Verträge

Jeder Mitarbeiter in Odoo benötigt einen laufenden Vertrag, um bezahlt zu werden. Ein Vertrag legt die Bedingungen der Position, Vergütung, Arbeitszeiten und alle anderen relevanten Konditionen eines Mitarbeiters fest.

Wichtig

Vertragsdokumente (PDFs) werden mit der Dokumente-Anwendung hochgeladen und organisiert und mit der E-Signatur-Anwendung signiert. Stellen Sie sicher, dass diese Anwendungen installiert sind, um Verträge zu versenden und zu signieren. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Dokumente und E-Signatur.

Vertrags-Dashboard

Sowohl die Personalabrechnung- als auch die Mitarbeiter-App zeigen identische Mitarbeitervertragsinformationen an.

Um vom Mitarbeiter-Dashboard auf das Vertrags-Dashboard zuzugreifen, navigieren Sie zu Mitarbeiter-App ‣ Mitarbeiter ‣ Verträge. Um vom Personalabrechnung-Dashboard auf das Vertrags-Dashboard zuzugreifen, navigieren Sie zu Personalabrechnung-App ‣ Verträge ‣ Verträge.

Das Verträge-Dashboard zeigt alle Mitarbeiterverträge in einer Standard-Listenansicht an, gruppiert nach Status. Die verfügbaren Statusgruppierungen sind Neu, Laufend, Abgelaufen und Storniert. Jede Gruppierung zeigt die Anzahl der Verträge innerhalb der Gruppierung an.

Bemerkung

Alle Änderungen an Verträgen in der Mitarbeiter-App werden in der Personalabrechnung-App angezeigt und umgekehrt. Die Vertragsinformationen bleiben identisch, unabhängig davon, wo auf die Vertragsinformationen zugegriffen wird.

Vertrag erstellen

Um einen neuen Vertrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Vertrags-Dashboard, und es erscheint ein leeres Vertragsformular.

Reiter „Allgemeine Informationen“

Geben Sie die folgenden Informationen in der oberen Hälfte des leeren Vertragsformulars ein:

• Vertragsreferenz: Geben Sie den Namen oder Titel für den Vertrag ein, z. B. John Smith Vertrag. Dieses Feld ist erforderlich.

• Mitarbeiter: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Mitarbeiter aus, für den der Vertrag bestimmt ist.

• Vertragsbeginn: Wählen Sie das Datum, an dem der Vertrag in Kraft tritt. Verträge können rückwirkend erstellt werden oder mit einem zukünftigen Datum beginnen. Das aktuelle Datum füllt dieses Pflichtfeld standardmäßig aus, kann aber geändert werden.

• Vertragsende: Wenn der Vertrag ein festes Enddatum hat, geben Sie das Datum in diesem Feld ein. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Vertrag unbefristet läuft oder bis ein neuer Vertrag erstellt wird (wenn sich die Berufsbezeichnung, das Gehalt oder die Leistungen des Mitarbeiters ändern).

• Arbeitsplan: Wählen Sie einen der verfügbaren Arbeitspläne aus dem Dropdown-Menü aus, nach dem der Mitarbeiter arbeiten soll. Der ausgewählte Arbeitsplan bestimmt, wie Arbeitseinträge erstellt werden, was den Zeitplan und die Vergütung des Mitarbeiters festlegt. Wenn dieses Feld leer bleibt, kann der Mitarbeiter jede Woche beliebig viele oder wenige Stunden ohne Einschränkungen arbeiten.

  Tipp

  Das Dropdown-Menü Arbeitsplan zeigt alle Arbeitszeiten für das ausgewählte Unternehmen an. Um diese Liste zu ändern oder zu ergänzen, gehen Sie zu Personalabrechnung –> Konfiguration –> Arbeitszeiten. Klicken Sie auf Neu und erstellen Sie entweder eine neue Arbeitszeit oder klicken Sie auf eine bestehende Arbeitszeit und bearbeiten Sie sie.

