Digitalización de documentos¶
La digitalización de documentos hace referencia al proceso de convertir documentos en papel o documentos digitales en registros dentro de una base de datos. Mediante el uso de OCR y tecnologías de inteligencia artificial, Odoo lee el contenido y crea y completa automáticamente los datos del registro. Este proceso se utiliza principalmente para facturas de proveedor (o reembolsos).
Nota
Aunque es menos habitual, este proceso de digitalización también puede aplicarse a facturas de cliente y notas de crédito. Es necesario ajustar la referencia configuración según corresponda.
Ver también
“Tutoriales de Odoo: digitalización de facturas de proveedores <https://www.odoo.com/slides/slide/vendor-bill-digitization-7065>”_
Configuración¶
Dirígete a y ve a la sección Digitalización. Activa la opción Digitalización de documentos y elige si las facturas de proveedor deben procesarse automáticamente o bajo demanda.
Nota
Si la opción Una sola línea de factura por impuesto está activada, solo se creará una línea por impuesto en la nueva factura de proveedor, independientemente del número de líneas que tenga.
Subida de facturas de proveedor¶
Las facturas de proveedor se suben manualmente o se envían a un alias de correo electrónico designado para su digitalización. También pueden contabilizarse automáticamente para proveedores seleccionados.
Nota
Una vez se ha subido la factura, la vista previa del documento aparece en la parte derecha de la pantalla.
Ver también
Subida manual¶
En el panel de Contabilidad, arrastra y suelta las facturas de proveedor en el diario de compras deseado o haz clic en Subir en el diario de compras.
Subir mediante alias de correo electrónico¶
Las facturas de proveedor se pueden enviar a un alias de correo electrónico asociado al diario correspondiente de dos maneras:
escaneadas desde un escáner conectado configurado para enviar correos electrónicos a un alias de correo electrónico;
enviadas directamente a un alias de correo electrónico.
Cada PDF adjunto al correo electrónico se convierte automáticamente en una nueva factura de proveedor en borrador.
Nota
Solo se procesan los formatos PDF y XML mediante un alias de correo electrónico asociado a un diario.
Los archivos JPEG debe procesarse mediante un alias de correo electrónico en la aplicación Documentos.
Para añadir un alias de correo electrónico a un diario, sigue los siguientes pasos:
Asegúrate de que se haya configurado un dominio de alias de correo electrónico.
El alias de correo electrónico predeterminado
vendor-bills@, seguido del dominio de alias, se crea automáticamente y está disponible en la pestaña Ajustes avanzados del diario Facturas de proveedor.Para cambiar un alias de correo electrónico predeterminado, dirígete a , selecciona el diario correspondiente y edita el alias de correo electrónico en la pestaña Ajustes avanzados.
Si es necesario, configura el escáner conectado para que envíe documentos escaneados al alias de correo electrónico.
Nota
Como alternativa, se puede utilizar un alias de correo en la aplicación Documentos para enviar automáticamente las facturas de proveedor a la carpeta Finanzas (por ejemplo, inbox-financial@example.odoo.com).
Contabilización automática de facturas de proveedor¶
Nota
Para utilizar la opción Contabilizar automáticamente facturas, debe estar habilitada la configuración Digitalizar automáticamente en la sección Digitalización de documentos para facturas de proveedor.
Para contabilizar automáticamente las facturas de proveedor digitalizadas de proveedores específicos, dirígete a y haz clic en el proveedor deseado. En la pestaña Contabilidad del formulario de contacto, selecciona una opción de Contabilización automática de facturas en la sección Automatización:
Siempre
Preguntar después de 3 validaciones sin modificaciones: cuando la tercera factura cargada se confirme sin realizar ninguna modificación, aparecerá una ventana de Contabilización automática de facturas. Se podrán elegir las siguientes opciones: activar validación automática, preguntarme más tarde o nunca para este proveedor.
Nunca
Nota
Dado que la automatización se activa después de validar tres facturas sin modificaciones, el contacto debe existir previamente en la base de datos y cada factura que se suba debe incluir una fecha de factura.
Digitalización y reconocimiento de datos con IA¶
Según la configuración, los documentos se digitalizan automáticamente o requieren un procesamiento manual si la digitalización está configurada únicamente bajo demanda.
