Abwesenheit¶
Odoo Abwesenheiten dient als Zentrale für alle abwesenheitsbezogenen Informationen. Diese App verwaltet Anträge, Salden, Urlaubsansprüche, Genehmigungen und Berichte.
Benutzer können Urlaub beantragen und eine Übersucht ihrer Anträge und Abwesenheitssalden sehen. Manager können einzelnen Mitarbeitern, Teams oder dem gesamten Unternehmen Urlaubsansprüche zuweisen und Abwesenheitsanträge genehmigen.
Detaillierte Berichte können erstellt werden, um zu sehen, wie viele Abwesenheitstage (und welche Arten von Abwesenheiten) verwendet werden, Rückstellungspläne können erstellt werden und gesetzliche Feiertage festgelegt werden.
Bemerkung
Bitte beachten Sie, dass nur Benutzer mit bestimmten Zugriffsrechten alle Aspekte der Abwesenheiten-App sehen können.
Alle Benutzer können auf die Abschnitte Meine Abwesenheit und Übersicht der Abwesenheiten-App zugreifen. Für alle anderen Bereiche sind spezielle Zugriffsrechte erforderlich.
To better understand how access rights affect the Time Off app, refer to the Neue Mitarbeiter document, specifically the section about configuring the Work Information tab.
Siehe auch
Konfiguration¶
Um den Mitarbeitern Abwesenheiten zuzuweisen und damit die Mitarbeiter ihre Abwesenheit beantragen und nutzen können, müssen zunächst die verschiedenen Abwesenheitsarten konfiguriert und dann den Mitarbeitern zugewiesen werden (falls eine Zuweisung erforderlich ist).
Abwesenheitsarten¶
Um die aktuell konfigurierten Abwesenheitsarten zu sehen, navigieren Sie zu . Die Abwesenheitsarten werden in der Listenansicht angezeigt.
The Time Off app comes with four preconfigured time off types: Paid Time Off, Sick Time Off, Unpaid, Compensatory Days, and Extra Hours. These can be modified to suit business needs, or used as-is.
Abwesenheitsart erstellen¶
Um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen, gehen Sie zu und klicken Sie auf Neu, um ein leeres Formular für Abwesenheitsarten zu öffnen.
Enter the name for the particular type of time off in the blank line at the top of the form, such as
Vacation or Bereavement. Then, enter the following information on the form.
Bemerkung
Die einzigen erforderlichen Felder im Formular für die Art der Abwesenheit sind der Name der Abwesenheitsart, die Einheit der Abwesenheit und die Abwesenheitsart. Darüber hinaus müssen die Abschnitte Abwesenheitsanträge und Anträge auf Urlaubsanspruch konfiguriert werden.
Time off requests section¶
This section determines how approvals are handled for time off requests for this time off type.
Genehmigung: Wählen Sie aus, welche Art von Genehmigung für die Abwesenheitsart erforderlich ist. Es gibt folgende Optionen:
Keine Validierung: Für diese Art von Abwesenheit sind keine Genehmigungen erforderlich. Der Urlaubsantrag wird automatisch genehmigt.
Durch Abwesenheitsmanager: Nur der in diesem Formular unter Benachrichtigter Abwesenheitsbeauftragter eingestellte Abwesenheitsbeauftragter muss den Urlaubsantrag genehmigen. Diese Option wird standardmäßig ausgewählt.
Durch den Genehmiger des Mitarbeiters: Nur der für den Mitarbeiter festgelegte Genehmiger für Abwesenheiten, der im Reiter Arbeitsinformationen im Formular des Mitarbeiters festgelegt ist, muss den Urlaubsantrag genehmigen.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the time off request.
Allocation requests section¶
This section determines how allocation requests are handled for this time off type.
