Contracten

Elke werknemer in Odoo moet een lopend contract hebben om betaald te kunnen worden. Een contract beschrijft de voorwaarden van de positie van een werknemer, beloning, werktijden en andere relevante voorwaarden.

Belangrijk

Contractdocumenten (PDF’s) worden geüpload en georganiseerd met de applicatie Documenten en ondertekend met de applicatie Ondertekenen. Zorg dat deze applicaties geïnstalleerd zijn om contracten te verzenden en te ondertekenen. Raadpleeg de Documenten- en Ondertekenen-documentatie voor meer informatie.

Dashboard contracten

Zowel de app Loonadministratie als de app Werknemers tonen identieke informatie over werknemerscontracten.

Om het dashboard contracten te openen vanuit de app Werknemers, navigeer je naar App Werknemers ‣ Werknemers ‣ Contracten. Om het dashboard contracten te openen vanuit de app Loonadministratie, navigeer je naar App Loonadministratie ‣ Contracten ‣ Contracten.

Het dashboard Contracten toont alle werknemerscontracten in een standaard lijstweergave, gegroepeerd op Status. De beschikbare statusgroeperingen zijn Nieuw, Actief, Verlopen en Geannuleerd. Elke groepering toont het aantal contracten binnen de groepering.

Notitie

Eventuele wijzigingen die worden aangebracht in contracten in de app Werknemers worden weerspiegeld in de app Loonadministratie, en vice versa. Contractinformatie blijft identiek, ongeacht waar de contractinformatie wordt geopend.

Maak een contract aan

Om een nieuw contract aan te maken, klik je op de knop Nieuw op het Dashboard contracten en er verschijnt een leeg contractformulier.

Sectie algemene informatie

Voer de volgende informatie in het bovenste deel van het lege contractformulier in:

• Contractreferentie: Typ de naam of titel voor het contract, zoals John Smith Contract. Dit veld is verplicht.

• Werknemer: Selecteer in het vervolgkeuzemenu de werknemer voor wie het contract is.

• Startdatum contract: Selecteer de datum waarop het contract ingaat. Contracten kunnen met terugwerkende kracht worden aangemaakt, of worden aangemaakt om op een toekomstige datum te beginnen. De huidige datum vult dit verplichte veld standaard in, maar kan worden gewijzigd.

• Einddatum contract: Als het contract een vaste einddatum heeft, voer dan de datum in dit veld in. Laat dit veld leeg als het contract voor onbepaalde tijd loopt, of tot er een nieuw contract wordt gemaakt (wanneer de werknemer een wijziging krijgt in functietitel, salaris of arbeidsvoorwaarden).

• Werkschema: Selecteer een van de beschikbare werkschema’s waarvan de werknemer wordt verwacht te werken, uit het vervolgkeuzemenu. Het geselecteerde werkschema bepaalt hoe werkboekingen worden gegenereerd, wat het schema en de vergoeding van de werknemer bepaalt. Als dit veld leeg wordt gelaten, kan de werknemer elke week zoveel of zo weinig uren werken als gewenst, zonder beperkingen.

  Tip

  Het vervolgkeuzemenu Werkrooster toont alle werkroosters voor het geselecteerde bedrijf. Om deze lijst te wijzigen of uit te breiden, ga je naar Loonadministratie-app ‣ Configuratie ‣ Werkroosters. Klik op Nieuw en maak een nieuw werkrooster aan, of klik op een bestaand werkrooster en breng wijzigingen aan.

• Bron werkboekingen: Selecteer in het vervolgkeuzemenu hoe de werkboekingen worden gegenereerd. Dit veld is verplicht. Klik op het keuzerondje naast de gewenste selectie. De opties zijn:

  • Werkrooster: Werkitems worden gegenereerd op basis van het geselecteerde Werkrooster.

  • Aanwezigheid: Werkitems worden gegenereerd op basis van de in- en uitkloktijden van de werknemer in de app Aanwezigheid. (Hiervoor moet de app Aanwezigheid geïnstalleerd zijn).

