerd, verschijnen er nieuwe velden:
- Tijdzone: Selecteer de tijdzone waarvoor deze afspraaktijd is opgegeven.
- Herhalen: Selecteer de terugkerende periode van deze afspraak. Afhankelijk van welk type herhaling is geselecteerd, verschijnt er een vervolgveld waarin je kunt aangeven wanneer de afspraak moet terugkeren. Als bijvoorbeeld Maandelijks is geselecteerd als de Herhalen-optie, verschijnt er een nieuw veld waarin je kunt beslissen op welke Dag van de maand de afspraak moet terugkeren.
- Tot: Selecteer het beperkte Aantal herhalingen dat deze afspraak moet terugkeren, de Einddatum waarop de herhalingen moeten stoppen, of geef aan dat de afspraken Voor altijd moeten terugkeren.
Labels: Voeg labels toe aan het evenement, zoals Klantafspraak of Interne afspraak. Deze kunnen worden doorzocht en gefilterd in de Agenda-app bij het organiseren van meerdere evenementen.
Afspraak: koppel bestaande of nieuwe afspraken. Deze kunnen worden geconfigureerd via de knop Beschikbaarheid delen op het hoofddashboard van Agenda.
Privacy: schakel tussen zichtbaarheidsopties om te bepalen wie het evenement kan bekijken.
Organisator: Dit is standaard de huidige Odoo-gebruiker. Selecteer een nieuwe uit bestaande gebruikers, of maak een nieuwe gebruiker aan en bewerk deze.
Beschrijving: voeg extra informatie of details over de afspraak toe.
Herinneringen: Selecteer notificatie-opties om naar deelnemers te verzenden. Kies een standaardnotificatie, of configureer nieuwe herinneringen.

Coördineer met de beschikbaarheid van teams¶

Vink bij het plannen van een evenement voor meerdere gebruikers op het Agenda-app-dashboard het selectievakje naast Deelnemers aan om de beschikbaarheid van teamleden te bekijken. Vink het selectievakje naast vermelde gebruikers aan (of uit) om individuele agenda’s te tonen (of te verbergen).

Weergave van sectie Deelnemers in de Agenda-app.

Tabblad Planning¶

In het tabblad Planning van het afspraakformulier kun je tijdvakken beheren. De doeldatum en -tijd verschijnen als de eerste tijdvakken.

Om een nieuw tijdvak toe te voegen, klik je op Voeg een regel toe. Klik in de nieuwe lege ruimte onder het veld Van en selecteer en voer vervolgens respectievelijk de nieuwe startdatum en -tijd in. Herhaal dit onder de nieuwe lege ruimte onder Tot om de nieuwe einddatum en -tijd te selecteren en in te voeren.

Tabblad Opties¶

Het tabblad Opties biedt aanvullende configuraties:

Website: Geef aan op welke website deze afspraakuitnodiging wordt gepubliceerd.
Tijdzone: Dit staat standaard ingesteld op de tijdzone van het bedrijf die is geselecteerd in de app Instellingen. Selecteer de gewenste optie in het vervolgkeuzemenu om de tijdzone te wijzigen.
Locatie: Selecteer of maak nieuwe locaties aan vanuit het vervolgkeuzemenu. Als dit veld leeg blijft, wordt de afspraak beschouwd als online plaatsvindend.
Videoconferentielink: Selecteer Odoo Chat of Google Meet om een videoconferentielink toe te voegen aan de afspraakuitnodiging, of laat het leeg om te voorkomen dat er een URL wordt gegenereerd.
Handmatige bevestiging: Wordt alleen getoond als Resources is geselecteerd in het veld Beschikbaar op. Vink het selectievakje aan en voer een maximumpercentage in van de totale capaciteit van de geselecteerde resource(s) om een handmatige bevestigingsvereiste te maken om de afspraak af te ronden.
Vooruitbetaling: Vink het selectievakje aan om gebruikers te verplichten te betalen voordat ze hun boeking bevestigen. Zodra dit is aangevinkt, verschijnt er een link naar Betalingsproviders configureren, waarmee online betalingen worden ingeschakeld.
Beperken tot werkuren: Als Gebruikers is geselecteerd in het veld Beschikbaar op, vink je het selectievakje aan om afspraaktijdvakken te beperken tot de werkuren van de geselecteerde gebruikers.
Verkoopkansen creëren: Wanneer dit is geselecteerd, maakt elke geplande afspraak een nieuwe CRM-verkoopkans aan.
Herinneringen: Voeg herinneringen toe of verwijder ze in dit veld. Selecteer de lege ruimte voor extra opties.
Bevestigingsmail: Vink het selectievakje aan om automatisch een bevestigingsmail naar deelnemers te sturen zodra de afspraak is bevestigd. Selecteer een van de mailsjablonen of klik op Zoek meer…, dan Nieuw om een aangepast sjabloon te maken.
Annuleringsmail: Vink het selectievakje aan om automatisch een annuleringsmail naar deelnemers te sturen als de afspraak wordt geannuleerd. Selecteer een van de mailsjablonen of klik op Zoek meer…, dan Nieuw om een aangepast sjabloon te maken.
CC naar: Voeg contacten toe die op de hoogte moeten worden gesteld van afspraakupdates in dit veld, ongeacht of ze de afspraak bijwonen.
Gasten toestaan: Vink het selectievakje aan om deelnemers toe te staan gasten uit te nodigen.

Tabblad Vragen¶

In het tabblad Vragen kun je vragen toevoegen die de deelnemer moet beantwoorden bij het bevestigen van hun afspraak. Klik op Voeg een regel toe om een Vraag te configureren. Selecteer vervolgens een Vraagtype, voeg optioneel een Placeholder-antwoord toe en kies of het een Verplicht antwoord is.

Ga naar de documentatie van de app Enquêtes over het maken en configureren van gegevensverzamelende vragen om te leren hoe je uitgebreidere vragenlijsten maakt.

Tabblad Berichten¶

Voeg in het veld Introductietekst van het tabblad Berichten extra afspraaksinformatie toe die op de uitnodiging verschijnt.

Informatie die is toegevoegd aan het veld Extra bericht bij bevestiging verschijnt zodra de afspraak is bevestigd.

Bewerken op GitHub