Hợp đồng¶
Mỗi nhân viên trong Odoo được yêu cầu phải có hợp đồng đang hoạt động để được trả lương. Hợp đồng nêu rõ các điều khoản về vị trí công việc, thù lao, giờ làm việc và bất kỳ điều khoản liên quan nào khác của nhân viên.
Bảng điều khiển hợp đồng¶
Cả ứng dụng Bảng lương và Nhân viên đều hiển thị thông tin hợp đồng nhân viên giống hệt nhau.
Để truy cập bảng điều khiển hợp đồng từ ứng dụng Nhân viên, điều hướng đến . Để truy cập bảng điều khiển hợp đồng từ ứng dụng Bảng lương, điều hướng đến .
Bảng điều khiển Hợp đồng hiển thị tất cả hợp đồng nhân viên ở chế độ xem danh sách mặc định, được nhóm theo Trạng thái. Các nhóm trạng thái khả dụng là Mới, Đang chạy, Hết hạn và Đã hủy. Mỗi nhóm hiển thị số lượng hợp đồng trong nhóm đó.
Ghi chú
Mọi thay đổi đối với hợp đồng trong ứng dụng Nhân viên đều được phản ánh trong ứng dụng Bảng lương, và ngược lại. Thông tin hợp đồng luôn giống nhau, bất kể bạn truy cập thông tin hợp đồng từ đâu.
Tạo hợp đồng¶
Để tạo hợp đồng mới, hãy nhấp vào nút Mới trên Bảng điều khiển Hợp đồng, và một biểu mẫu hợp đồng trống sẽ xuất hiện.
Phần Thông tin chung¶
Nhập các thông tin sau vào nửa trên của biểu mẫu hợp đồng trống:
Tham chiếu liên hệ: Nhập tên hoặc tiêu đề cho hợp đồng, chẳng hạn như
John Smith Contract. Trường này là bắt buộc.Nhân viên: Sử dụng menu thả xuống, chọn nhân viên ký kết hợp đồng này.
Ngày bắt đầu hợp đồng: Chọn ngày hợp đồng có hiệu lực. Hợp đồng có thể được tạo hồi tố hoặc được tạo để bắt đầu vào một ngày trong tương lai. Ngày hiện tại được điền vào trường bắt buộc này theo mặc định nhưng có thể chỉnh sửa.
Ngày kết thúc hợp đồng: Nếu hợp đồng có ngày kết thúc cố định, hãy nhập ngày vào trường này. Để trống trường này nếu hợp đồng kéo dài vô thời hạn, hoặc cho đến khi một hợp đồng mới được lập (khi nhân viên có sự thay đổi về chức danh công việc, mức lương hoặc phúc lợi).
Lịch làm việc: Chọn một trong các lịch làm việc khả dụng mà nhân viên dự kiến sẽ làm theo từ menu thả xuống. Lịch làm việc được chọn xác định cách tạo mục chấm công, qua đó xác định lịch trình và thù lao của nhân viên. Nếu để trống trường này, nhân viên có thể làm việc nhiều hay ít giờ tùy ý mỗi tuần mà không bị giới hạn.
Mẹo
Menu thả xuống Lịch làm việc hiển thị tất cả các lịch làm việc cho công ty đã chọn. Để sửa đổi hoặc thêm vào danh sách này, đi tới . Nhấp Tạo, và tạo lịch làm việc mới, hoặc nhấp vào lịch làm việc hiện có và thực hiện chỉnh sửa.
Nguồn mục công: Sử dụng menu thả xuống, chọn cách tạo mục công. Trường này là bắt buộc. Nhấp vào nút radio bên cạnh lựa chọn mong muốn. Các tùy chọn gồm có:
Lịch Làm Việc: Các mục nhập công việc được tạo dựa trên Lịch Làm Việc đã chọn.
Chấm Công: Các mục nhập công việc được tạo dựa trên hồ sơ check-in của nhân viên trong ứng dụng Chấm Công. (Điều này yêu cầu ứng dụng Chấm Công được cài đặt).
Lập Kế Hoạch: Các mục nhập công việc được tạo dựa trên lịch trình đã lên kế hoạch cho nhân viên từ ứng dụng Lập Kế Hoạch. (Điều này yêu cầu ứng dụng Lập Kế Hoạch được cài đặt).
