Rechnungssequenz

Bei der Bestätigung einer Rechnung generiert Odoo eine eindeutige Rechnungsreferenznummer. Standardmäßig verwendet Odoo das Sequenzformat: RG/Jahr/aufsteigende-Nummer (z. B. RG/2025/00001), die jedes Jahr bei 00001 beginnt.

Es ist jedoch möglich, das Sequenzformat und seine Periodizität zu ändern und Rechnungen in großen Mengen neu zu sequenzieren.

Bemerkung

Änderungen an Referenznummern werden im Chatter protokolliert.

Die Standardsequenz ändern

Um die Standardsequenz anzupassen, öffnen Sie die letzte bestätigte Rechnungen, klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen und bearbeiten Sie die Referenznummer der Rechnung.

Bearbeitung der Referenznummer einer Rechnung.

Odoo erklärt dann, wie das erkannte Format auf alle zukünftige Rechnungen übertragen wird. Wenn der Monat der aktuellen Rechnung hinzugefügt wird, ändert Sie die Periodizität der Sequenz auf jeden Monat statt jedes Jahr.

Bearbeitung der Referenznummer einer Rechnung.

Tipp

Das Sequenzformat kann direkt bei der Erstellung der ersten Rechnung einer bestimmten Sequenzperiode angepasst werden.

Rechnungen massenweise neu sequenzieren

Es kann hilfreich sein, mehrere Rechnungsnummern neu zu sequenzieren. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen aus einem anderen Rechnungs- oder Buchhaltungssystem importieren und die Referenz aus der vorherigen Software stammt, muss die Kontinuität für das laufende Jahr beibehalten werden, ohne von vorne zu beginnen.

Bemerkung

Diese Funktion steht nur Benutzern mit Administrator- oder Beraterzugriff zur Verfügung.

Befolgen Sie diese Schritte, um Rechnungsnummern neu zu sequenzieren:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus.

  2. Öffnen Sie auf dem Buchhaltungsdashboard das Journal Kundenrechnungen.

  3. Wählen Sie die Rechnungen aus, die eine neue Sequenz brauchen.

  4. Klicken Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Resequenzieren.

  5. Wählen Sie im Feld Reihenfolge eine der folgenden Optionen aus:

    • Aktuelle Reihenfolge beibehalten: Die Reihenfolge der Nummern bleibt dieselbe.

    • Neuordnung nach Buchungsdatum: Die Nummer wird nach Buchungsdatum neu geordnet.

  6. Legen Sie die Erste neue Sequenz fest.

  7. Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen und auf Bestätigen.

Fenster für Resequenzierungsoptionen

Bemerkung

  • Um anzuzeigen, wo die Änderung der Reihenfolge begonnen hat, wird die erste Rechnung in der neuen Reihenfolge in der Liste Kundenrechnungen rot hervorgehoben. Diese visuelle Markierung ist dauerhaft und dient lediglich zu Informationszwecken.

  • Sollten Unregelmäßigkeiten in der neuen Sequenz auftreten, wie beispielsweise Lücken, stornierte oder gelöschte Einträge innerhalb des offenen Zeitraums, wird die Meldung Lücken in der Sequenz im Journal Kundenrechnungen auf dem Buchhaltungsdashboard angezeigt. Um weitere Details zu den entsprechenden Rechnungen anzuzeigen, klicken Sie auf Lücken in der Sequenz. Diese visuelle Markierung ist temporär und verschwindet, sobald das Buchungsdatum des Eintrags am oder nach dem Sperrdatum liegt.

Tipp

Neue Sequenzierung ist nicht möglich:

  • Wenn Buchungen vor einem Sperrdatum liegen.

  • Wenn die Sequenz zu einem Duplikat führt.

  • Wenn der Bereich ungültig ist. Beispielsweise wenn das Rechnungsdatum nicht mit dem Datum in der neuen Sequenz übereinstimmt, wie bei Verwendung einer Sequenz aus dem Jahr 2024 (RG/2024/XXXXX) für eine Rechnung mit Datum aus dem Jahr 2025.

In diesen Fällen wird ein Validierungsfehler angezeigt.