Genehmigungsregeln¶
Genehmigungsregeln werden verwendet, um Genehmigungsprozesse für Aktionen zu automatisieren. Sie ermöglichen es Ihnen, die Kriterien zu definieren, wann eine Genehmigung erforderlich ist, bevor eine Aktion über eine Schaltfläche ausgeführt werden kann.
Konfiguration¶
Um Genehmigungsregeln mit Studio hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie Studio und wechseln Sie zur gewünschten Ansicht.
Wählen Sie die Schaltfläche, auf die die Regel angewandt werden soll.
Klicken Sie auf Einen Genehmigungsschritt hinzufügen im Reiter Eigenschaften.
Geben Sie an, welche Benutzer für die Genehmigung der Aktion verantwortlich sind, indem Sie eines der folgenden Felder oder beide verwenden:
Genehmiger, um einen oder mehrere Benutzer anzugeben;
Genehmigergruppe, um eine Benutzergruppe festzulegen.
Bemerkung
Eine Aktivität wird für alle Benutzer erstellt, die als Genehmiger festgelegt sind, wenn ihre Genehmigung angefordert wird.
(optional) Wählen Sie die Zu benachrichtigenden Benutzer über eine interne Notiz aus, wenn die Aktion genehmigt oder abgelehnt wird.
(optional) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die auf der Schaltfläche angezeigt werden soll.
Tipp
Sie können angeben, unter welchen Bedingungen ein Genehmigungsschritt angewendet werden soll, indem Sie auf das Symbol (Filter) neben dem Feld Genehmiger klicken.
Um einen weiteren Genehmigungsschritt hinzuzufügen, klicken Sie auf Einen Genehmigungsschritt hinzufügen. Wenn mehrere Schritte vorhanden sind, können Sie:
bei jedem Schritt Exklusive Genehmigung aktivieren, damit ein Benutzer, der einen Schritt genehmigt, keinen weiteren Schritt für denselben Datensatz genehmigen kann.
die Genehmigungsreihenfolge der Schritte, indem Sie eine Zahl auswählen, wobei
1der erste Schritt ist,2der zweite Schritt usw. Ein Benutzer, der für einen höheren Schritt verantwortlich ist, kann vorherige Schritte genehmigen/ablehnen, es sei denn, Exklusive Genehmigung ist ausgewählt.
Klicken Sie auf das Symbol (Mülleimer) neben dem Feld Genehmiger, um einen Genehmigungsschritt zu entfernen.
Tipp
Sie können Benutzergruppen speziell für Genehmigungen erstellen.
Verwendung¶
Sobald eine Genehmigungsregel für eine Schaltfläche definiert wurde, wird neben der Beschriftung der Schaltfläche für jeden Genehmigungsschritt ein Benutzer-Avatar-Symbol angezeigt. Durch Klicken auf ein Symbol werden die Schritte angezeigt.
Bemerkung
Wenn ein nicht autorisierter Benutzer auf die Schaltfläche klickt, wird eine Fehlermeldung angezeigt und eine Aktivität für die Benutzer erstellt, die im Feld Genehmiger angegeben sind, falls vorhanden.
Autorisierte Benutzer können:
Die Aktion direkt durchführen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, wenn es der erste oder letzte Genehmigungsschritt ist.
Genehmigen Sie die Aktion und lassen Sie sie von einem anderen Benutzer ausführen – oder verschieben Sie sie in den nächsten Genehmigungsschritt –, indem Sie auf das Symbol des Benutzer-Avatar neben der Beschriftung der Schaltfläche und dann auf das Symbol (genehmigen) klicken.
Lehnen Sie die Aktion ab, indem Sie auf das Symbol des Benutzer-Avatars neben der Beschriftung der Schaltfläche und dann auf die Schaltfläche (ablehnen) klicken.
(nur für Benutzer, die im Feld Genehmiger ausgewählt wurden) Delegieren Sie ihre Genehmigungsrechte für alle Datensätze an einen oder mehrere Benutzer, indem Sie:
auf das Symbol (Kanban-Ansicht) und dann auf Übertragen klicken.
eine oder mehrere Genehmiger auswählen, Bis, wenn sie Genehmigungsrechte haben (für immer, wenn leer) und optional die Benutzer, die mithilfe des Felds Benachrichtigung an über eine interne Notiz benachrichtigen.
Tipp
Ein Benutzer, der eine Aktion genehmigt/ablehnt, kann seine Entscheidung widerrufen, indem er auf das Symbol des Benutzer-Avatars neben der Beschriftung der Schaltfläche und dann auf die Schaltfläche (Widerrufen) klickt. Er kann auch die Entscheidung anderer Benutzer für Schritte mit einer niedrigeren Genehmigungsreihenfolge widerrufen, es sei denn, Exklusive Genehmigung ist aktiviert.
Genehmigungen werden im Chatter des Datensatzes nachverfolgt. Außerdem wird jedes Mal ein Genehmigungseintrag erstellt, wenn eine Aktion im Zusammenhang mit der Genehmigung im Studio durchgeführt wird. Um auf Genehmigungseinträge zuzugreifen, aktivieren Sie den Entwicklermodus und gehen Sie zu .