Insertar y vincular a los datos de Odoo¶
En sus hojas de cálculo de Odoo puede insertar varios elementos de su base de datos, por ejemplo:
Listas, es decir, datos de una vista de lista.
Tablas dinámicas, es decir, datos de una vista de tabla dinámica.
Gráficos, es decir, datos de una vista de gráfico.
Each time a list, pivot table, or chart is inserted, a data source is created. This data source connects the spreadsheet to your Odoo database, retrieving up-to-date information every time the spreadsheet is opened, the browser page is reloaded, or data is manually refreshed by clicking from the menu bar.
Las listas insertadas y las tablas dinámicas insertadas utilizan fórmulas con funciones de lista y funciones de tabla dinámica específicas de Odoo para obtener datos de su base de datos que podrá modificar en la hoja de cálculo. Podrá cambiar algunos elementos de las gráficas insertadas, pero no podrá alterar ni calcular datos.
Nota
Puedes insertar listas, tablas dinámicas y gráficos de diferentes aplicaciones y modelos en la misma hoja de cálculo.
Truco
If you intend to use global filters to dynamically filter Odoo data in a spreadsheet or dashboard, do not use the same conditions to establish the initial list, pivot table, or chart in your database.
También es posible:
Agregar enlaces en los que puede hacer clic a elementos del menú de Odoo, a otras hojas de la misma hoja de cálculo o a direcciones externas.
insert financial data from your Odoo database using Odoo-specific spreadsheet functions
Pegar datos de otra hoja de cálculo de Odoo, de Excel o de Google directo en cualquier hoja de cálculo de Odoo.
Fuentes de datos¶
Las fuentes de datos, que se crean cada vez que insertas una lista, tabla dinámica o gráfico en una hoja de cálculo de Odoo, vinculan la hoja de cálculo con el modelo correspondiente en tu base de datos y mantienen la información de la hoja de cálculo actualizada.
Cada fuente de datos está definido mediante propiedades a las que puede acceder desde el menú Datos. Las fuentes de datos se identifican por sus respectivos iconos (tabla dinámica), (lista) o (gráfico), seguidos por su ID y nombre, por ejemplo, (#1) Análisis de ventas por producto.
Hacer clic en una fuente de datos abre las propiedades relacionadas en un panel ubicado a la derecha de la hoja de cálculo.
Truco
También puedes abrir el panel de propiedades si haces clic con el botón derecho en cualquier celda de una lista o tabla dinámica insertada y después haces clic en Ver propiedades de la lista o Ver propiedades de la tabla dinámica. También puedes hacer clic en el icono (menú) que se encuentra en la parte superior derecha de un gráfico insertado y luego haces clic en Editar.
Una vez que las propiedades de una fuente de datos específica están abiertas, permanecen abiertas incluso al navegar entre las pestañas de la hoja de cálculo. Para cerrar el panel de propiedades, haga clic en el icono (cerrar) en la parte superior derecha del mismo.
Nota
Eliminar la lista insertada o la tabla dinámica, o eliminar la hoja en la que se insertó, no elimina la fuente de datos porque esta solo se puede eliminar a través de sus propiedades de la fuente de datos.
Una advertencia en el menú Datos identifica cualquier fuente de datos cuya lista o tabla dinámica correspondiente ya no aparezca en la hoja de cálculo.
Sin embargo, eliminar un gráfico insertado también elimina su fuente de datos.
Insertar una lista¶
Importante
Asegúrese de que la lista se adapte a sus necesidades antes de insertarla en una hoja de cálculo. Considere qué campos deben ser visibles, así como la manera en que se filtran u ordenan los registros, ya que esto puede afectar el tiempo de carga y la facilidad de uso de su hoja de cálculo.
Para insertar una lista:
Una vez que hayas abierto la vista de lista correspondiente en tu base de datos, haz clic en el icono (Acciones) que se encuentra junto al nombre de la vista y luego en .
Nota
Para insertar solo registros específicos, seleccione los registros correspondientes, haga clic en el botón Acciones que aparece en la parte superior central de la pantalla y luego en Insertar en hoja de cálculo.
Edite el nombre de la lista en la ventana que se abre en caso de que sea necesario.
