방문자¶
Odoo 프론트 데스크 애플리케이션에서 *방문객*은 임직원이 아닌 모든 사람(예: 수리 기사, 구직 후보자, 감사자 등)을 의미합니다. 방문객의 도착과 출발을 보안 목적으로 기록하여 누가 구내에 있는지 정확한 기록을 보장할 수 있습니다.
방문자 목록¶
방문자 체크인 전체 목록에 액세스하려면 로 이동합니다.
참고
기본값으로 예정 또는 체크인 및 오늘 필터가 검색… 표시줄에 나타납니다.
모든 방문자는 목록 보기로 표시되며 다음과 같이 체크인할 때 입력한 세부 정보가 함께 나타납니다.
이름: 방문자의 이름입니다.
방문자 소속 회사: 방문자가 소속되어 있는 회사입니다.
전화번호: 방문자의 전화번호입니다.
음료*: 게스트가 요청한 음료입니다.
호스트: 방문자가 미팅 대기 중인 사람입니다.
체크인: 방문자가 체크인한 날짜 및 시간입니다.
체크아웃*: 게스트가 체크아웃한 날짜 및 시간입니다. 기본 보기에서는 체크인 완료 되었거나 예정 상태인 게스트만 표시됩니다. 체크아웃 시간이 기록되어 있는 손님은 오늘 필터를 제거한 경우에만 표시됩니다.
소요 시간: 게스트가 체크인한 시간입니다.
스테이션: 게스트가 체크인한 위치입니다.
상태: 게스트의 상태입니다. 체크인, 예정, 체크아웃 또는 취소 중에서 선택할 수 있습니다.
이메일*: 게스트의 이메일 주소입니다.
회사*: 손님이 방문하려는 회사입니다. 이 필드는 다중 회사 데이터베이스에서만 사용할 수 있습니다.
* 이 필드는 기본방문객목록에 표시되지 않습니다. 목록 오른쪽 상단의 (설정 조정)아이콘을 사용하여 활성화해야 합니다.
방문자 페이지의 제목 열 오른쪽 끝에 제목이 없는 열이 있으며, 여기에서 게스트 상태를 업데이트할 수 있습니다.
게스트가 떠날 경우, 체크아웃 버튼을 클릭하여 게스트 기록을 업데이트하고 떠난 날짜와 시간을 기록합니다.
예약한 게스트가 도착한 후 프론트 데스크 키오스크에서 체크인을 하지 않은 경우에는 여기에 있는 목록을 통해 체크인을 할 수 있으며 체크인 버튼을 클릭하면 도착 날짜와 시간이 기록됩니다.
제목 없는 상태 열 옆에 음료 제공 완료 버튼이 표시되며, 이 버튼은 방문자가 음료를 요청한 경우에만 표시됩니다.
음료가 제공되면 음료 제공 완료 버튼을 클릭하여 음료가 손님에게 전달되었음을 표시합니다. 클릭하면 해당 버튼이 사라집니다.
즐 오른쪽 끝에는 예약 방문자 전용 으로 배지(출입증) 인쇄 버튼이 나타납니다. 이 버튼을 클릭하면 방문자 출입증 PDF 파일을 다운로드할 수 있습니다. 출입증에는 방문자가 체크인한 날짜와 시간, 방문자의 이름과 회사, 방문 대상, 방문 중인 회사의 로고가 표시됩니다.
참고
PDF 배지는 방문객이 착용할 수 있도록 접착 라벨에 인쇄하거나 플라스틱 배지 홀더에 넣을 수 있는 종이에 인쇄할 수 있습니다.
열이 표시되지 않거나 표시된 열을 숨기려는 경우 열 의 맨 윗줄 끝에 있는 (설정 조정) 아이콘을 클릭합니다. 그렇게 하면 열 옵션을 사용 혹은 사용하지 않도록 설정할 수 있는 드롭다운 메뉴가 표시됩니다. (체크) 아이콘은 열이 표시된다는 의미입니다.
예정 방문자¶
방문객이 있을 것으로 예상되는 경우, 예를 들어 채용 지원자, 공무원, 또는 신규 거래체 등에 대해 방문객 정보를 미리 입력해 두면 진행이 훨씬 원활해집니다. 방문객 도착 시 키오스크의 빠른 체크인 옵션을 활용하면 모든 정보를 직접 입력하지 않아도 됩니다.
프론트 데스크 앱에서 계획된 손님을 생성하여 예상 손님 정보를 미리 입력하십시오.
방문 예정 게스트를 생성하려면 로 이동하여 새로 만들기 를 클릭합니다. 그런 다음 게스트 양식이 나타나면 다른 visitor 와 동일하게 정보를 입력합니다. 입력 필수인 항목은 방문자의 이름 과 방문자가 도착할 것으로 예상되는 스테이션 뿐입니다.
중요
미리 예약이 되어 있는 게스트의 경우, 프론트데스크 애플리케이션의 방문자 페이지() 목록을 통해 체크인을 해야 합니다. 예약한 게스트가 키오스크에서 체크인을 하게 되면, 예약 방문자 입력 항목과는 별도로 체크인이 진행되며 예약된 방문자 항목은 예정 으로 계속 나타나 있게 됩니다.
