Rechnungssequenz

When confirming an invoice, Odoo generates a unique invoice reference number. By default, it uses the sequence format INV/year/incrementing-number (e.g., INV/2025/00001), which restarts from 00001 each year.

Es ist jedoch möglich, das Sequenzformat und seine Periodizität zu ändern und Rechnungen in großen Mengen neu zu sequenzieren.

Bemerkung

Änderungen an Referenznummern werden im Chatter protokolliert.

Die Standardsequenz ändern

Um die Standardsequenz anzupassen, öffnen Sie die letzte bestätigte Rechnungen, klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen und bearbeiten Sie die Referenznummer der Rechnung.

Bearbeitung der Referenznummer einer Rechnung.

Odoo erklärt dann, wie das erkannte Format auf alle zukünftige Rechnungen übertragen wird. Wenn der Monat der aktuellen Rechnung hinzugefügt wird, ändert Sie die Periodizität der Sequenz auf jeden Monat statt jedes Jahr.

Bearbeitung der Referenznummer einer Rechnung.

Tipp

Das Sequenzformat kann direkt bei der Erstellung der ersten Rechnung einer bestimmten Sequenzperiode angepasst werden.

Rechnungen massenweise neu sequenzieren

Es kann hilfreich sein, mehrere Rechnungsnummern neu zu sequenzieren. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen aus einem anderen Rechnungs- oder Buchhaltungssystem importieren und die Referenz aus der vorherigen Software stammt, muss die Kontinuität für das laufende Jahr beibehalten werden, ohne von vorne zu beginnen.

Bemerkung

Diese Funktion steht nur Benutzern mit Administrator- oder Beraterzugriff zur Verfügung.

Befolgen Sie diese Schritte, um Rechnungsnummern neu zu sequenzieren:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus.

  2. Öffnen Sie auf dem Buchhaltungsdashboard das Journal Kundenrechnungen.

  3. Wählen Sie die Rechnungen aus, die eine neue Sequenz brauchen.

  4. Klicken Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Resequenzieren.

  5. Wählen Sie im Feld Reihenfolge eine der folgenden Optionen aus:

    • Aktuelle Reihenfolge beibehalten: Die Reihenfolge der Nummern bleibt dieselbe.

    • Neuordnung nach Buchungsdatum: Die Nummer wird nach Buchungsdatum neu geordnet.

  6. Legen Sie die Erste neue Sequenz fest.

  7. Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen und auf Bestätigen.

Fenster für Resequenzierungsoptionen

Bemerkung

  • To indicate where the sequence change began, the first invoice in the new sequence is highlighted in red in the Customer Invoices list. This visual marker is permanent and purely informational.

  • If there are any irregularities in the new sequence, such as gaps, cancelled, or deleted entries within the open period, a Gaps in the sequence message appears in the Customer Invoices journal on the Accounting dashboard. To view more details about the related invoice(s), click Gaps in the sequence. This visual marker is temporary and will disappear once the entry’s accounting date is on or after the lock date.

Tipp

Resequencing is not possible:

  • When entries are before a lock date.

  • When the sequence leads to a duplicate.

  • When the range is invalid. For example, if the Invoice Date doesn’t align with the date in the new sequence, such as using a 2024 sequence (INV/2024/XXXXX) for an invoice dated in 2025.

In these cases, a Validation Error message appears.