Erfordert Anspruch: Wenn die Abwesenheit den Mitarbeitern zugewiesen werden muss, wählen Sie Ja aus. Wenn die Abwesenheit beantragt werden kann, ohne dass sie zuvor zugewiesen wurde, wählen Sie Unbegrenzt aus. Wenn Unbegrenzt ausgewählt wird, werden die folgenden Optionen nicht im Formular angezeigt.
Mitarbeiteranträge: Wählen Sie Anträge auf zusätzliche Tage erlaubt, wenn der Mitarbeiter weiteren Urlaub als den zugewiesenen beantragen kann.
Wenn Mitarbeiter nicht mehr Urlaub beantragen können sollten, als ihnen zusteht, wählen Sie die Option Nicht erlaubt aus.
Example
Für diese Art von Abwesenheit stehen dem Mitarbeiter zehn Tage zur Verfügung und die Option Anträge auf zusätzliche Tage erlaubt ist aktiviert. Der Mitarbeiter möchte zwölf Tage Urlaub nehmen. Er kann einen Antrag auf zwei zusätzliche Tage stellen, da die Option Anträge auf zusätzliche Tage erlaubt aktiviert ist.
Wichtig
Es ist wichtig zu beachten, dass die Beantragung zusätzlicher Abwesenheiten keine Garantie dafür ist, dass der Urlaub gewährt wird.
Genehmigung: Wählen Sie aus, welche Art von Genehmigung für diese Abwesenheitsart erforderlich ist.
No Validation: No approvals are required when requesting additional allocations for the time off type. The allocation request is automatically approved.
By Time Off Officer: Only the specified Time Off Officer, set on this form in the Notified Time Off Officer field, is required to approve the allocation request. This option is selected, by default.
By Employee’s Approver: Only the employee’s specified approver for time off, which is set on the Work Information tab on the employee’s form, is required to approve the allocation request.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the allocation request.
Abschnitt „Konfiguration“¶
This section determines all other details regarding the time off type, aside from approvals and allocations. This includes how the time off must be taken (hours, half days, or days), if the time off is visible to other users, and how the time off affects the Payroll app.
Notified Time Off Officer: Select the user who is notified and responsible for approving requests and allocations for this specific type of time off.
Take Time Off in: Select the format the time off is requested in from the drop-down menu. The options are:
Tag: Wenn die Abwesenheit nur in ganzen Tagen beantragt werden kann (8 Stunden).
Halber Tag: Wenn die Abwesenheit in halben Tagen beantragt werden kann (4 Stunden).
Stunden: Wenn die Abwesenheit in Stunden genommen werden kann.
Überstunden abziehen: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Urlaubsantrag die vom Mitarbeiter angesammelte zusätzliche Zeit berücksichtigen soll.
Example
Wenn ein Mitarbeiter zwei Überstunden pro Woche leistet und fünf Stunden Urlaub beantragt, würde der Antrag auf drei Stunden lauten, da die zwei Überstunden zuerst genutzt und vom Antrag abgezogen werden.
Public Holiday Included: Enable this option if public holidays should be excluded from a time off request.
Example
An employee in the United States requests time off for the week of July 4th, for a total of five days. Since the 4th of July is a holiday in the United States, the time off request is automatically modified for four days off instead of five. That is because the holiday is included, and the user does not need to use their own vacation time for a public holiday.
This option reduces extra work for users, enabling them to make only one time off request for the entire week, instead of making two separate requests, one for the days before the holiday, and another one for the days after the holiday.
Anhängen von unterstützenden Dokumenten ermöglichen: Aktivieren Sie diese Option, um dem Mitarbeiter zu ermöglichen, Dokumente an den Urlaubsantrag anzuhängen. Dies ist in Situationen nützlich, in denen Unterlagen erforderlich sind, wie z. B. bei einer langfristigen krankheitsbedingten Abwesenheit.
