Perencanaan¶
Odoo Planning memungkinkan Anda merencanakan jadwal tim dan mengelola shift serta sumber daya.
Menangani perencanaan tim Anda datang dengan persyaratan spesifik yang dapat bervariasi secara luas tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Konsep berikut diperkenalkan di Odoo Planning untuk memenuhi kebutuhan tersebut:
Shift didistribusikan ke sumber daya, yang dapat berupa manusia (karyawan) atau material (misalnya, peralatan). Sumber daya tersebut ditugaskan peran, yang memungkinkan pengorganisasian pekerjaan dalam tim.
Setelah konfigurasi awal selesai, perencanaan shift dapat dilakukan secara manual atau otomatis dengan menggunakan fitur Rencanakan Otomatis.
Integrasi antara aplikasi Perencanaan dan Penjualan memungkinkan pengaitan layanan yang dijual dengan peran dan shift di Perencanaan. Selain itu, integrasi dengan Project memungkinkan dedikasi shift, dan dengan demikian waktu dan sumber daya, untuk proyek tertentu.
Lihat juga
Konfigurasi¶
Peran-Peran¶
Untuk menentukan peran yang dilakukan sumber daya Anda (misalnya, koki, bartender, pelayan), buka , lalu klik Baru, dan isi Nama (misalnya, asisten, resepsionis, manajer). Kemudian, pilih Sumber Daya yang akan menjalankan peran ini. Sumber daya dapat berupa Karyawan atau Material.
Catatan
Jika aplikasi Penjualan diinstal di database Anda, bidang Layanan muncul, memungkinkan Anda menentukan peran mana yang diperlukan untuk melakukan layanan sehingga shift didistribusikan ke orang yang tepat.
Peran diperhitungkan saat menggunakan fitur Rencanakan Otomatis.
Bidang properti dan peran¶
Bidang properti memungkinkan Anda menambahkan bidang khusus ke formulir di berbagai aplikasi Odoo. Perencanaan mencakup kemungkinan menambahkan bidang properti yang terkait dengan peran ke shift.
Untuk membuat field properti, beralih ke tampilan daftar dari jadwal mana pun. Dari sana, klik View pada shift yang ingin Anda edit. Jika field Role kosong, isi dengan peran yang diinginkan, lalu klik ikon roda gigi dan pilih Add Properties. Konfigurasikan field baru sesuai kebutuhan Anda.
Field properti terhubung ke peran dan disertakan dalam formulir shift semua shift yang dilakukan oleh peran ini.
Example
Beberapa kasus penggunaan field properti peran meliputi:
Akreditasi: untuk peran yang memerlukan izin khusus (misalnya, SIM)
Lokasi: di perusahaan yang beroperasi di beberapa lokasi (misalnya, toko atau restoran)
Bahasa: di lingkungan multibahasa (misalnya, perusahaan konsultan)
Karyawan¶
Semua karyawan dapat disertakan dalam perencanaan dan diberi shift.
Untuk menyesuaikan pengaturan perencanaan karyawan, buka , dan pilih karyawan yang ingin Anda edit pengaturannya. Kemudian, buka tab Work Information.
Tip
Anda dapat melakukan hal yang sama dari aplikasi Karyawan, yang diinstal secara default bersama dengan Perencanaan.
Dua bagian dari tab Work Information karyawan berdampak pada Perencanaan: Schedule (yaitu, field Working Hours) dan Planning.
Jam kerja¶
Working Hours diperhitungkan ketika Allocated Time dan persentasenya dihitung untuk shift. Jika field Working Hours dibiarkan kosong, karyawan dianggap bekerja dengan jam fleksibel.
Untuk membuat Working Hours individual, misalnya, untuk karyawan yang bekerja paruh waktu, klik Search more..., lalu New.
Catatan
Working Hours dan Allocated Time di Perencanaan dapat memengaruhi Payroll, jika kontrak karyawan dikonfigurasi untuk menghasilkan entri kerja berdasarkan shift.
Lihat juga
Peran perencanaan¶
Setelah seorang karyawan memiliki satu atau lebih Roles:
Saat membuat shift untuk karyawan ini, hanya template shift dari peran yang dipilih di field ini yang ditampilkan.
Ketika jadwal dipublikasikan, karyawan hanya diberitahu tentang shift terbuka untuk peran yang ditetapkan kepada mereka.
Saat menetapkan shift terbuka secara otomatis atau merencanakan sales order, karyawan hanya diberi shift untuk peran yang ditetapkan kepada mereka.
Selain itu, ketika Peran default didefinisikan:
Saat membuat shift untuk karyawan, peran default dipilih secara otomatis.
Peran ini juga memiliki prioritas atas peran lain dari karyawan saat menetapkan shift terbuka secara otomatis atau merencanakan sales order.