El nombre de la lista se utiliza en el nombre de la hoja y en las propiedades de la lista.
Si es necesario, edite el número de registros (es decir, filas) a insertar.
El número que aparece de forma predeterminada es el número de registros visibles en la primera página de la lista. Por ejemplo, si la lista tiene 150 registros pero solo 80 son visibles, este campo mostrará 80.
Nota
Mientras que los datos de su lista se mantienen actualizados gracias a la conexión con su base de datos, una lista insertada no se expandirá de manera automática para acomodar nuevos registros, por ejemplo, una nueva categoría de producto o un nuevo vendedor.
Si planea agregar nuevos registros, considere agregar filas adicionales al insertar la lista. También puede agregar registros o filas de forma manual después de insertar la hoja de cálculo.
Example
Su empresa tiene diez categorías de productos y usted inserta esta lista en una hoja de cálculo. Si crea una undécima categoría de producto y su lista insertada solo tiene diez filas, la nueva categoría se insertará en la posición correspondiente en la hoja de cálculo, lo que eliminaría una categoría existente.
Una forma de evitar esto es agregar filas adicionales al insertar la lista.
Haga clic en Hoja de cálculo en blanco o seleccione la hoja de cálculo existente en la que desea insertar la lista.
Nota
Las hojas de cálculo nuevas se guardan en la aplicación Documentos de Odoo en el espacio personal Mi unidad o, si habilitó la centralización de archivos para las hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.
Haga clic en Confirmar.
La lista se insertará en una hoja nueva dentro de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja en la barra inferior mostrará su nombre seguido del ID de la tabla, por ejemplo, Cotizaciones por total (Lista #1). El panel del lado derecho de la pantalla mostrará las propiedades de la lista.
Truco
To view an individual record of an inserted list, right-click on any cell of the relevant row, then click See record. To return to the spreadsheet, click the name of the spreadsheet in the breadcrumbs at the top of the view.
Para deshacer el vínculo entre una lista insertada y su base de datos, seleccione toda la lista, haga clic derecho y seleccione Copiar, luego vuelva a hacer clic derecho y seleccione .
No modifiques el ID de la lista en el nombre de la hoja, ya que la lista insertada conserva este ID durante toda la vida útil de la hoja de cálculo. Este ID de lista se utiliza en las funciones de la hoja de cálculo que obtienen la información de tu base de datos.
Funciones de lista¶
When a list is inserted into a spreadsheet, the following functions are used to retrieve the header and field values, respectively:
=ODOO.LIST.HEADER(list_id, field_name)
=ODOO.LIST(list_id, index, field_name)
Los argumentos de la función son los siguientes:
list_id: El ID asignado al insertar la lista. La primera lista insertada en una hoja de cálculo recibe el ID1, la segunda el ID2y así sucesivamente.index: Identifica la línea en la que apareció el registro en la lista antes insertarlo. La primera línea tiene un índice de1, la segunda un índice de2y así sucesivamente.field_name: El nombre técnico del campo
Truco
Al hacer clic en una celda aparecerá la fórmula relacionada (si hay una) en la barra de fórmulas. Para mostrar todas las fórmulas de una hoja de cálculo al mismo tiempo, haz clic en en la barra de menús. El siguiente ejemplo muestra las funciones utilizadas para obtener los encabezados y valores de una lista.
Propiedades de la lista¶
Las propiedades de la lista aparecen del lado derecho de la pantalla al insertarla. Puedes acceder a ellas en cualquier momento desde el menú Datos si haces clic en la lista correspondiente, identificada con el icono (lista), o si haces clic derecho en cualquier parte de la tabla y seleccionas Ver propiedades de la lista.
Aparecen las siguientes propiedades de la lista, algunas se pueden editar:
Número de lista: Los IDs de las listas se asignan de forma secuencial a medida que inserta otras listas en la hoja de cálculo.
Nombre de la lista: El nombre de la lista. Edítelo si es necesario. Tenga en cuenta que modificarlo en las propiedades de la lista no cambia el nombre que aparece en la pestaña de la hoja y viceversa.
Modelo: El modelo del que se extraen los datos.
Columnas: Los campos del modelo que eran visibles al insertar la lista.
