Besucher¶
In Odoo Empfang bezeichnet ein Besucher jede Person, die nicht zum Unternehmen gehört (z. B. Handwerker, Bewerber, Wirtschaftsprüfer usw.). Die Ankunft und das Verlassen von Besuchern können aus Sicherheitsgründen protokolliert werden, um eine genaue Aufzeichnung darüber zu gewährleisten, wer sich auf dem Gelände befindet.
Besucherliste¶
Um eine vollständige Liste aller angemeldeten Besucher zu erhalten, gehen Sie zu .
Bemerkung
Standardmäßig erscheinen die Filter Geplant oder Angemeldet und Heute in der Suchen …-Leiste.
Alle Besucher werden in der Listenansicht aufgeführt, zusammen mit den folgenden Angaben, die bei der Anmeldung gemacht wurden:
Name: der Name des Gastes.
Unternehmen des Gastes: das Unternehmen, das der Gast repräsentiert.
Telefon: die Telefonnummer des Gastes.
Getränke*: das vom Gast angeforderte Getränk.
Gastgeber: wen der Gast sehen möchte.
Anmeldung: das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung des Gastes.
Abmeldung*: das Datum und die Uhrzeit der Abmeldung des Gastes. In der Standardansicht sind nur Gäste mit dem Status Angemeldet oder Geplant sichtbar. Gäste mit Abmeldezeiten sind nur sichtbar, wenn der Filter Heute entfernt wurde.
Dauer: wie lange der Gast angemeldet ist/war.
Schalter: der Ort, an dem der Gast sich angemeldet hat.
Status: der Status des Gastes. Die Optionen sind Angemeldet, Geplant, Abgemeldet oder Abgebrochen.
Email*: die E-Mail-Adresse des Gastes.
Unternehmen*: Unternehmen, das der Gast besuchen möchte. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Datenbank mit mehreren Unternehmen handelt.
* Diese Felder sind in der Standardliste der Besucher nicht sichtbar. Sie müssen über das Symbol (Einstellungen anpassen) oben rechts in der Liste aktiviert werden.
Ganz rechts neben den Spalten mit den Titeln auf der Seite Besucher befindet sich eine Spalte ohne Titel, in der der Status eines Gastes aktualisiert werden kann.
Wenn ein Gast geht, klicken Sie auf die verfügbare Schaltfläche Abmelden, um den Datensatz des Gastes zu aktualisieren und das Datum und die Uhrzeit seiner Abreise zu protokollieren.
Wenn ein geplanter Gast ankommt und sich nicht über ein Empfangskisok angemeldet hat, kann er aus dieser Liste angemeldet werden, indem Sie auf die verfügbare Schaltfläche Anmelden klicken, um das Datum und die Uhrzeit seiner Ankunft zu protokollieren.
Neben der unbenannten Statusspalte erscheint eine Getränk serviert-Schaltfläche, aber nur, wenn dieser bestimmte Besucher ein Getränk bestellt hat.
Wenn das Getränk serviert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Getränk serviert, um anzuzeigen, dass das Getränk an den Gast geliefert wurde. Sobald Sie darauf klicken, verschwindet diese Schaltfläche.
On the far-right of the line, a Print Badge button appears for planned visitors only. Click this button to download a PDF file of the visitor’s badge. The badge displays the date and time the visitor checked in, the visitor’s name and company, who they are visiting, and the logo of the company they are visiting.
Bemerkung
The PDF badge can be printed onto adhesive labels for the visitor to wear, or onto paper that can be placed into a plastic badge holder.
Wenn eine Spalte nicht sichtbar ist oder eine sichtbare Spalte lieber ausgeblendet werden soll, klicken Sie auf das Symbol (Einstellungen anpassen), das sich am Ende der oberen Zeile befindet. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit Spaltenoptionen angezeigt, die Sie aktivieren oder deaktivieren können. Ein (check)-Symbol zeigt an, dass die Spalte sichtbar ist.
Geplante Besucher¶
When guests are expected, such as job candidates, government officials, or new suppliers, it can be helpful to enter the visitor information in advance. When the visitors arrive, they can utilize the Quick Check In option on the kiosk, rather than entering all their information manually upon arrival.
Geben Sie die erwarteten Gästedaten im Voraus ein, indem Sie einen geplanten Gast in der Empfangsapp anlegen.
Um einen geplanten Gast zu erstellen, navigieren Sie zu und klicken Sie auf Neu. Geben Sie dann dieselben Infos auf dem erscheinenden Gastformular ein, wie jeder andere Besucher. Die einzigen Pflichtfelder für den Besucher sind der Name und Schalter, an dem sie erwartet werden.
Wichtig
Wenn ein Gast im Voraus geplant ist, muss er aus der Liste auf der Seite Besucher in der Empfangsapp () eingecheckt werden. Wenn sich ein geplanter Gast über einen Kiosk anmeldet, wird er separat vom geplanten Besuchereintrag angemeldet und sein geplanter Besuchereintrag bleibt als Geplant aufgeführt.
