الزائرين

في تطبيق مكتب الاستقبال في Odoo، يشير مصطلح زائر إلى أي شخص غير موظف (مثل فني الصيانة، مرشح للوظيفة، مدقق حسابات، إلخ). يمكن تسجيل وصول ومغادرة الزوار لأغراض أمنية، مما يضمن وجود سجل دقيق لمن هم في المبنى.

قائمة الزوار

للوصول إلى قائمة كاملة بالزوار المسجلين، انتقل إلى تطبيق مكتب الاستقبال ‣ الزوار.

ملاحظة

بشكل افتراضي، يظهر فلتر مخطط أو مسجل الدخول و:guilabel:اليوم في شريط بحث....

يتم عرض جميع الزوار في طريقة عرض القائمة، مع التفاصيل التالية التي تم إدخالها عند تسجيل الدخول:

• الاسم: اسم الضيف.

• شركة الزائر: الشركة التي يمثلها الضيف.

• رقم الهاتف: رقم هاتف الضيف.

• المشروبات*: المشروب الذي طلبه الضيف.

• المضيف: الشخص الذي ينتظر الضيف مقابلته.

• تسجيل الدخول: تاريخ ووقت تسجيل دخول الضيف.

• تسجيل الخروج*: تاريخ ووقت خروج الضيف. في العرض الافتراضي، تكون مرئية فقط الضيوف الذين لديهم حالة مسجل الدخول أو مخطط. الضيوف الذين لديهم أوقات خروج يكونون مرئيين فقط إذا تمت إزالة فلتر اليوم.

• المدة: مقدار الوقت الذي قضاه الضيف بعد تسجيل الدخول.

• المحطة: موقع تسجيل دخول الضيف.

• الحالة: حالة الضيف. الخيارات هي مسجل الدخول، مخطط، مسجل الخروج، أو ملغى.

• البريد الإلكتروني*: عنوان البريد الإلكتروني للضيف.

• الشركة*: الشركة التي جاء الضيف لزيارتها. هذا الحقل متاح فقط في قاعدة بيانات متعددة الشركات.

* هذه الحقول غير مرئية في قائمة الزوار الافتراضية. يجب تفعيلها باستخدام أيقونة (ضبط الإعدادات) في الزاوية العلوية اليمنى من القائمة.

على الجانب الأيمن من الأعمدة المعنونة في صفحة الزوار، يوجد عمود بدون عنوان، حيث يمكن تحديث حالة الضيف.

عندما يغادر الضيف، انقر على زر تسجيل الخروج المتاح لتحديث سجل الضيف وتسجيل تاريخ ووقت مغادرته.

إذا وصل ضيف مجدول ولم يسجل دخوله باستخدام كشك مكتب الاستقبال، يمكن تسجيل دخوله من هذه القائمة بالنقر على زر تسجيل الدخول المتاح لتسجيل تاريخ ووقت وصوله.

بجانب عمود الحالة غير المعنون، يظهر زر تم تقديم المشروب، ولكن فقط إذا طلب هذا الزائر بالتحديد مشروباً.

عند تقديم المشروب، انقر على زر تم تقديم المشروب للإشارة إلى أن المشروب قد تم تسليمه للضيف. بمجرد النقر، يختفي هذا الزر.

على الجانب الأيمن من السطر، يظهر زر طباعة الشارة للزوار المجدولين فقط. انقر على هذا الزر لتنزيل ملف PDF لشارة الزائر. تعرض الشارة تاريخ ووقت تسجيل دخول الزائر، واسم الزائر وشركته، ومن يزورونه، وشعار الشركة التي يزورونها.

ملاحظة

يمكن طباعة شارة PDF على ملصقات لاصقة ليرتديها الزائر، أو على ورق يمكن وضعه في حامل شارة بلاستيكي.

إذا لم يكن أي عمود مرئياً، أو إذا كان من المفضل إخفاء عمود مرئي، انقر على أيقونة ضبط الإعدادات، الموجودة في نهاية السطر العلوي. يؤدي ذلك إلى إظهار قائمة منسدلة بخيارات الأعمدة لتمكينها أو تعطيلها. تشير أيقونة علامة إلى أن العمود مرئي.

الزوار المجدولون

عندما يكون الضيوف متوقعين، مثل المرشحين للوظائف أو المسؤولين الحكوميين أو الموردين الجدد، يمكن أن يكون من المفيد إدخال معلومات الزائر مسبقاً. عند وصول الزوار، يمكنهم استخدام خيار التسجيل السريع على الكشك، بدلاً من إدخال جميع معلوماتهم يدوياً عند الوصول.

أدخل معلومات الضيف المتوقع مسبقاً عن طريق إنشاء ضيف مجدول في تطبيق مكتب الاستقبال.

لإنشاء ضيف مجدول، انتقل إلى تطبيق مكتب الاستقبال ‣ الزوار، وانقر على جديد. ثم أدخل نفس المعلومات كأي زائر آخر في نموذج الضيف الذي يظهر. الحقول المطلوبة الوحيدة هي الاسم للزائر و:guilabel:المحطة التي من المتوقع أن يصل إليها.

مهم

إذا تم تجدول ضيف مسبقاً، يجب تسجيل دخوله من القائمة في صفحة الزوار في تطبيق مكتب الاستقبال (تطبيق مكتب الاستقبال ‣ الزوار). إذا قام ضيف مجدول بتسجيل الدخول باستخدام كشك، يتم تسجيل دخوله بشكل منفصل عن إدخال الزائر المجدول، ويظل إدخال الزائر المجدول مدرجاً كـ مجدول.

