Spesenabrechnungen¶
Wenn die Ausgaben eingereicht werden sollen (z. B. am Ende einer Geschäftsreise oder einmal im Monat), muss eine Spesenabrechnung erstellt werden. Gehen Sie zum Hauptdashboard der App , das eine Standardansicht Meine Spesen anzeigt, oder gehen Sie zur App .
Die Ausgaben sind nach Status farblich codiert. Bei Ausgaben mit dem Status Zu melden (Ausgaben, die noch zu einer Kostenabrechnung hinzugefügt werden müssen) erscheint der Text in Blau. Bei allen anderen Status (Zu melden, Eingereicht und Genehmigt) erscheint der Text in schwarz.
Spesenabrechnungen erstellen¶
Wählen Sie zunächst jede gewünschte Ausgabe aus, die dem Bericht auf dem Dashboard Meine Spesen hinzugefügt werden soll, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem Eintrag aktivieren, oder wählen Sie bei Bedarf schnell alle Ausgaben in der Liste aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel Datum der Ausgabe aktivieren.
Eine andere Möglichkeit, schnell alle Ausgaben hinzuzufügen, die noch nicht in einer Spesenabrechnung enthalten sind, besteht darin, auf Abrechnung erstellen zu klicken, ohne irgendwelche Ausgaben auszuwählen. Odoo wählt dann automatisch alle Ausgaben mit dem Status Einzureichen aus, die noch nicht in einer Spesenabrechnung enthalten sind.
Bemerkung
In der Liste Meine Spesen kann jede beliebige Ausgabe ausgewählt werden, außer jene mit dem Status Genehmigt.
Die Schaltfläche Abrechnung erstellen ist sichtbar, solange mindestens eine Ausgabe mit dem Status Zu melden oder Einzureichen besteht.
Wenn die Schaltfläche Abrechnung erstellen angeklickt wird, erscheinen nur Ausgaben mit dem Status Einzureichen, die sich nicht in einer anderen Spesenabrechnung befinden, in der neu erstellten Spesenabrechnung.
Wenn alle Ausgaben im Bericht Meine Spesen bereits mit einer anderen Spesenabrechnung verknüpft sind, erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Meldung Ungültige Operation, in dem steht: Sie haben keine Ausgaben zu melden.
Nachdem Sie die Ausgaben ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung erstellen. Die neue Abrechnung erscheint mit allen Ausgaben, die auf der Registerkarte Spesen aufgelistet sind. Wenn einer einzelnen Ausgabe ein Beleg beigefügt ist, erscheint ein Symbol (Büroklammer) zwischen den Spalten An Kunden weiterberechnen und Kostenverteilung.
Wenn die Abrechnung erstellt wird, erscheint der Datumsbereich für die Ausgaben standardmäßig im Feld Zusammenfassung der Spesenabrechnung. Es wird empfohlen, dieses Feld mit einer kurzen Zusammenfassung für jede Abrechnung zu bearbeiten, damit die Ausgaben übersichtlich bleiben. Geben Sie in das Feld Zusammenfassung der Spesenabrechnung eine kurze Beschreibung für die Spesenabrechnung ein, wie z. B. Kundenreise NYC oder Bürobedarf für Präsentation).
Die Felder Mitarbeiter, Bezahlt von und Unternehmen werden automatisch mit den in den einzelnen Ausgaben aufgelisteten Informationen ausgefüllt.
Wählen Sie nun einen Manager aus dem Drop-down-Menü aus, um der Abrechnung einen Manager zuzuweisen. Aktualisieren Sie bei Bedarf das Feld Journal mithilfe des Drop-down-Menüs.
Wenn einige Ausgaben in der Abrechnung fehlen, können sie noch hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu auf Zeile hinzufügen am unteren Rand des Reiters Spesen.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster Hinzufügen: Ausgabenzeile mit allen verfügbaren Ausgaben, die dem Bericht hinzugefügt werden können (mit dem Status Einzureichen).
Wenn eine neue Ausgabe hinzugefügt werden muss, die nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf Neu, um eine neue Ausgabe zu erstellen und sie der Abrechnung hinzuzufügen.
Kreuzen Sie das Kästchen neben jeder Ausgabe, die hinzugefügt werden soll, an und klicken Sie auf Auswählen.
Dadurch verschwindet das Pop-up-Fenster und die Elemente erscheinen nun in der Abrechnung.
Bemerkung
Spesenabrechnungen können an einem von drei Orten erstellt werden:
Gehen Sie zum Hauptdashboard der (auch erreichbar über ).
Navigieren Sie zur
Navigieren Sie zur
Klicken Sie in einer dieser Ansichten auf Neu, um eine neue Spesenabrechnung zu erstellen.
Spesenabrechnungen einreichen¶
Wenn eine Spesenabrechnung abgeschlossen ist, muss die Abrechnung im nächsten Schritt zur Genehmigung beim Manager eingereicht werden. Um alle Spesenabrechnungen anzuzeigen, navigieren Sie zur . Öffnen Sie die bestimmte Abrechnung aus der Liste der Spesenabrechnungen.
Bemerkung
Abrechnungen müssen individuell eingereicht werden und können nicht in Stapeln eingereicht werden.
Wenn die Liste sehr umfangreich ist, kann es hilfreich sein, die Ergebnisse nach Status zu gruppieren, da nur Abrechnungen mit dem Status Einzureichen eingereicht werden müssen, Abrechnungen mit dem Status Genehmigt oder Eingereicht jedoch nicht.
Die einzureichenden Ausgaben sind nicht nur durch den Status Einzureichen leicht zu erkennen, sondern der Text erscheint in Blau, während der Text aller anderen Ausgaben in schwarz erscheint.
Bemerkung
Der Status der einzelnen Abrechnungen wird in der Spalte Status angezeigt. Wenn die Spalte Status nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Symbol (zusätzliche Optionen) am Ende der Zeile und aktivieren Sie das Kästchen neben Status aus dem Drop-down-Menü.
Klicken Sie auf eine Abrechnung, um sie zu öffnen, und klicken Sie dann auf Beim Manager einreichen. Nachdem Sie eine Abrechnung eingereicht haben, müssen Sie warten, bis der Manager sie genehmigt hat.
Wichtig
Nur Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können Spesen genehmigen expenses, buchen und erstatten.