• Arbeitseintrag-Quelle: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, wie die Arbeitseinträge generiert werden. Dieses Feld ist erforderlich. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben der gewünschten Auswahl. Die Optionen sind:

  • Arbeitszeitplan: Arbeitseinträge werden basierend auf dem ausgewählten Arbeitszeitplan generiert.

  • Anwesenheiten: Arbeitseinträge werden basierend auf den Check-in-Aufzeichnungen des Mitarbeiters in der Anwesenheiten-App generiert. (Dies erfordert die Installation der Anwesenheiten-App).

  • Planung: Arbeitseinträge werden basierend auf dem geplanten Zeitplan für den Mitarbeiter aus der Planung-App generiert. (Dies erfordert die Installation der Planung-App).

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie einen der Gehaltsstrukturtypen aus dem Dropdown-Menü aus. Die Standard-Gehaltsstrukturtypen sind Mitarbeiter oder Arbeiter. Ein neuer Gehaltsstrukturtyp kann bei Bedarf erstellt werden.

• Abteilung: Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Abteilung aus, in der der Mitarbeiter tätig ist.

• Stellenbezeichnung: Wählen Sie über das Dropdown-Menü die spezifische Stellenbezeichnung des Mitarbeiters aus.

  Bemerkung

  Wenn mit der ausgewählten Stelle eine Vertragsvorlage mit einem bestimmten Gehaltsstrukturtyp verknüpft ist, ändert sich der Gehaltsstrukturtyp in diejenigen, der mit dieser Stelle verbunden ist.

• Vertragstyp: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Typ des zu erstellenden Vertrags aus. Die Standardoptionen sind Unbefristet, Befristet, Saisonal, Vollzeit, Praktikant, Student, Ausbildung, Abschlussarbeit, Gesetzlich und Mitarbeiter.

• Lohn auf Gehaltsabrechnung: Geben Sie in dieses Feld das monatliche Gehalt des Mitarbeiters ein.

  Tipp

  Das Drop-down-Menü Arbeitsplan zeigt alle Arbeitszeiten für das ausgewählte Unternehmen an. Um diese Liste zu ändern oder zu ergänzen, gehen Sie zu Personalabrechnung –> Konfiguration –> Arbeitszeiten und erstellen Sie entweder eine neue Arbeitszeit an oder klicken Sie auf eine bestehende Arbeitszeit und bearbeiten Sie sie durch Klicken auf Bearbeiten.

• Verantwortlicher Personaler: Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Person aus, die für die Validierung des Vertrags verantwortlich ist. Dieses Feld ist erforderlich.

  Bemerkung

  Das Feld Verantwortlicher Personaler wird nur angezeigt, wenn sowohl das Modul Gehaltskonfigurator (hr_contract_salary) als auch die App E-Signatur installiert sind.

Reiter „Gehaltsinformationen“

Im Tab Gehaltsinformationen werden die spezifischen Details darüber angegeben, wie viel und wie oft der Mitarbeiter bezahlt wird. Füllen Sie die folgenden Felder in diesem Tab aus:

• Lohntyp: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, welche Art von Bezahlung der Mitarbeiter erhält. Die zwei Standardoptionen sind Festgehalt oder Stundenlohn. Wählen Sie Festgehalt für angestellte Mitarbeiter und wählen Sie Stundenlohn für Mitarbeiter, die auf Basis ihrer erfassten Arbeitsstunden bezahlt werden.

• Zahlungsrhythmus: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, wie oft der Mitarbeiter bezahlt wird. Die Standardoptionen sind Jährlich, Halbjährlich, Vierteljährlich, Zweimonatlich, Monatlich, Halbmonatlich, Zweiwöchentlich, Wöchentlich oder Täglich.

