Colombie

Odoo’s Colombian localization package provides accounting, fiscal, and legal features for databases in Colombia – such as chart of accounts, taxes, and electronic invoicing.

In addition, a series of videos on the subject is also available. These videos cover how to start from scratch, set up configurations, complete common workflows, and provide in-depth looks at some specific use cases as well.

Pour plus d'infos

Smart Tutorial - Colombian Localization.

Configuration

Installation des modules

Installez les modules suivants pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de la localisation colombienne :

Nom	Nom technique	Description
Colombie - Comptabilité	l10n_co	Default fiscal localization package. This module adds the base accounting features for the Colombian localization: chart of accounts, taxes, withholdings, and identification document type.
Colombie - Rapports comptables	l10n_co_reports	Inclut des rapports comptables permettant d’envoyer des certifications aux fournisseurs pour les retenues à la source appliquées.
Facturation électronique pour la Colombie avec Carvajal	l10n_co_edi	This module includes the features required for integration with Carvajal, and generates the electronic invoices and support documents related to the vendor bills, based on DIAN regulations.
Colombie - Point de Vente	l10n_co_pos	Includes Point of Sale receipts for Colombian localization.

Note

When Colombia is selected for a company’s Fiscal Localization, Odoo automatically installs certain modules.

Configuration de l’entreprise

To configure your company information, go to the Contacts app, and search for your company.

Alternatively, activate developer mode and navigate to General Setting ‣ Company ‣ Update Info ‣ Contact. Then, edit the contact form and configure the following information:

• Nom de la société.

• Address: Including City, Department and ZIP code.

• Identification Number: Select the Identification Type (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.). When the Identification Type is NIT, the Identification Number must have the verification digit at the end of the ID prefixed by a hyphen (-).

Ensuite, configurez les Informations fiscales dans l’onglet Ventes & Achats :

• Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente : Sélectionnez cette option si la société est Gran Contribuyente.

• Fiscal Regimen: Select the Tribute Name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

• Nom commercial : Si la société utilise un nom commercial spécifique et qu’il doit être affiché sur la facture.

Configuration des identifiants Carjaval

Once the modules are installed, the user credentials must be configured, in order to connect with Carvajal Web Service. To do so, navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings and scroll to the Colombian Electronic Invoicing section. Then, fill in the required configuration information provided by Carvajal:

• Username and Password: Username and password (provided by Carvajal) to the company.

• Registre national des sociétés : Numéro NIT de la société sans le code de vérification.

• Account ID: Company’s NIT number followed by _01.

• Colombia Template Code: Select one of the two available templates (CGEN03 or CGNE04) to be used in the PDF format of the electronic invoice.

Enable the Test mode checkbox to connect with the Carvajal testing environment.

Once Odoo and Carvajal are fully configured and ready for production, deactivate the Test mode checkbox to use the production database.

Important

Test mode must only be used on duplicated databases, not the production environment.

Configuration des données du rapport

Les données de rapport peuvent être définies pour la section fiscale et les informations bancaires dans le PDF dans le cadre des informations configurables qui sont envoyées dans les XML.

Navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, and scroll to the Colombian Electronic Invoicing section, in order to find the Report Configuration fields. Here the header information for each report type can be configured.

• Gran Contribuyente

• Tipo de Régimen

• Retenedores de IVA

• Autorretenedores

• Resolución Aplicable

• Actividad Económica

• Bank Information

Configuration des données de base

Partenaire

Partner contacts can be created in the Contacts app. To do so, navigate to Contacts, and click the Create button.

Then, name the contact, and using the radio buttons, select the contact type, either Individual or Company.

Complete the full Address, including the City, State, and ZIP code. Then, complete the identification and fiscal information.

Informations d’identification

Identification types, defined by the DIAN, are available on the partner form, as part of the Colombian localization. Colombian partners must have their Identification Number (VAT) and Document Type set.

Astuce

When the Document Type is NIT, the Identification Number needs to be configured in Odoo, including the verification digit at the end of the ID, prefixed by a hyphen (`-`).

Informations fiscales

The partner’s responsibility codes (section 53 in the RUT document) are included as part of the electronic invoicing module, as it is required by the DIAN.

