Dokument-Digitalisierung¶
Die Digitalisierung von Dokumenten bezeichnet den Prozess der Umwandlung von Papier- oder Digitaldokumenten in Datensätze in einer Datenbank. Mithilfe von OCR und künstlicher Intelligenz liest Odoo den Inhalt und erstellt und füllt automatisch die Details des Datensatzes aus. Dieser Prozess wird hauptsächlich für Lieferantenrechnungen (oder Rückerstattungen) verwendet.
Bemerkung
Obwohl dies weniger häufig vorkommt, kann dieser Digitalisierungsprozess auch auf Kundenrechnungen und Gutschriften angewendet werden. Die Einstellungen müssen entsprechend angepasst werden.
Konfiguration¶
Gehen Sie zu und navigieren Sie zum Abschnitt Digitalisierung. Aktivieren Sie die Option Dokument-Digitalisierung und wählen Sie, ob Lieferantenrechnungen automatisch oder bei Bedarf verarbeitet werden sollen.
Bemerkung
Wenn die Option Einzelne Rechnungszeile pro Steuer aktiviert ist, wird in der neuen Lieferantenrechnung nur eine Zeile pro Steuer erstellt, unabhängig von der Anzahl der Zeilen in der Rechnung.
Hochladen von Lieferantenrechnungen¶
Vendor bills are uploaded manually or sent to a designated email alias to be digitized. Once the bill is uploaded, the document preview appears on the right side of the screen.
Siehe auch
Manuell hochladen¶
From the Accounting Dashboard, click Upload on the Vendor Bills journal.
Über E-Mail-Alias hochladen¶
Lieferantenrechnungen können über einen mit dem entsprechenden Journal verknüpften E-Mail-Alias auf zwei Arten hochgeladen werden:
von einem angeschlossenen Scanner gescannt, der so konfiguriert ist, dass er E-Mails an einen E-Mail-Alias sendet;
direkt an einen E-Mail-Alias gesendet.
Jede an die E-Mail angehängte PDF-Datei wird automatisch in einen neuen Entwurf einer Lieferantenrechnung umgewandelt.
Bemerkung
Nur PDF- und XML-Formate werden über einen mit einem Journal verknüpften E-Mail-Alias verarbeitet.
JPEG files must be processed via email alias in the Documents app.
Um einen E-Mail-Alias zu einem Journal hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie sicher, dass ein Alias-Domain konfiguriert wurde.
Der Standard-E-Mail-Alias
lieferantenrechnungen@, gefolgt von der Alias-Domain, wird automatisch erstellt und ist im Reiter Erweiterte Einstellungen des Journals Lieferantenrechnungen verfügbar.Um einen Standard-E-Mail-Alias zu ändern, gehen Sie zu , wählen Sie das entsprechende Journal aus und bearbeiten Sie den E-Mail-Alias im Reiter Erweiterte Einstellungen.
Konfigurieren Sie den angeschlossenen Scanner so, dass gescannte Dokumente bei Bedarf an den E-Mail-Alias gesendet werden.
Bemerkung
Alternatively, an email alias in the Documents app can be used to
automatically send vendor bills to the Finance workspace (e.g., inbox-financial@example.odoo.com).
Digitalisierung und Datenerkennung mit KI¶
Je nach Einstellungen werden Dokumente entweder automatisch digitalisiert oder müssen manuell bearbeitet werden, wenn die Digitalisierung nur bei Bedarf aktiviert ist.
Um ein hochgeladenes Dokument manuell zu digitalisieren, klicken Sie auf :guilabel:`Dokument digitalisieren `.
Once the document has been digitized, a blue banner appears; click Refresh if needed. Review and correct any information uploaded during digitization: click on the related field(s) to edit them, or click Reload AI data to refresh the data.
Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um das Dokument zu buchen.
Tipp
Sobald ein Dokument digitalisiert wurde, bleibt das Feld Lieferant leer, wenn der Lieferant nicht in der Datenbank vorhanden ist. Um ihn hinzuzufügen, klicken Sie auf (Pfeil nach unten) im Feld Lieferant. Der Name des Lieferanten wird in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite hervorgehoben. Klicken Sie darauf, um ein neues Lieferantenformular zu öffnen, in das der Name bereits eingetragen ist.
Bemerkung
Die folgenden Felder auf Lieferantenrechnungen werden von OCR erkannt:
Lieferant, Rechnungsreferenz, Rechnungsdatum, Zahlungsreferenz (nur im belgischen Format +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Empfängerbank, Fälligkeitsdatum und die Währung (in einer Umgebung mit mehreren Währungen und wenn die Währung aktiviert ist).
Im Reiter Rechnungszeilen: Beschreibung/Bezeichnung des Produkts, die Menge, den Preis pro Einheit, Steuern (wenn Steuern aktiviert sind; dieses Feld wird von OCR für die indische Lokalisierung nicht erkannt), Nettobetrag und Gesamt.
Vendor bill matching with purchase orders¶
When a digitized vendor bill is recognized by OCR, Odoo first searches the database for a matching purchase order and its number. If a match is found, the system copies as much information as possible from the purchase order to the vendor bill. For example, the vendor Bill Reference number is overwritten by the Vendor Reference from the purchase order.
Bemerkung
All changes are logged in the chatter.
A smart button linking to the related purchase order is available on the vendor bill.
To correct any mismatches, update the incorrect fields on the vendor bill.
Tipp
Elektronische Lieferantenrechnungen mit eingebettetem XML ermöglichen eine genauere und effizientere Verarbeitung.
Alternatively, the Auto-complete feature can be used to transfer information from the purchase order to the vendor bill, without requiring OCR.
Positionen¶
Die Dokumentendigitalisierungsfunktion ist ein In-App-Kauf-(IAP-)Dienst, für den im Voraus bezahltes Guthaben erforderlich ist. Für die Digitalisierung eines Dokuments wird ein Guthaben benötigt.
Um Guthaben zu kaufen, gehen Sie zur Einstellungen-App oder zu , navigieren Sie zum Abschnitt Digitalisierung und klicken Sie auf Guthaben kaufen.
Bemerkung
Odoo-Enterprise-Benutzer mit einem gültigen Abonnement erhalten kostenloses Guthaben, um IAP-Funktionen zu testen, bevor sie sich für den Kauf weiteren Guthabens für die Datenbank entscheiden. Dazu gehören Demo-/Schulungsdatenbanken, Bildungsdatenbanken und „1 App gratis“-Datenbanken.
XML-Dateien erfordern keine OCR-Guthaben, da sie strukturierte Daten enthalten, die ohne OCR direkt verarbeitet werden können.