• Gehalt: Geben Sie den Betrag ein, den der Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum erhält. Das erste Feld ermöglicht die Eingabe eines Gehalts, das zweite Feld zeigt an, wie oft die Zahlung an den Mitarbeiter ausgegeben wird. Das zweite Feld kann nicht geändert werden und wird aktualisiert, wenn sich das Feld Zahlungsplan ändert.

• Jährliche Kosten (Real): Dieses Feld wird automatisch aktualisiert, nachdem die Felder Zahlungsrhythmus und Lohn eingegeben wurden. Dieser Betrag sind die gesamten jährlichen Kosten für den Arbeitgeber. Dieses Feld kann geändert werden. Wenn es jedoch geändert wird, wird das Feld Lohn entsprechend aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass sowohl Lohn als auch Jährliche Kosten (Real) korrekt sind, wenn dieses Feld geändert wird.

• Monatliche Kosten (Real): Dieses Feld wird automatisch aktualisiert, nachdem die Felder Zahlungsrhythmus und Lohn eingegeben wurden. Dieser Betrag sind die gesamten monatlichen Kosten für den Arbeitgeber. Dieses Feld kann nicht geändert werden und wird auf Basis der Jährlichen Kosten (Real) berechnet.

Tab Details

Der Tab Details des Vertrags enthält die Informationen zur Vertragsvorlage, Buchhaltungsinformationen (siehe länderspezifisches Lokalisierungsdokument für weitere Informationen), alle Informationen zur Teilzeitarbeit und Notizen. Füllen Sie die folgenden Felder in diesem Tab aus:

• Vertragsvorlage: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Vertragsvorlage aus, die beim Erstellen eines Angebots an einen Bewerber verwendet werden soll.

• Ursprüngliches Angebot: Dieses Feld wird automatisch mit dem ursprünglichen Angebot ausgefüllt, das an den Mitarbeiter gesendet wurde. Dieses Feld ist nicht änderbar und wird nur ausgefüllt, falls zutreffend.

• Teilzeit: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Vertrag für Teilzeitarbeit gilt. Nach der Aktivierung erscheint ein Prozentfeld neben dem Kontrollkästchen. Der Prozentsatz kann nicht geändert werden und wird automatisch basierend auf dem ausgewählten Arbeitsplan in der oberen Hälfte des Vertrags aktualisiert, verglichen mit dem typischen Arbeitsplan für das Unternehmen (normalerweise 40 Stunden/Woche).

  • Standardkalender: Dieses Feld wird automatisch mit dem Standard-Arbeitsplan für das Unternehmen ausgefüllt. In den meisten Fällen ist dies Standard 40 Stunden/Woche.

  • Teilzeit-Arbeitseintrag-Typ: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Arbeitseintrag-Typ aus, der den Restbetrag eines Vollzeit-Arbeitsplans generiert.

  Example

  An employee contract is being created for a part-time employee who works 20 hours a week.

  To configure this, the employee’s Working Schedule is set to 20 Hours/Part time in the general information section. In the Details tab, the Part Time checkbox is ticked, and the percentage is set to 50. The Standard Calendar is set to Standard 40 hours/week, and the Part Time Work Entry Type is set to Unpaid.

  When a typical work week is processed in the Payroll app, the employee generates twenty (20) hours of regular work entries under the work entry type Attendance, and another twenty (20) hours of work entries under the work entry type Unpaid, for a total of forty (40) hours worth of work entries.

• Notes: Enter any relevant notes for the contract in this field.

Reiter Unterzeichner

The Signatories tab is where the default contract templates are selected, for both new and updated contracts.

Using the drop-down menu, select the default contract template to use when creating a new or updated contract, in the respective fields.

Once a PDF template is selected, any mapped signature fields in the file appear in a list, below the selection, identifying who must sign the document. These fields cannot be updated.

Any changes to the template and signatories but be done in the Sign app, where contract templates are uploaded, modified, and stored.

Wichtig

The PDF Template fields are only visible if the Sign app is installed, along with the hr_contract_salary and hr_contract_salary_payroll modules.

