Bezoekers¶
In de Odoo Receptie-applicatie verwijst een bezoeker naar elke niet-werknemer (bv. reparateur, sollicitant, auditor, enz.). Aankomsten en vertrekken van bezoekers kunnen worden geregistreerd voor beveiligingsdoeleinden, wat zorgt voor een nauwkeurige registratie van wie zich op het terrein bevindt.
Bezoekerslijst¶
Navigeer naar om een volledige lijst van ingecheckte bezoekers te openen.
Notitie
Standaard verschijnen de filters Gepland of ingecheckt en Vandaag in de Zoeken… balk.
Alle bezoekers worden weergegeven in een lijstweergave met de volgende gegevens die bij het inchecken zijn ingevoerd:
Naam: de naam van de gast.
Bedrijf bezoeker: het bedrijf dat de gast vertegenwoordigt.
Telefoon: het telefoonnummer van de gast.
Drankjes*: het drankje dat de gast heeft aangevraagd.
Gastheer: wie de gast wil ontmoeten.
Inchecken: de datum en tijd waarop de gast is ingecheckt.
Uitchecken*: de datum en tijd waarop de gast is uitgecheckt. In de standaardweergave zijn alleen gasten met de status Ingecheckt of Gepland zichtbaar. Gasten met uitchecktijden zijn alleen zichtbaar als het filter Vandaag wordt verwijderd.
Duur: de hoeveelheid tijd dat de gast is ingecheckt.
Station: de locatie waar de gast is ingecheckt.
Status: de status van de gast. De opties zijn Ingecheckt, Gepland, Uitgecheckt of Geannuleerd.
E-mail*: het e-mailadres van de gast.
Bedrijf*: het bedrijf dat de gast komt bezoeken. Dit veld is alleen beschikbaar in een database met meerdere bedrijven.
* Deze velden zijn niet zichtbaar in de standaard Bezoeker-lijst. Deze moeten worden ingeschakeld via het (instellingen aanpassen)-icoon in de rechterbovenhoek van de lijst.
Helemaal rechts van de kolommen met titels op de pagina Bezoekers staat een kolom zonder titel, waar de status van een gast kan worden bijgewerkt.
Klik wanneer een gast vertrekt op de beschikbare knop Uitchecken om het record van de gast bij te werken en de datum en tijd dat ze vertrokken zijn te registreren.
Als een geplande gast arriveert en niet heeft ingecheckt via een Receptie-kiosk, kan deze worden ingecheckt vanuit deze lijst door op de beschikbare knop Inchecken te klikken om de datum en tijd van aankomst te registreren.
Naast de kolom zonder titel voor de status verschijnt een knop Drankje geserveerd, maar alleen als die specifieke bezoeker een drankje heeft aangevraagd.
Klik wanneer hun drankje is geserveerd op de knop Drankje geserveerd om aan te geven dat het drankje aan de gast is bezorgd. Zodra erop is geklikt, verdwijnt die knop.
Helemaal rechts op de regel verschijnt een knop Badge afdrukken voor geplande bezoekers alleen. Klik op deze knop om een pdf-bestand van de badge van de bezoeker te downloaden. De badge toont de datum en tijd waarop de bezoeker is ingecheckt, de naam en het bedrijf van de bezoeker, wie ze bezoeken en het logo van het bedrijf dat ze bezoeken.
Notitie
De pdf-badge kan worden afgedrukt op zelfklevende etiketten die de bezoeker kan dragen, of op papier dat in een plastic badgehouder kan worden geplaatst.
Als een kolom niet zichtbaar is, of als een zichtbare kolom liever verborgen moet worden, klik op het instellingen aanpassen icoon, dat zich aan het einde van de bovenste regel bevindt. Hierdoor verschijnt een vervolgkeuzemenu met kolomopties om in of uit te schakelen. Een vink icoon geeft aan dat de kolom zichtbaar is.
Geplande bezoekers¶
Wanneer gasten worden verwacht, zoals sollicitanten, overheidsambtenaren of nieuwe leveranciers, kan het handig zijn om de bezoekerinformatie van tevoren in te voeren. Wanneer de bezoekers arriveren, kunnen ze de optie Snel inchecken op de kiosk gebruiken, in plaats van al hun informatie handmatig in te voeren bij aankomst.
Voer verwachte gastinformatie van tevoren in door een geplande gast aan te maken in de Receptie app.
Een geplande gast aanmaken door naar te gaan en op Nieuw te klikken. Voer vervolgens dezelfde informatie in als bij elke andere bezoeker op het gastformulier dat verschijnt. De enige verplichte velden zijn de Naam van de bezoeker en het Station waar ze naar verwachting zullen aankomen.
Belangrijk
Als een gast van tevoren is gepland, moeten ze worden ingecheckt vanuit de lijst op de Bezoekers pagina in de Receptie applicatie (). Als een geplande gast incheckt via een kiosk, worden ze afzonderlijk van hun geplande bezoekersinvoer ingecheckt, en hun geplande bezoekersinvoer blijft vermeld als Gepland.
