Visitantes¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor refers to any non-employee (e.g., repair person, job candidate, auditor, etc.). Visitor arrivals and departures can be logged for security purposes, ensuring an accurate record of who is on the premises.
Lista de visitantes¶
Para consultar la lista completa de visitantes registrados, vaya a .
Nota
Los filtros que aparecen de forma predeterminada en la barra de búsqueda son Planeado o Entrada registrada y Hoy.
Todos los visitantes aparecen en una vista de lista con los detalles que proporcionaron al registrar su entrada, que son:
Nombre: el nombre del invitado.
Empresa del visitante: la empresa a la que representa el invitado.
Teléfono: el número telefónico del invitado.
Bebidas*: la bebida que solicitó el invitado.
Anfitrión: la persona a la que el invitado visita.
Entrada: la fecha y hora en que el visitante registró su entrada.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is removed.
Duración: la cantidad de tiempo que el invitado estuvo en las instalaciones hasta registrar su salida.
Estación: la ubicación en donde se registró el invitado.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Cancelled.
Correo electrónico*: la dirección de correo electrónico del invitado.
Company*: the company the guest is there to visit. This field is only available if in a multi-company database.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
Del lado derecho de las columnas con título en la página de Visitantes hay una columna sin título, allí puede actualizar el estado de los invitados.
Cuando un invitado se retira, haga clic en el botón Registrar salida para actualizar su registro y almacenar la fecha y hora en que se fue.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using a Frontdesk kiosk, they can be checked in from this list, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Junto a la columna de estado sin título aparece el botón Bebida servida, pero solo en caso de que ese visitante haya solicitado una.
Después de haber entregado la bebida, haga clic en el botón Bebida servida para indicar que ya se las entregó. El botón desaparece después de hacer clic en él.
On the far-right of the line, a Print Badge button appears for planned visitors only. Click this button to download a PDF file of the visitor’s badge. The badge displays the date and time the visitor checked in, the visitor’s name and company, who they are visiting, and the logo of the company they are visiting.
Nota
The PDF badge can be printed onto adhesive labels for the visitor to wear, or onto paper that can be placed into a plastic badge holder.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (adjust settings) icon, located at the end of the top line. Doing so, reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Visitantes planificados¶
When guests are expected, such as job candidates, government officials, or new suppliers, it can be helpful to enter the visitor information in advance. When the visitors arrive, they can utilize the Quick Check In option on the kiosk, rather than entering all their information manually upon arrival.
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Vaya a y haga clic en Nuevo para crear un visitante programado. Luego, en el formulario de visitante que aparece, proporcione la misma información que proporcionaría cualquier otro visitante. Los únicos campos obligatorios son el nombre del visitante y la estación a la que se espera que llegue.
Importante
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they are checked in separately from their planned visitor entry, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
El estado Planeado para un visitante planeado solo cambia a Entrada registrada cuando ya registraron su entrada dentro de la lista de Visitantes de la aplicación.
Si un invitado se registra desde un quiosco, asegúrese de que todos los registros estén actualizados y que la lista de visitantes actuales sea correcta. Asegúrese de registrar las entradas y salidas correctas para que la lista de visitantes coincida de forma correcta con las personas que se encuentran en sus instalaciones.
Asegúrese de informar a los invitados planificados que no deben registrar su entrada con el quiosco si se encuentran en la lista de visitantes planificados.
Flujo del visitante¶
Registrar la entrada de un visitante¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Después de que el visitante completa todos los campos necesarios deberá tocar el botón Registrar entrada.
Nota
No importa en qué parte del proceso de registro se encuentre, el quiosco vuelve a la pantalla de bienvenida si pasan diez segundos sin que ocurra una acción.
Planned visitor check in¶
When a planned visitor arrives at a facility, they first approach a Frontdesk kiosk. If there are planned visitors for that day, a Quick Check In panel appears on the right-side of the kiosk, asking Are you one of these people? Beneath the question is a list of all visitors schedule to arrive that day.
Click on the corresponding name in the list to check-in.
Bebidas¶
Si configuró bebidas para la estación, la pregunta ¿Le gustaría algo de beber? aparecerá en la pantalla de confirmación de registro después de hacer clic en el botón Registrar entrada.
El visitante puede elegir entre Sí, por favor y No, gracias.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the preconfigured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Si eligió una bebida, en la pantalla aparecerá el mensaje ¡Gracias por registrarse! Su bebida ya está en camino.
Notificaciones¶
Una vez que el visitante registró su entrada, se le notificará a la persona que fue a visitar y a cualquier otro usuario que haya configurado para recibir un aviso al registrar entradas en el quiosco. La notificación es por correo electrónico, mensaje SMS, un chat de Conversaciones o cualquier combinación con alguna de esas tres opciones.
If the visitor requested a drink, the users configured as the People to Notify on the drink form are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
Una vez el invitado tiene la bebida que solicitó, la persona que se la entregó es responsable de marcarla como entregada.
To mark a drink as delivered, navigate to , and choose the desired station card displaying (#) Drinks to serve.
Esa acción abrirá la lista con todos los visitantes registrados en esa estación que están en espera de una bebida. Haga clic en el botón Bebida servida ubicada al final de la línea del visitante correspondiente. El visitante desaparece de la lista después de que marca la bebida como servida.
Registrar salida¶
Es importante que registre la salida del visitante después de que sale de sus instalaciones para que todos los registros estén en orden.
Para registrar las salidas de forma correcta, vaya a y seleccione la tarjeta de la estación correspondiente donde se muestre (#) Bebidas por servir. Así se abrirá una lista de todos los visitantes que registraron su entrada en la estación.
Haga clic en el botón Registrar salida ubicado cerca del final de la línea del visitante que se retiró. Después de que lo presiona, el visitante desaparece de la lista.
Importante
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Por motivos de seguridad y en caso de emergencia, es importante que siempre tenga una lista precisa de quienes se encuentran en sus instalaciones.