Para digitalizar manualmente un documento subido, haz clic en Digitalizar documento.
Una vez digitalizado el documento, aparecerá un banner azul; haz clic en Actualizar. Revisa y corrige toda la información que se haya cargado durante la digitalización: haz clic en los campos correspondientes para editarlos o haz clic en Volver a cargar datos de IA para actualizar la información.
A continuación, haz clic en Confirmar para contabilizar el documento.
Truco
Una vez que un documento se ha digitalizado, el campo Proveedor se queda vacío si el proveedor no existe en la base de datos. Para añadirlo, haz clic en (flecha hacia abajo) del campo Proveedor; el nombre del proveedor aparecerá resaltado en la vista previa del documento a la derecha. Haz clic sobre él para abrir un nuevo formulario de proveedor con el nombre ya completado.
Nota
Los siguientes campos de la factura de proveedor se reconocen mediante OCR:
Proveedor, Referencia de la factura, Fecha de la factura, Referencia de pago (solo en el formato belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Banco beneficiario, Fecha de vencimiento y la moneda (en un entorno multidivisa y si está activada).
Desde la pestaña Líneas de factura: descripción/etiqueta del Producto, Cantidad, Precio unitario, Impuestos (si el impuesto está activado; este campo no se reconoce por OCR para la localización india), Importe sin impuestos y Total.
Conciliación de pedidos de compra¶
Cuando una factura de proveedor digitalizada es reconocida por OCR, Odoo busca en la base de datos un pedido de compra coincidente. Si se encuentra, la factura de proveedor puede vincularse manualmente con las líneas abiertas del pedido de compra existente.
Una vez que se ha subido la factura de proveedor y se ha digitalizado, puedes hacer clic en el botón inteligente Conciliación de compra para acceder a la vista de lista Conciliación de compra, que muestra todas las líneas de pedidos de compra vinculadas al proveedor asignado a la factura. A continuación, selecciona las líneas del pedido de compra correspondientes y la factura de proveedor en borrador (aparece en gris) y haz clic en Emparejar.
Truco
En la vista de lista Conciliación de compra, actualiza la Cantidad y el Precio de las líneas del pedido de compra, si es necesario.
Si no existe ningún pedido de compra relacionado con el proveedor de la factura de proveedor subida, se puede crear directamente un nuevo pedido de compra a partir de las líneas de la factura. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Una vez subida la factura de proveedor, asegúrate de que el campo Proveedor esté completado con el proveedor correcto.
Haz clic en el botón inteligente Conciliación de compra, selecciona la factura de proveedor en borrador en la lista (aparece en gris) y haz clic en Añadir al pedido de compra.
En la ventana Añadir al pedido de compra, empieza a escribir en el campo Pedido de compra y selecciona Crear y editar.
En la ventana Crear pedido de compra, selecciona el proveedor asignado a la factura de proveedor, completa todos los campos obligatorios y haz clic en Confirmar.
En la vista de lista Conciliación de compra, selecciona las líneas del pedido de compra correspondientes y la factura de proveedor en borrador (aparece en gris) y haz clic en Emparejar.
Nota
Si falta información en los campos obligatorios del pedido de compra, haz clic en Guardar y cerrar en la ventana Crear pedido de compra. A continuación, abre la aplicación Compras para completar los campos y confirmar el pedido de compra.
Truco
Las facturas electrónicas de proveedor con XML incrustado garantizan un procesamiento más preciso y eficiente.
Como alternativa, la función Autocompletar puede transferir información del pedido de compra a la factura de proveedor, sin necesidad de OCR.
Precio¶
La digitalización de documentos es un servicio de compra dentro de la aplicación (IAP) que requiere créditos prepago. La digitalización de un documento consume un crédito.
Para comprar créditos, abre la aplicación Ajustes o , navega a la sección Digitalización y haz clic en Comprar créditos.
Nota
Los usuarios de Odoo Enterprise con una suscripción válida reciben créditos gratuitos para probar las funcionalidades de IAP antes de adquirir más créditos para la base de datos. Esto incluye bases de datos de demostración o de formación, bases de datos educativas y bases de datos con una sola aplicación gratuita.
Los archivos XML no necesitan créditos de OCR porque contienen datos estructurados que se pueden procesar directamente, sin necesidad de OCR.