Kontrakt

Varje anställd i Odoo måste ha ett gällande avtal för att få lön. Ett avtal beskriver villkoren för en anställds befattning, ersättning, arbetstider och alla andra relevanta villkor.

Viktigt

Avtalsdokument (PDF:er) laddas upp och organiseras med hjälp av Dokument-applikationen och signeras med hjälp av Underskrifter-applikationen. Se till att dessa applikationer är installerade för att skicka och signera kontrakt. Vänligen se Dokument och Tecken dokumentationen för mer information.

Kontraktsdashboard

Både appen Löner och Anställda visar identisk information om anställningsavtal.

För att komma åt kontraktsdashboarden från appen Anställda, navigera till Anställda-appen ‣ Anställda ‣ Kontrakt. För att komma åt kontraktsdashboarden från appen Löner, navigera till Löner-appen ‣ Kontrakt ‣ Kontrakt.

Kontrakt-dashboarden visar alla anställningsavtal i en standardlistvy, grupperade efter Status. De tillgängliga statusgrupperingarna är Ny, Pågående, Utgången och Annullerad. Varje gruppering visar antalet avtal inom grupperingen.

Instrumentpanel för avtal som visar pågående avtal och avtal med problem.

Observera

Alla ändringar som görs i avtal i appen Anställda återspeglas i appen Löner, och vice versa. Avtalsinformationen förblir identisk oavsett var avtalsinformationen nås.

Skapa ett kontrakt

För att skapa ett nytt avtal klickar du på knappen Skapa på Kontraktsdashboarden, så visas ett tomt avtalsformulär.

Avsnittet Allmän information

Ange följande information i den övre halvan av det tomma avtalsformuläret:

  • Avtalsreferens: Skriv in namn eller rubrik för avtalet, till exempel John Smith avtal. Detta fält är obligatoriskt.

  • Anställd: Välj den anställde som avtalet gäller för i rullgardinsmenyn.

  • Startdatum för avtal: Välj det datum då avtalet träder i kraft. Avtal kan skapas retroaktivt eller skapas för att börja vid ett framtida datum. Det aktuella datumet fylls i detta obligatoriska fält som standard, men kan ändras.

  • Slutdatum för avtal: Om avtalet har ett fast slutdatum, ange datumet i detta fält. Lämna detta fält tomt om avtalet löper på obestämd tid eller tills ett nytt avtal upprättas (när den anställde får en förändring av sin jobbtitel, lön eller förmåner).

  • Arbetstidsschema: Välj ett av de tillgängliga arbetstidsscheman som den anställde förväntas arbeta, från rullgardinsmenyn. Det valda arbetstidsschemat bestämmer hur arbetsposter genereras, vilket bestämmer den anställdes schema och ersättning. Om detta fält lämnas tomt tillåter det den anställde att arbeta så många eller så få timmar som önskas varje vecka, utan förbehåll.

    Tips

    I rullgardinsmenyn Working Schedule visas alla arbetsscheman för det valda företaget. Om du vill ändra eller lägga till i listan går du till Payroll app ‣ Configuration ‣ Working Schedules. Klicka på New och skapa ett nytt arbetsschema, eller klicka på ett befintligt arbetsschema och gör ändringar.

  • Arbetspostkälla: Välj hur arbetsposterna genereras i rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt. Klicka på alternativknappen bredvid önskat val. Alternativen är:

    • Arbetsschema: Arbetsposter skapas baserat på det valda Arbetsschemat.

    • Närvaro: Arbetsposter skapas baserat på den anställdes incheckningshandlingar i Närvaro-appen. (Detta kräver att Närvaro-appen är installerad).

    • Planering: Arbetsposter skapas baserat på det planerade schemat för den anställde från Planering-appen. (Detta kräver att Planering-appen är installerad).

  • Lönestrukturtyp: Välj en av lönestrukturtyperna från rullgardinsmenyn. Standardlönestrukturtyperna är Anställd eller Arbetare. En ny lönestrukturtyp kan skapas vid behov.

  • Avdelning: Välj den avdelning som den anställde arbetar inom i rullgardinsmenyn.

  • Tjänst: Välj den anställdes specifika tjänst i rullgardinsmenyn.

    Observera

    Om den valda Job Position har en avtalsmall kopplad till sig med en specifik Salary Structure Type, ändras Salary Structure Type till den som är kopplad till den Job Position.

