Fuentes de datos

Las fuentes de datos, que se crean cada vez que se inserta una lista, una tabla dinámica o un gráfico en una hoja de cálculo de Odoo, conectan la hoja de cálculo y el modelo correspondiente en tu base de datos, manteniendo los datos de la hoja de cálculo actualizados.

Cada fuente de datos se define mediante propiedades a las que se puede acceder a través del menú Datos. Las fuentes de datos se identifican por su respectivo icono (tabla dinámica), (lista) o (gráfico), seguido de su ID y nombre, p. ej., (#1) Análisis de ventas por producto.

Fuentes de datos listadas en el menú Datos

Hacer clic en una fuente de datos abre las propiedades relacionadas en un panel a la derecha de la hoja de cálculo.

Truco

  • El panel de propiedades también se puede abrir haciendo clic derecho en cualquier celda de una lista o tabla dinámica insertada y luego haciendo clic en Ver propiedades de lista o Ver propiedades de tabla dinámica, o haciendo clic en el icono (menú) en la parte superior derecha de un gráfico insertado y luego haciendo clic en Editar.

  • Una vez abiertas las propiedades de una fuente de datos específica, permanecen abiertas incluso al navegar entre pestañas de la hoja de cálculo. Para cerrar el panel de propiedades, haz clic en el icono (cerrar) en la parte superior derecha del panel.

Nota

Eliminar una lista o tabla dinámica insertada, o eliminar la hoja en la que se insertó, no elimina la fuente de datos subyacente. La fuente de datos de una lista o tabla dinámica insertada solo se puede eliminar a través de las propiedades de la fuente de datos.

Una advertencia en el menú Datos identifica cualquier fuente de datos para la cual la lista o tabla dinámica correspondiente ya no aparece en la hoja de cálculo.

Mensaje de advertencia sobre lista no utilizada

Eliminar un gráfico insertado, por otro lado, también elimina la fuente de datos subyacente.

Insertar una lista

Importante

Antes de insertar una lista en una hoja de cálculo, asegúrate de que la lista esté adaptada a tus necesidades. Considera qué campos deben ser visibles y cómo se filtran o clasifican los registros. Esto puede afectar tanto el tiempo de carga como la facilidad de uso de tu hoja de cálculo.

Para insertar una lista:

  1. Con la vista de lista correspondiente abierta en tu base de datos, haz clic en el icono (Acciones) junto al nombre de la vista, luego en Hoja de cálculo ‣ Insertar lista en hoja de cálculo.

    Nota

    Para insertar solo registros específicos, selecciona los registros correspondientes, haz clic en el botón Acciones que aparece en la parte superior central de la pantalla y luego en Insertar en hoja de cálculo.

  2. En la ventana que se abre, edita el Nombre de la lista si es necesario.

    El nombre de la lista se utiliza en el nombre de la hoja y en las propiedades de la lista.

    Insertar una lista en una hoja de cálculo
  3. Edita el número de registros, es decir, filas, que se insertarán si es necesario.

    De forma predeterminada, el número mostrado es el número de registros visibles en la primera página de la lista. Por ejemplo, si la lista contiene 150 registros pero solo 80 son visibles, este campo mostrará 80.

    Nota

    Aunque los datos de tu lista se mantienen actualizados gracias a la conexión con tu base de datos, una lista insertada no se expandirá automáticamente para incluir nuevos registros, por ejemplo, una nueva categoría de producto o un nuevo vendedor.

    Si prevés que se añadan nuevos registros, considera añadir filas adicionales al insertar la lista. Los registros/filas también se pueden añadir manualmente después de que se haya insertado la hoja de cálculo.

    Example

    Tu empresa tiene actualmente diez categorías de productos e insertas esta lista en una hoja de cálculo. Si se crea una undécima categoría de producto y tu lista insertada solo tenía diez filas, la nueva categoría se insertará en la posición apropiada en la hoja de cálculo, eliminando así una categoría existente.

    Una forma de evitar esto es añadir filas adicionales al insertar la lista.

  4. Haz clic en Hoja de cálculo en blanco o selecciona en qué hoja de cálculo existente se debe insertar la lista.

    Nota

    Las nuevas hojas de cálculo se guardan en la aplicación Documentos Odoo en el espacio de trabajo personal Mi unidad o, si se ha habilitado la centralización de archivos para hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.

  5. Haz clic en Confirmar.

La lista se inserta en una nueva hoja de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja en la barra inferior muestra el nombre de la lista seguido del ID de la lista, por ejemplo, Presupuestos por total (Lista #1). Un panel en el lado derecho de la pantalla muestra las propiedades de la lista.