  • Planning: Werkitems worden gegenereerd op basis van de geplande rooster voor de werknemer uit de app Planning. (Hiervoor moet de app Planning geïnstalleerd zijn).

• Type loonstructuur: Selecteer een van de typen loonstructuur in het vervolgkeuzemenu. De standaard typen loonstructuur zijn Werknemer of Arbeider. Er kan indien nodig een nieuw type loonstructuur worden aangemaakt.

• Afdeling: Selecteer de afdeling waarbinnen de werknemer werkt in het vervolgkeuzemenu.

• Functie: Selecteer de specifieke functie van de werknemer via het dropdownmenu.

  Notitie

  Als de geselecteerde Functie een gekoppeld contractsjabloon heeft met een specifiek Type loonstructuur, verandert het Type loonstructuur naar het type dat gekoppeld is aan die Functie.

• Contracttype: Selecteer via het dropdownmenu het type contract dat wordt aangemaakt. De standaardopties zijn Permanent, Tijdelijk, Seizoens, Fulltime, Stagiair, Student, Leerling, Scriptie, Wettelijk en Werknemer.

• Loon in loonadministratie: Vul het maandelijkse loon van de werknemer in dit veld in.

  Tip

  Het vervolgkeuzemenu Werkrooster toont alle werktijden voor het geselecteerde Bedrijf. Om deze lijst te wijzigen of uit te breiden, ga je naar Loonadministratie-app ‣ Configuratie ‣ Werktijden, en Maak een nieuwe werktijd aan, of klik op een bestaande werktijd en bewerk deze door op Bewerken te klikken.

• Hr-verantwoordelijke: Selecteer via het dropdownmenu de persoon die verantwoordelijk is voor het valideren van het contract. Dit veld is verplicht.

  Notitie

  Het veld Hr-verantwoordelijke verschijnt alleen als de module Salarisconfiguratie (hr_contract_salary) en de app Ondertekenen beide zijn geïnstalleerd.

Tabblad Salarisinformatie

Het tabblad Salarisinformatie bevat de specifieke details over hoeveel en hoe vaak de werknemer wordt betaald. Vul de volgende velden op dit tabblad in:

• Loontype: Selecteer via het dropdownmenu wat voor soort loon de werknemer ontvangt. De twee standaardopties zijn Vast loon of Uurloon. Selecteer Vast loon voor werknemers in loondienst en selecteer Uurloon voor werknemers die worden betaald op basis van hun geregistreerde gewerkte uren.

• Uitbetalingsschema: Selecteer via het dropdownmenu hoe vaak de werknemer wordt betaald. De standaardopties zijn Jaarlijks, Halfjaarlijks, Kwartaal, Tweemaandelijks, Maandelijks, Halfmaandelijks, Tweewekelijks, Wekelijks of Dagelijks.

• Loon: Voer het bedrag in dat de werknemer elke betaalperiode ontvangt. In het eerste veld kan een loon worden ingevoerd, het tweede veld toont hoe vaak het loon aan de werknemer wordt uitgekeerd. Het tweede veld kan niet worden gewijzigd, en wordt bijgewerkt wanneer het veld Betaalschema wijzigt.

• Jaarlijkse kosten (werkelijk): Dit veld wordt automatisch bijgewerkt nadat de velden Uitbetalingsschema en Loon zijn ingevuld. Dit bedrag is de totale jaarlijkse kosten voor de werkgever. Dit veld kan worden gewijzigd. Als dit echter wordt gewijzigd, wordt het veld Loon dienovereenkomstig bijgewerkt. Zorg ervoor dat zowel Loon als Jaarlijkse kosten (werkelijk) correct zijn als dit veld wordt gewijzigd.