The required fields can be found under Partner ‣ Sales & Purchase Tab ‣ Fiscal Information section:

• Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, or R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente : Sélectionnez cette option si la société est Gran Contribuyente.

• Fiscal Regimen: Select the tribute name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

• Nom commercial : Si la société utilise un nom commercial spécifique et qu’il doit être affiché sur la facture.

Articles

To manage products, navigate to Accounting ‣ Customers ‣ Products, then click on a product.

When adding general information on the product form, it is required that either the UNSPSC Category (Accounting tab), or Internal Reference (General Information tab) field is configured. Be sure to Save the product once configured.

Taxes

To create or modify taxes, go to Accounting ‣ Configuration ‣ Taxes, and select the related tax.

If sales transactions include products with taxes, the Value Type field in the Advanced Options tab needs to be configured per tax. Retention tax types (ICA, IVA, Fuente) are also included. This configuration is used to display taxes correctly in the invoice PDF.

Journaux des ventes

Once the DIAN has assigned the official sequence and prefix for the electronic invoice resolution, the sales journals related to the invoice documents must be updated in Odoo. To do so, navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Journals, and select an existing sales journal, or create a new one with the Create button.

On the sales journal form, input the Journal Name, Type, and set a unique Short Code in the Journals Entries tab. Then, configure the following data in the Advanced Settings tab:

• Facturation électronique : Activez UBL 2.1 (Colombia).

• Résolution de facturation : Numéro de résolution délivré par la DIAN à la société.

• Date de résolution : Date d’entrée en vigueur de la résolution.

• Date de fin de la résolution : Date de fin de validité de la résolution.

• Plage de numérotation (minimum) : Premier numéro de facture autorisé.

• Plage de numérotation (maximum) : Dernier numéro de facture autorisé.

Note

The sequence and resolution of the journal must match the one configured in Carvajal and the DIAN.

Séquence des factures

The invoice sequence and prefix must be correctly configured when the first document is created.

Note

Odoo automatically assigns a prefix and sequence to the following invoices.

Journaux d’achat

Once the DIAN has assigned the official sequence and prefix for the support document related to vendor bills, the purchase journals related to their supporting documents need to be updated in Odoo. The process is similar to the configuration of the sales journals.

Plan comptable

Le plan comptable est installé par défaut dans le cadre du module de localisation, les comptes sont mappés automatiquement dans les taxes, le compte fournisseur par défaut et le compte client par défaut. Le plan comptable pour la Colombie est basé sur le PUC (Plan Unico de Cuentas).

Principaux flux de travail

Facturation électronique

The following is a breakdown of the main workflow for electronic invoices with the Colombian localization:

1. Sender creates an invoice.

2. Electronic invoice provider generates the legal XML file.

3. Electronic invoice provider creates the CUFE (Invoice Electronic Code) with the electronic signature.

4. Electronic invoice provider sends a notification to DIAN.

5. DIAN validates the invoice.

6. DIAN accepts or rejects the invoice.

7. Electronic invoice provider generates the PDF invoice with a QR code.

8. Electronic invoice provider sends invoice to the acquirer.

9. Acquirer sends a receipt of acknowledgement, and accepts or rejects the invoice.

10. Sender downloads a .zip file with the PDF and XML.

Création d’une facture

Note

The functional workflow taking place before an invoice validation does not alter the main changes introduced with the electronic invoice.

Electronic invoices are generated and sent to both the DIAN and customer through Carvajal’s web service integration. These documents can be created from your sales order or manually generated. To create a new invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices, and select Create. On the invoice form configure the following fields:

• Client : Informations relatives au client.

• Journal : Journal utilisé pour les factures électroniques.

• Type de facture électronique : Sélectionnez le type de document. Factura de Venta est sélectionné par défaut.

• Lignes de facture : Précisez les produits avec les bonnes taxes.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.

Validation des factures

Après la confirmation de la facture, un fichier XML est créé et envoyé automatiquement à Carvajal. La facture est ensuite traitée de manière asynchrone par le service de facturation électronique UBL 2.1 (Colombie). Le fichier s’affiche également dans le chatter.

