Pengunjung¶
Dalam aplikasi Frontdesk Odoo, pengunjung merujuk pada setiap orang yang bukan karyawan (misalnya, teknisi perbaikan, kandidat pekerjaan, auditor, dll.). Kedatangan dan keberangkatan pengunjung dapat dicatat untuk tujuan keamanan, memastikan catatan yang akurat tentang siapa yang berada di lokasi.
Daftar pengunjung¶
Untuk mengakses daftar lengkap pengunjung yang telah check-in, navigasi ke .
Catatan
Secara default, filter Direncanakan atau Sudah Check-In dan Hari Ini muncul di bilah Cari....
Semua pengunjung ditampilkan dalam tampilan daftar, dengan detail berikut yang dimasukkan saat check-in:
Nama: nama tamu.
Perusahaan Pengunjung: perusahaan yang diwakili oleh tamu.
Telepon: nomor telepon tamu.
Minuman*: minuman yang diminta tamu.
Tuan Rumah: siapa yang ditunggu oleh tamu.
Check-In: tanggal dan waktu tamu check-in.
Check-Out*: tanggal dan waktu tamu check-out. Dalam tampilan default, hanya tamu dengan status Sudah Check-In atau Direncanakan yang terlihat. Tamu dengan waktu check-out hanya terlihat jika filter Hari Ini dihapus.
Durasi: jumlah waktu tamu telah check-in.
Stasiun: lokasi tempat tamu check-in.
Status: status tamu. Pilihannya adalah Sudah Check-In, Direncanakan, Sudah Check-Out, atau Dibatalkan.
Email*: alamat email tamu.
Perusahaan*: perusahaan yang dikunjungi tamu. Field ini hanya tersedia jika dalam database multi-perusahaan.
* Field ini tidak terlihat dalam daftar Pengunjung default. Field ini harus diaktifkan menggunakan ikon (sesuaikan pengaturan) di sudut kanan atas daftar.
Di sebelah kanan kolom berjudul pada halaman Pengunjung, terdapat kolom tanpa judul, di mana status tamu dapat diperbarui.
Ketika tamu pergi, klik tombol Check out yang tersedia untuk memperbarui catatan tamu, dan mencatat tanggal dan waktu mereka pergi.
Jika tamu yang dijadwalkan tiba, dan mereka tidak check-in menggunakan kios Frontdesk, mereka dapat di-check-in dari daftar ini, dengan mengklik tombol Check in yang tersedia untuk mencatat tanggal dan waktu mereka tiba.
Di samping kolom status tanpa judul, tombol Minuman Disajikan muncul, tetapi hanya jika pengunjung tersebut meminta minuman.
Setelah minuman mereka disajikan, klik tombol Drink Served untuk menunjukkan bahwa minuman telah diantarkan kepada tamu. Setelah diklik, tombol tersebut akan menghilang.
Di sebelah kanan baris, tombol Print Badge muncul hanya untuk pengunjung yang direncanakan. Klik tombol ini untuk mengunduh file PDF lencana pengunjung. Lencana tersebut menampilkan tanggal dan waktu pengunjung check in, nama dan perusahaan pengunjung, siapa yang mereka kunjungi, dan logo perusahaan yang mereka kunjungi.
Catatan
Lencana PDF dapat dicetak pada label perekat untuk dikenakan pengunjung, atau pada kertas yang dapat dimasukkan ke dalam tempat lencana plastik.
Jika ada kolom yang tidak terlihat, atau jika kolom yang terlihat lebih disukai untuk disembunyikan, klik ikon adjust settings, yang terletak di akhir baris atas. Dengan melakukan ini, akan muncul menu drop-down opsi kolom untuk diaktifkan atau dinonaktifkan. Ikon check menunjukkan bahwa kolom tersebut terlihat.
Pengunjung yang direncanakan¶
Ketika tamu diharapkan, seperti kandidat pekerjaan, pejabat pemerintah, atau pemasok baru, akan sangat membantu untuk memasukkan informasi pengunjung sebelumnya. Ketika pengunjung tiba, mereka dapat menggunakan opsi Quick Check In pada kiosk, daripada memasukkan semua informasi mereka secara manual saat tiba.
Masukkan informasi tamu yang diharapkan sebelumnya dengan membuat tamu yang direncanakan di aplikasi Frontdesk.
Untuk membuat tamu yang direncanakan, navigasi ke , dan klik New. Kemudian, masukkan informasi yang sama seperti visitor lainnya pada formulir tamu yang muncul. Satu-satunya bidang yang wajib diisi adalah Name pengunjung dan Station di mana mereka diharapkan tiba.
Penting
Jika tamu direncanakan sebelumnya, mereka harus melakukan check in dari daftar di halaman Visitors di aplikasi Frontdesk (). Jika tamu yang direncanakan melakukan check in menggunakan kiosk, mereka akan melakukan check in secara terpisah dari entri pengunjung yang direncanakan, dan entri pengunjung yang direncanakan mereka tetap terdaftar sebagai Planned.
