Teilen und zusammenarbeiten

Odoo Spreadsheet bietet verschiedene Funktionen, die eine effiziente Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen und gleichzeitig das angemessene Maß an Kontrolle und Nachvollziehbarkeit gewährleisten, darunter:

• berechtigungsbasierte Freigabe

• Versionsverlauf

• Diskussionen über Kommentare und den Chatter-Thread der Tabelle

Zugriff und Freigabe

Grundsätzlich werden die Zugriffsrechte für Odoo-Tabellen wie bei jeder anderen Datei in der Dokumente-App gehandhabt. Rollen und Berechtigungen werden entweder vom Ordner übernommen, in dem eine Tabelle gespeichert ist, oder auf der Ebene der Tabelle selbst gesteuert.

Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen Tabellen, die nur statische Daten enthalten, und Tabellen, die dynamische Odoo-Daten enthalten, sowohl hinsichtlich des Zugriffs als auch der Datensichtbarkeit.

Tipp

• Der Zugriff auf einen Ordner oder eine Tabelle kann vom Eigentümer oder jedem Benutzer mit Editor-Rechten verwaltet werden.

• Ein Benutzer mit Viewer-Rechten kann eine Tabelle nicht direkt mit einem bestimmten Benutzer teilen, aber einen Link zur Tabelle kopieren.

• Any user with access to a spreadsheet can download it as an .xlsx file by clicking File ‣ Download from the menu bar. If the spreadsheet contained dynamic data, the values are frozen at the moment of download.

Rollen und Berechtigungen

Berechtigungen werden mit den folgenden Rollen verwaltet:

Rolle	Ansicht	Bearbeiten	Löschen	.xlsx herunterladen	Teilen	Rollen verwalten	Kommentare verwenden	Chatter verwenden
Besitzer					mit bestimmten Personen oder per Link	einschließlich Änderung des Eigentümers
Editor					mit bestimmten Personen oder per Link	, aber Eigentümer kann nicht geändert werden
Betrachter					nur per Link

Statische Tabelle teilen

Tabellen, die nur statische Daten enthalten, können intern oder extern vom Eigentümer der Tabelle oder jedem Benutzer mit Editor-Rechten geteilt werden.

Klicken Sie dazu auf Teilen in der oberen rechten Ecke über der Tabelle und konfigurieren Sie den Zugriff entsprechend.

Dynamisches Tabellenblatt teilen

Ein Tabellenblatt gilt als dynamisches Tabellenblatt, wenn es eines der folgenden Elemente enthält:

• Formeln, die Live-Daten aus einer Odoo-Datenbank abrufen, z. B. in einer Liste oder Pivot-Tabelle, die in das Tabellenblatt eingefügt wurde

• eine verknüpfte Datenquelle, auch wenn die entsprechende Liste oder Pivot-Tabelle aus dem Tabellenblatt gelöscht wurde

• Links zu Odoo-Menüpunkten

Interne Freigabe

Tabellenblätter mit dynamischen Odoo-Daten können nur für interne Benutzer vom Eigentümer des Tabellenblatts oder jedem Benutzer mit Editor-Rechten freigegeben werden.

Der Zugriff auf ein Tabellenblatt bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass ein interner Benutzer alle Daten im ursprünglichen Tabellenblatt sieht. Die Sichtbarkeit dynamischer Odoo-Daten basiert auf den Zugriffsrechten eines internen Benutzers auf das Modell, aus dem die Daten abgerufen wurden, und berücksichtigt alle Datensatzregeln, die den Zugriff einschränken können.

Wichtig

Berechtigungen zum Anzeigen von Daten werden berücksichtigt, wenn ein interner Benutzer ein Tabellenblatt öffnet, wobei das Tabellenblatt nur mit Daten gefüllt wird, die der Benutzer einsehen darf.

Example

Ein Verkaufsleiter erstellt ein Tabellenblatt mit Verkaufsdaten für alle Verkäufer seines Teams. Benutzer mit der Berechtigung Verkauf / Benutzer: Nur eigene Dokumente sehen nur Daten zu ihren eigenen Verkäufen.

Um ein Tabellenblatt mit dynamischen Odoo-Daten zu teilen, klicken Sie oben rechts über dem Tabellenblatt auf Share und konfigurieren Sie den Zugriff entsprechend.

Externe Freigabe

Tabellenblätter mit dynamischen Odoo-Daten können nicht von externen Benutzern aufgerufen werden.

Bemerkung

Wenn ein externer Benutzer versucht, über einen Link auf ein dynamisches Tabellenblatt zuzugreifen, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn ein Tabellenblatt mit Odoo-Daten für einen externen Benutzer freigegeben werden muss, kann der Eigentümer des Tabellenblatts oder ein Benutzer mit Editor-Rechten eine eingefrorene, schreibgeschützte Version erstellen. In dieser Version werden alle Odoo-Formeln in ihre Werte zum Zeitpunkt der Erstellung der eingefrorenen Version umgewandelt, und alle Links zu Odoo-Menüs werden entfernt.

To create a frozen version of a spreadsheet that contains dynamic Odoo data, click Freeze and share in the upper-right corner above the spreadsheet, then configure access as appropriate.

Tipp

It is also possible to download a frozen version of a spreadsheet that contains Odoo data as an .xlsx file by clicking File ‣ Download from the menu bar. The values of any dynamic data are frozen at the moment of download.

