Contracte

Fiecare angajat în Odoo trebuie să aibă un contract în vigoare pentru a putea fi plătit. Un contract descrie termenii funcției unui angajat, compensația, orele de lucru și orice alți termeni relevanți.

Important

Documentele contractuale (PDF-uri) sunt încărcate și organizate folosind aplicația Documents, iar sunt semnate folosind aplicația Sign. Asigurați-vă că aceste aplicații sunt instalate pentru a trimite și semna contracte. Vă rugăm să consultați documentația Documente și Sign pentru mai multe informații.

Tablou de bord contracte

Atât aplicația Stat de plată, cât și aplicația Angajați afișează informații identice despre contractele angajaților.

Pentru a accesa tabloul de bord al contractelor din aplicația Angajați, navigați la aplicația Angajați ‣ Angajați ‣ Contracte. Pentru a accesa tabloul de bord al contractelor din aplicația Stat de plată, navigați la aplicația Stat de plată ‣ Contracte ‣ Contracte.

Tabloul de bord Contracte afișează toate contractele angajaților într-o vizualizare listă implicită, grupate după Status. Grupările de status disponibile sunt Nou, În derulare, Expirat și Anulat. Fiecare grupare afișează numărul de contracte din cadrul grupului.

Notă

Orice modificări aduse contractelor în aplicația Angajați se reflectă în aplicația Stat de plată și invers. Informațiile despre contract rămân identice, indiferent de unde sunt accesate informațiile despre contract.

Creează un contract

Pentru a crea un contract nou, faceți clic pe butonul Nou din tabloul de bord Contracte, și apare un formular de contract gol.

Secțiunea de informații generale

Introduceți următoarele informații în jumătatea superioară a formularului de contract gol:

• Referință contract: Introduceți numele sau titlul contractului, cum ar fi Contract John Smith. Acest câmp este obligatoriu.

• Angajat: Utilizând meniul drop-down, selectați angajatul pentru care este contractul.

• Data de începere a contractului: Selectați data la care contractul intră în vigoare. Contractele pot fi create retroactiv sau pot fi create pentru a începe la o dată viitoare. Data curentă completează în mod implicit acest câmp obligatoriu, dar poate fi modificată.

• Data de încheiere a contractului: Dacă contractul are o dată fermă de încheiere, introduceți data în acest câmp. Lăsați acest câmp gol dacă contractul rulează pe durată nedeterminată sau până când se încheie un nou contract (când angajatul are o modificare a funcției, salariului sau beneficiilor).

• Program de lucru: Selectați unul dintre programele de lucru disponibile pe care angajatul este așteptat să le lucreze, din meniul derulant. Programul de lucru selectat determină modul în care sunt generate înregistrările de lucru, ceea ce determină programul și remunerarea angajatului. Dacă acest câmp este lăsat gol, acest lucru permite angajatului să lucreze cât de multe sau cât de puține ore dorește în fiecare săptămână, fără restricții.

  Sfat

  Meniul derulant Program de lucru afișează toate programele de lucru pentru compania selectată. Pentru a modifica sau adăuga la această listă, accesați Aplicația de salarizare ‣ Configurare ‣ Programe de lucru. Faceți clic pe Nou și creați un nou program de lucru sau faceți clic pe un program de lucru existent și faceți modificări.

• Sursă intrări de lucru: Utilizând meniul drop-down, selectați cum sunt generate intrările de lucru. Acest câmp este obligatoriu. Faceți clic pe butonul radio de lângă selecția dorită. Opțiunile sunt:

  • Program de lucru: Înregistrările de lucru sunt generate pe baza Programului de lucru selectat.

  • Prezențe: Înregistrările de muncă sunt generate pe baza înregistrărilor de check-in ale angajatului în aplicația Prezențe. (Aceasta necesită instalarea aplicației Prezențe).

  • Planificare: Înregistrările de muncă sunt generate pe baza programului planificat pentru angajat din aplicația Planificare. (Aceasta necesită instalarea aplicației Planificare).