  • Avtalstyp: Välj den typ av avtal som skapas i rullgardinsmenyn. Standardalternativen är Permanent, Tillfällig, Säsong, Heltid, Praktikant, Student, Lärling, Examensarbete, Lagstadgad och Anställd.

  • Lön på lönebesked: Ange den anställdes månadslön i detta fält.

    Tips

    I rullgardinsmenyn Working Schedule visas alla arbetstider för det valda Företaget. För att ändra eller lägga till i listan går du till :menyval:`Payroll app --> Konfiguration --> Arbetstider` och antingen Create en ny arbetstid, eller klicka på en befintlig arbetstid och redigera den genom att klicka på Edit.

  • HR-ansvarig: Välj den person som ansvarar för att validera avtalet i rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt.

    Observera

    Fältet HR-ansvarig visas endast om både modulen Lönekonfigurator (hr_contract_salary) och appen Underskrifter är installerade.

Nytt kontraktsformulär som ska fyllas i när ett nytt kontrakt skapas.

Fliken Löneinformation

Fliken Löneinformation är där de specifika detaljerna om hur mycket och hur ofta den anställde får betalt anges. Fyll i följande fält i denna flik:

  • Lönetyp: Använd rullgardinsmenyn för att välja vilken typ av lön den anställde får. De två standardalternativen är Fast lön eller Timlön. Välj Fast lön för månadslöneanställda och välj Timlön för anställda som betalas baserat på deras loggade arbetstimmar.

  • Löneperiod: Använd rullgardinsmenyn för att välja hur ofta den anställde får betalt. Standardalternativen är Årligen, Halvårsvis, Kvartalsvis, Varannan månad, Månadsvis, Halvmånadsvis, Varannan vecka, Veckovis eller Dagligen.

  • Lön: Ange det belopp den anställde erhåller varje löneperiod. Det första fältet tillåter att en lön anges, det andra fältet visar hur ofta lönen utbetalas till den anställde. Det andra fältet kan inte ändras och uppdateras när fältet Schema för lön ändras.

  • Årlig kostnad (verklig): Detta fält uppdateras automatiskt efter att fälten Löneperiod och Lön har fyllts i. Detta belopp är den totala årliga kostnaden för arbetsgivaren. Detta fält kan ändras. Om det ändras uppdateras dock fältet Lön i enlighet därmed. Se till att både Lön och Årlig kostnad (verklig) är korrekta om detta fält ändras.

  • Månadskostnad (verklig): Detta fält uppdateras automatiskt efter att fälten Löneperiod och Lön har fyllts i. Detta belopp är den totala månatliga kostnaden för arbetsgivaren. Detta fält kan inte ändras och beräknas baserat på Årlig kostnad (verklig).

Fliken Löneinformation ifylld.

Fliken Detaljer

Fliken Detaljer i kontraktet innehåller kontraktsmallsinformation, bokföringsinformation (se det landsspecifika lokaliseringsdokumentet för mer information), eventuell deltidsinformation och anteckningar. Fyll i följande fält i denna flik:

  • Kontraktsmall: Använd rullgardinsmenyn för att välja en kontraktsmall att använda när ett erbjudande lämnas till en sökande.

  • Ursprungligt erbjudande: Detta fält fylls automatiskt i med det ursprungliga erbjudandet som skickades till den anställde. Detta fält är inte ändringsbart och fylls endast i om det är tillämpligt.

  • Deltid: Markera kryssrutan om kontraktet gäller deltidsarbete. När det är aktiverat visas ett procentfält bredvid kryssrutan. Procentsatsen kan inte ändras och uppdateras automatiskt baserat på det valda Arbetsschema i den övre delen av kontraktet, jämfört med det typiska arbetsschemat för företaget (vanligtvis 40 timmar/vecka).

    • Standardkalender: Detta fält fylls automatiskt i med standardarbetsschemat för företaget. I de flesta fall är detta Standard 40 timmar/vecka.

    • Deltidsarbetsposttyp: Använd rullgardinsmenyn för att välja den arbetsposttyp som genererar saldot för ett heltidsarbetsschema.

    Example

    Ett anställningsavtal skapas för en deltidsanställd som arbetar 20 timmar i veckan.