Kommentare und Chatter

Odoo Spreadsheet bietet zwei Möglichkeiten zur Kommunikation mit anderen Benutzern, die Zugriff auf dasselbe Tabellenblatt haben, nämlich durch Verwendung von:

• Kommentaren

• der Chatter-Thread der Tabelle

Kommentare in einer Tabelle verwenden

Kommentare, die zu einzelnen Tabellenzellen hinzugefügt werden, sind nützlich, um bestimmte Elemente einer Tabelle zu diskutieren. Andere Mitarbeiter können benachrichtigt werden, indem Sie @ gefolgt von ihrem Namen eingeben.

Wichtig

Nur der Eigentümer der Tabelle oder Benutzer mit Bearbeiter-Rechten können Kommentare in einer Tabelle verwenden; beide Rollen können dieselben Aktionen ausführen. Kommentare sind für Benutzer mit Betrachter-Rechten nicht sichtbar.

Kommentare hinzufügen oder darauf reagieren

So fügen Sie Kommentare hinzu oder reagieren darauf:

1. Wenn der Kommentar:

   • der erste Kommentar ist, der zur Zelle hinzugefügt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und dann auf Kommentar einfügen oder klicken Sie auf Einfügen ‣ Kommentar einfügen in der Menüleiste.

   • eine Reaktion auf einen bestehenden Kommentar-Thread in einer Zelle ist, klicken Sie auf die entsprechende Zelle oder auf den Kommentar-Thread, um den Thread zu öffnen.

2. Geben Sie einen Kommentar in das Textfeld ein.

   Tipp

   Type @ to tag users, or add emojis or GIFs by clicking Add a Reaction.

3. Click Send or press Ctrl + Enter.

Klicken Sie an eine andere Stelle in der Tabelle, um den Kommentar-Thread zu schließen.

Tipp

Um auf einen einzelnen Kommentar nur mit einem Emoji zu reagieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den Kommentar, klicken Sie auf das (Reaktion hinzufügen)-Symbol und wählen Sie dann das gewünschte Emoji aus.

Kommentare anzeigen

Wenn ein Kommentar zu einer Zelle hinzugefügt wurde, erscheint ein kleines gelbes Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zelle.

Um einen Kommentar-Thread zu einer einzelnen Zelle anzuzeigen, fahre mit der Maus über die Zelle. Klicke auf die Zelle oder den Kommentar-Thread, um den Thread zu öffnen und einen Kommentar hinzufügen zu können.

Um alle Kommentare in einer Tabelle anzuzeigen, klicke in der Menüleiste auf Ansicht ‣ Alle Kommentare. Alternativ kannst du nach dem Öffnen eines Kommentar-Threads auf Alle Kommentare öffnen klicken.

Das Panel Kommentare öffnet sich auf der rechten Seite der Tabelle. Standardmäßig werden Kommentar-Threads für Alle Blätter der Tabelle angezeigt, gruppiert nach Blatt. Um nur die Kommentar-Threads für das aktuelle Blatt anzuzeigen, wähle Dieses Blatt im Feld Kommentare filtern.

Klicke auf einen Kommentar-Thread im Panel Kommentare, um ihn zu öffnen.

Kommentare bearbeiten oder löschen

Bemerkung

Der Eigentümer einer Tabelle oder Benutzer mit Bearbeiter-Rechten können jeden Kommentar bearbeiten oder löschen.

Einen Kommentar bearbeiten:

1. Fahre mit der Maus über den Kommentar und klicke dann auf das Symbol (Auslassungspunkte).

2. Klicke auf Bearbeiten.

3. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke dann auf Speichern oder drücke Enter. Um die Bearbeitung abzubrechen, klicke auf Abbrechen oder drücke Escape.

Tipp

Ein Kommentar, der geändert wurde, erhält den Zusatz (bearbeitet) am Ende des Textes.

Einen Kommentar löschen:

1. Fahre mit der Maus über den Kommentar und klicke dann auf das Symbol (Auslassungspunkte).

2. Klicke auf Löschen.

3. Klicke auf Bestätigen, um das Löschen zu bestätigen.

Kommentar-Threads auflösen

Einen Kommentar-Thread auflösen:

1. Öffne das Panel Kommentare, indem du in der Menüleiste auf Ansicht ‣ Alle Kommentare klickst. Alternativ kannst du bei geöffnetem Kommentar-Thread auf Alle Kommentare öffnen klicken.

2. Klicke auf das Symbol (Auslassungspunkte) für den betreffenden Kommentar-Thread und klicke dann auf Diesen Thread auflösen.

Nach der Auflösung ist der Kommentar-Thread nicht mehr direkt in der Tabelle zugänglich, bleibt aber im Panel Kommentare sichtbar. Aufgelöste Threads werden durch ein Symbol (Häkchen) gekennzeichnet.

Um einen aufgelösten Kommentar-Thread wieder zu öffnen, klicke im Panel Kommentare auf das Symbol (Auslassungspunkte) für den betreffenden Kommentar-Thread und klicke dann auf Diesen Thread erneut öffnen.

Chatter-Thread einer Tabelle verwenden

Während Kommentare zu bestimmten Tabellenzellen für Diskussionen über spezifische Elemente einer Tabelle geeignet sind, ermöglicht der Chatter-Thread einer Tabelle eine allgemeinere Diskussion.

So greifen Sie auf den Chatter-Thread einer Tabelle zu:

1. Navigieren Sie bei geöffneter Dokumente-App zum Ordner oder Bereich, in dem die Tabelle gespeichert ist.

2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Ansicht Liste.

3. Wählen Sie die relevante Tabelle aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Info & Tags oben rechts neben dem Ansichtswahlschalter. Alternativ können Sie bei ausgewählter Tabelle auf die Schaltfläche Aktion klicken und dann Info & Tags auswählen.

Der Chatter-Thread der Tabelle öffnet sich auf der rechten Bildschirmseite unterhalb des Detailbereichs der Tabelle.