Vendor bill sequence

Bei der Bestätigung einer Lieferantenrechnung generiert Odoo eine eindeutige Rechnungsreferenznummer. Standardmäßig verwendet Odoo das Format: RG/Jahr/Monat/aufsteigende-Nummer (z. B. RG/2025/01/00001), die jedes Jahr bei 00001 beginnt.

Es ist jedoch möglich, das Sequenzformat und seine Periodizität zu ändern und Rechnungen in großen Mengen neu zu sequenzieren.

Bemerkung

Änderungen an Referenznummern werden im Chatter protokolliert.

Die Standardsequenz ändern

Um die Standardsequenz anzupassen, öffnen Sie die letzte bestätigte Lieferantenrechnungen, klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen und bearbeiten Sie die Referenznummer der Lieferantenrechnung.

Bearbeitung der Referenznummer einer Lieferantenrechnung.

Odoo erklärt dann, wie das erkannte Format auf alle zukünftige Lieferantenrechnungen übertragen wird. Wenn der Monat der aktuellen Lieferantenrechnung hinzugefügt wird, ändert Sie die Periodizität der Sequenz auf jedes Jahr statt jeden Monat.

Bearbeitung der Referenznummer einer Lieferantenrechnung.

Tipp

Das Sequenzformat kann direkt bei der Erstellung der ersten Lieferantenrechnung einer bestimmten Sequenzperiode angepasst werden.

Lieferantenrechnungen massenweise neu sequenzieren

Es kann hilfreich sein, mehrere Lieferantenrechnungsnummern neu zu sequenzieren. Wenn Sie beispielsweise Lieferantenrechnungen aus einem anderen Buchhaltungssystem importieren und die Referenz aus der vorherigen Software stammt, muss die Kontinuität für das laufende Jahr beibehalten werden, ohne von vorne zu beginnen.

Bemerkung

Diese Funktion steht nur Benutzern mit Administrator- oder Beraterzugriff zur Verfügung.

Befolgen Sie diese Schritte, um Rechnungsnummern neu zu sequenzieren:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus.

  2. Wählen Sie in der Listenansicht der Lieferantenrechnungen die Rechnung aus, die eine neue Sequenz benötigt.

  3. Klicken Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Resequenzieren.

  4. Wählen Sie im Feld Reihenfolge eine der folgenden Optionen aus:

    • Aktuelle Reihenfolge beibehalten: Die Reihenfolge der Nummern bleibt dieselbe.

    • Neuordnung nach Buchungsdatum: Die Nummer wird nach Buchungsdatum neu geordnet.

  5. Legen Sie die Erste neue Sequenz fest.

  6. Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen und auf Bestätigen.

Fenster für Resequenzierungsoptionen

Bemerkung

  • To indicate where the sequence change began, the first vendor bill in the new sequence is highlighted in red in the Vendor Bills list. This visual marker is permanent and purely informational.

  • If there are any irregularities in the new sequence, such as gaps, cancelled, or deleted entries within the open period, a Gaps in the sequence message appears in the Vendor Bills journal on the Accounting dashboard. To view more details about the related vendor bill(s), click Gaps in the sequence. This visual marker is temporary and will disappear once the entry’s accounting date is on or after the lock date.

Tipp

Neue Sequenzierung ist nicht möglich:

  • Wenn Buchungen vor einem Sperrdatum liegen.

  • Wenn die Sequenz zu einem Duplikat führt.

  • When the range is invalid. For example, if the Bill Date doesn’t align with the date in the new sequence, such as using a 2024 sequence (BILL/2024/MM/XXXX) for an vendor bill dated in 2025.

In these cases, a Validation Error message appears.