Lieferantenrechnungen verwalten¶
Eine Lieferantenrechnung ist eine Rechnung für Produkte und/oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erworben hat. Lieferantenrechnungen erfassen Verbindlichkeiten, sobald sie von den Lieferanten eingehen, und können Beträge für die gekauften Waren und/oder Dienstleistungen, Umsatzsteuern, Fracht- und Lieferkosten und mehr enthalten.
In Odoo kann eine Lieferantenrechnung an verschiedenen Stellen des Einkaufsprozesses erstellt werden, je nach der in den Einstellungen der App Einkauf gewählten Richtlinie zur Rechnungskontrolle.
Richtlinien zur Rechnungskontrolle¶
Um die Standardrichtlinie für die Rechnungskontrolle zu konfigurieren, gehen Sie zu , und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung.
Die Funktion Rechnungskontrolle listet zwei Richtlinienoptionen auf: Bestellte Mengen und Erhaltene Mengen.
Die gewählte Richtlinie ist die Standardrichtlinie für jedes neu erstellte Produkt. Richtlinien funktionieren wie folgt:
Bestellte Mengen: erstellt eine Lieferantenrechnung, sobald ein Einkaufsauftrag bestätigt wird. Die Produkte und Mengen im Einkaufsauftrag werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.
Bestellte Mengen: Eine Rechnung wird erst erstellt, nachdem alles (oder ein Teil) des gesamten Auftrags eingegangen ist. Die erhaltenen Produkte und Mengen werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.
Wenn eine Richtlinie ausgewählt wurde, klicken Sie auf Speichern, um alle Änderungen zu speichern.
Tipp
Wenn für ein Produkt eine andere Kontrollrichtlinien erforderlich ist als die in den Einstellungen der Einkaufsapp ausgewählte, können Sie die die Rechnungskontrolle des Produkts überschreiben, indem Sie im Reiter Einkauf eines Produktformulars die gewünschte Richtlinie im Feld Kontrollrichtlinie auswählen.
3-Wege-Abstimmung¶
Die Funktion 3-Wege-Abstimmung stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen erst dann bezahlt werden, wenn einige (oder alle) der in der Bestellung enthaltenen Produkte eingegangen sind.
Um die 3-Wege-Abstimmung zu konfigurieren, gehen Sie zu , und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung.
Kreuzen Sie das Kästchen neben 3-Wege-Abstimmung und klicken Sie auf Speichern.
Wichtig
Die Funktion 3-Wege-Abstimmung ist nur für die Richtlinie zur Rechnungskontrolle mit der Einstellung Erhaltene Mengen vorgesehen.
Lieferantenrechnungen auf Wareneingängen erstellen und verwalten¶
Wenn Produkte im Lager eines Unternehmens eingehen, werden Wareneingänge erstellt. Sobald das Unternehmen die erhaltenen Mengen verarbeitet hat, kann es direkt aus dem Wareneingangsformular des Lagerhauses eine Lieferantenrechnung erstellen.
Je nach der in den Einstellungen gewählten Richtlinie zur Rechnungskontrolle wird die Erstellung der Lieferantenrechnung in verschiedenen Schritten des Beschaffungsprozesses abgeschlossen.
Bestellte Mengen¶
Um Lieferantenrechnungen für Wareneingänge zu erstellen und zu verwalten, bei denen die Richtlinie Rechnungskontrolle auf bestellte Mengen eingestellt ist, navigieren Sie zunächst zur und klicken Sie auf dem Dashboard Angebotsanfragen auf Neu.
Dadruch wird ein neues Formular einer Angebotsanfrage geöffnet. Fügen Sie auf dem leeren Angebotsanfrageformular einen Lieferanten hinzu und klicken Sie auf Zeile hinzufügen im Reiter Produkt, um Produkte zur Bestellung hinzuzufügen.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü in der Produktzeile ein Produkt im Feld Produkt aus und geben Sie die zu bestellende Menge im Feld Menge ein.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Auftrag bestätigen, um die Angebotsanfrage in eine Bestellung zu verwandeln.
Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen, um eine Lieferantenrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Formular Lieferantenrechnung im Status Entwurf. Fügen Sie hier ein Rechnungsdatum in das Feld Rechnungsdatum ein.
Als nächstes bestätigen Sie die Rechnung, indem Sie auf der Seite der Lieferantenrechnung auf die Schaltfläche Bestätigen klicken.
Tipp
Da die Richtlinie zur Rechnungskontrolle auf bestellte Mengen eingestellt ist, kann der Rechnungsentwurf bestätigt werden, sobald er erstellt wurde, noch bevor irgendwelche Produkte eingegangen sind.
Sobald Sie eine Zahlung erhalten haben, können Sie am unteren Rand der Rechnung auf Zahlung registrieren klicken, um sie registrieren.
Dadurch erscheint ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren, in dem ein Journal für die Zahlung und eine Zahlungsmethode augewählt werden.
Zusätzlich können in diesem Pop-up-Fenster der Betrag, Zahlungsdatum und ein Vermerk (Referenznummer) bearbeitet werden, falls erforderlich.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung erstellen, um die Erstellung der Lieferantenrechnung abzuschließen. Daraufhin wird im Formular der Angebotsanfrage ein grünes In Zahlung-Banner angezeigt.
Erhaltene Mengen¶
Um Lieferantenrechnungen für Wareneingänge zu erstellen und zu verwalten, bei denen die Richtlinie Rechnungskontrolle auf bestellte Mengen eingestellt ist, navigieren Sie zunächst zur und klicken Sie auf Neu.