Dominio: Las reglas utilizadas para determinar qué registros aparecen. Haga clic en Editar dominio para agregar o editar reglas.
Nota
When global filters are used, this domain is combined with the selected values of the global filter before the data is loaded into the spreadsheet.
Ordenado: Cómo se ordenan los datos, si corresponde. Haga clic en Agregar para incluir una regla de ordenado, seleccione el campo y luego elija si debe ser ascendente o descendente. Para eliminar una regla solo haga clic en el icono (eliminar).
Para duplicar o eliminar la fuente de datos de una lista, haga clic en el icono (engranaje) y luego haga clic en Duplicar o en Eliminar según corresponda.
Gestionar las listas insertadas¶
Una vez que insertó una lista de una base de datos de Odoo en una hoja de cálculo de Odoo puede:
Agregar registros como filas.
Agregar campos como columnas.
Duplicar la lista para crear una nueva fuente de datos idéntica.
Agregar registros o filas a una lista¶
Use alguno de los siguientes métodos para agregar registros a una lista:
Seleccione la última fila de la tabla y pase el cursor sobre el cuadro azul hasta que aparezca el icono de suma. Haga clic y arrastre hacia abajo para agregar el número deseado de filas. Las celdas de las nuevas filas se completarán con la fórmula adecuada para obtener los valores de la lista. Las celdas se completarán si hay datos correspondientes en su base de datos.
Coloque el cursor en la celda superior izquierda de la hoja, haga clic en en la barra de menú y luego seleccione la lista correspondiente. En la ventana emergente, indique el número de registros a insertar y haga clic en Confirmar. Esto insertará una lista actualizada que sobrescribirá la lista anterior.
Truco
También puede usar los métodos anteriores para agregar filas adicionales vacías a su tabla de hoja de cálculo. Pueden ser útiles para las listas en las que espera generar más registros en su base de datos, por ejemplo, nuevas categorías de productos o nuevos vendedores.
Agregar campos o columnas a una lista¶
Para agregar campos o columnas a una lista:
Seleccione la columna a la derecha o izquierda de donde se debe insertar la nueva columna.
Haga clic en , luego en o desde la barra de menú. También puede hacer clic derecho y seleccionar Insertar columna a la izquierda o Insertar columna a la derecha.
Copie la celda de encabezado de cualquier columna, péguela en la celda de encabezado de la nueva columna y presione la tecla
Entrar.Haga doble clic en la celda del nuevo encabezado y luego haga clic en el nombre del campo que aparece entre comillas al final de la fórmula. Esa acción hará que aparezca una lista con todos los nombres técnicos de los campos del modelo relacionado.
Seleccione el nombre de campo correspondiente y presione la tecla
Entrar. La etiqueta del campo aparecerá en el encabezado.Truco
Para conocer el nombre técnico de un campo, vaya a la vista correspondiente, active el modo de desarrollador y luego pase el cursor sobre el signo de interrogación junto a la etiqueta del campo.
Con la celda de encabezado seleccionada, haga doble clic en el cuadrado azul ubicado en la esquina inferior derecha. Las celdas de la columna se completarán con la fórmula adecuada para obtener los valores de la lista. Las celdas se completarán si hay datos correspondientes en su base de datos.
Duplicar una lista¶
Duplicar una lista a través de las propiedades de la lista crea una fuente de datos adicional. Esta acción permite realizar distintas modificaciones en los mismos datos dentro de una hoja de cálculo.
Con las propiedades de la lista abiertas, haga clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar.
La nueva fuente de datos recibe el siguiente ID de lista disponible. Por ejemplo, si no ha insertado otras listas por el momento, duplicar la lista #1 creará la lista #2.
A diferencia de cuando inserta una lista, una lista duplicada no se inserta en la hoja de cálculo de manera automática. Haga lo siguiente para insertarla:
Haga clic en el icono (agregar hoja) que se encuentra en la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo para agregar una.
Haga clic en en la barra de menú y luego seleccione la lista correspondiente.
Defina el número de registros a insertar y haga clic en Confirmar.
Edite el nombre de la lista en el panel de propiedades si es necesario.
