Lịch

Odoo Calendar là ứng dụng lập lịch cho phép người dùng tích hợp quy trình kinh doanh của công ty vào một nền tảng quản lý duy nhất. Bằng cách tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Odoo, Calendar cho phép người dùng lên lịch và tổ chức các cuộc họp, lên lịch sự kiện, lập kế hoạch đánh giá nhân viên, điều phối dự án và hơn thế nữa – tất cả từ cùng một nền tảng.

Khi mở ứng dụng Lịch, người dùng có cái nhìn tổng quan về các cuộc họp hiện tại của họ. Tùy chọn hiển thị đã chọn xuất hiện dưới dạng menu thả xuống Ngày, Tuần, Tháng hoặc Năm. Dưới menu thả xuống tùy chọn hiển thị, người dùng cũng có thể bật hoặc tắt Hiển thị cuối tuần.

Tổng quan về ứng dụng Lịch.

Mẹo

Tùy thuộc vào tùy chọn hiển thị đã chọn, người dùng có thể nhấp vào các nút (mũi tên trái hoặc phải) để chuyển đổi giữa các ngày, tuần, v.v., và quay lại ngày hiện tại bằng nút Hôm nay.

Đồng bộ lịch của bên thứ ba

Người dùng có thể đồng bộ Odoo với lịch Outlook và/hoặc Google hiện có bằng cách truy cập ứng dụng Lịch ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Từ đây, nhập ID Máy khách và Bí mật Máy khách. Ngoài ra còn có tùy chọn tạm dừng đồng bộ hóa bằng cách đánh dấu vào hộp kiểm, hoặc tự động hóa đồng bộ hóa bằng cách để trống.

Sau khi hoàn tất các cấu hình mong muốn, hãy nhớ nhấp vào Lưu trước khi tiếp tục.

Các sự kiện được tạo trong lịch đã đồng bộ tự động xuất hiện trên các nền tảng tích hợp.

Xem thêm

Tạo hoạt động từ chatter

Tạo các cuộc họp mới ngay lập tức ở bất kỳ đâu trong Odoo thông qua chatter của bản ghi riêng lẻ, như trong thẻ cơ hội CRM hoặc nhiệm vụ trong ứng dụng Projects.

Từ chatter, nhấp vào nút Hoạt động. Trong cửa sổ bật lên Lập lịch hoạt động, chọn Loại hoạt động mong muốn, sẽ hiển thị một tập hợp các nút, tùy thuộc vào hoạt động.

Các hoạt động liên quan đến lịch trình khác như Họp hoặc Gọi demo, sẽ liên kết với ứng dụng Lịch. Chọn một trong các hoạt động này để liên kết với ứng dụng Lịch, sau đó nhấn Mở lịch để quay lại ứng dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn Lên lịch & đánh dấu hoàn tất để kết thúc hoạt động, hoặc chọn Hoàn tất & lên lịch tiếp theo để giữ cửa sổ Lên lịch hoạt động mở nhằm tạo hoạt động mới.

Xem thêm

Lên lịch hoạt động trong Odoo

Lập kế hoạch sự kiện

Để đặt sự kiện lên lịch, mở ứng dụng Lịch và nhấp vào ngày mục tiêu. Trên cửa sổ bật lên Sự kiện Mới xuất hiện, bắt đầu bằng cách thêm tiêu đề sự kiện.

Cửa sổ lên lịch sự kiện trên ứng dụng Lịch.

Ngày mục tiêu tự động điền vào trường Bắt đầu. Điều này có thể được thay đổi bằng cách nhấp vào phần ngày và chọn một ngày từ lịch. Đối với sự kiện nhiều ngày, chọn ngày kết thúc trong trường thứ hai, sau đó nhấp Áp dụng.

Đánh dấu vào hộp kiểm Cả ngày nếu không có thời gian bắt đầu hoặc kết thúc cụ thể.

Đối với sự kiện có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, đảm bảo bỏ đánh dấu hộp kiểm Cả ngày để bật tính năng chọn thời gian. Khi bỏ đánh dấu hộp kiểm Cả ngày, các lựa chọn thời gian xuất hiện trong trường Bắt đầu.

Người dùng đã đăng nhập tự động được điền là người tham dự đầu tiên. Người tham dự bổ sung cũng có thể được thêm hoặc tạo từ đây.

Đối với các cuộc họp ảo, sao chép và dán URL vào khoảng trống được cung cấp trong trường URL cuộc gọi video. Hoặc nhấp vào Cuộc họp Odoo để tạo liên kết.

Tiếp theo, tạo sự kiện bằng cách nhấp Lưu & Đóng, hoặc chọn Tùy chọn Khác để cấu hình thêm cho sự kiện.

Mẹo

Sau khi sự kiện được tạo, người dùng có thể nhấp vào cuộc họp ảo trực tiếp từ sự kiện lịch để truy cập thêm các tùy chọn cấu hình.

Biểu mẫu sự kiện đầy đủ cho một sự kiện lịch mới.

Trường Mô tả cho phép người dùng thêm thông tin và chi tiết bổ sung về cuộc họp.