Catatan
Jika kolom peran Perencanaan dibiarkan kosong, tidak ada batasan dalam templat shift dan shift terbuka yang dibagikan dengan karyawan. Namun, tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan tanpa peran.
Material¶
Material adalah sumber daya yang dapat diberi shift dan jam kerja tetapi bukan karyawan. Misalnya, perusahaan konstruksi dapat menggunakan material untuk membuat shift untuk mesin bersama (misalnya, derek, forklift).
Sama seperti karyawan, material dapat diberi peran dan waktu kerja.
Templat shift¶
Untuk membuat template shift, klik New pada jadwal mana pun, lalu isi detail shift. Agar shift tersimpan sebagai template, klik Save Template.
Sebagai alternatif, Anda dapat membuka , lalu klik New. Isi Start Hour dan Span. End Time shift kemudian dihitung berdasarkan Working Hours, dengan memperhitungkan waktu kerja serta istirahat.
Example
Jam kerja karyawan adalah Senin hingga Jumat, pukul 8 pagi hingga 5 sore, dengan istirahat antara pukul 12 dan 1 siang.
Membuat templat shift dengan jam mulai pukul 9 pagi dan durasi 8 jam akan menghasilkan jam selesai pukul 5 sore, berdasarkan jam kerja dan istirahat 1 jam.
Membuat templat shift dengan jam mulai pukul 10 pagi dan durasi 10 jam akan menghasilkan jam selesai pukul 10 pagi keesokan harinya, karena perusahaan tutup pada pukul 5 sore sesuai jam kerja.
Selain itu, untuk setiap templat shift, Anda juga dapat mengonfigurasi:
Peran: untuk menghubungkan shift dengan peran spesifik ini.
Project: untuk melacak shift yang didedikasikan untuk pekerjaan pada project.
Merencanakan shift¶
Saat membuka aplikasi Perencanaan, pengguna melihat jadwal mereka sendiri. Pengguna dengan peran admin juga dapat melihat Jadwal berdasarkan Sumber Daya, Peran, Project, atau Sales Order, serta menu pelaporan dan konfigurasi.
Catatan
Jadwal ditampilkan dalam tampilan Gantt, yang memungkinkan Anda mengedit (dengan seret dan lepas), mengubah ukuran, membagi, dan menduplikasi shift tanpa harus membukanya.
Elemen visual berikut digunakan pada shift dalam jadwal:
Warna penuh: shift yang direncanakan dan dipublikasikan.
Garis diagonal: shift yang direncanakan tetapi belum dipublikasikan.
Latar belakang abu-abu: karyawan yang sedang cuti.
Progress bar: shift yang sedang berlangsung dengan tabel waktu yang terhubung dengannya.
Shift abu-abu: saat menyalin shift, shift yang disalin ditampilkan dengan warna penuh, sedangkan shift yang sudah ada sebelumnya ditampilkan sementara dengan warna abu-abu. Warna berubah kembali ke warna penuh atau garis diagonal pada penyegaran halaman berikutnya atau dengan menghapus filter.
Membuat shift¶
Untuk membuat shift, buka jadwal mana pun, lalu klik New. Pada jendela pop-up yang terbuka, isi detail berikut:
Templates: Jika ada satu atau lebih template yang ada di database Anda, template tersebut ditampilkan di bagian atas jendela pop-up. Setelah dipilih, template akan mengisi formulir shift secara otomatis.
Resource: Resource dapat berupa karyawan atau material. Jika field ini dibiarkan kosong, shift tersebut dianggap sebagai open shift.
Role: Pilih peran yang akan dilakukan oleh resource yang ditugaskan. Field ini digunakan saat auto-planning shift. Setelah Anda memilih peran, template shift yang terkait dengannya ditampilkan di bagian atas jendela pop-up.
Project: Jika aplikasi Project diinstal di database Anda, field ini memungkinkan Anda menghubungkan project ke shift yang tersedia, memungkinkan Anda merencanakan dan melacak shift yang didedikasikan untuk bekerja pada project yang dipilih.
Sales Order Item: Jika aplikasi Penjualan diinstal di database Anda, field ini memungkinkan Anda menghubungkan sales order ke shift.
Repeat: Klik tombol (repeat) dan konfigurasikan kolom Repeat every sesuai kebutuhan Anda. Aturan berikut berlaku untuk shift berulang:
Semua field (misalnya Resource, Role, Project) disalin dari shift asli kecuali tanggal, yang disesuaikan menurut field Repeat Every.
Pengulangan direncanakan tetapi tidak dipublikasikan.
