Vorformulierte Antworten

Vorformulierte Antworten sind anpassbare Eingaben, bei denen eine Kurzform für eine längere Antwort einspringt. Ein Benutzer gibt die Kurzform ein und sie wird in der Unterhaltung automatisch durch die erweiterte Ersatzantwort ersetzt. Vorformulierte Antworten sparen Zeit, da Benutzer kürzere Phrasen verwenden können, um längere Nachrichten zu erstellen. Dies begrenzt auch die Möglichkeit von Fehlern beim Eintippen längerer Nachrichten, da es sich um voreingestellte Nachrichten handelt. Dadurch wird die Konsistenz bei allen Kundeninteraktionen gewährleistet.

Vorformulierte Antworten bestehen aus zwei Hauptkomponenten: der Kurzform und dem Ersatz. Die Kurzform ist das Schlüsselwort oder der Schlüsselbegriff, der ersetzt werden soll. Der Ersatz ist die längere Nachricht, die die Abkürzung ersetzt.

Eine Livechat-Unterhaltung mit einer vorformulierten Antwort.

Es stehen vorformulierte Antworten zur Verfügung, die in Livechat-Unterhaltungen, der Dialog-App und dem Chatter verwendet werden können. Dazu gehören Unterhaltungen über Direktnachrichten, Kanalunterhaltungen und WhatsApp-Nachrichten.

Vorformulierte Antworten erstellen

Vorformulierte Antworten werden über die Dialog-App verwaltet. Um eine neue vorformulierte Antwort zu erstellen oder die Liste der vorhandenen Antworten zu verwalten, navigieren Sie zu Dialog ‣ Konfiguration ‣ Vorformulierte Antworten.

Um eine neue vorformulierte Antwort zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links in der Liste. Daraufhin wird eine leere Zeile in der Liste angezeigt.

Vorformulierte Antworten bestehen aus zwei Hauptkomponenten: einer Kurzform, die der Benutzer eingibt, und dem Ersatz, die die Kurzform ersetzt.

Eine Liste von vorformulierten Antworten mit den Felder der Kurzform und dem Ersatz.

Geben Sie einen Kurzbefehl in das Feld Tastenkürzel ein. Klicken Sie anschließend auf das Feld Ersatz und geben Sie die Nachricht ein, die das Tastenkürzel ersetzt.

Tipp

Versuchen Sie, die Kurzform mit dem Thema des Ersatzes zu verbinden. Dies erleichtert nicht nur die Verwendung der Antworten, sondern verhindert auch, dass die Liste der Antworten unübersichtlich und überwältigend wird.

Fügen Sie im Feld Beschreibung alle Informationen hinzu, die den Kontext für diese Antwort liefern, z. B. Richtlinien, wann sie verwendet werden sollte oder nicht.

Das Feld Erstellt von wird automatisch mit dem Namen des Benutzers ausgefüllt, der eine neue Antwort erstellt. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

Um diese Antwort mit anderen Benutzern zu teilen, wählen Sie eine oder mehrere Gruppen im Feld Autorisierte Gruppe aus, die Zugriff haben sollen.

Warnung

Wenn das Feld Autorisierte Gruppen leer gelassen wird, kann die Antwort nur von dem Benutzer verwendet werden, der sie erstellt hat.

Von der Datenbank erstellte vorformulierte Antworten werden automatisch als von OdooBot erstellt gekennzeichnet. Sie müssen einer autorisierten Gruppe zugewiesen werden, bevor sie von irgendeinem Benutzer verwendet werden können. Um die von OdooBot erstellten Antworten anzuzeigen, navigieren Sie zu: Dialog ‣ Konfiguration ‣ Vorformulierte Antworten. Klicken Sie auf die Suchleiste und entfernen Sie alle Filter.

Schließlich wird im Feld Zuletzt verwendet das Datum und die Uhrzeit der letzten Verwendung jeder Antwort gespeichert. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

Antworten teilen

Vorformulierte Antworten stehen standardmäßig nur dem Benutzer zur Verfügung, der sie erstellt hat. Um eine vorformulierte Antwort für andere Benutzer verfügbar zu machen, muss sie geteilt werden.

Bemerkung

Benutzer mit Administratorrechten können vorformulierte Antworten, die von anderen Benutzern über die Dialog-App erstellt wurden, anzeigen und bearbeiten. Sie können sie jedoch nur verwenden, wenn sie zu einer autorisierten Gruppe gehören, die in der entsprechenden Zeile für vorformulierte Antworten auf der Seite Vorformulierte Antworten angegeben ist.

Der Zugriff auf geteilte Antworten wird auf der Ebene Gruppen gewährt.

Um die Gruppen anzuzeigen, denen ein Benutzer angehört, aktivieren Sie zunächst den Entwicklermodus und navigieren dann zu Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf dessen Benutzerdatensatz, um ihn zu öffnen. Klicken Sie dann oben auf der Seite auf die Schaltfläche Gruppen.

Tipp

Um eine Liste der Benutzer in einer bestimmten Gruppe anzuzeigen, aktivieren Sie zunächst den Entwicklermodus. Navigieren Sie anschließend zu Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Gruppen. Wählen Sie eine Gruppe aus der Liste aus und klicken Sie dann auf den Gruppendatensatz, um ihn zu öffnen. im Reiter Benutzer finden Sie eine Liste der Benutzer.

Nachdem festgelegt wurde, welche Gruppen Zugriff auf eine Antwort haben sollen, müssen sie zum Feld Autorisierte Gruppen für jede vorformulierte Antwort hinzugefügt werden.

Bemerkung

Der Benutzer, der die Antwort erstellt hat, kann sie verwenden, auch wenn er nicht Mitglied einer der autorisierten Gruppen ist.

Eine vorformulierte Antwort verwenden

Vorformulierte Antworten können in der Dialog-App, in einer Livechat-Unterhaltung oder in einem beliebigen Datensatz verwendet werden, der einen Chatter enthält. Dazu gehören auch Unterhaltungen über Direktnachrichten, Kanalunterhaltungen und WhatsApp-Nachrichten.

Um eine vorformulierte Antwort zu verwenden, geben Sie einen Doppelpunkt (:) in einen Chatter oder ein Chatfenster ein, gefolgt von der Kurzform. Drücken Sie dann Enter. Dadurch wird die Kurzform durch den Ersatztext ersetzt, die Antwort kann jedoch vor dem Senden noch bearbeitet werden.

Tipp

Wenn Sie : in einen Chatter oder ein Chatfenster eingeben, wird eine Drop-down-Liste mit verfügbaren vorformulierten Antworten generiert. Neben der Verwendung von Kurzformen können die Antworten auch manuell aus der Liste ausgewählt werden.

Um die Liste der verfügbaren Antworten zu durchsuchen, geben Sie : ein, gefolgt von den ersten Buchstaben der Kurzform.

Ein Livechat-Fenster mit der Liste der verfügbaren vorformulierten Antworten.

Siehe auch