• Maandelijkse kosten (werkelijk): Dit veld wordt automatisch bijgewerkt nadat de velden Uitbetalingsschema en Loon zijn ingevuld. Dit bedrag is de totale maandelijkse kosten voor de werkgever. Dit veld kan niet worden gewijzigd en wordt berekend op basis van de Jaarlijkse kosten (werkelijk).

Tabblad Details

Het tabblad Details van het contract bevat de informatie over het contractsjabloon, de boekhoudkundige informatie (raadpleeg het landspecifieke lokalisatiedocument voor meer informatie), eventuele informatie over deeltijdwerk en notities. Vul de volgende velden op dit tabblad in:

• Contractsjabloon: Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu een contractsjabloon om te gebruiken bij het doen van een aanbod aan een sollicitant.

• Oorspronkelijk aanbod: Dit veld wordt automatisch gevuld met het oorspronkelijke aanbod dat naar de werknemer is gestuurd. Dit veld is niet bewerkbaar en wordt alleen gevuld indien van toepassing.

• Deeltijd: Vink het selectievakje aan als het contract voor deeltijdwerk is. Zodra dit is ingeschakeld, verschijnt er een percentageveld naast het selectievakje. Het percentage kan niet worden gewijzigd en wordt automatisch bijgewerkt op basis van het geselecteerde Werkrooster in de bovenste helft van het contract, vergeleken met het typische werkrooster voor het bedrijf (doorgaans 40 uur/week).

  • Standaard agenda: Dit veld wordt automatisch gevuld met het standaard werkrooster voor het bedrijf. In de meeste gevallen is dit Standaard 40 uur/week.

  • Werkboekingstype deeltijd: Selecteer via het dropdownmenu het werkboekingstype dat het saldo van een fulltime werkrooster genereert.

  Example

  Er wordt een werknemerscontract aangemaakt voor een deeltijdwerknemer die 20 uur per week werkt.

  Om dit te configureren, wordt het Werkrooster van de werknemer ingesteld op 20 uur/deeltijd in de sectie algemene informatie. Op het tabblad Details is het selectievakje Deeltijd aangevinkt en is het percentage ingesteld op 50. De Standaard agenda is ingesteld op Standaard 40 uur/week en het Werkboekingstype deeltijd is ingesteld op Onbetaald.

  Wanneer een typische werkweek wordt verwerkt in de app Loonadministratie, genereert de werknemer twintig (20) uur reguliere werkboekingen onder het werkboekingstype Attendance en nog eens twintig (20) uur werkboekingen onder het werkboekingstype Unpaid, voor een totaal van veertig (40) uur aan werkboekingen.

• Notities: Voer eventuele relevante opmerkingen voor het contract in dit veld in.

Tabblad Ondertekenaars

Het tabblad Ondertekenaars is waar de standaard contractsjablonen worden geselecteerd, zowel voor nieuwe als bijgewerkte contracten.

Selecteer via het vervolgkeuzemenu het standaard contractsjabloon dat gebruikt moet worden bij het aanmaken van een nieuw of bijgewerkt contract, in de respectievelijke velden.

Zodra een pdf-sjabloon is geselecteerd, verschijnen alle toegewezen handtekeningvelden in het bestand in een lijst onder de selectie, waarin wordt aangegeven wie het document moet ondertekenen. Deze velden kunnen niet worden bijgewerkt.

Eventuele wijzigingen aan het sjabloon en de ondertekenaars moeten worden gedaan in de app Ondertekenen, waar contractsjablonen worden geüpload, gewijzigd en opgeslagen.

Belangrijk

De velden PDF-sjabloon zijn alleen zichtbaar als de app Ondertekenen is geïnstalleerd, samen met de hr_contract_salary- en hr_contract_salary_payroll-modules.

Tabblad Persoonlijke documenten

Af en toe kan aanvullende documentatie vereist zijn bij het opstellen van een contract, zoals juridische documenten waarin wordt verklaard dat de werknemer gerechtigd is om in het land te werken. Wanneer deze situatie zich voordoet, maakt Odoo het mogelijk om één afbeeldingsbestand van het benodigde document aan een contract toe te voegen op het tabblad Persoonlijke documenten.