Abwesenheitsart: Wählen Sie im Drop-down-Menü die Art der Abwesenheit aus, entweder Gearbeitete Zeit oder Abwesend. Gearbeitete Zeit bedeutet, dass die genommene Abwesenheit auf die Arbeitszeit für jede Art von Rücklstellung angerechnet wird, auf die der Mitarbeiter hinarbeitet, während Abwesend nicht auf irgendeine Art von Rückstellung angerechnet wird.
Unternehmen: Wenn in der Datenbank mehrere Unternehmen angelegt sind und diese Abwesenheitsart nur für ein Unternehmen gilt, wählen Sie das Unternehmen aus dem Drop-down-Menü aus. Wenn dieses Feld leer bleibt, gilt die Abwesenheitsart für alle Unternehmen in der Datenbank. Dieses Feld erscheint nur in einer Datenbank mit mehreren Unternehmen.
Negative cap section¶
Enable the Allow Negative Cap option if employees are able to request more time off than they currently have, allowing a negative balance. If enabled, an Maximum Excess Amount field appears. In this field, enter the maximum amount of negative time allowed, in days.
Example
Sara hat derzeit drei Tage des Typs Urlaub als Abwesenheit. Sie plant eine Reise, für die sie fünf Abwesenheitstage benötigt.
The Vacation time off type has the Allow Negative Cap option enabled, and the
Maximum Excess Amount is set to five.
Mit diesen Einstellungen kann Sara einen Antrag auf fünf Tage Abwesenheit vom Typ Urlaub stellen. Wenn dieser genehmigt wird, beträgt ihr Abwesenheitssaldo vom Typ Urlaub minus zwei (-2) Tage.
Abschnitt „Personalabrechnung“¶
Wenn die Abwesenheitsart Arbeitseinträge in der Personalabrechnungsapp erstellen soll, wählen Sie die Arbeitseintragsart aud der Drop-down-Liste aus.
Abschnitt „Zeiterfassungen“¶
Bemerkung
Der Abschnitt Zeiterfassungen erscheint nur, wenn der Benutzer im Entwicklermodus ist. Lesen Sie die Dokumentation zum Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) für weitere Informationen, wie man auf dem Entwicklermodus zugreifen kann.
Wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt und auch Zeiterfassungen verwendet, erstellt Odoo in der Zeiterfassungsapp Einträge für die Abwesenheit. In diesem Abschnitt wird definiert, wie diese Einträge vorgenommen werden.
Projekt: Wählen Sie das Projekt aus, in dem der Abwesenheitseintrag erscheint.
Aufgabe: Wählen Sie die Aufgabe aus, die für diese Abwesenheitsart in der Zeiterfassung erscheint. Die Standardoptionen sind: Abwesenheit, Meeting oder Schulung.
Display option section¶
Farbe: Wählen Sie eine Farbe aus, die im Dashboard der Abwesenheitsapp verwendet werden soll.
Titelbild: Wählen Sie ein Symbol aus, das im Dashboard der Abwesenheitsapp verwendet werden soll.
Rückstellungspläne¶
Ein Teil des Urlaubs wird durch einen Rückstellungsplan erworben, d. h. für jede festgelegte Zeitspanne, die ein Mitarbeiter arbeitet (Stunde, Tag, Woche usw.), erwirbt oder sammelt er eine bestimmte Menge an Urlaub an.
Example
Wenn ein Mitarbeiter für jede Woche, in der er arbeitet, einen Urlaubstag erhält, würde er für jede Stunde, die er arbeitet, 0,2 Urlaubstage erhalten. Am Ende einer vierzigstündigen Arbeitswoche würde er einen ganzen Urlaubstag (8 Stunden) erhalten.
Rückstellungspläne erstellen¶
Um einen neuen Rückstellungsplan zu erstellen, gehen Sie zu und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um ein leeres Formular für Rückstellungspläne zu öffnen.
Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:
Name: Geben Sie den Namen des Rückstellungsplans ein.
