Planning¶
Odoo Planning stelt je in staat om de planning van je team te beheren en shifts en resources te organiseren.
Het beheren van de planning van je team brengt specifieke vereisten met zich mee die sterk kunnen variëren afhankelijk van je zakelijke behoeften. De volgende concepten zijn geïntroduceerd in Odoo Planning om aan deze behoeften te voldoen:
Shifts worden toegewezen aan resources, wat ofwel menselijk (werknemers) of materieel (bv. apparatuur) kan zijn. Aan de resources worden rollen toegewezen, wat zorgt voor organisatie van het werk binnen het team.
Zodra de initiële configuratie is voltooid, kunnen planningsshifts handmatig worden ingepland of geautomatiseerd met behulp van de Auto plannen functie.
Een integratie tussen de Planning- en Verkoop-apps maakt het mogelijk om verkochte diensten te koppelen aan rollen en shifts in Planning. Daarnaast maakt integratie met Project het mogelijk om shifts, en dus tijd en resources, aan specifieke projecten toe te wijzen.
Zie ook
Configuratie¶
Rollen¶
Om de rollen te definiëren die je resources uitvoeren (bv. kok, barman, ober), ga je naar , klik je op Nieuw en vul je de Naam in (bv. assistent, receptionist, manager). Kies vervolgens de Resources die deze rol zullen uitvoeren. Resources kunnen Werknemers of Materialen zijn.
Notitie
Als de Verkoop-app in je database is geïnstalleerd, verschijnt het veld Diensten, waarmee je kunt aangeven welke rollen nodig zijn om diensten uit te voeren, zodat de shifts aan de juiste persoon worden toegewezen.
Rollen worden meegenomen bij het gebruik van de Auto Plan-functie.
Eigenschapvelden en rollen¶
Eigenschapvelden maken het mogelijk om aangepaste velden aan formulieren toe te voegen in verschillende Odoo-applicaties. Planning biedt de mogelijkheid om eigenschapvelden toe te voegen die gekoppeld zijn aan rollen voor shifts.
Om een eigenschapveld aan te maken, schakel je over naar de lijstweergave vanuit een willekeurig schema. Klik daar op Bekijken bij de shift die je wilt bewerken. Als het veld Rol leeg is, vul je het in met de gewenste rol, klik je op het tandwielpictogram en selecteer je Eigenschappen toevoegen. Configureer het nieuwe veld naar je behoeften.
Het eigenschapveld is gekoppeld aan de rol en wordt opgenomen in het shiftformulier van alle shifts die door deze rol worden uitgevoerd.
Example
Enkele gebruiksvoorbeelden van roleigenschapvelden zijn:
Accreditatie: voor rollen die een specifieke vergunning vereisen (bv. rijbewijs)
Locatie: bij bedrijven die op meerdere locaties werken (bv. winkels of restaurants)
Taal: in een meertalige omgeving (bv. adviesbureau)
Werknemers¶
Alle werknemers kunnen worden opgenomen in de planning en shifts toegewezen krijgen.
Om de planningsinstellingen van een werknemer aan te passen, ga je naar en kies je de werknemer voor wie je de instellingen wilt bewerken. Ga vervolgens naar het tabblad Werkinformatie.
Tip
Je kunt hetzelfde doen vanuit de Werknemers-app, die standaard samen met Planning wordt geïnstalleerd.
Twee secties van het tabblad Werkinformatie van een werknemer hebben invloed op Planning: Schema (namelijk het veld Werkuren) en Planning.
Werkuren¶
De Werkuren worden in aanmerking genomen wanneer de Toegewezen tijd en het percentage ervan worden berekend voor shifts. Als het veld Werkuren leeg blijft, wordt de werknemer geacht flexibele uren te werken.
Om individuele Werkuren aan te maken, bijvoorbeeld voor werknemers in deeltijd, klik je op Zoek meer…, en vervolgens op Nieuw.
Notitie
De Werkuren en de Toegewezen tijd in Planning kunnen invloed hebben op Loonadministratie, als het contract van de werknemer is geconfigureerd om werkitems te genereren op basis van shifts.
Zie ook
Planningsrollen¶
Zodra een werknemer een of meer Rollen heeft:
Bij het aanmaken van een shift voor deze werknemer worden alleen de shiftsjablonen van de rollen die in dit veld zijn gekozen weergegeven.
Wanneer een planning wordt gepubliceerd, wordt de werknemer alleen op de hoogte gebracht van openstaande shifts voor de rollen die aan hen zijn toegewezen.
Bij het automatisch toewijzen van openstaande shifts of het plannen van verkooporders krijgt de werknemer alleen shifts toegewezen voor de rollen die aan hen zijn toegewezen.
Bovendien geldt het volgende wanneer een Standaardrol is gedefinieerd:
Bij het aanmaken van een shift voor de werknemer wordt de standaardrol automatisch geselecteerd.