Klik op de knop Upload je bestand, navigeer naar het gewenste document en klik op Selecteer om het bestand aan het contract toe te voegen. De bestandsnaam verschijnt op de regel Afbeelding.

Notitie

Dit tabblad verschijnt alleen nadat een Werknemer is geselecteerd. Bovendien kunnen op dit moment alleen afbeeldingsbestanden in dit veld worden toegevoegd.

Loontoevoegingen of -inhoudingen

Nadat een werknemer is geselecteerd voor het contract, verschijnt er bovenaan de pagina een slimme knop Salarisbeslagen.

Voor nieuwe werknemers die momenteel geen contract hebben, toont de slimme knop Nieuw. Als het contract wordt bijgewerkt voor een huidige werknemer die al salarisbeslagen heeft geconfigureerd, toont de slimme knop het aantal salarisbeslagen dat momenteel actief is.

Maak of werk alle benodigde salarisbeslagen bij voor het contract, voordat je het verstuurt.

Een contract versturen

Nadat een contract is aangemaakt en geconfigureerd, is de volgende stap om het naar de werknemer of sollicitant te versturen. Klik op de knop Aanbod genereren en het formulier Aanbod voor (Werknemer) wordt geladen.

Het formulier Aanbod voor (Werknemer) toont alle basisinformatie van het contract, evenals een link die de werknemer kan gebruiken om het contract te ondertekenen. Het laatste veld op het formulier is een veld Aantal geldigheidsdagen. Dit geeft aan hoe lang het aanbod geldig is. Voer het gewenste aantal dagen in het veld in. De standaardwaarde is 30 dagen.

Klik op Verstuur per e-mail en er verschijnt een pop-upvenster met een e-mail, waarbij een vooraf geconfigureerd standaard e-mailsjabloon wordt gebruikt. Klik op Verstuur om het aanbod te versturen.

Belangrijk

Om een contract te versturen met de knop Aanbod genereren, moet er een handtekeningveld van de werknemer op de pdf van het contract staan dat wordt verstuurd.

Contractstatus

Bij het maken en versturen van een contract is de standaardstatus van het contract Nieuw.

Zodra er minimaal één voltooide handtekening op het document staat, verandert de status naar Gedeeltelijk ondertekend. Interne gebruikers, zoals HR- en wervingsmedewerkers, krijgen een melding in de database wanneer er een handtekening van hen wordt gevraagd.

Nadat alle vereiste partijen het contract hebben ondertekend, verandert de status naar Volledig ondertekend.

Alle statuswijzigingen gebeuren automatisch wanneer het document wordt ondertekend.

Contractsjablonen

Contract*sjablonen* elimineren de noodzaak om elke keer wanneer een werknemer wordt aangenomen nieuwe contracten te configureren.

Het hebben van meerdere contractsjablonen zorgt voor snellere contractcreatie voor verschillende soorten arbeidsposities die vaak worden ingevuld, zoals voltijd, deeltijd, seizoensgebonden, enz.

Contractsjablonen worden aangemaakt via het configuratiemenu van de app Loonadministratie, en opgeslagen in de app Documenten.

Belangrijk

Om toegang te krijgen tot contractsjablonen, moet de module Salarisconfiguratie (hr_contract_salary) geïnstalleerd zijn.

Om alle contractsjablonen te bekijken, navigeer naar Loonadministratie-app ‣ Configuratie ‣ Sjablonen.

De pagina Contractsjablonen toont alle bestaande sjablonen. Klik op een sjabloonregel om deze te openen en te bewerken.

Om een nieuw contractsjabloon aan te maken, klik je op de knop Nieuw. Vul vervolgens de volgende informatie in op het lege contractsjabloonformulier dat verschijnt:

• Contractreferentie: Voer een korte beschrijving in voor het sjabloon. Deze moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, aangezien deze naam ook verschijnt in de applicatie Werving & Selectie.