방문 예정 게스트의 상태는 계획됨 상태이며, 게스트가 애플리케이션에 있는 방문자 목록 내부 에서 체크인을 하는 경우에 한해서만 체크인 으로 변경됩니다.
게스트가 키오스크로 체크인하는 경우, 모든 레코드가 최신 상태인지 여부와 현장에 있는 게스트 목록이 현재 기준으로 정확한지 확인합니다. 정확하게 체크인이나 체크아웃 항목을 입력하여 현장의 현황이 방문자 목록에 정확하게 반영되도록 합니다.
예정되어 있는 방문자가 예약된 게스트로 이미 등록되어 있는 경우에는 키오스크로 체크인하면 안 된다는 내용을 안내해 줍니다.
방문자 진행 흐름¶
방문자 체크인¶
방문자가 시설에 도착하면 프론트데스크 키오스크 에서 체크인 을 클릭합니다. 방문자에게 해당 프론트데스크 스테이션에 설정된 정보를 입력하도록 요청합니다. 필수 항목인 경우에는 필드에 빨간색 별표(*)가 표시됩니다. 방문자는 체크인을 하려면 반드시 필수 정보를 입력해야 합니다.
모든 정보를 입력한 후 체크인 버튼을 클릭합니다.
참고
체크인 중에 아무 것도 선택하지 않은 채로 10초가 경과하면 키오스크는 기본 환영 메시지 화면으로 돌아갑니다.
예정 방문객 체크인¶
방문 예정자 가 장소에 도착하면 먼저 프론트데 스크 키오스크 를 이용하게 됩니다. 당일 방문 예정자인 경우, 키오스크 오른쪽에 빠른 체크인 패널이 나타나며 다음의 방문자에 본인 이름이 있으신가요? 라는 메시지가 표시됩니다. 해당 메시지 하단에는 당일 방문 예정인 모든 방문자 목록이 표시됩니다.
해당하는 이름을 목록에서 클릭하면 체크인할 수 있습니다.
음료수¶
스테이션에 음료를 설정해 놓은 경우에는 체크인 을 누르면 음료를 드릴까요? 라는 질문과 함께 등록 확인 화면이 표시됩니다.
방문자는 예, 주세요. 또는 아니요, 괜찮습니다. 중에서 선택하여 클릭합니다.
네, 주세요 를 선택하면 음료 선택 화면이 나타나며 사전에 설정된 옵션이 모두 표시됩니다. 원하는 음료가 있으면 탭하면 되며, 선택하지 않으려면 화면 하단의 아니요, 괜찮습니다 버튼을 선택합니다.
음료를 선택하면 :guilabel:`등록해 주셔서 감사합니다! 음료를 준비 중입니다.’ 라는 메시지가 나타납니다.
알림¶
방문자가 체크인하면, 방문 대상자 및 키오스크에서 체크인하면 알림을 받게 설정해 놓은 모든 다른 사용자에게 알림이 전송됩니다. 알림은 이메일, SMS 메시지, 메일 및 채팅 메시지창 또는 세 가지를 조합하여 전송됩니다.
방문객이 음료를 요청한 경우 음료 양식의알림 받을 사람으로 구성된 사용자가 메일 및 채팅 애플리케이션을 통해 알림을 받습니다. 나타나는 메시지는 다음과 같습니다:(방문객 이름) just checked-in. They requested (음료 이름).
게스트에게 음료 전달이 완료되면, 음료를 전달한 사람이 음료 서빙 완료 표시를 해야 합니다.
음료를 전달 완료로 표시하려면 으로 이동하여 (#) 제공할 음료 가 표시된 스테이션 카드를 선택합니다.
그러면 해당 스테이션에 체크인하고 음료를 기다리고 있는 전체 방문자 목록이 열립니다. 음료를 받은 방문자의 줄 끝에 있는 음료 제공 완료 버튼을 클릭합니다. 음료가 제공된 것으로 표시되면 방문자가 목록에서 사라집니다.
체크아웃¶
방문자가 업무를 끝내고 장소를 떠난 후 기록을 정확하게 유지하기 위해 체크아웃을 기록하는 것이 중요합니다.
제대로 방문자 체크아웃을 하려면 으로 이동하여 (#) 제공할 음료 가 표시된 스테이션 카드를 선택합니다. 그러면 해당 스테이션에 현재 체크인한 전체 방문자 목록이 열립니다.
퇴장한 방문자의 줄 끝 부분에 있는 체크아웃 버튼을 클릭합니다. 체크아웃으로 표시되면 방문자는 목록에서 사라집니다.
중요
방문객은 떠날 때 스스로 체크아웃하지 않습니다. 정확한 기록 보관을 위해 프론트 데스크 사용자가 방문객을 체크아웃하는 것이 중요합니다.
현장에서 있는 관리자 혹은 시기를 불문하고 언제든지 목록을 정확하게 확보하고 있어야 합니다. 보안 목적과 긴급 상황에 대비하여 중요한 사항입니다.