Stellen anbieten

After an applicant has successfully passed the various interview stages, the recruitment team is ready to send an offer for employment. The first step when offering a job position is to send the applicant a contract.

Siehe auch

In der Dokumentation recruitment finden Sie weitere Einzelheiten zu den unterschiedlichen Phasen des Einstellungsprozesses.

Vertragsvorschlag

Wenn ein Angebot zum Versenden bereit ist, öffnen Sie zunächst die Karte des Bewerbers, indem Sie zu Personalbeschaffung navigieren und auf die gewünschte Stellenkarte klicken.

Aus der sich daraus ergebenden Kanban-Ansicht Stellen kann die entsprechende Bewerberkarte per Drag-and-Drop in die Phase Vertragsvorschlag gezogen werden. Oder klicken Sie auf die Karte des gewünschten Bewerbers und dann auf die Phase Vertragsvorschlag, die sich in der Statusleiste oben rechts im Bewerberformular befindet.

Als nächstes können Sie dem Bewerber ein Angebot zusenden. Wählen Sie die Karte des gewünschten Bewerbers aus, um das Bewerberformular zu öffnen.

On the applicant’s form, click the Generate Offer button to load the Offer for (applicant’s email) page.

Wichtig

If the applicant does not have an email address listed on their applicant card, an Invalid Operation pop-up window warning appears, stating: Offer link can not be send. The applicant needs to have a name and email.

Click Close, then enter an email on the applicant’s card. Once an email is entered, click the Generate Offer button, and the Offer for (applicant’s email) page loads.

Die meisten Felder sind bereits mit Informationen aus der Stellenbeschreibung ausgefüllt. Wenn erforderliche Felder leer sind oder Informationen aktualisiert werden müssen, geben Sie die entsprechenden Informationen in die entsprechenden Felder ein oder aktualisieren Sie sie.

Bemerkung

Depending on the localization setting for the company, and which applications are installed, some fields may not appear on the Offer for (applicant’s email) page.

For example, if the Fleet application is not installed, any fields related to vehicles do not appear.

Universelle Felder

The following fields appear in the Offer for (applicant’s email) page, regardless of the localization.

• Title: The name for the contract appears in a default Offer for (applicant's email) format.

• Contract Template: The template currently being used to populate the Offer for (applicant’s email) page. Use the drop-down menu to select a different Contract Template, if desired.

  Bemerkung

  To modify the template, hover over the current template name, and click the (Internal link) icon that appears to the right of the field. Make any desired changes, then click Save & Close.

• Employer Budget: The salary being offered to the applicant.

• Job Title: The selected Employee Job populates this field, by default. The title can be modified to suit the specific applicant’s position and provide more details.

  Example

  Einem Bewerber wird eine Stelle als Marketing-Manager in einem Schuhgeschäft für Kinderschuhe angeboten

  The Employee Job selected from the drop-down menu is Marketing Manager, and the Job Title is modified for their specific responsibilities, Marketing Manager: Children's Shoes.

• Employee Job: The name of the Job Title being offered to the applicant. The selections available in the drop-down menu correspond to the job position configured on the main Recruitment app dashboard.

• Department: The department the job position falls under.

• Contract Start Date: The date the proposed contract takes effect. The default date is the current date. To modify the date, click on the displayed date to reveal a calendar popover window. Navigate to the desired month, then click the day to select the date.

• Offer Create Date: The day the offer is created, By default, the current date populates this field and cannot be modified.

• Offer Validity Date: The last day the offer is valid. After this date the contract cannot be signed.

• Link: The link to the contract being sent to the candidate.

• Validity Days Count: The number of days the contract is valid. The default expiration date is 30 days. Modify the expiration date, if desired.

• Applicant: The name of the applicant appears in this field, and cannot be modified.

Angebot senden

Once all desired modifications have been made to the Offer for (applicant’s email) page, click the Send By Email button to reveal an email pop-up window.

The default Recruitment: Your Salary Package email template is used, and the To, Subject, and email body are pre-populated based on the email template.

If any attachments need to be added, click the (paperclip) button, and a file explorer window appears. Navigate to the desired file, then click Open to attach it to the email. The attachment loads, and is listed at the bottom of the email body.

Once the email is ready to send, click Send. The email pop-up window closes, and an Offers smart button appears at the top of the applicant’s card.

Bemerkung

To send an offer, ensure the Sign application is installed. This is necessary, so the offer can be sent to the applicant by the recruiter, and they can actually sign the offer. The applicant does not need any software installed to sign the offer.

Ihr Paket konfigurieren

Falls zutreffend, kann der Bewerber sein Gehaltspaket ändern. Diese Option ist nicht für alle Standorte verfügbar. Je nach Standort des Unternehmens ist diese Option möglicherweise nicht verfügbar.

Die E-Mail-Vorlage enthält eine Schaltfläche Ihr Paket konfigurieren. Über diesen Link gelangt der Bewerber auf eine Webseite, auf der er das vorgeschlagene Gehaltspaket ändern und seine persönlichen Daten eingeben kann.

Sobald der Bewerber eingestellt ist, werden die auf der Webseite eingegebenen persönlichen Daten in seine Mitarbeiterakte importiert, sobald diese erstellt wird.

Once all the information is completed, the applicant can then accept the offer by clicking the Review Contract & Sign button to accept the contract, and sign it using the Sign application.

Management signatures

Once the applicant has signed the contract, the next step is for the person responsible within the company (the HR Responsible) must then sign the contract.

The person responsible for signing the contract receives an activity alert that their signature is requested of them in the Sign app.

Vertrag unterschrieben

Once all parties have fully signed the contract, the applicant is automatically moved to the Contract Signed stage, and a green HIRED banner appears in the top-right of both the applicant’s card and form.

Mitarbeiter erstellen

Sobald der Bewerber eingestellt wurde, muss der Mitarbeiterdatensatz erstellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter erstellen oben links auf dem Formular des eingestellten Mitarbeiters.

Es erscheint ein Mitarbeiterformular mit den Daten aus der Karte des Bewerbers und dem Arbeitsvertrag.

Füllen Sie den Rest des Mitarbeiterformulars aus. Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie in dieser Dokumentation: Neue Mitarbeiter.

Once completed, the employee record is saved in the Employees app.