    För att konfigurera detta ställs den anställdes Arbetsschema in på 20 timmar/Deltid i avsnittet för allmän information. I fliken Detaljer är kryssrutan Deltid markerad och procentsatsen är inställd på 50. Standardkalender är inställd på Standard 40 timmar/vecka och Deltidsarbetsposttyp är inställd på Obetald.

    När en typisk arbetsvecka behandlas i appen Löner genererar den anställde tjugo (20) timmars ordinarie arbetsposter under arbetsposttypen Attendance och ytterligare tjugo (20) timmars arbetsposter under arbetsposttypen Unpaid, för totalt fyrtio (40) timmars arbetsposter.

  • Anteckningar: Ange eventuella relevanta anteckningar för kontraktet i detta fält.

Fliken Detaljer ifylld.

Fliken Undertecknare

Fliken Undertecknare är där standardkontraktsmallarna väljs, för både nya och uppdaterade kontrakt.

Använd rullgardinsmenyn för att välja den standardkontraktsmall som ska användas när ett nytt eller uppdaterat kontrakt skapas, i respektive fält.

När en PDF-mall har valts visas alla mappade signaturfält i filen i en lista under urvalet, som identifierar vem som måste signera dokumentet. Dessa fält kan inte uppdateras.

Eventuella ändringar av mallen och undertecknarna måste göras i appen Underskrifter, där kontraktsmallar laddas upp, ändras och lagras.

Viktigt

Fälten PDF-mall är endast synliga om appen Underskrifter är installerad, tillsammans med hr_contract_salary och hr_contract_salary_payroll modulerna.

Fliken Undertecknare med de roller som angetts för signering.

Fliken Personliga dokument

Ibland kan ytterligare pappersarbete krävas när ett avtal skapas, till exempel juridiska dokument som intygar att den anställde får arbeta i landet. När denna situation uppstår tillåter Odoo att en bildfil av det nödvändiga dokumentet bifogas till ett avtal i fliken Personliga dokument.

Klicka på knappen Ladda upp din fil, navigera till önskat dokument och klicka på Välj för att bifoga filen till avtalet. Filnamnet visas på raden Bild.

Observera

Denna flik visas endast efter att en Anställd har valts. Dessutom kan endast bildfiler bifogas i detta fält för närvarande.

Lönebilagor

När en anställd har valts för avtalet visas en smart knapp Löneutmätningar högst upp på sidan.

För nya anställda som för närvarande inte har ett avtal visar den smarta knappen Ny. Om avtalet uppdateras för en nuvarande anställd som redan har konfigurerade löneutmätningar visar den smarta knappen antalet löneutmätningar som för närvarande körs.

Skapa eller uppdatera alla nödvändiga löneutmätningar för avtalet innan det skickas.

Skicka ett avtal

När ett avtal har skapats och konfigurerats är nästa steg att skicka det till den anställde eller sökanden. Klicka på knappen Skapa erbjudande, och formuläret Erbjudande för (Anställd) laddas.

Formuläret Erbjudande för (Anställd) visar all grundläggande information från avtalet, samt en länk som den anställde kan använda för att signera avtalet. Det sista fältet i formuläret är ett fält Antal giltighetsdagar. Detta anger hur länge erbjudandet är giltigt. Ange önskat antal dagar i fältet. Standardvärdet är 30 dagar.

Klicka på Skicka via e-post och ett popup-fönster för e-post laddas, med en förkonfigurerad standard-e-postmall. Klicka på Skicka för att skicka erbjudandet.

Viktigt

För att kunna skicka ett avtal med knappen Skapa erbjudande måste det finnas ett signaturfält för den anställde på den PDF för avtalet som skickas.

Skicka kontraktet till den anställde via någon av knapparna.

Avtalsstatus

När ett avtal skapas och skickas ut är avtalets standardstatus Ny.

När det finns minst en slutförd underskrift på dokumentet ändras statusen till Delvis signerad. Interna användare, såsom anställda inom HR och rekrytering, får aviseringar i databasen när det finns en underskrift som begärs av dem.

Efter att alla nödvändiga parter har signerat avtalet ändras statusen till Påskriven.

Alla statusändringar sker automatiskt när dokumentet signeras.

Kontraktsmallar

Kontrakts*mallar* eliminerar behovet av att konfigurera nya avtal varje gång en anställd anställs.