تتغير حالة مجدول للضيف المجدول فقط إلى مسجل الدخول عندما يتم تسجيل دخوله داخل قائمة الزوار في التطبيق.

إذا قام ضيف بتسجيل الدخول باستخدام كشك، تأكد من أن جميع السجلات محدثة، وأن قائمة الضيوف الموجودين حالياً في الموقع صحيحة. تأكد من تسجيل دخول و/أو خروج الإدخالات الصحيحة، بحيث تعكس قائمة الزوار بشكل صحيح من هم حالياً في المبنى.

تأكد من إبلاغ الضيوف المجدولين أنه لا يجب عليهم تسجيل الدخول باستخدام الكشك إذا كانوا مدرجين كضيف مجدول مسبقاً.

تدفق الزوار

تسجيل دخول الزائر

عندما يصل زائر إلى منشأة، يقترب من كشك مكتب الاستقبال، وينقر على تسجيل الدخول. المعلومات المطلوبة من الزائر هي ما تم تكوينه لمحطة مكتب الاستقبال المحددة. إذا كانت أي معلومات مطلوبة، يعرض الحقل علامة نجمية حمراء (*). يجب على الزائر إدخال المعلومات المطلوبة لتسجيل الدخول.

بمجرد إدخال جميع المعلومات، ينقر الزائر على زر تسجيل الدخول.

ملاحظة

في أي نقطة في عملية تسجيل الدخول، إذا مرت عشر ثوانٍ دون تحديد، يعود الكشك إلى الشاشة الرئيسية للترحيب.

تسجيل وصول زائر مخطط له

عندما يصل زائر مخطط له إلى منشأة، يتوجه أولاً إلى كشك مكتب الاستقبال. إذا كان هناك زوار مخططون لذلك اليوم، تظهر لوحة تسجيل وصول سريع على الجانب الأيمن من الكشك، تسأل هل أنت أحد هؤلاء الأشخاص؟ أسفل السؤال توجد قائمة بجميع الزوار المقرر وصولهم في ذلك اليوم.

انقر على الاسم المقابل في القائمة لتسجيل الوصول.

المشروبات

إذا تم تكوين المشروبات للمحطة، بعد النقر على تسجيل الوصول، يتم تحميل شاشة تأكيد التسجيل، مع السؤال: هل تريد شيئاً لتشربه؟

يمكن للزائر النقر إما على نعم، من فضلك، أو لا، شكراً.

إذا اختار نعم، من فضلك، تظهر شاشة اختيار المشروبات، وتُدرج الخيارات المكونة مسبقاً. ثم ينقر الزائر على الاختيار المطلوب، أو إذا لم يرد شيئاً، يمكنه النقر على زر لا شيء، شكراً في أسفل الشاشة.

إذا تم اختيار مشروب، تظهر رسالة شكراً لك على التسجيل! مشروبك في الطريق..

الإشعارات

بمجرد تسجيل وصول الزائر، يتم إخطار الشخص الذي يزوره، وأي مستخدمين آخرين تم تكوينهم لإخطارهم عند حدوث تسجيلات وصول في الكشك. يكون الإشعار إما عبر البريد الإلكتروني أو رسالة نصية قصيرة أو دردشة المناقشة، أو أي مزيج من هذه الخيارات الثلاثة.

إذا طلب الزائر مشروباً، يتم إخطار المستخدمين المكونين كـ الأشخاص المراد إخطارهم في نموذج المشروب، عبر تطبيق المناقشة. الرسالة التي تظهر هي: (اسم الزائر) سجل وصوله للتو. طلب (اسم المشروب).

بمجرد توصيل المشروب للضيف، يكون الشخص الذي سلم المشروب مسؤولاً عن تحديده كمُسلَّم.

لتحديد مشروب كمُسلَّم، انتقل إلى تطبيق مكتب الاستقبال ‣ المحطات، واختر بطاقة المحطة المطلوبة التي تعرض (#) مشروبات للتقديم.

يفتح هذا قائمة بجميع الزوار الذين سجلوا وصولهم في تلك المحطة، وينتظرون مشروباً. انقر على زر تم تقديم المشروب في نهاية السطر للزائر الذي تم تقديم المشروب له. بمجرد تحديدهم كمن تم تقديم مشروبهم، يختفي الزائر من القائمة.

تسجيل الخروج

بمجرد أن يكمل الزائر عمله ويغادر المكان، من المهم تسجيل مغادرته للحفاظ على سجلات دقيقة.

لتسجيل مغادرة الزوار بشكل صحيح، انتقل إلى تطبيق مكتب الاستقبال ‣ المحطات، واختر بطاقة المحطة المطلوبة التي تعرض (#) مشروبات للتقديم. يؤدي القيام بذلك إلى فتح قائمة بجميع الزوار المسجلين حالياً في تلك المحطة.

انقر على زر تسجيل المغادرة بالقرب من نهاية السطر للزائر الذي غادر. بمجرد تحديدهم كمن سجلوا مغادرتهم، يختفي الزائر من القائمة.

مهم

الزوار لا يسجلون مغادرتهم بأنفسهم عند المغادرة. من المهم لمستخدمي مكتب الاستقبال تسجيل مغادرة الزوار للحفاظ على سجلات دقيقة.

احتفظ دائماً بقائمة دقيقة بمن هم في المكان في أي وقت. هذا مهم لأغراض الأمن، وفي حالة الطوارئ.