Dadruch wird ein neues Formular einer Angebotsanfrage geöffnet. Fügen Sie auf dem leeren Angebotsanfrageformular einen Lieferanten hinzu und klicken Sie auf Zeile hinzufügen im Reiter Produkt, um Produkte zur Bestellung hinzuzufügen.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü in der Produktzeile ein Produkt im Feld Produkt aus und geben Sie die zu bestellende Menge im Feld Menge ein.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Auftrag bestätigen, um die Angebotsanfrage in eine Bestellung zu verwandeln.
Wichtig
Wenn Sie die Kontrollrichtlinie erhaltene Menge verwenden und auf Rechnung erstellen klicken, bevor Produkte eingegangen sind, wird ein Pop-up-Fenster Ungültiger Vorgang angezeigt.
Odoo erfordert den Eingang von mindestens einer Teilmenge der in der Bestellung enthaltenen Artikel, um eine Lieferantenrechnung zu erstellen.
Klicken Sie in der Bestellung auf die intelligente Schaltfläche Wareneingang, um das Wareneingangsformular zu sehen.
Klicken Sie hier auf Validieren, um die erledigten (erhaltenen) Mengen zu registrieren.
Gehen Sie über die Brotkrümel zurück zur Bestelltung und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Dadurch wird ein Formular Lieferantenrechnung im Status Entwurf geöffnet. Fügen Sie hier ein Abrechnungsdatum im Feld Rechnungsdatum ein. Sobald Sie fertig sind, können Sie die Rechnung bestätigen, indem Sie oben auf dem Entwurf auf Bestätigen klicken.
Sobald Sie eine Zahlung erhalten haben, können Sie am unteren Rand der Rechnung auf Zahlung registrieren klicken, um sie registrieren.
Dadurch erscheint ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren, in dem ein Journal für die Zahlung und eine Zahlungsmethode augewählt werden.
Zusätzlich können in diesem Pop-up-Fenster der Betrag, Zahlungsdatum und ein Vermerk (Referenznummer) bearbeitet werden, falls erforderlich.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung erstellen, um die Erstellung der Lieferantenrechnung abzuschließen. Daraufhin wird im Formular der Angebotsanfrage ein grünes In Zahlung-Banner angezeigt.
Lieferantenrechnungen in Buchhaltung verwalten¶
Lieferantenrechnungen können auch direkt aus der Buchhaltungsapp erstellt werden, ohne zuerst eine Bestellung erstellen zu müssen.
Navigieren Sie zu und klicken Sie auf Neu. Dadurch erscheint ein leeres Formular für eine Lieferantenrechnung.
Fügen Sie im Feld Lieferant einen Lieferanten ein. Klicken Sie dann im Reiter Rechnungszeilen auf Zeile hinzufügen, um Produkte hinzuzufügen.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Produkt im Feld Produkt aus und geben Sie die zu bestellende Menge im Feld Menge ein.
Wählen Sie ein Rechnungsdatum aus und konfigurieren Sie alle anderen notwendigen Informationen. Klicken Sie schließlich auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen.
Klicken Sie nach der Bestätigung auf den Reiter Journalbuchungen, um die Konto-Journale anzuzeigen. Diese Journale werden auf der Grundlage der Konfiguration in den entsprechenden Lieferant- und Produkt-Formularen ausgefüllt.
Klicken Sie bei Bedarf auf Gutschrift, um eine Gutschrift für die Rechnung zu erstellen. Außerdem kann eine Rechnungsreferenz hinzugefügt werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung registrieren –> Zahlung erstellen, um die Lieferantenrechnung abzuschließen.
Tipp
Um einen Rechnungsentwurf mit einer bestehenden Bestellung zu verknüpfen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Autovervollständigung und wählen Sie eine Bestellung aus dem Menüaus, bevor Sie auf Bestätigen klicken.
Die Rechnung wird automatisch mit den Informationen aus der gewählten Bestellung ausgefüllt.
Sammelabrechnung¶
Lieferantenrechnungen können in der Buchhaltung-App stapelweise bearbeitet und verwaltet werden.
Navigieren Sie zu . Klicken Sie auf das Kästchen oben links neben der Spalte Nummer unter der Schaltfläche Neu.
Dadurch werden alle bestehenden Lieferantenrechnungen mit einem Status auf Gebucht oder Entwurf ausgewählt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die ausgewählten Rechnungen zu drucken.
Klicken Sie auf Zahlung registrieren, um Zahlungen für mehrere Lieferantenrechnungen auf einmal zu erstellen und bearbeiten.
Bemerkung
Nur Zahlungen, deren Status als Gebucht aufgeführt ist, können in Stapeln abgerechnet werden. Zahlungen, die sich im Status Entwurf befinden, müssen gebucht werden, bevor sie in eine Sammelrechnung aufgenommen werden können.
Wenn Sie auf Zahlung registrieren klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren. Wählen Sie im Pop-up-Fenster das Journal, auf das die Rechnungen gebucht werden sollen, wählen Sie ein Zahlungsdatum und eine Zahlungsmethode.
In diesem Pop-up-Fenster gibt es auch die Option Zahlungen gruppieren. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird nur eine Zahlung erstellt, statt einer pro Rechnung. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Funktion Sammelzahlungen in den Einstellungen der aktiviert ist.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung erstellen, wodurch eine Liste von Journalbuchungen auf einer separaten Seite erstellt wird. Die Journalbuchungen in der Liste sind mit den entsprechenden Lieferantenrechnungen verknüpft.
Siehe auch