Deze rol heeft ook voorrang op de andere rollen van de werknemer bij het automatisch toewijzen van openstaande shifts of het plannen van verkooporders.
Notitie
Als de velden Planningsrollen leeg blijven, zijn er geen beperkingen in de shiftsjablonen en openstaande shifts die met de werknemer worden gedeeld. Het is echter niet mogelijk om de functie Automatisch plannen te gebruiken voor een werknemer zonder rollen.
Materialen¶
Materialen zijn resources die shifts en werkuren toegewezen kunnen krijgen, maar geen werknemers zijn. Een bouwbedrijf zou materialen bijvoorbeeld kunnen gebruiken om shifts aan te maken voor gedeelde machines (bv. kranen, vorkheftrucks).
Net als werknemers kunnen materialen rollen en werktijden toegewezen krijgen.
Shiftsjablonen¶
Om een shiftsjabloon te maken, klik je op New op een willekeurige planning, en vul je vervolgens de details of the shift in. Om de shift als sjabloon op te slaan, klik je op Save Template.
Als alternatief ga je naar en klik je op Nieuw. Vul de Starttijd en Duur in. De Eindtijd van de shift wordt dan berekend op basis van de Werkuren, waarbij rekening wordt gehouden met werktijd en pauzes.
Example
De werkuren van de werknemer zijn maandag tot vrijdag, van 8 tot 17 uur, met een pauze tussen 12 en 13 uur.
Het aanmaken van een shiftsjabloon met een startuur van 9 uur en een duur van 8 uur resulteert in een einduur van 17 uur, op basis van de werkuren en de pauze van 1 uur.
Het aanmaken van een shiftsjabloon met een startuur van 10 uur en een duur van 10 uur resulteert in een einduur van 10 uur de volgende dag, omdat het bedrijf om 17 uur gesloten is volgens de werkuren.
Bovendien kun je voor elk shiftsjabloon ook het volgende configureren:
Rol: om de shift aan deze specifieke rol te koppelen.
Project: om shifts bij te houden die zijn toegewezen aan werk op een project.
Shifts plannen¶
Bij het openen van de Planning-app zien gebruikers hun eigen rooster. Gebruikers met beheerdersrollen kunnen ook Rooster per resource, Rol, Project of Verkooporder bekijken, evenals rapportage- en configuratiemenu’s.
Notitie
Het rooster wordt weergegeven in de Gantt-weergave, waarmee je shifts kunt bewerken (met slepen en neerzetten), de grootte ervan kunt wijzigen, splitsen en dupliceren zonder ze te hoeven openen.
De volgende visuele elementen worden gebruikt op de shifts in de roosters:
Volle kleur: shifts die zijn gepland en gepubliceerd.
Diagonale strepen: shifts die zijn gepland maar nog niet zijn gepubliceerd.
Grijze achtergrond: werknemers die met verlof zijn.
Voortgangsbalk: momenteel lopende shifts met gekoppelde urenstaten.
Grijze shift: bij het kopiëren van shifts worden de gekopieerde shifts in volle kleur weergegeven, terwijl eerder bestaande shifts tijdelijk worden getoond in grijs. De kleur verandert terug naar volle kleur of diagonale strepen bij het volgende vernieuwen van de pagina of door het filter te verwijderen.
Shift aanmaken¶
Ga naar een rooster en klik op Nieuw. Vul in het pop-upvenster dat wordt geopend de volgende gegevens in:
Sjablonen: als er een of meer sjablonen bestaan in je database, worden ze weergegeven in het bovenste gedeelte van het pop-upvenster. Zodra je een sjabloon selecteert, wordt het shiftformulier vooraf ingevuld.
Resource: Resources kunnen zowel werknemers als materialen zijn. Als dit veld leeg blijft, wordt de shift beschouwd als een open shift.
Rol: Selecteer de rol die de toegewezen resource zal uitvoeren. Dit veld wordt gebruikt bij het automatisch plannen van shifts. Zodra je een rol selecteert, worden de bijbehorende shiftsjablonen weergegeven in het bovenste gedeelte van het pop-upvenster.
Project: Als de Project-app is geïnstalleerd in je database, kun je met dit veld het project aan de shift koppelen. Hiermee kun je shifts plannen en bijhouden die zijn toegewezen aan werk op het geselecteerde project.
Verkooporderregel: Als de Verkoop-app is geïnstalleerd in je database, kun je met dit veld een verkooporder aan de shift koppelen.
Herhalen: Klik op de knop (herhalen) en configureer de velden Herhaal elke naar wens. De volgende regels gelden voor terugkerende shifts:
Alle velden (bv. Resource, Rol, Project) worden gekopieerd van de oorspronkelijke shift, behalve de datum, die wordt aangepast volgens het veld Herhaal elke.
Herhalingen zijn gepland maar niet gepubliceerd.