The Electronic Invoice Name field is now displayed in the EDI Documents tab, with the name of the XML file. Additionally, the Electronic Invoice Status field is displayed with the initial value To Send. To process the invoice manually, click on the Process Now button.

Reception of legal XML and PDF

The electronic invoice vendor (Carvajal) receives the XML file, and proceeds to validate its structure and information.

Après avoir validé la facture électronique, générez un fichier XML légal, qui inclut un signature numérique et un code unique (CUFE). Une facture PDF comprenant un code QR et le CUFE est également généré. Si tout est correct, la valeur du champ Facturation électronique passé à Envoyé.

A .zip containing the legal electronic invoice (in XML format) and the invoice in (PDF format) is downloaded and displayed in the invoice chatter:

Le statut de la facture électronique passé à Accepté.

Avoirs

The process for credit notes is the same as for invoices. To create a credit note with reference to an invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices. On the invoice, click Add Credit Note, and complete the following information:

• Méthode de crédit : Sélectionnez le type de méthode de crédit.

  • Remboursement partiel : Utilisez cette option lorsqu’il s’agit d’un montant partiel.

  • Remboursement intégral : Utilisez cette option si l’avoir concerne le montant intégral.

  • Remboursement intégral et nouvelle facture brouillon : Utilisez cette option si l’avoir est validé automatiquement et lettré avec la facture. La facture originale est dupliquée comme un nouveau brouillon.

• Motif : Saisissez le motif de l’avoir.

• Date d’extourne : Sélectionnez si vous souhaitez une date spécifique pour l’avoir ou s’il s’agit de la date de la pièce comptable.

• Utiliser un journal spécifique : Sélectionnez le journal pour votre avoir ou laissez-le vide si vous voulez utiliser le même journal que la facture originale.

• Date de remboursement : Si vous avez choisi une date spécifique, sélectionnez la date pour le remboursement.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Extourner.

Notes de débit

The process for debit notes is similar to credit notes. To create a debit note with reference to an invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices. On the invoice, click the Add Debit Note button, and enter the following information:

• Motif : Saisissez le motif de la note de débit.

• Date de la note de débit : Sélectionnez les options spécifiques.

• Copier les lignes : Sélectionnez cette option si vous devez enregistrer une note de débit avec les mêmes lignes que la facture.

• Utiliser un journal spécifique : Sélectionnez le point d’impression pour votre note de débit ou laissez-e vide si vous voulez utiliser le même journal que la facture originale.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une note de débit.

Document d’accompagnement pour les factures fournisseurs

With master data, credentials, and the purchase journal configured for support documents related to vendor bills, you can start using support documents.

Les documents d’accompagnement pour les factures fournisseurs peuvent être créés manuellement ou à partir de votre bon de commande. Allez à Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures fournisseurs et saisissez les données suivantes :

• Fournisseur : Saisissez les informations du fournisseur.

• Date de facturation : Sélectionnez la date de la facture.

• Journal : Sélectionnez le journal pour les documents d’accompagnement relatifs aux factures fournisseurs.

• Lignes facturées : Précisez les produits avec les bonnes taxes.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Confirmer. Après confirmation, un fichier XML est créé et envoyé automatiquement à Carvajal.

Erreurs communes

Pendant la validation XML, les erreurs les plus courantes sont liées aux données de base manquantes (N° TVA du contact, Adresse, Produits, Taxes). Dans ces cas, les messages d’erreur s’affichent dans le chatter après avoir mis à jour le statut de la facture électronique.

Après avoir corrigé les données de base, il est possible de retraiter le XML avec les nouvelles données et d’envoyer la version mise à jour à l’aide du bouton Réessayer.

Rapports financiers

Certificado de Retención en ICA

Ce rapport certifie aux fournisseurs les retenues effectuées au titre de l’impôt colombien sur l’industrie et le commerce (ICA). Ce rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en ICA.

Certificado de Retención en IVA

Ce rapport certifie le montant retenu auprès des fournisseurs pour la retenue de la TVA. Ce rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en IVA.

Certificado de Retención en la Fuente

Ce certificat est délivré aux partenaires pour la retenue à la source qu’ils ont effectuée. Le rapport se trouve sous Comptabilité ‣ Rapports ‣ Relevés colombiens ‣ Certificado de Retención en Fuente.