Spesen eintragen

Bevor Spesen erstattet werden können, muss jede einzelne Ausgabe in die Datenbank eingegeben werden. Speseneinträge können auf drei Arten erstellt werden: Spesenabrechnung manuell eingeben, einen Beleg hochladen oder Beleg per E-Mail versenden an vorkonfigurierte E-Mail-Adresse.

Spesen manuell eingeben

Um eine neue Ausgabe zu erfassen, öffnen Sie die App Spesenabrechnung, die die Standardansicht Meine Spesen zeigt.

Tipp

Diese Ansicht können Sie auch über Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen ‣ Meine Spesen aufrufen.

Klicken Sie dann auf Neu und füllen Sie die folgenden Felder im Formular aus:

• Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Ausgabe ein. Diese sollte kurz und informativ sein, z. B.„Mittagessen mit dem Kunden“ oder „Hotel für Konferenz“.

• Kategorie: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Spesenkategorie, die der Ausgabe am ehesten entspricht.

• Gesamt: Geben Sie den Gesamtbetrag, der für die Ausgabe gezahlt wurde, auf eine der beiden Arten ein:

  1. Wenn es sich bei der Ausgabe um einen einzigen Artikel/Ausgabe handelt und die gewählte Kategorie für einen einzigen Artikel gilt, geben Sie die Kosten in das Feld Gesamt ein (das Feld Menge ist ausgeblendet).

  2. Wenn es sich um ein Vielfaches desselben Artikels/derselben Ausgabe mit einem festen Preis handelt, wird der Einzelpreis angezeigt. Geben Sie die Menge in das Feld Menge ein und die Gesamtkosten werden automatisch mit der korrekten Summe aktualisiert. Die Gesamtkosten werden einfach unter dem Feld Menge angezeigt.

     Example

     Im Falle von gefahrenen Kilometern wird der Einzelpreis als Kosten pro Meile eingegeben. Setzen Sie das Menge auf die Anzahl der gefahrenen Meilen, und die Summe wird berechnet.

• Inklusive Steuern: Wenn für die Spesenkategorie Steuern konfiguriert wurden, werden der Steuerprozentsatz und der Steuerbetrag automatisch angezeigt, nachdem Sie entweder den Gesamtbetrag oder die Menge eingegeben haben.

  Bemerkung

  Wenn eine Steuer für eine Spesenkategorie konfiguriert ist, wird der Wert Enthaltene Steuern in Echtzeit aktualisiert, wenn der Wert Gesamt oder Menge aktualisiert wird.

• Mitarbeiter: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Mitarbeiter aus, für den diese Ausgabe bestimmt ist.

• Bezahlt von: Klicken Sie auf die Radio-Schaltfläche, um anzugeben, wer die Ausgabe bezahlt hat und dem diese erstattet werden soll. Wählen Sie entweder Mitarbeiter (zu erstatten) oder Unternehmen aus. Je nach gewählter Spesenkategorie wird dieses Feld möglicherweise nicht angezeigt.

• Datum der Ausgabe: Geben Sie das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde, in das Kalender-Pop-over-Fenster ein, das angezeigt wird, wenn Sie auf dieses Feld klicken.

• Konto: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü das Aufwandskonto aus, auf dem diese Ausgabe verbucht werden soll.

• An Kunden weiterberechnen: Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, die von einem Kunden bezahlt werden soll, wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die VA und den Kunden, dem diese Ausgabe in Rechnung gestellt werden soll. Bei allen Verkaufsaufträgen im Drop-down-Menü werden sowohl VA als auch das Unternehmen, für das der Verkaufsauftrag geschrieben wurde, aufgelistet. Nachdem die Ausgabe gespeichert wurde, verschwindet der Kundenname und nur das Kürzel VA ist auf der Ausgabe sichtbar.

