Documenten¶
met *Odoo Documenten* kun je bestanden opslaan, bekijken en beheren in Odoo.
Je kunt elk bestand uploaden (max 64MB per bestand op Odoo Online) en ze organiseren in verschillende werkruimten.
Configuratie¶
Door naar :menuselectie:`Documenten --> Configuratie --> Instellingen` te gaan, kun je de centralisatie inschakelen van bestanden die aan een specifiek gebied van je activiteit zijn gekoppeld. Door bijvoorbeeld Medewerkers aan te vinken, zijn je HR-documenten automatisch beschikbaar in de HR-werkruimte, terwijl documenten met betrekking tot salarisadministratie automatisch beschikbaar zijn in de subwerkruimte voor salarisadministratie. Je kunt de standaardwerkruimte wijzigen met het vervolgkeuzemenu en de eigenschappen ervan bewerken door op het pictogram (Internal link) te klikken.
Notitie
Als je de centralisatie van je boekhoudbestanden en -documenten inschakelt, moet je klikken op Journalen en elk journaal onafhankelijk definiëren om automatische synchronisatie mogelijk te maken.
Als je een nieuwe werkruimte selecteert, worden bestaande documenten niet verplaatst. Alleen nieuw aangemaakte documenten worden gevonden onder de nieuwe werkruimte.
Werkruimtes¶
Workspaces zijn hiërarchische mappen met hun eigen set tags en actions. Er bestaan standaard workspaces, maar je kunt je eigen workspaces maken door naar te gaan en op New te klikken. Vul op de nieuwe pagina de volgende informatie in:
naam
Parent Workspace: als je een subwerkruimte wilt maken, selecteer je de Parent Workspace ervan.
Er zijn drie tabbladen beschikbaar: Tags, Access Rights, en Description.
Toegangsrechten¶
Ga naar het tabblad Toegangsrechten om de toegangsrechten voor je werkruimte te beheren. Je kunt Schrijfgroepen toevoegen die de documenten in de werkruimte kunnen bekijken, maken en bewerken. Je kunt ook Read Groups toevoegen die alleen de documenten van de werkruimte kunnen bekijken.
Tip
Schakel Eigen documenten alleen in om Leesgroepen en Schrijfgroepen te beperken tot de documenten waarvan ze eigenaar zijn.
Omschrijving¶
Je kunt beschrijvende informatie aan je werkruimte toevoegen door naar het tabblad Beschrijving te gaan.
Notitie
Werkruimten kunnen ook worden gemaakt en bewerkt door op het (gear) pictogram in het linkerpaneel te klikken.
Documentbeheer¶
Wanneer je een document selecteert of opent, worden in het rechterpaneel verschillende opties weergegeven, bijvoorbeeld:
(Download);
(Deel deze selectie): een URL voor delen wordt naar je klembord gekopieerd;
(Vervangen): selecteer een nieuw bestand om het bestaande te vervangen. Scroll naar beneden in het rechterpaneel om de geschiedenis te zien en herstel, download of verwijder het document;
(Lock);
(Split).
Je kunt ook Open chatter of het document verwijderen door op het (Verplaats naar prullenbak) pictogram te klikken.
Notitie
Items die naar de prullenbak worden verplaatst, worden na 30 dagen definitief verwijderd.
Om de naam van je bestand aan te passen klik je op Naam. Een Contact of een Eigenaar kan worden toegewezen. De gerelateerde Werkruimte kan worden gewijzigd en het is mogelijk om de gerelateerde Journaalpost te openen of Tags toe te voegen.
Notitie
De Contact is een persoon gerelateerd aan het document die alleen leesrechten toegangsrechten tot het document heeft, bijvoorbeeld een bestaande leverancier in je database;
De maker van een document wordt automatisch toegewezen als de Owner en krijgt volledige toegangsrechten tot het document. Om de eigenaar van een document te vervangen, selecteer je de gewenste gebruiker uit de vervolgkeuzelijst in het Owner veld.