Truco

  • Para ver un registro individual de una lista insertada, haz clic derecho en cualquier celda de la fila relevante y luego haz clic en Ver registro. Para volver a la hoja de cálculo, haz clic en el nombre de la hoja de cálculo en las migas de pan en la parte superior de la vista.

  • Para cortar el vínculo entre una lista insertada y tu base de datos, selecciona toda la lista, haz clic derecho y selecciona Copiar, luego haz clic derecho de nuevo y selecciona Pegado especial ‣ Pegar como valor.

  • No modifiques el ID de la lista en el nombre de la hoja, ya que la lista insertada conserva este ID durante toda la vida de la hoja de cálculo. Este ID de lista se utiliza en las funciones de hoja de cálculo que recuperan datos de tu base de datos.

Funciones de lista

Cuando se inserta una lista en una hoja de cálculo, se utilizan las siguientes funciones para recuperar los valores de encabezado y campo, respectivamente:

=ODOO.LIST.HEADER(list_id, field_name)
=ODOO.LIST(list_id, index, field_name)

Los argumentos de la función son los siguientes:

  • list_id: el ID asignado cuando se inserta la lista. A la primera lista insertada en una hoja de cálculo se le asigna el ID de lista 1, a la segunda el ID de lista 2, etc.

  • index: identifica la línea en la que apareció el registro en la lista antes de la inserción. La primera línea tiene un índice de 1, la segunda un índice de 2, etc.

  • field_name: el nombre técnico del campo.

Truco

Al hacer clic en una celda individual se muestra la fórmula relacionada, si es relevante, en la barra de fórmulas. Para mostrar todas las fórmulas de una hoja de cálculo al mismo tiempo, haz clic en Ver ‣ Mostrar ‣ Fórmulas en la barra de menú. El ejemplo a continuación muestra las funciones utilizadas para recuperar encabezados y valores de lista.

Visualización de fórmulas de celdas de hoja de cálculo

Propiedades de la lista

Las propiedades de la lista aparecen en el lado derecho de la pantalla cuando se inserta una lista. Se puede acceder a ellas en cualquier momento a través del menú Datos haciendo clic en la lista relevante, precedida por el icono (lista), o haciendo clic derecho en cualquier lugar de la lista y haciendo clic en Ver propiedades de lista.

Se muestran las siguientes propiedades de lista, algunas de las cuales se pueden editar:

  • Lista #: el ID de la lista. Los ID de lista se asignan secuencialmente a medida que se insertan listas adicionales en la hoja de cálculo.

  • Nombre de lista: el nombre de la lista. Edítalo si es necesario. Ten en cuenta que editar el nombre de la lista en las propiedades de la lista no modifica el nombre de la lista que se muestra en el nombre de la hoja, y viceversa.

  • Modelo: el modelo del cual se han extraído los datos.

  • Columnas: los campos del modelo que eran visibles cuando se insertó la lista.

  • Dominio: las reglas utilizadas para determinar qué registros se muestran. Haz clic en Editar dominio para añadir o editar reglas.

    Nota

    Cuando se utilizan filtros globales, este dominio se combina con los valores seleccionados del filtro global antes de que los datos se carguen en la hoja de cálculo.

  • Ordenación: cómo se ordenan los datos, si corresponde. Para añadir una regla de ordenación, haz clic en Añadir, selecciona el campo y después elige si la ordenación debe ser Ascendente o Descendente. Elimina una regla de ordenación haciendo clic en el icono (eliminar).

Para duplicar o eliminar el origen de datos de una lista, haz clic en el icono (engranaje), luego haz clic en Duplicar o Eliminar según corresponda.

Gestionar una lista insertada

Una vez que se ha insertado una lista de una base de datos Odoo en una hoja de cálculo Odoo, puedes:

Añadir registros/filas a una lista

Para añadir registros a una lista, utiliza uno de los siguientes métodos:

  • Selecciona la última fila de la tabla, luego pasa el cursor sobre el cuadrado azul hasta que aparezca el icono de suma. Haz clic y arrastra hacia abajo para añadir el número deseado de filas. Las celdas de las nuevas filas se rellenan con la fórmula apropiada para recuperar los valores de la lista. Si hay datos correspondientes en tu base de datos, las celdas se rellenan.

    Añadir registros arrastrando la celda hacia abajo
  • Coloca el cursor en la celda superior izquierda de la hoja, haz clic en Datos ‣ Reinsertar lista desde la barra de menú y después selecciona la lista apropiada. En la ventana emergente, indica el número de registros a insertar y haz clic en Confirmar. Se inserta una lista actualizada, sobrescribiendo la lista anterior.