Att ha flera kontraktsmallar möjliggör snabbare avtalsskapande för olika typer av anställningspositioner som vanligtvis tillsätts, såsom heltid, deltid, säsong, osv.

Kontraktsmallar skapas genom konfigurationsmenyn för appen Löner och lagras i appen Dokument.

Viktigt

För att få tillgång till kontraktsmallar måste modulen Lönekonfigurator (hr_contract_salary) vara installerad.

För att visa alla kontraktsmallar, navigera till Löner-appen ‣ Konfiguration ‣ Mallar.

Sidan Kontraktsmallar listar alla befintliga mallar. Klicka på en mallrad för att öppna och redigera den.

För att skapa en ny kontraktsmall klickar du på knappen New. Ange sedan följande information i det tomma formuläret för kontraktsmall som visas:

  • Kontraktsreferens: Ange en kort beskrivning för mallen. Denna bör vara tydlig och lätt att förstå, eftersom detta namn även visas i applikationen Rekrytering.

  • Arbetstidsschema: Välj önskat arbetstidsschema som avtalet gäller för från rullgardinsmenyn. Om ett nytt arbetstidsschema behövs, skapa ett nytt arbetstidsschema.

  • Källa för arbetspost: Välj hur arbetsposterna genereras.

  • Lönestrukturtyp: Välj lönestrukturtyp från rullgardinsmenyn.

  • Avdelning: Välj den avdelning som kontraktsmallen gäller för från rullgardinsmenyn. Om den är tom gäller mallen för alla avdelningar.

  • Tjänst: Välj den tjänst som kontraktsmallen gäller för från rullgardinsmenyn. Om den är tom gäller mallen för alla tjänster.

  • Avtalstyp: Välj typ av avtal från rullgardinsmenyn. Denna lista är densamma som anställningstyp.

  • Lön i löneadministration: Ange månadslönen i fältet.

  • HR-ansvarig: Välj den anställde som är ansvarig för att validera avtal, med hjälp av denna mall, från rullgardinsmenyn.

En ny avtalsmall med ifyllda fält.

Fliken Löneinformation

  • Lönetyp: Välj antingen Fast lön eller Timlön från rullgardinsmenyn.

  • Löneperiod: Använd rullgardinsmenyn för att välja hur ofta den anställde får lön. Alternativen inkluderar Årligen, Halvårsvis, Kvartalsvis, Varannan månad, Månadsvis, Halvmånadsvis, Varannan vecka, Veckovis eller Dagligen.

  • Lön: Ange bruttolönen. Tidsperioden som visas i detta fält baseras på vad som valts för fältet Löneperiod. Det rekommenderas att fylla i fältet Årskostnad (Verklig) först, eftersom den posten uppdaterar detta fält automatiskt.

  • Årskostnad (Verklig): Ange den totala årskostnaden som den anställde kostar arbetsgivaren. När detta värde anges uppdateras Månadskostnad (Verklig) automatiskt.

  • Månadskostnad (Verklig): Detta fält är inte redigerbart. Värdet fylls i automatiskt efter att Årskostnad (Verklig) har angetts.

Viktigt

Fälten Schedule Pay, Wage och Yearly Cost (Real) är alla länkade. Om något av dessa fält uppdateras, uppdateras de andra två fälten automatiskt för att återspegla ändringen. Det är bäst att kontrollera dessa tre fält om några ändringar har gjorts, för att säkerställa att de är korrekta.

Fliken Löneuppgifter, med ifyllda fält.

Förmåner och avdrag

Beroende på lönelokalisering för företaget varierar posterna som presenteras i denna sektion, eller så kan de inte visas alls. Till exempel kan vissa poster avse pensionskonton, sjukförsäkringsförmåner och pendlarförmåner.

Ange valutabelopp eller procentsatser för att specificera hur mycket av den anställdes lön som går till olika förmåner och avdrag.

Fliken Undertecknare

Denna flik beskriver vilka dokument den anställde måste signera för att antingen acceptera ett nytt erbjudande eller ett uppdaterat kontrakt.

  • Mall för nytt kontrakt PDF: Välj det standarddokument som en ny anställd måste signera för att acceptera ett erbjudande.

  • Mall för kontraktsuppdatering PDF: Välj det standarddokument som en nuvarande anställd måste signera för att uppdatera sitt kontrakt.

Se även