Tip
Een medewerker moet gebruiker en eigenaar zijn van een document om het te kunnen bekijken in Mijn profiel.
Verschillende Acties zijn beschikbaar onderaan het rechterpaneel, afhankelijk van de werkruimte waar je document is opgeslagen.
PDF-documenten splitsen¶
Selecteer de PDF die je wilt splitsen en klik op het (schaar) pictogram. Een nieuwe weergave toont alle pagina’s van het document.
Standaard worden alle pagina’s gesplitst als je op Split klikt. Om een splitsing tussen twee pagina’s te verwijderen, klik je op het (schaar) pictogram.
Tip
Om documenten samen te voegen vanuit je dashboard, selecteer je ze en klik je op het (schaar) icoon. Klik op de schaar tussen de twee documenten en klik op Splitsen om de documenten samen te voegen.
Extra opties¶
Selecteer een werkruimte en klik op het (pijl omlaag) naast de Upload knop om extra functies te openen:
Verzoek¶
Je kunt bestanden opvragen en ze organiseren als documenten om gebruikers eraan te herinneren ze te downloaden.
Selecteer de werkruimte waar het bestand moet worden opgeslagen, klik op het (pijl omlaag) naast de Upload knop en vervolgens op Request. Voeg de Documentnaam toe en selecteer de persoon van wie je het nodig hebt in het Opvragen aan veld. Je kunt ook de Verstuurdatum In invullen, de Werkruimte waar het document bij moet horen bevestigen en Tags en een Bericht toevoegen. Klik vervolgens op Opvragen. Er wordt een plaatshouder voor het ontbrekende document gemaakt in de werkruimte.
Als je document beschikbaar is, klik je op de plaatshouder om het te uploaden.
Je kunt alle ontbrekende documenten zien door naar de Activiteit-weergave en de kolom Verzocht document te gaan.
Tip
Vanuit de Activiteit weergave kun je een herinneringse-mail sturen naar gebruikers van wie je een document verwacht. Ga naar de kolom Gevraagd document en klik op het (ellipsis) pictogram en Documentaanvraag: Herinnering. Klik op een datum om de details van een specifiek verzoek te zien. Je kunt deze bijwerken door te klikken op het (pen) pictogram, Preview de inhoud van de herinneringse-mail, of Verstuur nu om een herinneringse-mail te versturen.
Link toevoegen¶
Om een link aan je documenten dashboard toe te voegen, klik je op Een link toevoegen, voer je de URL in en Naam.
Uploaden per e-mail¶
Selecteer de optie Downloaden en uploaden om gebruikers in staat te stellen hun bestanden te uploaden naar je werkruimte met behulp van een Email Alias. Om de e-mailalias aan te maken, voer je de naam in het Email Alias veld in. De domeinnaam is standaard ingesteld, maar je kunt deze wijzigen door erop te klikken.
De documenten die naar deze e-mail alias worden gestuurd, worden geüpload naar de werkruimte met behulp van de gekozen tags.
Notitie
Standaard is de Documenteigenaar de persoon die een bestand uploadt naar een werkruimte, maar je kunt ook een andere gebruiker selecteren. Je kunt ook een Contact instellen, meestal een externe persoon, zoals een partner.
Enable Create a new activity to automatically create an activity when a document is uploaded. Select the Activity type from the dropdown list and set the Due Date In field. You can also add a Summary and a Responsible person assigned to the activity.
Tip
Ga naar :menuselectie:`Configuratie --> Delen & e-mails` om je deellinks te bekijken en te beheren. Selecteer een regel en klik op Verwijderen om de URL uit te schakelen. Mensen die deze link hebben ontvangen zullen niet langer toegang hebben tot het document/de documenten of de werkruimte.
Nieuwe spreadsheet¶
Om een nieuw spreadsheet te maken, klik je op New Spreadsheet. Je kunt een Blanco spreadsheet of een bestaande sjabloon <spreadsheet/templates> selecteren.