Truco

Los métodos anteriores también se pueden utilizar para añadir filas en blanco adicionales a tu tabla de la hoja de cálculo. Esto puede ser útil para listas donde esperas que se generen registros adicionales en tu base de datos, por ejemplo, nuevas categorías de productos o nuevos vendedores.

Añadir campos/columnas a una lista

Para añadir campos/columnas a una lista:

  1. Selecciona la columna a la derecha o izquierda de donde debe insertarse la nueva columna.

  2. Haz clic en Insertar ‣ Insertar columna y después Columna izquierda o Columna derecha desde la barra de menú, o haz clic derecho y después Insertar columna izquierda o Insertar columna derecha según corresponda.

  3. Copia la celda de encabezado de cualquier columna, pégala en la celda de encabezado de la nueva columna y presiona Enter.

  4. Haz doble clic en la nueva celda de encabezado, luego haz clic en el nombre del campo que aparece entre comillas al final de la fórmula; aparece una lista de todos los nombres técnicos de los campos del modelo relacionado.

    Añadir campos/columnas editando la fórmula
  5. Selecciona el nombre de campo apropiado y presiona Enter. La etiqueta del campo aparece en el encabezado.

    Truco

    Para conocer el nombre técnico de un campo, navega a la vista relevante, activa el modo desarrollador, luego verifica el nombre del campo pasando el cursor sobre el signo de interrogación junto a la etiqueta del campo.

  6. Con la celda de encabezado seleccionada, haz doble clic en el cuadrado azul en la esquina inferior derecha. Las celdas de la columna se rellenan con la fórmula apropiada para recuperar los valores de la lista. Si hay datos correspondientes en tu base de datos, las celdas se rellenan.

Duplicar una lista

Duplicar una lista mediante las propiedades de la lista crea una fuente de datos adicional. Esto permite realizar diferentes manipulaciones sobre los mismos datos dentro de una sola hoja de cálculo.

Con las propiedades de la lista abiertas, haz clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar.

A la nueva fuente de datos se le asigna el siguiente ID de lista disponible. Por ejemplo, si no se han insertado otras listas mientras tanto, duplicar Lista #1 resulta en la creación de Lista #2.

A diferencia de cuando insertas una lista, una lista duplicada no se inserta automáticamente en la hoja de cálculo. Para insertarla, realiza los siguientes pasos:

  1. Añade una nueva hoja haciendo clic en el icono (añadir hoja) en la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo.

  2. Haz clic en Datos ‣ Reinsertar lista desde la barra de menú, luego selecciona la lista apropiada.

  3. Define el número de registros a insertar y haz clic en Confirmar.

  4. Edita el Nombre de la lista en el panel de propiedades si es necesario.

  5. Renombra la hoja haciendo clic derecho en la pestaña de la hoja, seleccionando Renombrar e ingresando el nuevo nombre de hoja.

Nota

Duplicar una lista insertada copiándola y pegándola o duplicando la hoja en la que ha sido insertada no crea una nueva fuente de datos. Por lo tanto, cualquier cambio realizado en las propiedades de la lista afectaría a cualquier copia de la lista.

Eliminar una lista

Para eliminar completamente una lista y la fuente de datos subyacente de una hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos en cualquier orden:

  • Elimina la tabla de la hoja de cálculo usando tu método preferido, p. ej., mediante comandos de teclado, menús de la hoja de cálculo o eliminando la hoja. Esto elimina la representación visual de los datos.

  • Desde el panel de propiedades de la lista correspondiente, haz clic en el icono (engranaje) y luego en Eliminar. Esto elimina el origen de datos de la lista de la hoja de cálculo.

Insertar una tabla dinámica

Truco

Convertir una tabla dinámica insertada en una tabla dinámica dinámica te permite agregar, eliminar y manipular dimensiones (es decir, columnas y filas) y medidas. Por lo tanto, es posible insertar una tabla dinámica básica con una configuración mínima, convertirla en una tabla dinámica dinámica y luego refinarla directamente en la hoja de cálculo.

Para insertar una tabla dinámica:

  1. Con la vista dinámica relevante abierta en tu base de datos, haz clic en Insertar en hoja de cálculo.

  2. En la ventana que se abre, edita el Nombre de la tabla dinámica si es necesario.

    Este nombre se utiliza en el nombre de la hoja y en las propiedades de la tabla dinámica.