  Example

  Ein Kunde wünscht einen Vor-Ort-Termin für die Gestaltung und Umsetzung eines individuell gestalteten Gartens und erklärt sich bereit, die damit verbundenen Kosten (wie Reise, Hotel, Mahlzeiten usw.) zu übernehmen. Alle Ausgaben, die mit diesem Treffen verbunden sind, würden im Verkaufsauftrag für den individuellen Garten (der sich auch auf den Kunden bezieht) als An Kunden berechnen angegeben.

• Kostenverteilung: Wählen Sie die Kostenstelle(n) Konten, auf die der Aufwand gebucht werden soll, aus dem Drop-down-Menü aus, entweder für Projekte, Abteilungen oder für beide. Für jede Kategorie können bei Bedarf mehrere Kostenstellen angegeben werden. Passen Sie den Prozentsatz für jede Kostenstelle an, indem Sie den Prozentwert neben der Kostenstelle eingeben.

• Unternehmen: Wenn mehrere Unternehmen eingerichtet sind, wählen Sie aus dem Drop-down-Menü das Unternehmen aus, für das diese Ausgabe eingereicht werden soll. Das aktuelle Unternehmen füllt dieses Feld automatisch aus.

• Notizen …: Wenn zur Erläuterung der Ausgabe Anmerkungen erforderlich sind, geben Sie diese in das Notizfeld ein.

Belege anhängen

Nachdem die Ausgabe erstellt wurde, ist der nächste Schritt das Anhängen eines Belegs. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg anhängen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zu dem anzuhängenden Beleg und klicken Sie auf Öffnen.

Der neue Beleg wird im Chatter aufgezeichnet und die Anzahl der Belege wird neben dem Symbol (Büroklammer) angezeigt. Je nach Bedarf können mehrere Belege an eine einzelne Ausgabe angehängt werden.

Spesen hochladen

Es ist möglich, Speseneinträge automatisch zu erstellen, indem Sie eine PDF-Datei hochladen. Diese Funktion erfordert die Aktivierung einer Einstellung und den Erwerb von IAP-Guthaben.

Digitalisierungseinstellungen

Um das Scannen von Belegen zu aktivieren, gehen Sie zu Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und kreuzen Sie die Option Spesendigitalisierung (OCR) an. Klicken Sie dann auf Speichern. Sobald diese aktiviert wurde, erscheinen zusätzliche Optionen. Klicken Sie auf die entsprechenden Radio-Buttons, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Nicht digitalisieren: Diese Option schaltet die Belegdigitalisierung aus.

• Nur auf Anfrage digitalisieren: Diese Option digitalisiert Belege nur auf Anfrage. Eine Schaltfläche Dokument digitalisieren erscheint auf den Speseneinträgen. Wenn Sie darauf klicken, wird der Beleg gescannt und der Speseneintrag wird aktualisiert.

• Automatisch digitalisieren: Diese Option digitalisiert alle Belege automatisch, sobald sie hochgeladen wurden.

Unter diesen Optionen befinden sich zwei zusätzliche Links. Klicken Sie auf den Link Guthaben kaufen, um Guthaben für die Belegdigitalisierung zu kaufen. Klicken Sie auf Meine Services anzeigen, um eine Liste aller aktuellen Services sowie deren verbleibenden Guthabensalden zu sehen.

Weitere Informationen zur Dokumentdigitalisierung und IAP finden Sie in der Dokumentation zu In-App-Einkäufe (IAP).

Bemerkung

Wenn die Option Belegdigitalisierung (OCR) aktiviert wird, wird ein Pflichtmodul installiert, sodass Belege gescannt werden können. Die Aktivierung dieser Option deinstalliert das Modul.

Wenn Sie irgendwann die Belegdigitalisierung temporär aussetzen möchte, können Sie die Option Nicht digitalisieren auswählen. Der Grund dafür, dass diese Option verfügbar ist, dass das Modul nicht deinstalliert werden muss und die Digitalisierung in der Zukunft wieder aktiviert werden kann, indem eine der anderen beiden Optionen ausgewählt wird.