Rückgestellter Zeitgewinn: Wählen Sie aus, wann der Mitarbeiter damit beginnt, Abwesenheiten zu sammeln, entweder Zu Beginn des Rückstellungszeitraums oder Am Ende des Rückstellungszeitraums.
Zeitpunkt der Übertragung: Wählen Sie aus, wann der Mitarbeiter die zuvor erworbene Zeit erhalten hat. Die Optionen sind:
Zu Beginn des Jahres: Wählen Sie diese Option aus, wenn die Rückstellung vom 1. Januar des kommenden Jahres läuft.
Zum Anspruchsdatum: Wählen Sie diese Option aus, wenn die Rückstellung läuft, sobald dem Mitarbeiter ein Urlaubsanspruch zugewiesen wurde.
Andere: Wählen Sie diese Option, wenn keine der beiden anderen Optionen zutreffend ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint ein Feld Datum der Übertragung. Wählen Sie das Datum über die beiden Drop-down-Menüs aus, eines für den Tag und eines für den Monat.
Basierend auf der Arbeitszeit: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Urlaubsrückstellung durch die Arbeitsstunden des Mitarbeiters bestimmt wird. Tage, die nicht als geleistete Arbeitszeit gelten, tragen nicht zum Rückstellungsplan in Odoo bei.
Example
An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee’s worked time (the Based on worked time checkbox is ticked), which means they only earn vacation time for the five weekdays they work, not the entire seven day week period.
Der Mitarbeiter arbeitet eine normale 40-Stunden-Woche. Nach dem Rückstellungsplan sollte er vier Urlaubstage pro Monat erhalten.
The employee takes five days off using a time off type with the Kind of Time Off set as an Absence. Because the plan grants vacation only for worked time, those five days do not count toward accrual.
As a result, the employee accrues only three vacation days that month instead of four.
Meilensteinübergang: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mindestens zwei Regeln im Rückstellungsplan konfiguriert wurden. Diese Auswahl bestimmt, wann Mitarbeiter zu einem neuen Meilenstein aufsteigen. Wenn sie sich für einen Meilensteinübergang mitten in einem Zahlungszeitraum qualifizieren, entscheiden Sie, ob der Meilensteinübergang Sofort oder Nach dem Zeitraum dieser Rückstellung (nach dem aktuellen Zahlungszeitraum) erfolgt.
Company: This field only appears in a multi-company database. Using the drop-down menu, select the company the accrual plan applies to. If left blank, the accrual plan is available for all companies.
Regeln¶
Es müssen Regeln erstellt werden, damit Mitarbeiter im Rahmen des Rückstellungsplan Urlaubstage ansammeln können.
Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Meilenstein im grauen Abschnitt Regeln. Daraufhin wird ein modales Formular Meilenstein erstellen angezeigt.
Füllen Sie die folgenden Felder des Formulars aus:
Rückstellung des Mitarbeiters: Wählen Sie die Parameter für die verdienten Urlaubstage in diesem Abschnitt aus.
Wählen Sie zunächst entweder Tage oder Stunden für die Erhöhung der angesammelten Zeit über das Drop-down-Menü aus.
Geben Sie als Nächstes den numerischen Betrag des ausgewählten Parameters ein, der aufgelaufen ist. Das numerische Format ist
X.XXXX, sodass auch halbe Tage oder -Stunden konfiguriert werden können.Wählen Sie zuletzt über das Drop-down-Menü aus, wie oft die Zeit rückgestellt werden soll. Die Standardoptionen sind: Stündlich, Täglich, Wöchentlich, Zweimal im Monat, Monatlich, Zweimal im Jahr und Jährlich.
Je nachdem, welche Option ausgewählt wird, können zusätzliche Felder angezeigt werden. Wenn beispielsweise Zweimal im Monat ausgewählt wird, werden zwei zusätzliche Felder angezeigt, in denen die beiden Tage jedes Monats angegeben werden, an denen der Meilenstein erreicht wird.
Cap accrued time: If there is a maximum amount of time the employee can accrue with this plan, enable this option.