Personal documents tab

Occasionally, additional paperwork may be required when creating a contract, such as legal documents declaring the employee is able to work in the country. When this situation occurs, Odoo allows for one image file of the necessary document to be attached to a contract in the Personal Documents tab.

Click the Upload your file button, navigate to the desired document, and click Select to attach the file to the contract. The file name appears on the Image line.

Bemerkung

This tab only appears after an Employee is selected. Additionally, only image files can be attached in this field at this time.

Gehaltsabtretungen/-zulagen

After an employee is selected for the contract, a Salary Attachments smart button appears at the top of the page.

For new employees who do not currently have a contract, the smart button displays New. If the contract is being updated for a current employee who already has salary attachments configured, the smart button displays the number of salary attachments currently running.

Create or update any necessary salary attachments for the contract, before sending.

Send a contract

After a contract has been created and configured, the next step is to send it to the employee or applicant. Click the Generate Offer button, and the Offer for (Employee) form loads.

Das Formular Angebot für (Mitarbeiter) zeigt alle grundlegenden Informationen aus dem Vertrag sowie einen Link, den der Mitarbeiter zum Unterzeichnen des Vertrags verwenden kann. Das letzte Feld im Formular ist ein Feld Gültigkeitstage Anzahl. Dies gibt an, wie lange das Angebot gültig ist. Geben Sie die gewünschte Anzahl von Tagen in das Feld ein. Der Standardwert beträgt 30 Tage.

Klicken Sie auf Per E-Mail senden und ein E-Mail-Popup-Fenster wird geladen, das eine vorkonfigurierte Standard-E-Mail-Vorlage verwendet. Klicken Sie auf Senden, um das Angebot zu senden.

Wichtig

Um einen Vertrag über die Schaltfläche Angebot erstellen zu senden, muss auf dem zu sendenden Vertrags-PDF ein Feld für die Mitarbeiter-E-Signatur vorhanden sein.

Vertragsstatus

Beim Erstellen und Versenden eines Vertrags lautet der Standardstatus des Vertrags Neu.

Sobald mindestens eine vollständige Unterschrift auf dem Dokument vorhanden ist, ändert sich der Status zu Teilweise unterzeichnet. Interne Benutzer wie Mitarbeiter der Personalabteilung und Personalbeschaffung werden in der Datenbank benachrichtigt, wenn eine Unterschrift von ihnen angefordert wird.

Nachdem alle erforderlichen Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, ändert sich der Status zu Vollständig unterzeichnet.

Alle Statusänderungen erfolgen automatisch, während das Dokument unterzeichnet wird.

Vertragsvorlagen

Vertrags*vorlagen* machen die Konfiguration neuer Verträge bei jeder Einstellung eines Mitarbeiters überflüssig.

Mehrere Vertragsvorlagen ermöglichen eine schnellere Vertragserstellung für verschiedene Arten von Beschäftigungspositionen, die häufig besetzt werden, wie z. B. Vollzeit, Teilzeit, Saison usw.

Vertragsvorlagen werden über das Konfigurationsmenü der Personalabrechnung-App erstellt und in der Dokumente-App gespeichert.

Wichtig

Um auf Vertragsvorlagen zugreifen zu können, muss das Modul Gehaltskonfigurator (hr_contract_salary) installiert sein.

Um alle Vertragsvorlagen anzuzeigen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Vorlagen.

Die Seite Vertragsvorlagen listet alle vorhandenen Vorlagen auf. Klicken Sie auf eine Vorlagenzeile, um sie zu öffnen und zu bearbeiten.

Um eine neue Vertragsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie dann folgende Informationen auf der leeren Vertragsvorlage ein:

• Vertragsreferenz: Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Vorlage ein. Diese sollte klar und leicht verständlich sein, da dieser Name auch in der Personalbeschaffung-App erscheint.

• Arbeitsplan: Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü aus, für den der Vertrag gilt. Falls ein neuer Arbeitsplan benötigt wird, erstellen Sie einen neuen Arbeitsplan.

