Tjänster

För att underhålla en fordonsflotta på rätt sätt krävs både regelbundet underhåll och periodiska reparationer. Schemaläggning av reparationer och hantering av tjänster för en hel fordonspark är nödvändigt för att säkerställa att alla fordon är i gott skick när de behövs.

Services, such as regular maintenance, like oil changes or tire rotations, can be logged in advance. Other repairs are logged as they occur.

Skapa serviceposter

För att logga en service för ett fordon, gå till huvudpanelen Services genom att navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Öppna ett nytt serviceformulär genom att klicka på knappen New i det övre vänstra hörnet.

Fyll i informationen i formuläret. De enda två fälten som måste fyllas i är Service Type och Vehicle.

Fälten på formuläret är:

• Description: Enter a brief description of the service in this field.

• Service Type: Using the drop-down menu, select the type of service performed. If the desired service does not exist, enter a new type of service, and click either Create ”(service type)” or Create and edit… to add the service type and configure it.

  Viktigt

  Only one Service Type comes preconfigured in Odoo: Vendor Bill.

• Date: Using the calendar selector, select the date the service was provided, or is scheduled to be performed. Navigate to the desired month using the (arrow) icons, then click on the date to select it.

• Cost: Enter the estimated cost of the service, if available. If the service is for a future repair, this field should be left blank. This field is updated as estimates are received, and again, when the final repair cost is known.

• Vendor: Using the drop-down menu, select the vendor who is performing the service. If the vendor has not already been entered in the system, add and configure the vendor.

• Vehicle: Using the drop-down menu, select the vehicle that was serviced. When the vehicle is selected, the Driver field is populated, and the unit of measure for the Odometer Value field appears.

• Driver: The vehicle’s current driver automatically populates this field when the Vehicle is selected. If the driver needs to be changed, another driver can be selected using the drop-down menu.

• Odometer Value: Enter the odometer reading from when the service was done. The units of measure are either in kilometers (km) or miles (mi), depending on how the selected vehicle was configured.

  Tips

  To change from kilometers to miles, or vice versa, click the (Internal Link) icon to the right of the vehicle selected in the Vehicle field.

  Ändra måttenheten och navigera sedan tillbaka till serviceformuläret via brödsmule-länkarna. Måttenheten uppdateras då i fältet Odometer Value.

• NOTES: Enter any notes for the repair at the bottom of the service form. For example, this can include estimate details or parts being replaced.

Skapa tjänstetyp

The only method to create service types is from a service form.

På serviceformuläret skriver du in namnet på den nya Service Type i motsvarande fält. Klicka sedan på Create and edit… och ett popup-fönster med Create Service Type visas.

Den tjänstetyp som anges på tjänsteformuläret fyller automatiskt i fältet Name, som kan ändras om så önskas.

Välj sedan Category för den nya tjänstetypen i rullgardinsmenyn i det fältet. De två standardalternativen att välja mellan är Contract eller Service. Ytterligare kategorier kan inte skapas.

Om tjänsten gäller endast avtal eller tjänster, välj motsvarande Category. Om tjänsten gäller både avtal och tjänster, lämna detta fält tomt.

När du är klar klickar du på Save & Close.

Skapa leverantör

When a service is performed for the first time, typically, the vendor’s record has not yet been added to the database. It is best practice to add the full details for a vendor in the database, so that any necessary information can be retrieved.

Vendors are added with the Contacts app. Refer to the documentation for more details.

Observera

Olika flikar eller fält kan vara synliga på formuläret Create Vendor, beroende på vilka andra program som är installerade.

Visa tjänster

Om du vill se alla tjänster som finns i databasen, inklusive gamla och nya förfrågningar, går du till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Alla tjänster visas i en listvy, inklusive alla detaljer för varje tjänst.

Serviceposterna är grupperade efter servicetyp. Antalet reparationer för varje servicetyp visas inom parentes efter servicetypens namn.

Följande information visas för varje listad tjänst:

• Date: det datum då servicen eller reparationen utfördes (eller begärdes att utföras).

• Description: en kort beskrivning av den specifika typ av service eller reparation som utförts för att klargöra den specifika servicen.

• Service Type: den typ av service eller reparation som utförs. Denna väljs från en lista över tjänster som måste konfigureras.

• Vehicle: det specifika fordon som servicen utfördes på.

• Driver: den aktuella föraren för fordonet.

• Vendor: den specifika leverantör som utförde servicen eller reparationen.

• Notes: all information i samband med service eller reparation som dokumenteras för att ge ytterligare klarhet.

• Kostnad: den totala kostnaden för tjänsten eller reparationen.

• Stage: Status för servicen eller reparationen. Alternativen är New, Running, Done, eller Cancelled.

Längst ned i kolumnen Cost visas den totala kostnaden för alla tjänster och reparationer.