Werkstroom acties¶
Workflowacties helpen bij het beheren van documenten en algemene bedrijfsactiviteiten. Dit zijn geautomatiseerde acties die voor elke werkruimte kunnen worden aangemaakt en aangepast. Met één klik kun je bijvoorbeeld documenten maken, verplaatsen, ondertekenen, tags aan een document toevoegen en facturen verwerken.
Als een document aan de ingestelde criteria voldoet, verschijnen deze workflowacties in het rechterpaneel.
Workflow-acties maken¶
To update an existing workflow action or create a new one, go to and click New.
Notitie
Een actie is van toepassing op alle subwerkruimten onder de gerelateerde werkruimte die je hebt geselecteerd.
Stel de voorwaarden¶
Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.
Er zijn drie basistypen voorwaarden die je kunt instellen:
Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;
Contact: de bestanden moeten worden gekoppeld aan het contact dat hier is ingesteld;
Owner: de bestanden moeten geassocieerd zijn met de eigenaar die hier is ingesteld.
Tip
If you do not set any conditions, the action button appears for all files inside the selected workspace.
Geavanceerde conditie type: domein¶
Belangrijk
Het wordt aanbevolen om enige kennis van Odoo-ontwikkeling te hebben om Domein filters goed te configureren.
De ontwikkelaarsmodus moet worden geactiveerd om toegang te krijgen tot de Domein conditie op het Acties tabblad. Selecteer vervolgens het Domein conditietype en klik op Nieuwe regel.
Om een regel te maken, selecteer je meestal een veld, een operator en een waarde. Als je bijvoorbeeld een workflowactie wilt toevoegen aan alle PDF-bestanden in een workspace, stel je het veld in op Mime Type, de operator op bevat en de pdf waarde.
Klik op het (Add New Rule) pictogram en het (Add branch) pictogram om voorwaarden en subvoorwaarden toe te voegen. Je kunt dan aangeven of je regel moet voldoen aan all of any voorwaarden. Je kunt de regel ook rechtstreeks bewerken met de Code editor.
De acties configureren¶
Selecteer het tabblad Acties om je actie in te stellen. Je kunt tegelijkertijd:
Verplaats naar werkruimte: verplaats het bestand naar een willekeurige werkruimte;
Create: maak een van de volgende items die aan het bestand zijn gekoppeld aan in je database:
Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;
Productsjabloon: maak een product dat je direct kunt bewerken;
Task: create a Project task you can edit directly;
Handtekening PDF sjabloon: maak een nieuw Handtekening sjabloon om te versturen;
PDF om te ondertekenen: maak een sjabloon om direct te ondertekenen;
Applicant: create a new HR application you can edit directly;
Vendor bill: create a vendor bill using OCR and AI to scrape information from the file content;
Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;
Vendor credit note: create a vendor credit note using OCR and AI to scrape information from the file;
Credit note: create a customer credit note using OCR and AI to scrape information from the file;
Diverse werkzaamheden: maak een boeking in het dagboek Diverse werkzaamheden;
Bankafschrift: importeer een bankafschrift;
Koopbon: maak een leveranciersbon;
Expense: maak een HR-uitgave.
Contact instellen: voeg een contact toe aan het bestand of vervang een bestaand contact door een nieuw contact;
Set Owner: voeg een eigenaar toe aan het bestand of vervang een bestaande eigenaar door een nieuwe;
Set Tags: add, remove, and replace any number of tags;
Activities - Mark all as Done: markeer alle activiteiten gekoppeld aan het bestand als gedaan;
Activiteiten - Activiteit plannen: maak een nieuwe activiteit aan die gekoppeld is aan het bestand zoals geconfigureerd in de actie. Je kunt ervoor kiezen om de activiteit in te stellen op de documenteigenaar.
Digitize documents with AI and optical character recognition (OCR)¶
Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Bill, Create Customer Invoice, or Create credit note, and then click Send for Digitization.