De Gepland status van een geplande gast verandert alleen in Ingecheckt wanneer ze binnen de Bezoekers lijst van de applicatie worden ingecheckt.
Als een gast incheckt via een kiosk, controleer dan of alle gegevens actueel zijn en of de lijst van gasten die momenteel op locatie zijn correct is. Zorg ervoor dat de juiste invoeren in- en/of uitgecheckt worden, zodat de bezoekerlijst correct weergeeft wie er momenteel op het terrein is.
Zorg ervoor dat geplande gasten geïnformeerd worden dat ze niet moeten inchecken via de kiosk als ze van tevoren als geplande gast zijn vermeld.
Bezoekersflow¶
Bezoeker inchecken¶
Wanneer een bezoeker bij een faciliteit aankomt, gaat deze naar een Receptie kiosk en klikt op Inchecken. De informatie die aan de bezoeker wordt gevraagd, is wat geconfigureerd is voor dat specifieke Receptie station. Als informatie verplicht is, toont het veld een rode asterisk (*). De bezoeker moet de verplichte informatie invoeren om in te kunnen checken.
Zodra alle informatie is ingevoerd, tikt de bezoeker op de Inchecken knop.
Notitie
Als er op enig moment tijdens het incheckproces tien seconden verstrijken zonder selectie, keert de kiosk terug naar het hoofdwelkomstscherm.
Geplande bezoeker inchecken¶
Wanneer een geplande bezoeker bij een faciliteit aankomt, gaat deze eerst naar een Receptie kiosk. Als er geplande bezoekers zijn voor die dag, verschijnt er een Snel inchecken paneel aan de rechterkant van de kiosk, met de vraag Ben jij een van deze personen? Onder de vraag staat een lijst van alle bezoekers die die dag gepland staan om te arriveren.
Klik op de overeenkomstige naam in de lijst om in te checken.
Dranken¶
Als er dranken zijn geconfigureerd voor het station, wordt na het tikken op Inchecken een registratiebevestigingsscherm geladen, samen met de vraag: Wil je iets drinken?
De bezoeker kan op Ja, graag of Nee, dank je tikken.
Als ze Ja, graag selecteren, verschijnt er een drankenselectiescherm en worden de vooraf geconfigureerde opties weergegeven. De bezoeker tikt vervolgens op de gewenste selectie, of als ze niets willen, kunnen ze op de Niets, bedankt knop onderaan het scherm tikken.
Als er een drankje is geselecteerd, verschijnt een Dank je voor het registreren! Je drankje is onderweg.-bericht.
Meldingen¶
Zodra de bezoeker is ingecheckt, wordt de persoon die ze bezoeken, en alle andere gebruikers die zijn geconfigureerd om te worden geïnformeerd wanneer check-ins bij de kiosk plaatsvinden, op de hoogte gebracht. De melding wordt verzonden via e-mail, sms-bericht, een Chat-gesprek, of een combinatie van deze drie opties.
Als de bezoeker om een drankje heeft gevraagd, worden de gebruikers die zijn geconfigureerd als de Te informeren personen op het drankformulier, op de hoogte gebracht via de Chat-applicatie. Het bericht dat verschijnt is: (Naam bezoeker) heeft zojuist ingecheckt. Ze hebben (Naam drankje) gevraagd.
Zodra het drankje bij de gast is afgeleverd, is de persoon die het drankje heeft bezorgd verantwoordelijk voor het markeren van het drankje als afgeleverd.
Om een drankje als afgeleverd te markeren, navigeer je naar , en kies je de gewenste stationkaart met (#) Te serveren drankjes.
Dit opent een lijst van alle bezoekers die zijn ingecheckt bij dat station en wachten op een drankje. Klik op de knop Drankje geserveerd aan het einde van de regel voor de bezoeker die is bediend. Zodra ze zijn gemarkeerd als ontvanger van hun drankje, verdwijnt de bezoeker uit de lijst.
Uitchecken¶
Zodra de bezoeker zijn of haar zaken heeft afgerond en het pand heeft verlaten, is het belangrijk om ze uit te checken voor nauwkeurige administratie.
Om bezoekers correct uit te checken, navigeer je naar , en kies je de gewenste stationkaart met (#) Te serveren drankjes. Dit opent een lijst van alle bezoekers die momenteel zijn ingecheckt bij dat station.
Klik op de knop Uitchecken aan het einde van de regel voor de bezoeker die is vertrokken. Zodra ze zijn gemarkeerd als uitgecheckt, verdwijnt de bezoeker uit de lijst.
Belangrijk
Bezoekers checken zichzelf niet uit wanneer ze vertrekken. Het is belangrijk voor gebruikers van Receptie om bezoekers uit te checken voor nauwkeurige administratie.
Zorg altijd voor een nauwkeurige lijst van wie er op elk moment op het terrein aanwezig is. Dit is belangrijk voor beveiligingsdoeleinden en in geval van nood.