    Insertar una tabla dinámica en una hoja de cálculo
  3. Haz clic en Hoja de cálculo en blanco o selecciona en qué hoja de cálculo existente se debe insertar la tabla dinámica.

    Nota

    Las nuevas hojas de cálculo se guardan en la aplicación Documentos Odoo en el espacio de trabajo personal Mi unidad o, si se ha habilitado la centralización de archivos para hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.

  4. Haz clic en Confirmar.

La tabla dinámica se inserta en una nueva hoja del libro de cálculo. La pestaña de la hoja en la barra inferior muestra el nombre de la tabla dinámica seguido del ID de la tabla dinámica, por ejemplo, Análisis de ventas por equipo de ventas (Pivot #1). Un panel en el lado derecho de la pantalla muestra las propiedades de la tabla dinámica.

Truco

  • Para ver los registros referenciados por una celda individual de una tabla dinámica, haz clic derecho en la celda y luego haz clic en Ver registro. Para volver a la hoja de cálculo, haz clic en el nombre de la hoja de cálculo en las migas de pan en la parte superior de la vista.

  • Para romper el vínculo entre una tabla dinámica insertada y tu base de datos, selecciona toda la tabla dinámica, haz clic derecho y selecciona Copiar, luego haz clic derecho nuevamente y selecciona Pegado especial ‣ Pegar como valor.

  • No modifiques el ID de la tabla dinámica en el nombre de la hoja, ya que la tabla dinámica insertada conserva este ID durante toda la vida del libro de cálculo. Este ID de tabla dinámica se utiliza en las funciones de hojas de cálculo que recuperan datos de tu base de datos.

Funciones de tabla dinámica

Una tabla dinámica insertada que no se ha convertido en una tabla dinámica dinámica utiliza las siguientes funciones para recuperar los valores de encabezado y campo, respectivamente:

=PIVOT.HEADER(pivot_id, [domain_field_name, …], [domain_value, …])
=PIVOT.VALUE(pivot_id, measure_name, [domain_field_name, …], [domain_value, …])

Los argumentos de las funciones son los siguientes:

  • pivot_id: el ID asignado cuando se inserta la tabla dinámica. A la primera tabla dinámica insertada en una hoja de cálculo se le asigna el ID de tabla dinámica 1, a la segunda, el ID de tabla dinámica 2, etc.

  • measure_name: el nombre técnico de lo que se está midiendo, seguido del tipo de agregación, por ejemplo, product_uom_qty:sum.

  • domain_field_name: el nombre técnico del campo usado como dimensión, por ejemplo, user_id, o, si la dimensión es un período de tiempo, el nombre técnico del campo de fecha, seguido del período de tiempo, por ejemplo, date_order:month.

  • domain_value: el ID del registro, o, si la dimensión es un período de tiempo, la fecha o el período de tiempo objetivo.

Truco

Al hacer clic en una celda individual se muestra la fórmula relacionada, si procede, en la barra de fórmulas. Para mostrar todas las fórmulas de un libro de cálculo al mismo tiempo, haz clic en Ver ‣ Mostrar ‣ Fórmulas en la barra de menú. El ejemplo siguiente muestra las funciones utilizadas para recuperar encabezados y valores de una tabla dinámica estática.

Funciones de una tabla dinámica estática

Propiedades de tabla dinámica

Las propiedades de la tabla dinámica aparecen en el lado derecho de la pantalla cuando se inserta una tabla dinámica. Se puede acceder a ellas en cualquier momento a través del menú Datos haciendo clic en la tabla dinámica correspondiente, precedida por el icono (pivot), o haciendo clic derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y haciendo clic en Ver propiedades de pivot.

Se muestran las siguientes propiedades de la tabla dinámica, algunas de las cuales se pueden editar:

  • Pivot #: el ID de la tabla dinámica. Los ID de las tablas dinámicas se asignan secuencialmente a medida que se insertan tablas dinámicas adicionales en el libro de cálculo.

  • Nombre: el nombre de la tabla dinámica. Edítalo si es necesario. Ten en cuenta que editar el nombre en las propiedades de la tabla dinámica no modifica el nombre mostrado en el nombre de la hoja, y viceversa.

  • Modelo: el modelo del cual se han extraído los datos.

  • Columnas y Filas: dimensiones que estás utilizando para categorizar o agrupar datos del modelo.

  • Medidas: lo que estás midiendo, o analizando, en función de las dimensiones que has elegido.

    Truco

    Si intentas realizar cambios en las columnas, filas o medidas de una tabla dinámica que acaba de insertarse en un libro de cálculo, aparece un error en la parte superior derecha de la pantalla.