When enabled, two additional fields appear to the right of the checkbox. The second field is populated with either Days or Hours, matching the selection made in the Employee Accrue section.
Enter a numerical value in the first field to specify the maximum amount of time that can be accrued, in the specified increments.
Start Accruing: Enter the number and value of the time period that must pass before the employee starts to accumulate time off.
Use the first field to enter a numerical value, then set the second field to the desired time increment (either Days, Months, or Years).
Übertragen: Wählen Sie aus, wie nicht genutzte Urlaubstage behandelt werden soll. Die Optionen sind entweder:
None. Accrued time reset to 0: Any unused time off is lost.
Die gesamte Rückstellungszeit übertragen: Nicht genutzten Urlaubstage wird auf das nächste Kalenderjahr übertragen.
Carry over with a maximum: Unused time off is rolled over to the next calendar year, but there is a cap. An Up to field appears if this is selected.
Enter the maximum number of Hours or Days that can roll over to the following year. The presented time increment is determined by how the Employee Accrue section is configured.
Any time off beyond this parameter is lost.
Wichtig
Wenn das Feld Übertragen auf Keine. Rückstellungszeit auf 0 zurückgesetzt gesetzt ist, überschreibt diese Regel den im Rückstellungsplan festgelegten Zeitpunkt der Übertragung.
Wenn ein Unternehmen einen Rückstellungsplan erstellt, in dem den Mitarbeitern Zu Beginn des Rückstellungszeitraums (d. h. zu Beginn des Jahres) Abwesenheitstage gewährt werden, und der Zeitpunkt der Übertragung im Rückstellungsplan auf Zu Beginn des Jahres festlegt, kann nicht genutzter Urlaub auf das folgende Jahr übertragen werden.
Dann fügt das Unternehmen dem Rückstellungsplan Regeln hinzu und teilt jährlich fünf Urlaubstage am ersten Tag des Jahres zu (eine Woche Urlaub wird am 1. Januar zugeteilt).
Wenn das Feld Übertragen im Pop-up-Fenster Meilenstein erstellen auf Keine. Rückstellungszeit auf 0 zurückgesetzt gesetzt wird, wird nicht genutzter Urlaub nicht übertragen, auch wenn im Formular Rückstellungsplan der Zeitpunkt der Übertragung auf Zu Beginn des Jahres eingestellt ist.
Die Übertragung, die in der Regel festgelegt ist, hat Vorrang vor der Übertragung, die im Formular für den Rückstellungsplan festgelegt ist.
Milestone cap: Tick this checkbox to set a limit on the total amount of time that can be accrued every calendar year. Enter the total maximum number of Hours or Days the employee can accrue during a year. The presented time increment is determined by how the Employee Accrue section is configured.
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, the Milestone cap field does not appear.
Carry Over Validity: Tick this checkbox to set a time-limit on how long the employee has to use any rolled over time off. First, set the second field to the desired time-period using the drop-down menu, either Days or Months.
Next, enter the maximum number of Days or Months the employee has to use their rolled over time off. After that time period passes, any unused rolled over time will expire.
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, the Carry Over Validity field does not appear.
Klicken Sie nach dem Ausfüllen des Formulars auf Speichern & schließen, um das Formular Meilenstein erstellen zu speichern und das modale Fenster zu schließen, oder klicken Sie auf Speichern & Neu, um das Formular zu speichern und einen weiteren Meilenstein zu erstellen. Sie können beliebig viele Meilensteine hinzufügen.
Example
This milestone form is configured so the employee earns five days a year. They start to earn this time yearly, on January 1st.
The employee can never accrue more than 120 days of time off with this accrual plan. Anytime they have 120 days banked, they will stop accruing more time off.
Additionally, they can roll over up to 100 days of time off to the next year, and they have three months to use that rollover time.
Note that due to the Capped accrued time of 120 days, the employee cannot carry over any time off that exceeds 120 days in total.