Status Planned dari tamu yang direncanakan hanya berubah menjadi Checked-In ketika mereka melakukan check in di dalam daftar Visitors aplikasi.
Jika tamu melakukan check in menggunakan kiosk, pastikan semua catatan terkini, dan daftar tamu yang saat ini berada di lokasi sudah benar. Pastikan untuk melakukan check in dan/atau check out entri yang benar, sehingga daftar pengunjung mencerminkan dengan benar siapa yang saat ini berada di lokasi.
Pastikan tamu yang direncanakan diberitahu bahwa mereka tidak boleh melakukan check in menggunakan kiosk jika mereka terdaftar sebagai tamu yang direncanakan sebelumnya.
Alur pengunjung¶
Check in pengunjung¶
Ketika pengunjung tiba di fasilitas, mereka mendekati Frontdesk kiosk, dan klik Check in. Informasi yang diminta dari pengunjung adalah apa yang dikonfigurasi untuk stasiun Frontdesk tertentu. Jika ada informasi yang diperlukan, bidang tersebut menampilkan tanda bintang merah (*). Pengunjung harus memasukkan informasi yang diperlukan untuk melakukan check in.
Setelah semua informasi dimasukkan, pengunjung mengetuk tombol Check In.
Catatan
Pada tahap apa pun dalam proses check-in, jika sepuluh detik berlalu tanpa ada pemilihan, kiosk akan kembali ke layar sambutan utama.
Check in pengunjung yang direncanakan¶
Ketika planned visitor tiba di fasilitas, mereka pertama-tama mendekati Frontdesk kiosk. Jika ada pengunjung yang direncanakan untuk hari itu, panel Quick Check In muncul di sisi kanan kiosk, menanyakan Are you one of these people? Di bawah pertanyaan tersebut adalah daftar semua pengunjung yang dijadwalkan tiba hari itu.
Klik nama yang sesuai dalam daftar untuk check-in.
Minuman¶
Jika minuman telah dikonfigurasi untuk stasiun tersebut, setelah mengetuk Check In, layar konfirmasi pendaftaran dimuat, bersama dengan pertanyaan: Apakah Anda ingin sesuatu untuk diminum?
Pengunjung dapat mengetuk Ya, silakan, atau Tidak, terima kasih.
Jika mereka memilih Ya, silakan, layar pemilihan minuman muncul, dan opsi yang telah dikonfigurasi sebelumnya ditampilkan. Pengunjung kemudian mengetuk pilihan yang diinginkan, atau, jika mereka tidak menginginkan apa pun, mereka dapat mengetuk tombol Tidak ada, terima kasih di bagian bawah layar.
Jika pemilihan minuman telah dilakukan, pesan Terima kasih telah mendaftar! Minuman Anda sedang dalam perjalanan. muncul.
Notifikasi¶
Setelah pengunjung check-in, orang yang mereka kunjungi, dan pengguna lain yang dikonfigurasi untuk diberi notifikasi saat check-in terjadi di kios, akan diberi notifikasi. Notifikasi dapat berupa email, pesan SMS, obrolan Diskusi, atau kombinasi dari ketiga opsi tersebut.
Jika pengunjung meminta minuman, pengguna yang dikonfigurasi sebagai Orang yang Diberi Tahu pada formulir minuman akan diberi notifikasi, melalui aplikasi Diskusi. Pesan yang muncul adalah: (Nama Pengunjung) baru saja check-in. Mereka meminta (Nama Minuman).
Setelah minuman diantarkan kepada tamu, orang yang mengantarkan minuman bertanggung jawab untuk menandai minuman tersebut sebagai telah diantarkan.
Untuk menandai minuman sebagai telah diantarkan, navigasikan ke , dan pilih kartu stasiun yang diinginkan yang menampilkan (#) Minuman untuk disajikan.
Ini membuka daftar semua pengunjung yang check-in di stasiun tersebut, dan sedang menunggu minuman. Klik tombol Minuman Disajikan di akhir baris untuk pengunjung yang telah dilayani. Setelah mereka ditandai sebagai telah menerima minuman, pengunjung menghilang dari daftar.
Check out¶
Setelah pengunjung menyelesaikan urusan mereka, dan telah meninggalkan lokasi, penting untuk check-out mereka demi pencatatan yang akurat.
Untuk check-out pengunjung dengan benar, navigasikan ke , dan pilih kartu stasiun yang diinginkan yang menampilkan (#) Minuman untuk disajikan. Melakukan ini membuka daftar semua pengunjung yang saat ini check-in di stasiun tersebut.
Klik tombol Check out di dekat akhir baris untuk pengunjung yang telah pergi. Setelah mereka ditandai sebagai check-out, pengunjung menghilang dari daftar.
Penting
Pengunjung tidak check-out sendiri saat mereka pergi. Penting bagi pengguna Frontdesk untuk check-out pengunjung demi pencatatan yang akurat.
Selalu memiliki daftar akurat tentang siapa yang berada di lokasi pada waktu tertentu. Ini penting untuk tujuan keamanan, dan dalam kasus darurat.