    Mensaje de error al intentar manipular una tabla dinámica estática

    Para poder manipular las propiedades de una tabla dinámica, convierte una tabla dinámica estática en una tabla dinámica dinámica.

  • Dominio: las reglas utilizadas para determinar qué registros se muestran. Haz clic en Editar dominio para añadir o editar reglas.

    Nota

    Cuando se utilizan filtros globales, este dominio se combina con los valores seleccionados del filtro global antes de que los datos se carguen en la hoja de cálculo.

Para duplicar o eliminar el origen de datos de una tabla dinámica, haz clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar o Eliminar.

Gestionar una tabla dinámica insertada

Una vez que se ha insertado una tabla dinámica de una base de datos de Odoo en una hoja de cálculo de Odoo, puedes:

Duplicar una tabla dinámica

Duplicar una tabla dinámica a través de las propiedades de la tabla dinámica crea un origen de datos adicional. Esto permite realizar diferentes manipulaciones sobre los mismos datos dentro de un libro de cálculo.

Por ejemplo, puedes ver los mismos datos agregados por diferentes dimensiones o utilizar filtros globales para compensar la fecha y crear tablas dinámicas que comparen los datos del período actual con un período anterior.

Para duplicar una tabla dinámica, sigue estos pasos:

  1. Con las propiedades de la tabla dinámica abiertas, haz clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar.

    La tabla dinámica duplicada se inserta automáticamente en una nueva hoja del libro de cálculo, con las propiedades de la tabla dinámica abiertas en el panel derecho.

  2. Edita el Nombre en el panel de propiedades y la pestaña de la hoja si es necesario.

A la nueva fuente de datos se le asigna el siguiente ID de tabla dinámica disponible. Por ejemplo, si no se han insertado otras tablas dinámicas mientras tanto, duplicar Pivote #1 da como resultado la creación de Pivote #2.

Nota

  • Duplicar una tabla dinámica insertada copiándola y pegándola o duplicando la hoja no crea una nueva fuente de datos. Por lo tanto, cualquier cambio realizado en las propiedades de la tabla dinámica afectaría a cualquier copia de la tabla dinámica.

  • Cuando se duplica una tabla dinámica, la nueva tabla dinámica es por defecto una tabla dinámica dinámica.

Eliminar una tabla dinámica

Para eliminar completamente una tabla dinámica y la fuente de datos subyacente de un libro de cálculo, realiza los siguientes pasos en cualquier orden:

  • Elimina la tabla de la hoja de cálculo usando tu método preferido, p. ej., mediante comandos de teclado, menús de la hoja de cálculo o eliminando la hoja. Esto elimina la representación visual de los datos.

  • Desde el panel de propiedades de la tabla dinámica correspondiente, haz clic en el icono (engranaje) y luego en Eliminar. Esto elimina la fuente de datos de la tabla dinámica.

Insertar un gráfico

Para insertar un gráfico desde una base de datos de Odoo en una hoja de cálculo de Odoo:

  1. Con la vista de gráfico correspondiente abierta en tu base de datos, haz clic en Insertar en hoja de cálculo.

  2. En la ventana que se abre, edita el Nombre del gráfico si es necesario.

  3. Haz clic en Libro de cálculo en blanco o selecciona en qué libro de cálculo existente debe insertarse el gráfico.

    Nota

    Las nuevas hojas de cálculo se guardan en la aplicación Documentos Odoo en el espacio de trabajo personal Mi unidad o, si se ha habilitado la centralización de archivos para hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.

  4. Haz clic en Confirmar.

Los gráficos se insertan en la primera hoja de la hoja de cálculo. Un panel en el lado derecho de la pantalla muestra las propiedades del gráfico, donde se pueden modificar varios aspectos de la configuración y diseño del gráfico.

Truco

Hacer clic en un punto de datos en un gráfico abre la vista de lista correspondiente en la base de datos. En el ejemplo, hacer clic en Jessica Childs abre la vista de lista de todas las ventas de este vendedor que coinciden con el dominio del gráfico.

Un enlace clicable a un menú de Odoo más un punto de datos clicable

Insertar datos financieros

Al crear informes y tableros, puede ser útil incluir ciertos datos relacionados con la contabilidad, como identificadores de cuentas, créditos y débitos para cuentas específicas, y fechas de inicio y fin del año fiscal.

Las funciones de hoja de cálculo específicas de Odoo te permiten recuperar dichos datos contables de tu base de datos e insertarlos en una hoja de cálculo.