• Tip structură salarială: Selectați unul dintre tipurile de structură salarială din meniul drop-down. Tipurile de structură salarială implicite sunt Angajat sau Muncitor. Un tip nou de structură salarială poate fi creat, dacă este necesar.

• Departament: Selectați departamentul în care lucrează angajatul, utilizând meniul drop-down.

• Poziție: Selectați poziția specifică a angajatului utilizând meniul drop-down.

  Notă

  Dacă Poziția de muncă selectată are un șablon de contract asociat cu un anumit Tip de structură salarială, Tipul de structură salarială se schimbă în cel asociat cu acel Job Poziție.

• Tip contract: Utilizând meniul drop-down, selectați tipul de contract care este creat. Opțiunile implicite sunt Permanent, Temporar, Sezonier, Cu normă întreagă, Stagiar, Student, Ușurare, Teză, Statuar și Angajat.

• Salariu pe stat de plată: Introduceți salariul lunar al angajatului în acest câmp.

  Sfat

  Meniul derulant Program de lucru afișează toate orele de lucru pentru Companie selectată. Pentru a modifica sau adăuga la această listă, accesați Aplicația de salarizare ‣ Configurare ‣ Timp de lucru și fie Creați un nou timp de lucru, fie faceți clic pe un timp de lucru existent, apoi editați făcând clic pe Editează.

• Responsabil HR: Selectați persoana responsabilă pentru validarea contractului utilizând meniul drop-down. Acest câmp este obligatoriu.

  Notă

  Câmpul Responsabil HR apare doar dacă modulul Configurator salarial (hr_contract_salary) și aplicația Sign sunt ambele instalate.

Fila de informații despre salariu

Fila Informații salariu conține detaliile specifice privind cât și cât de des este plătit angajatul. Completați următoarele câmpuri din această filă:

• Tip salariu: Utilizând meniul drop-down, selectați ce tip de salarizare primește angajatul. Cele două opțiuni implicite sunt Salariu fix sau Salariu orar. Selectați Salariu fix pentru angajații salariați și selectați Salariu orar pentru angajații care sunt plătiți pe baza orelor lucrate înregistrate.

• Programare plată: Utilizând meniul drop-down, selectați cât de des este plătit angajatul. Opțiunile implicite sunt Anual, Semestrial, Trimestrial, La două luni, Lunar, De două ori pe lună, La două săptămâni, Săptămânal sau Zilnic.

• Salariu: Introduceți suma pe care angajatul o primește în fiecare perioadă de plată. Primul câmp permite introducerea unui salariu, al doilea câmp afișează cât de des este emis salariul către angajat. Al doilea câmp nu poate fi modificat și este actualizat când se modifică câmpul Frecvență plată.

• Cost anual (Real): Acest câmp se actualizează automat după ce sunt introduse câmpurile Programare plată și Salariu. Această sumă reprezintă costul anual total pentru angajator. Acest câmp poate fi modificat. Totuși, dacă este modificat, câmpul Salariu se actualizează corespunzător. Asigurați-vă că atât Salariu, cât și Cost anual (Real) sunt corecte dacă acest câmp este modificat.

• Cost lunar (Real): Acest câmp se actualizează automat după ce sunt introduse câmpurile Programare plată și Salariu. Această sumă reprezintă costul lunar total pentru angajator. Acest câmp nu poate fi modificat și este calculat pe baza câmpului Cost anual (Real).

Tabul Detalii

Fila Detalii a contractului conține informațiile despre șablonul de contract, informații contabile (consultați documentul de localizare specific țării pentru mai multe informații), orice informații despre munca cu normă parțială și note. Completați următoarele câmpuri din această filă:

• Șablon de contract: Utilizând meniul derulant, selectați un șablon de contract de utilizat atunci când faceți o ofertă unui solicitant.

• Ofertă inițială: Acest câmp se populează automat cu oferta inițială trimisă angajatului. Acest câmp nu este modificabil și este populat doar dacă este cazul.

• Normă parțială: Bifați caseta dacă contractul este pentru muncă cu normă parțială. Odată activat, un câmp de procentaj apare lângă casetă. Procentajul nu poate fi modificat și se actualizează automat pe baza Programului de lucru selectat în partea superioară a contractului, comparat cu programul de lucru obișnuit pentru companie (de obicei 40 ore/săptămână).