Nhấp Tùy chọn khác để điều hướng đến biểu mẫu cuộc họp, cung cấp các cấu hình bổ sung cho sự kiện:

  • Thời lượng: Xác định độ dài của cuộc họp theo giờ, hoặc bật công tắc Cả ngày.

  • Lặp lại: Đánh dấu vào ô kiểm tra để tạo cuộc họp lặp lại. Sau khi chọn, điều này sẽ mở các trường mới:

    • Múi giờ: Chọn múi giờ mà thời gian cuộc họp này được chỉ định.

    • Lặp lại: Chọn giai đoạn định kỳ của cuộc họp này. Tùy thuộc vào loại chu kỳ lặp được chọn, một trường bổ sung sẽ xuất hiện để người dùng có thể xác định thời điểm cuộc họp nên lặp lại. Ví dụ: nếu chọn Hàng tháng làm tùy chọn Lặp lại, một trường mới sẽ xuất hiện để người dùng quyết định Ngày trong tháng mà cuộc họp sẽ lặp lại.

    • Cho đến khi: Chọn Số lần lặp lại giới hạn mà cuộc họp này nên lặp lại, Ngày kết thúc khi các lần lặp lại nên dừng, hoặc nếu cuộc họp nên lặp lại Mãi mãi.

  • Thẻ: Thêm thẻ vào sự kiện, như Cuộc họp khách hàng hoặc Cuộc họp nội bộ. Các thẻ này có thể được tìm kiếm và lọc trong ứng dụng Lịch khi tổ chức nhiều sự kiện.

  • Cuộc hẹn: Liên kết các cuộc hẹn hiện có hoặc mới. Chúng có thể được cấu hình thông qua nút Chia sẻ lịch trống từ bảng điều khiển Calendar chính.

  • Quyền riêng tư: Chuyển đổi giữa các tùy chọn hiển thị để kiểm soát ai có thể xem sự kiện.

  • Người tổ chức: Mặc định là người dùng Odoo hiện tại. Chọn người dùng mới từ danh sách người dùng hiện có, hoặc tạo và chỉnh sửa người dùng mới.

  • Mô tả: Thêm thông tin hoặc chi tiết bổ sung về cuộc họp.

  • Lời nhắc: Chọn tùy chọn thông báo để gửi cho người tham dự. Chọn thông báo mặc định, hoặc cấu hình lời nhắc mới.

Phối hợp với lịch làm việc của các nhóm

Khi lên lịch sự kiện cho nhiều người dùng, trên bảng điều khiển ứng dụng Lịch, đánh dấu vào ô kiểm tra bên cạnh Người tham dự để xem lịch làm việc của các thành viên trong nhóm. Đánh dấu (hoặc bỏ đánh dấu) ô kiểm tra bên cạnh người dùng được liệt kê để hiển thị (hoặc ẩn) lịch cá nhân.

Xem phần Người tham dự trên ứng dụng Lịch.

Chia sẻ Lịch trống

Trên bảng điều khiển chính của ứng dụng Calendar, nhấp vào nút Chia sẻ lịch trống ở đầu trang. Tiếp theo, nhấp và kéo để chọn thời gian và ngày có sẵn trên lịch để thêm chúng làm tùy chọn trong lời mời.

Mẹo

Để xóa khoảng thời gian đã chọn, di chuột qua lịch làm việc để nhấp vào biểu tượng (thùng rác).

Ghi chú

Trong tính năng Chia sẻ lịch trống, việc chọn thời gian chỉ có thể thực hiện trên chế độ xem lịch Ngày.

Sau khi đã chọn lịch trống, nhấp vào nút Mở để điều hướng đến cuộc hẹn liên quan.

Cửa sổ chia sẻ lịch làm việc trên ứng dụng Lịch.

Một số tùy chọn cấu hình có sẵn trên biểu mẫu cuộc hẹn:

Trong trường Lập lịch, đặt khung giờ tối thiểu để đảm bảo các cuộc hẹn được xác nhận trước một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: đặt 01:00 để yêu cầu người tham dự xác nhận ít nhất một giờ trước thời gian hẹn của họ.

Trong trường Cho phép hủy, đặt khung giờ tối đa trước cuộc hẹn mà người tham dự có thể hủy.

Trường Lịch trống trên cho phép người tham dự đặt Người dùng hoặc Tài nguyên, chẳng hạn như phòng họp hoặc bàn. Sau khi chọn Người dùng hoặc Tài nguyên, nhập người dùng hoặc tài nguyên mong muốn vào khoảng trống bên dưới.

Trường Hiển thị giao diện người dùng được sử dụng để chọn Không có hình ảnh hoặc Hiển thị hình ảnh liên quan đến người dùng hoặc tài nguyên đã chọn trên trang cuộc hẹn.

Nếu Tài nguyên đã được chọn trong trường Lịch trống trên, người dùng có tùy chọn Quản lý sức chứa.

Đánh dấu vào ô kiểm để giới hạn số lượng người tối đa có thể sử dụng tài nguyên cùng một lúc.