Belege hochladen

Öffnen Sie die Spesenabrechnungsapp und klicken Sie auf dem Dashboard Meine Spesen auf Hochladen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zum gewünschten Beleg, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Öffnen.

Der Beleg wird gescannt und ein neuer Speseneintrag wird erstellt. Das Datum der Ausgabe wird mit dem heutigen Datum befüllt und die anderen Feldern werden auf der Grundlage der gescannten Daten ausgefüllt, wie z. B. Gesamt.

Klicken Sie auf den neuen Eintrag, um das Formular für die einzelne Ausgabe zu öffnen und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Der gescannte Beleg wird im Chatter angezeigt.

Spesen per E-Mail senden

Anstatt jede Ausgabe einzeln in der App Spesenabrechnung zu erstellen, können Ausgaben automatisch erstellt werden, indem eine E-Mail an einen E-Mail-Alias gesendet wird.

Dazu muss zunächst ein E-Mail-Alias konfiguriert werden. Gehen Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Eingehende Emails aktiviert ist. Der Standard-E-Mail-Alias lautet expense@(domain).com. Ändern Sie den E-Mail-Alias, indem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das Feld rechts neben Alias eingeben. Klicken Sie dann auf Speichern.

Bemerkung

Wenn der Domain-Alias eingerichtet werden muss, erscheint Domain-Alias einrichten unter dem Kästchen Eingehende E-Mails anstelle des E-Mail-Adressfelds.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in dieser Dokumentation: Domainnamen.

Sobald der Domain-Alias konfiguriert ist, wird das Feld für die E-Mail-Adresse unter der Funktion Eingehende E-Mails auf der Seite Einstellungen der Spesenabrechnungsapp angezeigt.

Sobald die E-Mail-Adresse eingegeben wurde, können E-Mails an diesen Alias gesendet werden, um neue Ausgaben zu erstellen, ohne dass diese in der Odoo-Datenbank vorhanden sein müssen.

Um eine Ausgabe per E-Mail zu übermitteln, erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den internen Referenzcode des Produkts (falls vorhanden) und den Betrag der Ausgabe in den Betreff der E-Mail ein. Fügen Sie dann den Beleg an die E-Mail an. Odoo erstellt die Rechnung, indem es die Informationen aus dem E-Mail-Betreff mit dem Beleg kombiniert.

Um die interne Referenz einer Spesenkategorie zu überprüfen, gehen Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Spesenkategorien. Wenn eine interne Referenz in der Spesenkategorie aufgeführt ist, wird sie in der Spalte Interne Referenz aufgeführt.

Um eine interne Referenz zu einer Spesenkategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kategorie, um das Formular für die Spesenkategorie zu öffnen. Geben Sie die Interne Referenz in das entsprechende Feld ein. Unter dem Feld Interne Referenz erscheint dieser Satz: 2Verwenden Sie diese Referenz als Betreffspräfix, wenn per E-Mail eingereicht wird.

Example

Wenn Sie eine Spesenabrechnung per E-Mail für eine Mahlzeit im Wert von 25,00 € während einer Dienstreise einreichen, lautet der Betreff der E-Mail ESSEN 25,00 €.

Erläuterung:

• Die Interne Referenz für die Spesenkategorie Mahlzeiten ist ESSEN

• Die Kosten für die Ausgabe sind 25,00 €

Bemerkung

Aus Sicherheitsgründen werden nur authentifizierte Mitarbeiter-E-Mails von Odoo akzeptiert, wenn eine Ausgabe aus einer E-Mail erstellt wird. Um eine authentifizierte Mitarbeiter-E-Mail-Adresse zu bestätigen, gehen Sie zu der Mitarbeiterkarte in der Mitarbeiter-App, und sehen Sie sich das Feld Arbeits-E-Mail an.