Cambie el nombre de la hoja. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja, seleccione Renombrar y escriba el nuevo nombre de la hoja.
Nota
Duplicar una lista insertada copiándola y pegándola o duplicando la hoja en la que se ha insertado no crea una nueva fuente de datos, así que los cambios realizados en las propiedades de la lista afectarían a todas las copias de la misma.
Eliminar una lista¶
Realice los siguientes pasos en cualquier orden para eliminar una lista y su respectiva fuente de datos por completo de una hoja de cálculo:
Elimine la tabla de la hoja de cálculo de la forma en que prefiera, por ejemplo, mediante comandos del teclado, menús de la hoja de cálculo o eliminando la hoja. Esta acción elimina la representación visual de los datos.
Desde el panel de propiedades de la lista correspondiente, haga clic en el icono (engranaje) y luego en Eliminar. Esta acción elimina la fuente de datos de la lista de la hoja de cálculo.
Insertar una tabla dinámica¶
Truco
Converting an inserted pivot table to a dynamic pivot table allows you to add, remove, and manipulate dimensions (i.e., columns and rows) and measures. It is therefore possible to insert a basic pivot table with minimal configuration, convert it to a dynamic pivot table, then refine it directly in the spreadsheet.
Para insertar una tabla dinámica:
Haz clic en Insertar en hoja de cálculo una vez que hayas abierto la vista de tabla dinámica correspondiente en tu base de datos.
Edite el nombre de la tabla dinámica en la ventana que se abre en caso de que sea necesario.
Este nombre se utiliza en el nombre de la hoja y en las propiedades de la tabla dinámica.
Haga clic en Hoja de cálculo en blanco o seleccione la hoja de cálculo existente en la que desea insertar la tabla dinámica.
Nota
Las hojas de cálculo nuevas se guardan en la aplicación Documentos de Odoo en el espacio personal Mi unidad o, si habilitó la centralización de archivos para las hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.
Haga clic en Confirmar.
La tabla dinámica se insertará en una hoja nueva dentro de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja en la barra inferior mostrará su nombre seguido del ID de la tabla, por ejemplo, Análisis de ventas por equipo (Tabla dinámica #1). El panel del lado derecho de la pantalla mostrará las propiedades de la tabla.
Truco
To view the records referenced by an individual cell of a pivot table, right-click on the cell, then click See record. To return to the spreadsheet, click the name of the spreadsheet in the breadcrumbs at the top of the view.
Para deshacer el vínculo entre una tabla dinámica insertada y tu base de datos, selecciona toda la tabla, haz clic derecho y selecciona Copiar, luego vuelve a hacer clic derecho y selecciona .
No modifiques el ID de la tabla dinámica en el nombre de la hoja, ya que la tabla dinámica insertada conserva este ID durante toda la vida útil de la hoja de cálculo. Este ID de tabla dinámica se utiliza en las funciones de la hoja de cálculo que obtienen la información de tu base de datos.
Funciones de tabla dinámica¶
An inserted pivot table that has not been converted to a dynamic pivot table uses the following functions to retrieve the header and field values, respectively:
=PIVOT.HEADER(pivot_id, [domain_field_name, …], [domain_value, …]) =PIVOT.VALUE(pivot_id, measure_name, [domain_field_name, …], [domain_value, …])
Los argumentos de las funciones son los siguientes:
pivot_id: El ID asignado al insertar la tabla dinámica. La primera tabla dinámica insertada en una hoja de cálculo recibe el ID1, la segunda el ID2y así sucesivamente.measure_name: El nombre técnico de lo que está midiendo seguido del tipo de agregación, por ejemplo,product_uom_qty:sum.domain_field_name: El nombre técnico del campo utilizado como dimensión, por ejemplo,user_id, o el nombre técnico del campo de fecha, seguido del periodo de tiempo, si la dimensión es un periodo de tiempo, por ejemplo,date_order:month.domain_value: El ID del registro o, si la dimensión es un período de tiempo, la fecha o el periodo de tiempo objetivo.