Trường Phương thức phân công cho phép thứ tự mà người tham dự đặt thời gian và người dùng/tài nguyên của họ:

  • Chọn người dùng/tài nguyên sau đó chọn thời gian

  • Chọn Thời gian rồi Người dùng/Tài nguyên

Nếu Tài nguyên đã được chọn trong trường Khả dụng trên, một tùy chọn thứ ba sẽ khả dụng, Chọn Thời gian rồi tự động phân công.

Tùy chọn, cấu hình các tab sau:

Nhấp nút Xem trước để xem liên kết cuộc hẹn trông như thế nào đối với người tham dự.

Sau khi hoàn tất cấu hình, nhấp nút Chia sẻ để tạo liên kết gửi trực tiếp, hoặc nhấp Xuất bản để xuất bản lựa chọn cuộc hẹn trên trang web Odoo được kết nối.

Tab Lịch trình

Trong tab Lịch trình của biểu mẫu cuộc hẹn, các khung giờ có thể được quản lý. Ngày và giờ mục tiêu được điền vào làm khung giờ đầu tiên.

Để thêm khung giờ mới, nhấn Thêm một dòng. Nhấp vào khoảng trống mới bên dưới trường Từ, sau đó lần lượt chọn và nhập ngày và giờ bắt đầu mục tiêu mới. Lặp lại ở khoảng trống mới bên dưới Đến để chọn và nhập ngày và giờ kết thúc mục tiêu mới.

Options tab

Tab Tùy chọn cung cấp các cấu hình bổ sung:

  • Trang web: Chỉ định trang web nào mà lời mời cuộc họp này sẽ được xuất bản.

  • Múi giờ: Mặc định là múi giờ của công ty được chọn trong ứng dụng Cài đặt. Để thay đổi múi giờ, chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống.

  • Địa điểm: Chọn hoặc tạo địa điểm mới từ menu thả xuống. Nếu trường này để trống, cuộc họp được coi là diễn ra trực tuyến.

  • Liên kết hội nghị truyền hình: Chọn từ Odoo Discuss hoặc Google Meet để đưa liên kết hội nghị truyền hình vào lời mời họp, hoặc để trống để ngăn tạo URL cuộc họp.

  • Xác nhận thủ công: Chỉ hiển thị nếu Tài nguyên đã được chọn trong trường Khả dụng trên. Đánh dấu vào hộp kiểm và nhập tỷ lệ phần trăm tối đa của tổng công suất của (các) tài nguyên đã chọn để tạo yêu cầu xác nhận thủ công nhằm hoàn thiện cuộc họp.

  • Thanh toán trước: Đánh dấu vào hộp kiểm để yêu cầu người dùng thanh toán trước khi xác nhận đặt chỗ. Sau khi đánh dấu, một liên kết sẽ xuất hiện đến Cấu hình nhà cung cấp thanh toán, cho phép thanh toán trực tuyến.

  • Giới hạn theo Giờ làm việc: Nếu Người dùng đã được chọn trong trường Khả dụng trên, đánh dấu vào hộp kiểm để giới hạn khung giờ họp theo giờ làm việc của người dùng đã chọn.

  • Tạo Cơ hội: Khi được chọn, mỗi cuộc hẹn được lên lịch sẽ tạo một cơ hội CRM mới.

  • Lời nhắc: Thêm hoặc xóa lời nhắc thông báo trong trường này. Chọn khoảng trống để có thêm tùy chọn.

  • Email xác nhận: Đánh dấu vào hộp kiểm để tự động gửi email xác nhận cho người tham dự sau khi cuộc họp được xác nhận. Chọn từ các mẫu email hoặc nhấp Tìm kiếm thêm..., sau đó Mới để tạo mẫu tùy chỉnh.

  • Email hủy: Đánh dấu vào hộp kiểm để tự động gửi email hủy cho người tham dự nếu cuộc họp bị hủy. Chọn từ các mẫu email hoặc nhấp Tìm kiếm thêm..., sau đó Mới để tạo mẫu tùy chỉnh.

  • CC đến: Thêm liên hệ để được thông báo về các cập nhật cuộc họp trong trường này, bất kể họ có tham dự cuộc họp hay không.

  • Cho phép Khách: Đánh dấu vào hộp kiểm để cho phép người tham dự mời khách.

Thẻ Câu hỏi

Trong tab Câu hỏi, thêm các câu hỏi để người tham dự trả lời khi xác nhận cuộc họp của họ. Nhấp Thêm một dòng để cấu hình một Câu hỏi. Sau đó chọn Loại câu hỏi, tùy chọn thêm câu trả lời Giữ chỗ, và chọn xem đó có phải là Câu trả lời bắt buộc hay không.

Để tìm hiểu cách tạo bảng câu hỏi toàn diện hơn, hãy truy cập tài liệu ứng dụng Survey về tạo và cấu hình câu hỏi thu thập dữ liệu.

Tab Tin nhắn

Trong trường Tin nhắn giới thiệu của tab Tin nhắn, thêm thông tin cuộc họp bổ sung xuất hiện trên lời mời.

Thông tin được thêm vào trường Tin nhắn bổ sung khi Xác nhận sẽ xuất hiện khi cuộc họp được xác nhận.