Standaard worden geplande shifts zes maanden van tevoren aangemaakt, waarna ze geleidelijk worden gecreëerd. Om het tijdsbestek aan te passen, activeer je de Ontwikkelaarsmodus, ga je vervolgens naar en bewerk je Terugkerende shifts.
Extra opmerking verstuurd naar de werknemer: Klik op het veld om een opmerking toe te voegen.
Datum: Kies de datum en tijd van je shift. Dit is het enige verplichte veld bij het aanmaken van een shift.
Toegewezen tijd: Wordt berekend op basis van de datum en het Werkrooster van de werknemer. Zie meer in Shiftsjablonen.
Klik op Publiceren & opslaan om de shift te bevestigen en de toegewezen werknemer zijn planning per e-mail te sturen.
Notitie
Het concept is zichtbaar in de beheerplanningsweergave en is te herkennen aan diagonale lijnen. De werknemer wordt pas op de hoogte gesteld van de shift zodra deze is gepubliceerd.
Er worden twee soorten meldingen naar de werknemers gestuurd, afhankelijk van hun gebruiksconfiguratie:
Werknemers zonder gebruikersaccounts worden doorverwezen naar een speciale Planningsportaal.
Werknemers met een gebruikersaccount worden doorverwezen naar de Mijn Planning-weergave in de backend van Odoo.
Tip
Met de tool shifts splitsen kun je een lange shift eenvoudig in segmenten splitsen. Beweeg hiervoor de muis over de gewenste shift en klik op het (schaar) icoon.
Open shifts en automatisch plannen¶
Met de knop Automatisch plannen kun je Open shifts (shifts zonder toegewezen resource) toewijzen en shifts aanmaken en toewijzen die gekoppeld zijn aan verkooporders of projecten.
De volgende functies hebben invloed op automatisch plannen:
Rollen: Open shifts worden alleen toegewezen aan resources (werknemers of materialen) die de bijbehorende rol toegewezen hebben gekregen. Het is niet mogelijk om de Automatisch plannen-functie te gebruiken voor werknemers zonder rollen.
Standaardrollen: De standaardrol die aan een resource is toegewezen krijgt voorrang op de andere rollen die ze hebben toegewezen.
Conflicten: Werknemers of materialen kunnen niet meerdere shifts tegelijk toegewezen krijgen.
Verlof: Het verlof van de werknemers wordt in aanmerking genomen, evenals feestdagen.
Werkuren: Worden in aanmerking genomen bij het toewijzen van shifts aan werknemers of materialen. Het is niet mogelijk om de Automatisch plannen-functie te gebruiken voor een werknemer die flexibele uren werkt.
Contracten: Als de werknemer een actief contract heeft, worden er geen shifts toegewezen die buiten hun contractperiode vallen.
Klik op Publiceren om het rooster te bevestigen en de werknemers op de hoogte te stellen van hun planning.
Shifts ruilen en toewijzing opheffen¶
Er zijn twee functies beschikbaar waarmee werknemers hun rooster kunnen wijzigen: shifts ruilen en toewijzing opheffen.
Notitie
Deze functies sluiten elkaar uit. Shifts ruilen is standaard mogelijk en kan niet worden uitgeschakeld. Zodra de functie Toewijzing opheffen toestaan is ingeschakeld, vervangt deze de optie om shifts te ruilen.
Van dienst wisselen¶
Zodra shifts zijn gepland en gepubliceerd, ontvangen werknemers een e-mailmelding. Als een werknemer een shift wil ruilen, kan hij op de ongewenste shift klikken en op Vragen om te ruilen klikken.
De shift blijft toegewezen aan de oorspronkelijke werknemer, maar in het rooster is een melding zichtbaar op de shift dat de toegewezen werknemer de shift wil ruilen.
De shift wordt vervolgens weergegeven aan andere werknemers met dezelfde rol. Als zij de shift aan zichzelf willen toewijzen, kunnen ze op de knop Ik neem het klikken.
Notitie
De volgende regels zijn van toepassing:
Alleen de shifts die overeenkomen met de rollen van de werknemer worden aan hen weergegeven als beschikbaar.
Shifts ruilen is niet beschikbaar voor shifts in het verleden.
Toewijzing opheffen¶
Ga naar om werknemers toe te staan zichzelf uit shifts te halen. Vink vervolgens het selectievakje Toewijzing opheffen toestaan aan. Geef daarna het maximale aantal dagen op dat werknemers zichzelf kunnen uitschrijven voordat de shift begint.
Zodra shifts zijn gepland en gepubliceerd, ontvangen werknemers een e-mailmelding. Als het opheffen van de toewijzing is toegestaan, kunnen de werknemers op de knop Ik ben niet beschikbaar klikken. De shift wordt dan weer een open shift.
Notitie
De volgende regels zijn van toepassing:
Alleen de shifts die overeenkomen met de rollen van de werknemer worden in hun rooster weergegeven.
Toewijzing opheffen is niet beschikbaar voor shifts in het verleden.