Truco
Al hacer clic en una celda aparecerá la fórmula relacionada (si hay una) en la barra de fórmulas. Para mostrar todas las fórmulas de una hoja de cálculo al mismo tiempo, haz clic en en la barra de menús. El siguiente ejemplo muestra las funciones utilizadas para obtener los encabezados y valores de una tabla dinámica estática.
Propiedades de tabla dinámica¶
Las propiedades de la tabla dinámica aparecen del lado derecho de la pantalla al insertarla. Puede acceder a ellas en cualquier momento desde el menú Datos si hace clic en la tabla dinámica correspondiente, identificada con el icono (tabla dinámica), o si hace clic derecho en cualquier parte de la tabla y selecciona Ver propiedades de la tabla dinámica.
Aparecen las siguientes propiedades de la tabla dinámica, algunas se pueden editar:
Número de tabla dinámica: El ID de la tabla dinámica. Los IDs de las tablas dinámicas se asignan de forma secuencial a medida que inserta otras tablas dinámicas en la hoja de cálculo.
Nombre de la tabla dinámica: El nombre de la tabla dinámica. Edítelo si es necesario. Tenga en cuenta que modificarlo en las propiedades de la tabla dinámica no cambia el nombre que aparece en la pestaña de la hoja y viceversa.
Modelo: El modelo del que se extraen los datos.
Columnas y Filas: Las dimensiones que está utilizando para categorizar o agrupar los datos del modelo.
Medidas: Lo que está midiendo o analizando basado en las dimensiones que eligió.
Truco
Si intenta hacer cambios en las columnas, filas o medidas de una tabla dinámica que acaba de insertar en una hoja de cálculo aparecerá un mensaje de error en la esquina superior derecha de la pantalla.
Para poder manipular las propiedades de una tabla dinámica, convierta una tabla estática en una no estática.
Dominio: Las reglas utilizadas para determinar qué registros aparecen. Haga clic en Editar dominio para agregar o editar reglas.
Nota
When global filters are used, this domain is combined with the selected values of the global filter before the data is loaded into the spreadsheet.
Para duplicar o eliminar la fuente de datos de una tabla dinámica, haga clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar o en Eliminar.
Gestionar las tablas dinámicas insertadas¶
Una vez que insertó una tabla dinámica de una base de datos de Odoo en una hoja de cálculo de Odoo puede:
Convertirla en una tabla dinámica no estática para poder manipular las dimensiones y medidas.
Duplicar la tabla dinámica para crear una nueva fuente de datos idéntica.
Duplicar una tabla dinámica¶
Duplicar una tabla dinámica a través de las propiedades de la misma crea una fuente de datos adicional. Esta acción permite realizar distintas modificaciones en los mismos datos dentro de una hoja de cálculo.
For example, you can see the same data aggregated by different dimensions or use global filters to offset the date and create pivot tables that compare the current period’s data with a previous period.
Siga estos pasos para duplicar una tabla dinámica:
Con las propiedades de la tabla dinámica abiertas, haga clic en el icono (engranaje) y luego en Duplicar.
La tabla dinámica duplicada se insertará de forma automática en una hoja nueva en la hoja de cálculo, con las propiedades de la tabla dinámica abiertas en el panel derecho.
Edite el nombre en el panel de propiedades y la pestaña si es necesario.
La nueva fuente de datos recibe el siguiente ID de tabla dinámica disponible. Por ejemplo, si no ha insertado otras tablas dinámicas por el momento, duplicar la tabla dinámica #1 creará la tabla dinámica #2.
Nota
Duplicar una tabla dinámica insertada copiándola y pegándola o duplicando la hoja no crea una nueva fuente de datos, así que los cambios realizados en las propiedades de la tabla dinámica afectarían a todas las copias de la misma.
When a pivot table is duplicated, the new pivot table is by default a dynamic pivot table.
Eliminar una tabla dinámica¶
Realice los siguientes pasos en cualquier orden para eliminar una tabla dinámica y su respectiva fuente de datos por completo de una hoja de cálculo:
Elimine la tabla de la hoja de cálculo de la forma en que prefiera, por ejemplo, mediante comandos del teclado, menús de la hoja de cálculo o eliminando la hoja. Esta acción elimina la representación visual de los datos.