Gesetzliche Feiertage¶
Since holidays vary from country to country, or even city to city, there are no public holidays preconfigured in Odoo. To observe public or national holidays, and provide extra days off as holidays to employees, configure the observed public holidays in Odoo.
It is important to configure public holidays in Odoo, so employees are aware of the days they have off, and do not request time off on days that are already set as a public holiday (non-working days).
Darüber hinaus werden alle in der App Abwesenheiten konfigurierten Feiertage auch in allen Apps angezeigt, die Arbeitspläne verwenden, wie z. B. Kalender, Planung, Fertigung und mehr.
Aufgrund der Integration von Odoo mit anderen Apps, die Arbeitspläne verwenden, gilt es als bewährte Methode, sicherzustellen, dass alle Feiertage konfiguriert sind.
Create public holidays¶
To create a public holiday, navigate to . All currently configured public holidays appear in a default list view.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und eine neue Zeile unten in der Liste erscheint.
Geben Sie die folgenden Informationen in diese neue Zeile ein:
Name: Geben Sie den Namen des Feiertags ein.
Unternehmen: In einer Datenbank mit mehreren Unternehmen wird dieses Feld standardmäßig mit dem aktuellen Unternehmen ausgefüllt. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
Bemerkung
The Company field is hidden, by default. To view this field, click the (settings adjusts) icon in the top-right corner of the list, to the far-right of the column titles, and activate the Company selection from the drop-down menu that appears.
Start Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday starts, then click Apply. By default, this field is configured for the current date. The start time is set according to the start time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted accordingly, compared to the company’s time zone.
Enddatum: Wählen Sie mithilfe der Datums- und Zeitauswahl das Datum und die Uhrzeit aus, an dem/zu der der Feiertag endet, und klicken Sie dann auf Annehmen. Standardmäßig ist dieses Feld für das aktuelle Datum konfiguriert und die Endzeit wird entsprechend der Endzeit für das Unternehmen festgelegt (gemäß den Arbeitsplänen). Wenn der Computer des Benutzers auf eine andere Zeitzone eingestellt ist, wird die Startzeit entsprechend der Zeitzone des Unternehmens angepasst.
Example
Ein Unternehmen mit Sitz in San Francisco arbeitet von 9:00 bis 18:00 Uhr, mit einem 8-Stunden-Tag und einer Stunde Mittagspause.
Für einen Benutzer in New York, dessen Computerzeitzone auf Eastern Standard Time eingestellt ist, wird für einen erstellten Feiertag eine Startzeit von 12:00 Uhr bis 21:00 Uhr angezeigt, was den Zeitunterschied von drei Stunden berücksichtigt.
Ebenso sieht ein Benutzer in Los Angeles, dessen Computer auf die Zeitzone Pacific Standard Time eingestellt ist, die Zeit für einen Feiertag als 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr.
Arbeitszeiten: Wenn der Feiertag nur für Mitarbeiter gelten soll, die bestimmte Arbeitszeiten haben, wählen Sie die Arbeitszeiten aus dem Drop-down-Menü aus. Wenn Sie das Feld leer lassen, gilt der Feiertag für alle Mitarbeiter.
Arbeitseintragsart: Bei Verwendung der App Personalabrechnung wird in diesem Feld festgelegt, wie die Arbeitseinträge für den Feiertag angezeigt werden. Wählen Sie die Art des Arbeitseintrags aus dem Drop-down-Menü aus.
Tage mit Anwesenheitspflicht¶
Einige Unternehmen haben bestimmte Tage, an denen bestimmte Abteilungen oder das gesamte Personal anwesend sein muss und an denen Mitarbeiter keinen Urlaub nehmen dürfen.