• Werkschema: Selecteer het gewenste werkschema waarop het contract van toepassing is uit het vervolgkeuzemenu. Als een nieuw werkschema nodig is, maak dan een nieuw werkschema.

• Bron werkboeking: Selecteer hoe de werkboekingen worden gegenereerd.

• Type loonstructuur: Selecteer het type loonstructuur uit het vervolgkeuzemenu.

• Afdeling: Selecteer de afdeling waarop de contractsjabloon van toepassing is uit het vervolgkeuzemenu. Als dit leeg is, is de sjabloon van toepassing op alle afdelingen.

• Functie: Selecteer de functie waarop het contractsjabloon van toepassing is uit het vervolgkeuzemenu. Indien leeg is het sjabloon van toepassing op alle functies.

• Contracttype: Selecteer het type contract uit het vervolgkeuzemenu. Deze lijst is hetzelfde als het type dienstverband.

• Loon op loonadministratie: Voer het maandloon in het veld in.

• Hr-verantwoordelijke: Selecteer de werknemer die verantwoordelijk is voor het valideren van contracten die dit sjabloon gebruiken uit het vervolgkeuzemenu.

Tabblad Salarisinformatie

• Loontype: Selecteer Vast loon of Uurloon uit het vervolgkeuzemenu.

• Betalingsschema: Selecteer via het vervolgkeuzemenu hoe vaak de werknemer wordt betaald. Opties zijn Jaarlijks, Halfjaarlijks, Per kwartaal, Tweemaandelijks, Maandelijks, Halfmaandelijks, Tweewekelijks, Wekelijks of Dagelijks.

• Loon: Voer het brutoloon in. De tijdsperiode die in dit veld wordt weergegeven is gebaseerd op wat is geselecteerd voor het veld Betalingsschema. Het wordt aanbevolen om eerst het veld Jaarlijkse kosten (werkelijk) in te vullen, omdat die invoer dit veld automatisch bijwerkt.

• Jaarlijkse kosten (werkelijk): Voer de totale jaarlijkse kosten in die de werknemer de werkgever kost. Wanneer deze waarde wordt ingevoerd, worden de Maandelijkse kosten (werkelijk) automatisch bijgewerkt.

• Maandelijkse kosten (werkelijk): Dit veld is niet bewerkbaar. De waarde wordt automatisch ingevuld nadat de Jaarlijkse kosten (werkelijk) zijn ingevoerd.

Belangrijk

De velden Betalingsschema, Loon en Jaarlijkse kosten (Werkelijk) zijn allemaal gekoppeld. Als een van deze velden wordt bijgewerkt, worden de andere twee velden automatisch bijgewerkt om de wijziging weer te geven. Het is aan te raden om deze drie velden te controleren als er wijzigingen zijn aangebracht, om er zeker van te zijn dat ze correct zijn.

Voordelen en inhoudingen

Afhankelijk van de loonadministratie-lokalisatie voor het bedrijf variëren de vermeldingen in deze sectie, of verschijnen ze mogelijk helemaal niet. Sommige vermeldingen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op pensioenrekeningen, ziektekostenverzekeringsvoorzieningen en woon-werkverkeervoorzieningen.

Voer de geldbedragen of percentages in om te specificeren hoeveel van het salaris van de werknemer naar de verschillende voordelen en inhoudingen gaat.

Tabblad Ondertekenaars

Dit tabblad beschrijft welke documenten de werknemer moet ondertekenen om een nieuw aanbod of een bijgewerkt contract te accepteren.

• Nieuw contract pdf-sjabloon: Selecteer het standaarddocument dat een nieuwe werknemer moet ondertekenen om een aanbod te accepteren.

• Contractupdate pdf-sjabloon: Selecteer het standaarddocument dat een huidige werknemer moet ondertekenen om zijn of haar contract bij te werken.

Zie ook

• Documenten

• Ondertekenen