Der Status Geplant eines geplanten Gastes ändert sich nur in Angemeldet, wenn er innerhalb der Besucher-Liste der App angemeldet wird.
Wenn ein Gast sich über einen Kiosk anmeldet, vergewissern Sie sich, dass alle Aufzeichnungen aktuell sind und die Liste der derzeit anwesenden Gäste korrekt ist. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Einträge an- und/oder anmelden, damit die Besucherliste korrekt wiedergibt, wer sich derzeit auf dem Gelände befindet.
Stellen Sie sicher, dass Gäste darüber informiert werden, dass sie sich nicht über den Kiosk anmelden, wenn sie vorab als geplante Gäste eingetragen sind.
Besucherablauf¶
Besucheranmeldung¶
Wenn ein Besucher in einer Einrichtung ankommt, geht er zu einem Empfangskiosk und klicken Sie auf Anmelden. Die abgefragten Informationen sind die, die für diesen speziellen Empfangsschalter konfiguriert wurden. Wenn eine Information erforderlich ist, wird das Feld mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet. Der Besucher muss die erforderlichen Informationen eingeben, um sich anmelden zu können.
Sobald alle Informationen eingegeben sind, tippt der Besucher auf die Schaltfläche Anmelden.
Bemerkung
Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt des Anmeldeprozesses zehn Sekunden vergehen, ohne dass eine Auswahl getroffen wurde, kehrt der Kiosk zum Hauptbegrüßungsbildschirm zurück.
Anmeldung eines geplanten Gasts¶
When a planned visitor arrives at a facility, they first approach a Frontdesk kiosk. If there are planned visitors for that day, a Quick Check In panel appears on the right-side of the kiosk, asking Are you one of these people? Beneath the question is a list of all visitors schedule to arrive that day.
Klicken Sie zum Anmelden auf den entsprechenden Namen in der Liste.
Getränke¶
Wenn für den Schalter Getränke konfiguriert wurden, wird nach dem Tippen auf Anmelden ein Bildschirm zur Bestätigung der Registrierung geladen, zusammen mit der Frage: Möchten Sie etwas trinken?
Der Besucher kann entweder auf Ja, bitte oder Nein, danke drücken.
Wenn er Ja, bitte wählt, erscheint ein Bildschirm zur Getränkeauswahl, in dem die vorkonfigurierten Optionen aufgelistet sind. Der Besucher tippt dann auf die gewünschte Auswahl oder, wenn er nichts möchte, auf die Schaltfläche Nichts, danke am unteren Rand des Bildschirms.
Wenn Sie ein Getränk ausgewählt haben, erscheint die Nachricht Danke für die Registrierung! Ihr Getränk ist unterwegs. erscheint.
Benachrichtigungen¶
Sobald sich der Besucher angemeldet hat, werden die Person, die er besucht, und alle anderen Benutzer, die so konfiguriert wurden, dass sie benachrichtigt werden, wenn er am Kiosk eincheckt, benachrichtigt. Die Benachrichtigung erfolgt entweder per E-Mail, SMS-Nachricht, Dialog-Chat oder einer beliebigen Kombination dieser drei Optionen.
Wenn der Besucher ein Getränk angefordert hat, werden die Benutzer, die als Zu benachrichtigende Person auf dem Getränkeformular konfiguriert sind, über die Dialogapp benachrichtigt. Die Nachricht, die erscheint, lautet: (Name des Besuchers) hat sich gerade angemeldet. Hat folgendes Getränk bestellt: (Name des Getränks).
Sobald das Getränk an den Gast geliefert wurde, ist die Person, die das Getränk geliefert hat, dafür verantwortlich, das Getränk als geliefert zu kennzeichnen.
Um ein Getränk als serviert zu markieren, navigieren Sie zu und wählen Sie die gewüschte Schalterkarte aus, die (#) Zu servierende Getränke anzeigt.
Dies öffnet eine Liste aller Besucher, die sich an diesem Schalter angemeldet haben und auf ein Getränk warten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Getränk serviert am Ende der Zeile für den Besucher, der bedient wurde. Sobald das Getränk serviert wurde, verschwindet der Besucher aus der Liste.
Abmelden¶
Sobald der Besucher sein Geschäft abgeschlossen und das Gebäude verlassen hat, ist es wichtig, ihn abzumelden, um eine genaue Besucherliste zu führen.
Um Besucher ordnungsgemäß abzumelden, navigieren Sie zu und wählen Sie die gewünschte Schalterkarte, die (#) Zu servierende Getränke, anzeigt. Daraufhin wird eine Liste aller Besucher angezeigt, die derzeit an diesem Schalter angemeldet sind.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Abmelden am Ende der Zeile für den Besucher, der gegangen ist. Sobald er als abgemeldet markiert ist, verschwindet der Besucher aus der Liste.
Wichtig
Besucher melden sich nicht selbst ab, wenn sie gehen. Für die Besucher der Empfangsapp ist es wichtig, die Besucher abzumelden, um eine genaue Besucherliste zu führen.
Führen Sie immer eine genaue Liste der Personen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Haus aufhalten. Dies ist wichtig für die Sicherheit und für den Notfall.