Vizitatori

În aplicația Frontdesk Odoo, un vizitator se referă la orice persoană care nu este angajat (de exemplu, reparator, candidat la un loc de muncă, auditor etc.). Sosirile și plecările vizitatorilor pot fi înregistrate în scopuri de securitate, asigurând o evidență exactă a persoanelor aflate în incintă.

Lista de vizitatori

Pentru a accesa o listă completă a vizitatorilor înregistrați, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Vizitatori.

Notă

În mod implicit, filtrele Planificat sau înregistrat și Astăzi apar în bara Căutare….

Toți vizitatorii sunt prezentați într-o vizualizare de listă, cu următoarele detalii care au fost introduse la check-in:

  • Nume: numele oaspetelui.

  • Companie vizitatoare: compania pe care o reprezintă oaspetele.

  • Telefon: numărul de telefon al oaspetelui.

  • Băuturi*: băutura cerută de oaspete.

  • Gazdă: pe cine așteaptă oaspetele să vadă.

  • CheckIn: data și ora la care oaspete s-a cazat.

  • Checkout*: data și ora la care oaspetele a părăsit locația. În vizualizarea implicită, sunt vizibili doar oaspeții cu statusul Checked-In sau Planned. Oaspeții cu ore de check-out sunt vizibili doar dacă filtrul Today este eliminat.

  • Durata: perioada de timp pentru care oaspete a fost înregistrat.

  • Stație: locația în care s-a înregistrat oaspetele.

  • Status: statusul oaspetelui. Opțiunile sunt Checked-In, Planned, Checked-Out sau Cancelled.

  • E-mail*: adresa de e-mail a oaspetelui.

  • Companie*: compania pe care oaspetele o vizitează. Acest câmp este disponibil doar dacă baza de date este multi-companie.

* Aceste câmpuri nu sunt vizibile în lista implicită Visitor. Ele trebuie activate folosind pictograma (ajustează setările) din colțul din dreapta sus al listei.

În extrema dreaptă a coloanelor cu titlu de pe pagina Vizitatori, există o coloană fără titlu, în care starea unui oaspete poate fi actualizată.

Când un oaspete pleacă, faceți clic pe butonul disponibil Check out pentru a actualiza înregistrarea oaspetelui și înregistrați data și ora la care a plecat.

Dacă un oaspete programat sosește și nu s-a înregistrat folosind un chioșc Frontdesk, acesta poate fi înregistrat din această listă, făcând clic pe butonul disponibil Check in pentru a nota data și ora sosirii.

Pe lângă coloana de stare fără titlu, apare un buton Băutură servită, dar numai dacă acel vizitator a cerut o băutură.

Când băutura lor a fost servită, faceți clic pe butonul Drink Served pentru a indica că băutura a fost livrată oaspetelui. Odată apăsat, acel buton dispare.

În partea dreaptă a liniei apare un buton Print Badge doar pentru vizitatorii planificați. Faceți clic pe acest buton pentru a descărca un fișier PDF cu ecusonul vizitatorului. Ecusonul afișează data și ora la care vizitatorul s-a înregistrat, numele și compania vizitatorului, persoana vizitată și sigla companiei vizitate.

Notă

Ecusonul PDF poate fi tipărit pe etichete autoadezive pentru a fi purtat de vizitator sau pe hârtie care poate fi introdusă într-un suport de ecuson din plastic.

Lista completă a vizitatorilor înregistrați în prezent, cu băuturile care urmează să fie servite evidențiate.

Dacă o coloană nu este vizibilă sau dacă doriți să ascundeți o coloană vizibilă, faceți clic pe pictograma (ajustează setările) situată la capătul liniei de sus. Aceasta va afișa un meniu derulant cu opțiuni de coloane pentru a le activa sau dezactiva. O pictogramă (bifat) indică faptul că acea coloană este vizibilă.

Vizitatori planificați

Când sunt așteptați oaspeți, cum ar fi candidați la un loc de muncă, oficiali guvernamentali sau noi furnizori, poate fi util să introduceți informațiile despre vizitator în avans. Când vizitatorii sosesc, pot folosi opțiunea Quick Check In la chioșc, în loc să introducă manual toate informațiile la sosire.

Introduceți informațiile despre oaspeții așteptați în avans, creând un oaspete planificat în aplicația Frontdesk.

Pentru a crea un oaspete planificat, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Vizitatori și faceți clic pe Nou. Apoi, introduceți aceleași informații ca orice alt visitor în formularul de invitat care apare. Singurele câmpuri obligatorii sunt Numele ale vizitatorului și Stația la care se așteaptă să ajungă.