Secara default, shift yang direncanakan dibuat enam bulan sebelumnya, setelah itu dibuat secara bertahap. Untuk mengubah kerangka waktu, aktifkan mode pengembang, lalu buka dan edit Recurring Shifts.
Additional note sent to the employee: Klik field untuk menambahkan catatan.
Date: Pilih tanggal dan waktu shift Anda. Ini adalah satu-satunya field wajib saat membuat shift.
Allocated time: Dihitung berdasarkan tanggal dan Working Schedule karyawan. Lihat lebih lanjut di Shift Templates.
Klik Publish & Save untuk mengonfirmasi shift dan mengirim jadwal kepada karyawan yang ditugaskan melalui email.
Catatan
Draf terlihat di tampilan perencanaan admin dan dapat diidentifikasi dengan garis diagonal. Karyawan hanya diberi tahu tentang shift setelah dipublikasikan.
Dua jenis notifikasi dikirim kepada karyawan tergantung pada konfigurasi akun mereka:
Karyawan tanpa akun user dialihkan ke portal Perencanaan khusus.
Karyawan dengan akun user dialihkan ke tampilan Perencanaan Saya di tampilan backend Odoo.
Tip
Alat pembagian shift memungkinkan pembagian shift panjang menjadi beberapa segmen dengan mudah. Untuk melakukannya, arahkan kursor ke shift yang diinginkan dan klik ikon (gunting).
Shift terbuka dan perencanaan otomatis¶
Tombol Rencanakan Otomatis memungkinkan Anda menugaskan Shift terbuka (shift tanpa sumber daya yang ditugaskan) dan membuat serta menugaskan shift yang terkait dengan pesanan penjualan atau project.
Fitur-fitur berikut berdampak pada perencanaan otomatis:
Peran: Shift terbuka hanya ditugaskan ke sumber daya (karyawan atau material) yang memiliki peran yang sesuai. Tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan tanpa peran.
Peran default: Peran default yang ditugaskan ke sumber daya diprioritaskan di atas peran lain yang mereka miliki.
Konflik: Karyawan atau material tidak dapat ditugaskan beberapa shift pada waktu yang sama.
Cuti: Cuti karyawan diperhitungkan, termasuk hari libur nasional.
Jam kerja: Diperhitungkan saat menugaskan shift ke karyawan atau material. Tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan yang bekerja dengan jam fleksibel.
Kontrak: Jika karyawan memiliki kontrak aktif, mereka tidak akan ditugaskan shift yang berada di luar periode kontrak mereka.
Klik Publikasikan untuk mengonfirmasi jadwal dan memberi notifikasi kepada karyawan tentang perencanaan mereka.
Pertukaran shift dan pembatalan penugasan¶
Dua fitur tersedia untuk memungkinkan karyawan melakukan perubahan pada jadwal mereka: pertukaran shift dan pembatalan penugasan.
Catatan
Kedua fitur ini saling eksklusif. Pertukaran shift dimungkinkan secara default dan tidak dapat dinonaktifkan. Namun, setelah fitur Izinkan pembatalan penugasan diaktifkan, fitur ini menggantikan opsi untuk menukar shift.
Mengganti shift¶
Setelah shift direncanakan dan dipublikasikan, karyawan menerima notifikasi email. Jika seorang karyawan ingin menukar shift, mereka dapat mengklik shift yang tidak diinginkan dan klik Minta untuk menukar.
Shift tetap ditugaskan ke karyawan awal, tetapi dalam jadwal, notifikasi yang menginformasikan bahwa karyawan yang ditugaskan ingin menukar shift terlihat pada shift tersebut.
Shift kemudian ditampilkan kepada karyawan lain yang memiliki peran yang sama, dan jika mereka ingin menugaskannya ke diri mereka sendiri, mereka dapat mengklik tombol Saya ambil.
Catatan
Aturan berikut berlaku:
Hanya shift yang cocok dengan peran karyawan yang ditampilkan sebagai tersedia untuk mereka.
Pertukaran shift tidak tersedia untuk shift di masa lalu.
Pembatalan Penugasan¶
Untuk mengizinkan karyawan membatalkan penugasan mereka sendiri dari shift, buka , kemudian centang kotak Allow Unassignment. Kemudian, tentukan jumlah maksimum hari bahwa karyawan dapat membatalkan penugasan mereka sendiri sebelum shift.
Setelah shift direncanakan dan dipublikasikan, karyawan menerima notifikasi email. Jika pembatalan penugasan shift diizinkan, karyawan dapat mengklik tombol I am unavailable, dan shift kembali menjadi shift terbuka.
Catatan
Aturan berikut berlaku:
Hanya shift yang cocok dengan peran karyawan yang ditampilkan dalam jadwal mereka.
Pembatalan penugasan shift tidak tersedia untuk shift di masa lalu.