In Odoo heißen diese Tage Tage mit Anwesenheitspflicht. Sie können unternehmensweit oder abteilungsspezifisch konfiguriert werden. Wenn diese konfiguriert wurden, können Mitarbeiter in der spezifischen Abteilung oder im Unternehmen allgemein keinen Urlaubsantrag für diese Tage mit Anwesenheitspflicht stellen.
Tage mit Anwesenheitspflicht erstellen¶
In Odoo sind standardmäßig keine Tage mit Anwesenheitspflicht konfigureirt. Um eine Tag mit Anwesenheitspflicht zu erstellen, navigieren Sie zu .
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke und eine leere Zeile erscheint in der Liste.
Geben Sie die folgenden Informationen in diese neue Zeile ein:
Name: Geben Sie den Namen des Tags mit Anwesenheitspflicht ein.
Unternehmen: In einer Datenbank mit mehreren Unternehmen ist dieses Feld sichtbar und wird standardmäßig mit dem aktuellen Unternehmen ausgefüllt. Wählen Sie über das Drop-down-Menü das Unternehmen aus, für das der Tag mit Anwesenheitspflicht gilt.
Abteilungen: Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet. Klicken Sie auf das Symbol (zusätzliche Optionen) in der oberen rechten Ecke, neben der Farbe und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abteilungen, um die Spalte anzuzeigen.
Wählen Sie nun die gewünschten Abteilungen aus dem Drop-down-Menü aus. Es können mehrere Abteilungen ausgewählt werden und es gibt keine Begrenzung, wie viele Abteilungen hinzugefügt werden können.
Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der Tag mit Anwesenheitspflicht auf das gesamte Unternehmen angewendet
Startdatum: Verwenden Sie die Kalenderauswahl, wählen Sie das Datum, an dem der Tag mit Abwesenheitspflicht beginnt.
Enddatum: Verwenden Sie die Kalenderauswahl, wählen Sie das Datum, an dem der Tag mit Anwesenheitspflicht endet. Wenn Sie einen einzelnen Tag mit Anwesenheitspflicht erstellen, sollte das Enddatum dasselbe wie das Startdatum sein.
Color: If desired, select a color from the available presented options. If no color is desired, select the
No coloroption, represented by a white box with. The selected color appears on the main Time Off app dashboard, in both the calendar and in the legend.
Übersicht¶
To view a color-coded schedule of the user’s time off, and/or of the team managed by them, navigate
to . This presents a calendar with the default filter of
My Team, in a quarterly (three month) view.
To change the time period displayed, click on the (time period) button to reveal a drop-down menu. Then, select either Today, This week, This month, This year, or a custom time period, to present the calendar in that corresponding view.
To navigate forward or backward in time, in the selected increment (Month, Week, etc.), click the (left arrow) or (right arrow) buttons to move either forward or backward in that specified amount of time. For example, if Month is selected, the arrows adjust the view by one month.
To return to a view containing the current day, click the (Focus Today) button at any time.
Die Teammitglieder werden in einzelnen Zeilen alphabetisch aufgelistet und ihre beantragte Abwesenheit ist unabhängig vom Status (validiert oder zu genehmigen) im Kalender sichtbar.
Jeder Mitarbeiter ist farblich gekennzeichnet. Die Farbe des Mitarbeiters wird nach dem Zufallsprinzip ausgewählt und entspricht nicht der Art der beantragten Abwesenheit.
Der Status der Abwesenheit wird durch die Farbgebung des Antrags dargestellt, entweder einfarbig (validiert) oder gestreift (zu genehmigen).
Die Anzahl der beantragten Tage oder Stunden wird auf den Antrag geschrieben (sofern genügend Platz vorhanden ist).
Am unteren Rand des Kalenders, in der Zeile Gesamt, zeigt ein Balkendiagramm an, wie viele Personen voraussichtlich an einem bestimmten Tag abwesend sind. Die Zahl auf jedem einzelnen Balken gibt die Anzahl der abwesenden Mitarbeiter an den hervorgehobenen Tagen an.