  • Calendar standard: Acest câmp este populat automat cu programul de lucru implicit pentru companie. În majoritatea cazurilor, acesta este Standard 40 ore/săptămână.

  • Tip intrare lucru normă parțială: Utilizând meniul drop-down, selectați tipul de intrare de lucru care generează soldul unui program de lucru cu normă întreagă.

  Example

  Se creează un contract de angajat pentru un angajat cu normă parțială care lucrează 20 de ore pe săptămână.

  Pentru a configura acest lucru, Programul de lucru al angajatului este setat la 20 ore/Normă parțială în secțiunea de informații generale. În fila Detalii, caseta Normă parțială este bifată și procentajul este setat la 50. Calendarul standard este setat la Standard 40 ore/săptămână, iar Tipul intrare lucru normă parțială este setat la Neplătit.

  Când o săptămână de lucru tipică este procesată în aplicația Stat de plată, angajatul generează douăzeci (20) de ore de intrări de lucru obișnuite sub tipul de intrare de lucru Prezență și alte douăzeci (20) de ore de intrări de lucru sub tipul de intrare de lucru Neplătit, pentru un total de patruzeci (40) de ore de intrări de lucru.

• Note: Introduceți orice note relevante pentru contract în acest câmp.

Fila Semnatari

Fila Semnatari este locul unde sunt selectate șabloanele de contract implicite, atât pentru contractele noi, cât și pentru cele actualizate.

Using the drop-down menu, select the default contract template to use when creating a new or updated contract, in the respective fields.

Once a PDF template is selected, any mapped signature fields in the file appear in a list, below the selection, identifying who must sign the document. These fields cannot be updated.

Any changes to the template and signatories but be done in the Sign app, where contract templates are uploaded, modified, and stored.

Important

The PDF Template fields are only visible if the Sign app is installed, along with the hr_contract_salary and hr_contract_salary_payroll modules.

Personal documents tab

Occasionally, additional paperwork may be required when creating a contract, such as legal documents declaring the employee is able to work in the country. When this situation occurs, Odoo allows for one image file of the necessary document to be attached to a contract in the Personal Documents tab.

Click the Upload your file button, navigate to the desired document, and click Select to attach the file to the contract. The file name appears on the Image line.

Notă

This tab only appears after an Employee is selected. Additionally, only image files can be attached in this field at this time.

Atașamente la salariu

After an employee is selected for the contract, a Salary Attachments smart button appears at the top of the page.

For new employees who do not currently have a contract, the smart button displays New. If the contract is being updated for a current employee who already has salary attachments configured, the smart button displays the number of salary attachments currently running.

Create or update any necessary salary attachments for the contract, before sending.

Send a contract

After a contract has been created and configured, the next step is to send it to the employee or applicant. Click the Generate Offer button, and the Offer for (Employee) form loads.

The Offer for (Employee) form displays all the basic information from the contract, as well as a link the employee can use to sign the contract. The last field on the form is a Validity Days Count field. This indicates how long the offer is valid. Enter the desired number of days in the field. The default is 30 days.

Click Send By Email and a pop-up email window loads, using a preconfigured default email template. Click Send to send the offer.

Important

In order to send a contract using the Generate Offer button, there must be an employee signature field on the contract PDF being sent.

Contract status

When creating and sending out a contract, the default status of the contract is New.

Once there is a minimum of one completed signature on the document, the status changes to Partially Signed. Internal users, such as HR and recruitment employees, are alerted in the database when there is a signature requested of them.

După ce toate părțile necesare au semnat contractul, starea se schimbă în Semnat complet.

Toate modificările de stare au loc automat pe măsură ce documentul este semnat.

Șabloane de contract

Șabloanele de contract elimină necesitatea de a configura contracte noi de fiecare dată când este angajat un angajat.

Având mai multe șabloane de contract permite crearea mai rapidă a contractelor pentru diferite tipuri de posturi care sunt frecvent ocupate, cum ar fi normă întreagă, normă parțială, sezonier etc.