• Arbeitseintrag-Quelle: Wählen Sie aus, wie die Arbeitseinträge erstellt werden.

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie den Gehaltsstrukturtyp aus dem Dropdown-Menü aus.

• Abteilung: Die Abteilung auswählen, für die die Vertragsvorlage gilt, aus dem Dropdown-Menü. Wenn leer, gilt die Vorlage für alle Abteilungen.

• Stellenbezeichnung: Wählen Sie die Stellenbezeichnung aus dem Dropdown-Menü aus, für die die Vertragsvorlage gilt. Falls leer, gilt die Vorlage für alle Stellenbezeichnungen.

• Vertragsart: Wählen Sie die Vertragsart aus dem Dropdown-Menü aus. Diese Liste entspricht der Beschäftigungsart.

• Gehalt auf Lohnabrechnung: Geben Sie das Monatsgehalt in das Feld ein.

• Personalverantwortlicher: Wählen Sie den Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus, der für die Validierung von Verträgen mit dieser Vorlage verantwortlich ist.

Reiter „Gehaltsinformationen“

• Gehaltsart: Wählen Sie entweder Festgehalt oder Stundenlohn aus dem Dropdown-Menü aus.

• Zahlungsrhythmus: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, wie oft der Mitarbeiter bezahlt wird. Die Optionen umfassen Jährlich, Halbjährlich, Vierteljährlich, Zweimonatlich, Monatlich, Halbmonatlich, Zweiwöchentlich, Wöchentlich oder Täglich.

• Gehalt: Geben Sie das Bruttogehalt ein. Der in diesem Feld angezeigte Zeitraum basiert auf der Auswahl im Feld Zahlungsrhythmus. Es wird empfohlen, zuerst das Feld Jahreskosten (Real) auszufüllen, da dieser Eintrag dieses Feld automatisch aktualisiert.

• Jahreskosten (Real): Geben Sie die gesamten Jahreskosten ein, die der Mitarbeiter den Arbeitgeber kostet. Wenn dieser Wert eingegeben wird, werden die Monatskosten (Real) automatisch aktualisiert.

• Monatskosten (Real): Dieses Feld ist nicht editierbar. Der Wert wird automatisch ausgefüllt, nachdem die Jahreskosten (Real) eingegeben wurden.

Wichtig

Die Felder Bezahlung planen, Lohn und Jährliche Kosten (real) sind alle miteinander verbunden. Wenn eines dieser Felder aktualisiert wird, werden die beiden anderen Felder automatisch aktualisiert, um die Änderung widerzuspiegeln. Es ist ratsam, diese drei Felder zu überprüfen, wenn Änderungen vorgenommen wurden, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

Leistungen und Abzüge

Abhängig von der Lokalisierung der Personalabrechnung für das Unternehmen variieren die in diesem Abschnitt angezeigten Einträge oder erscheinen möglicherweise gar nicht. Einige Einträge können sich beispielsweise auf Altersvorsorgekonten, Krankenversicherungsleistungen und Pendlervergünstigungen beziehen.

Die Geldbeträge oder Prozentsätze eingeben, um festzulegen, wie viel vom Gehalt des Mitarbeiters für die verschiedenen Leistungen und Abzüge verwendet wird.

Reiter Unterzeichner

Dieser Tab beschreibt, welche Dokumente der Mitarbeiter unterschreiben muss, um entweder ein neues Angebot oder einen aktualisierten Vertrag anzunehmen.

• PDF-Vorlage für neuen Vertrag: Wählen Sie das Standarddokument aus, das ein neuer Mitarbeiter unterschreiben muss, um ein Angebot anzunehmen.

• PDF-Vorlage für Vertragsänderung: Wählen Sie das Standarddokument aus, das ein aktueller Mitarbeiter unterschreiben muss, um seinen Vertrag zu aktualisieren.

Siehe auch

• Dokumente

• E-Signatur