Desde el panel de propiedades de la tabla dinámica correspondiente, haga clic en el icono (engranaje) y luego en Eliminar. Esta acción elimina la fuente de datos de la tabla dinámica de la hoja de cálculo.
Insertar un gráfico¶
Para insertar un gráfico de una base de datos de Odoo en una hoja de cálculo de Odoo:
Haz clic en Insertar en hoja de cálculo una vez que hayas abierto la vista de gráfico correspondiente en tu base de datos.
Edite el nombre del gráfico en la ventana que se abre en caso de que sea necesario.
Haga clic en Hoja de cálculo en blanco o seleccione la hoja de cálculo existente en la que desea insertar el gráfico.
Nota
Las hojas de cálculo nuevas se guardan en la aplicación Documentos de Odoo en el espacio personal Mi unidad o, si habilitó la centralización de archivos para las hojas de cálculo, en el espacio de trabajo Hoja de cálculo.
Haga clic en Confirmar.
Charts are inserted on the first sheet of the spreadsheet. A pane on the right side of the screen shows the chart properties, where various aspects of the chart’s configuration and design can be modified.
Truco
Hacer clic en un punto de datos en un gráfico abre la vista de lista correspondiente en la base de datos. En el ejemplo, hacer clic en Jessica Childs abre la vista de lista de todas las ventas de esta vendedora que coinciden con el dominio del gráfico.
Insertar enlaces en los que se puede hacer clic¶
Agregar enlaces a la información relacionada o de apoyo puede facilitar el uso de su reporte o tablero y hacerlo más eficaz.
Puede insertar un enlace en cualquier celda de una hoja de cálculo para:
Un elemento de menú de Odoo.
Otra hoja dentro de la misma hoja de cálculo.
Una URL externa.
Nota
Hacer clic en un enlace a un elemento del menú dará el mismo resultado que navegar a través del menú de Odoo dentro de una aplicación. Por ejemplo, el elemento del menú Ventas/Órdenes/Cotizaciones corresponde a la vista predeterminada al ir a .
También puede insertar un enlace en el que se puede hacer clic a una vista específica de un modelo en una hoja de cálculo desde la vista. Este método inserta cada nuevo enlace en una hoja nueva, así que es más eficiente crear enlaces a vistas específicas a partir de la hoja de cálculo.
Puede insertar un enlace desde cualquier gráfico a un elemento del menú de Odoo.
Insertar un enlace en el que se puede hacer clic a una celda¶
Para insertar un enlace en el que se puede hacer clic en una celda:
Haga clic en en la barra de menú o haga clic derecho en la celda y luego en Insertar enlace. Después lleve a cabo una de las siguientes acciones, según el resultado que quiera obtener:
Haga clic en el icono (menú) y luego en Vincular un menú de Odoo. Seleccione el elemento de menú correspondiente de la lista o haga clic en Buscar más para elegir uno de lista con todos los elementos de menú, luego haga clic en Confirmar.
Haga clic en el icono (menú), luego haga clic en Vincular hoja y elija la hoja correspondiente de la hoja de cálculo actual.
Escriba una URL en Enlace.
Escriba o edite la etiqueta del enlace en el campo Texto.
Haga clic en Confirmar.
Insertar un enlace en el que se puede hacer clic de un gráfico¶
Para insertar un enlace en el que se puede hacer clic de un gráfico en un elemento de menú de Odoo:
Pase el cursor sobre la parte superior derecha de la caja del gráfico, haga clic en el icono (menú) y después en Editar. Las propiedades del gráfico aparecerán a la derecha de la pantalla.
En la parte inferior de la pestaña Configuración del panel de propiedades del gráfico, haga clic en Vincular al menú de Odoo y luego seleccione un menú.
Pase el cursor sobre la parte superior derecha del cuadro del gráfico para ver que se agregó un nuevo icono de (enlace externo).
Insertar datos financieros¶
Al crear reportes y tableros puede ser útil incluir ciertos datos relacionados con la contabilidad, como los identificadores de cuentas, el debe y el haber de cuentas específicas y las fechas de inicio y fin del ejercicio fiscal.
Las funciones de hoja de cálculo específicas de Odoo le permiten obtener esos datos contables de su base de datos e insertarlos en una hoja de cálculo.