Șabloanele de contract sunt create prin meniul de configurare al aplicației Stat de plată și stocate în aplicația Documente.

Important

Pentru a accesa șabloanele de contract, modulul Configurator salariu (hr_contract_salary) trebuie să fie instalat.

Pentru a vizualiza toate șabloanele de contract, navigați la aplicația Stat de plată ‣ Configurare ‣ Șabloane.

Pagina Șabloane de contract listează toate șabloanele existente. Faceți clic pe o linie de șablon pentru a o deschide și edita.

Pentru a crea un nou șablon de contract, faceți clic pe butonul Nou. Apoi, introduceți următoarele informații pe formularul șablon de contract necompletat care apare:

• Referință contract: Introduceți o descriere scurtă pentru șablon. Aceasta ar trebui să fie clară și ușor de înțeles, deoarece acest nume apare și în aplicația Recrutare.

• Program de lucru: Selectați programul de lucru dorit la care se aplică contractul din meniul derulant. Dacă este necesar un nou program de lucru, creați un program de lucru nou.

• Sursă înregistrare lucru: Selectați modul în care sunt generate înregistrările de lucru.

• Tip structură salariu: Selectați tipul structurii de salariu din meniul derulant.

• Departament: Selectați departamentul pentru care se aplică șablonul de contract din meniul derulant. Dacă este gol, șablonul se aplică tuturor departamentelor.

• Poziție de muncă: Selectați poziția de muncă pentru care se aplică șablonul de contract din meniul derulant. Dacă este gol, șablonul se aplică tuturor pozițiilor de muncă.

• Tip contract: Selectați tipul de contract din meniul derulant. Această listă este aceeași cu tipul de angajare.

• Salariu pe stat de plată: Introduceți salariul lunar în câmp.

• Responsabil HR: Selectați angajatul responsabil pentru validarea contractelor, utilizând acest șablon, din meniul derulant.

Fila de informații despre salariu

• Tip salariu: Selectați fie Salariu fix, fie Salariu orar din meniul derulant.

• Program de plată: Folosind meniul derulant, selectați cât de des este plătit angajatul. Opțiunile includ Anual, Semestrial, Trimestrial, La două luni, Lunar, De două ori pe lună, La două săptămâni, Săptămânal sau Zilnic.

• Salariu: Introduceți salariul brut. Perioada de timp prezentată în acest câmp se bazează pe ceea ce este selectat pentru câmpul Program de plată. Se recomandă completarea mai întâi a câmpului Cost anual (real), deoarece acea intrare actualizează automat acest câmp.

• Cost anual (real): Introduceți costul anual total pe care angajatul îl costă angajatorul. Când această valoare este introdusă, câmpul Cost lunar (real) este actualizat automat.

• Cost lunar (real): Acest câmp nu este editabil. Valoarea este completată automat după ce Cost anual (real) este introdus.

Important

Câmpurile Schedule Pay, Wage și Yearly Cost (Real) sunt toate legate. Dacă oricare dintre aceste câmpuri este actualizat, celelalte două câmpuri se actualizează automat pentru a reflecta modificarea. Este cea mai bună practică să verificați aceste trei câmpuri dacă au fost făcute modificări, pentru a vă asigura că sunt corecte.

Beneficii și deduceri

În funcție de localizarea statului de plată pentru companie, intrările prezentate în această secțiune fie variază, fie este posibil să nu apară deloc. De exemplu, unele intrări pot fi referitoare la conturi de pensionare, beneficii de asigurare de sănătate și beneficii de transport.

Introduceți sumele în bani sau procentele pentru a specifica cât din salariul angajatului se duce la diversele beneficii și deduceri.

Fila Semnatari

Această filă detaliază ce documente trebuie să semneze angajatul pentru a accepta fie o ofertă nouă, fie un contract actualizat.

• Șablon PDF contract nou: Selectați documentul implicit pe care un angajat nou trebuie să îl semneze pentru a accepta o ofertă.

• Șablon PDF actualizare contract: Selectați documentul implicit pe care un angajat actual trebuie să îl semneze pentru a-și actualiza contractul.

Vedeți și

• Documente

• Sign