Klicken Sie auf einen Abwesenheitseintrag, um die Details für den jeweiligen Eintrag für eine Abwesenheit anzuzeigen. Die Gesamtzahl der Stunden oder Tage wird zusammen mit der Start- und Endzeit der Abwesenheit aufgeführt. Um die Details des Abwesenheitsantrags in einem Modal anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht.
Berichtswesen¶
Die Berichtsfunktion ermöglicht es Benutzern, die Abwesenheit ihres Teams entweder nach Mitarbeiter oder nach Art der Abwesenheit anzuzeigen. So können Benutzer sehen, welche Mitarbeiter abwesend sind, wie lange sie abwesend sind und welche Arten von Abwesenheit genutzt werden.
Any report can be added to a spreadsheet, when in either the (Graph) or (Pivot) view, through the Insert in Spreadsheet button that appears in the top-left of a report.
Bemerkung
Wenn die App Dokumente installiert ist, wird eine Option zum Hinzufügen des Berichts zu einer Tabellenkalkulation angezeigt. Wenn nicht, kann der Bericht zu einem Dashboard hinzugefügt werden.
Nach Mitarbeiter¶
To view a list of employee time off requests, navigate to .
Der Standardbericht präsentiert die Daten des aktuellen Jahres in einer Listenansicht, in der alle Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden. Die Zeile jedes Mitarbeiters ist standardmäßig eingeklappt. Um eine Zeile zu erweitern, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile.
Die Ansicht wird erweitert und enthält die Abwesenheitsanträge, die nach Art der Abwesenheit sortiert sind. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile einer Abwesenheitsart, um sie zu erweitern und alle einzelnen Abwesenheitsanträge anzuzeigen, die unter diese Art fallen.
Die in der Liste angezeigten Informationen umfassen: den Namen des Mitarbeiters, die Anzahl der Tage, die beantragt wurden, das Startdatum, das Enddatum, den Status und die Beschreibung.
Der Bericht kann auch auf andere Weise angezeigt werden. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltflächenoption in der oberen rechten Ecke der Seite, um die Daten auf diese spezielle Weise anzuzeigen. Die verschiedenen Optionen sind eine (Liste), oder Standardansicht, (Grafik), (Pivot)-Tabelle oder (Kalender)-Ansicht.
Wenn eine Auswahl getroffen wurde, erscheinen zusätzliche Optionen für diese spezielle Auswahl. Ausführlichere Informationen zu den Berichten und ihren verschiedenen Optionen finden Sie in der Dokumentation zum Berichtswesen.
Nach Art¶
To view a graph of all time off, organized by time off type, navigate to . This shows all time off requests in a default bar chart.
Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Balken, um die Dauer (Tage) der jeweiligen Abwesenheitsart anzuzeigen.
Klicken Sie auf einen Balken, um eine detaillierte Listenansicht aller Abwesenheitsanfragen für diese Abwesenheitsart zu erhalten.
Jeder Antrag wird aufgelistet und folgende Informationen werden angezeigt: Mitarbeiter, Anzahl Tage, Antragsart, Startdatum, Enddatum, Status und Beschreibung.
Der Bericht kann auch auf andere Weise angezeigt werden. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltflächenoption in der oberen rechten Ecke der Seite, um die Daten auf diese Weise anzuzeigen. Die verschiedenen Optionen sind eine (Grafik) (Standardansicht), eine (Liste) oder ein (Pivot)-Tabelle.
Wenn eine Auswahl getroffen wurde, erscheinen zusätzliche Optionen für diese spezielle Auswahl. Ausführlichere Informationen zu den Berichten und ihren verschiedenen Optionen finden Sie in der Dokumentation zum Berichtswesen.
Balance¶
To view a pivot table of all time off balances, organized by time off type, then further organized by how many days and hours are Left and Planned, navigate to .
This shows all time off balances in a default pivot table. The employees populate the rows, while the various time off types and balances populate the columns.