Important

Dacă un oaspete este planificat în avans, acesta trebuie înregistrat din lista de pe pagina Vizitatori din aplicația Frontdesk (Frontdesk app ‣ Visitors). Dacă un oaspete planificat se înregistrează folosind un chioșc, acesta este înregistrat separat de intrarea sa planificată, iar intrarea planificată rămâne listată ca Planned.

Statutul Planificat al unui oaspete planificat numai se schimbă în Înregistrat atunci când sunt înregistrați în lista de Vizitatori a aplicației.

Dacă un oaspete se înregistrează folosind un chioșc, asigurați-vă că toate înregistrările sunt actualizate și că lista oaspeților care se află în prezent la fața locului este corectă. Asigurați-vă că ați verificat și/sau verificați intrările corecte, astfel încât lista de vizitatori să reflecte corect cine se află în prezent în sediu.

Asigurați-vă că oaspeții planificați sunt informați că ar trebui nu să se înregistreze folosind chioșcul dacă sunt listați în avans ca oaspeți planificați.

Fluxul de vizitatori

Înregistrarea vizitatorilor

Când un vizitator ajunge la o locație, acesta se apropie de un chioșc Frontdesk și face clic pe Check in. Informațiile solicitate vizitatorului sunt cele configurate pentru acea stație Frontdesk. Dacă o informație este obligatorie, câmpul afișează o steluță roșie (*). Vizitatorul trebuie să introducă informațiile obligatorii pentru a se înregistra.

Odată ce toate informațiile sunt introduse, vizitatorul atinge butonul Check In.

Notă

În orice moment al procesului de check-in, dacă trec zece secunde fără nicio selecție, chioșcul revine la ecranul principal de întâmpinare.

Înregistrare vizitator planificat

Când un vizitator planificat ajunge la o locație, se apropie mai întâi de un chioșc Frontdesk. Dacă există vizitatori planificați pentru acea zi, în partea dreaptă a chioșcului apare un panou Quick Check In, întrebând Ești una dintre aceste persoane? Sub întrebare se află o listă cu toți vizitatorii programați să sosească în acea zi.

Faceți clic pe numele corespunzător din listă pentru a vă înregistra.

Băuturi

Dacă băuturile au fost configurate pentru stație, după ce atingeți Check In, se încarcă un ecran de confirmare a înregistrării, împreună cu întrebarea: Vrei ceva de băut?

Vizitatorul poate atinge fie Da, vă rog, fie Nu, mulțumesc.

Dacă selectează Da, vă rog, apare un ecran de selecție a băuturii, iar opțiunile preconfigurate sunt afișate. Vizitatorul atinge selecția dorită sau, dacă nu dorește nimic, poate apăsa butonul Nimic, mulțumesc din partea de jos a ecranului.

Dacă s-a făcut o selecție de băuturi, un Vă mulțumim pentru înregistrare! Băutura dvs. este pe drum. apare mesajul.

Notificări

Odată ce vizitatorul s-a înregistrat, persoana pe care o vizitează și toți ceilalți utilizatori care au fost configurați pentru a fi notificați atunci când au loc înregistrări la chioșc, sunt notificați. Notificarea este fie prin e-mail, mesaj SMS, un chat Discuți sau orice combinație a acestor trei opțiuni.

Dacă vizitatorul a solicitat o băutură, utilizatorii configurați ca Persoane de notificat pe formularul de băuturi sunt notificați prin aplicația Discuss. Mesajul care apare este: (Nume vizitator) tocmai s-a înregistrat. A solicitat (Nume băutură).

Odată ce băutura a fost livrată oaspetelui, persoana care a livrat băutura este responsabilă pentru marcarea băuturii ca fiind livrată.

Pentru a marca o băutură ca fiind livrată, navigați la Frontdesk app ‣ Stations și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve.

Aceasta deschide o listă cu toți vizitatorii înregistrați la acea stație și care așteaptă o băutură. Faceți clic pe butonul Drink Served de la sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a fost servit. Odată ce sunt marcați ca având băutura servită, vizitatorul dispare din listă.

Check out

Odată ce vizitatorul și-a încheiat afacerea și a părăsit sediul, este important să le verificați pentru păstrarea corectă a evidențelor.

Pentru a verifica vizitatorii în mod corespunzător, navigați la Frontdesk app ‣ Stations și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve. Procedând astfel, se deschide o listă cu toți vizitatorii care sunt înregistrați în prezent la acea stație.

Faceți clic pe butonul Check out lângă sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a plecat. Odată ce sunt marcate ca înregistrate, vizitatorul dispare din listă.

Important

Vizitatorii nu se înregistrează la plecare. Este important ca utilizatorii Frontdesk să înregistreze plecarea vizitatorilor pentru o evidență corectă.

Aveți întotdeauna o listă exactă a celor care se află la sediu la un moment dat. Acest lucru este important din motive de securitate și în caz de urgență.