Loại cơ cấu lương: Chọn một trong các loại cơ cấu lương từ menu thả xuống. Các loại cơ cấu lương mặc định là Nhân viên hoặc Công nhân. Bạn có thể tạo loại cơ cấu lương mới nếu cần.
Phòng ban: Chọn phòng ban mà nhân viên đang làm việc bằng menu thả xuống.
Vị trí công việc: Chọn vị trí công việc cụ thể của nhân viên bằng menu thả xuống.
Ghi chú
Nếu Vị trí công việc đã chọn có mẫu hợp đồng được liên kết với Loại cơ cấu lương cụ thể, Loại cơ cấu lương sẽ thay đổi thành loại được liên kết với Vị trí công việc đó.
Loại hợp đồng: Sử dụng menu thả xuống, chọn loại hợp đồng đang được tạo. Các tùy chọn mặc định là Dài hạn, Tạm thời, Thời vụ, Toàn thời gian, Thực tập sinh, Sinh viên, Học nghề, Luận văn, Theo luật định và Nhân viên.
Tiền lương trên bảng lương: Nhập lương hàng tháng của nhân viên vào trường này.
Mẹo
Menu thả xuống Lịch làm việc hiển thị tất cả các thời gian làm việc cho Công ty đã chọn. Để sửa đổi hoặc thêm vào danh sách này, đi tới , và Tạo thời gian làm việc mới, hoặc nhấp vào thời gian làm việc hiện có, sau đó chỉnh sửa nó bằng cách nhấp Chỉnh sửa.
Người phụ trách nhân sự: Sử dụng menu thả xuống, chọn người chịu trách nhiệm xác thực hợp đồng. Trường này là bắt buộc.
Ghi chú
Trường Người phụ trách nhân sự chỉ xuất hiện nếu cả phân hệ Salary Configurator (
hr_contract_salary) và ứng dụng Sign đều được cài đặt.
Tab Thông tin lương¶
Tab Thông tin lương là nơi cung cấp thông tin chi tiết về số tiền và tần suất chi trả cho nhân viên. Hãy điền các trường sau trong tab này:
Loại lương: Sử dụng menu thả xuống, chọn hình thức trả lương cho nhân viên. Hai tùy chọn mặc định là Lương cố định hoặc Lương theo giờ. Chọn Lương cố định đối với nhân viên hưởng lương cố định, và chọn Lương theo giờ đối với nhân viên được trả lương dựa trên số giờ làm việc đã ghi nhận.
Kỳ hạn trả lương: Sử dụng menu thả xuống, chọn tần suất chi trả cho nhân viên. Các tùy chọn mặc định là Hàng năm, Nửa năm một lần, Hàng quý, Hai tháng một lần, Hàng tháng, Nửa tháng một lần, Hai tuần một lần, Hàng tuần hoặc Hàng ngày.
Tiền lương: Nhập số tiền mà nhân viên nhận được mỗi kỳ trả lương. Trường thứ nhất cho phép nhập tiền lương, trường thứ hai hiển thị tần suất trả lương cho nhân viên. Trường thứ hai không thể chỉnh sửa và được cập nhật khi trường Lịch trả lương thay đổi.
Chi phí hàng năm (Thực tế): Trường này tự động cập nhật sau khi các trường Kỳ hạn trả lương và Tiền lương được nhập. Số tiền này là tổng chi phí hàng năm của người sử dụng lao động. Trường này có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, nếu chỉnh sửa trường này, trường Tiền lương sẽ tự động cập nhật tương ứng. Hãy đảm bảo cả hai trường Tiền lương và Chi phí hàng năm (Thực tế) đều chính xác nếu trường này được chỉnh sửa.
Chi phí hàng tháng (Thực tế): Trường này tự động cập nhật sau khi các trường Kỳ hạn trả lương và Tiền lương được nhập. Số tiền này là tổng chi phí hàng tháng của người sử dụng lao động. Trường này không thể chỉnh sửa và được tính toán dựa trên Chi phí hàng năm (Thực tế).
Tab Chi tiết¶
Tab Chi tiết của hợp đồng chứa thông tin mẫu hợp đồng, thông tin kế toán (tham khảo tài liệu bản địa hóa theo từng quốc gia để biết thêm thông tin), mọi thông tin làm việc bán thời gian và ghi chú. Điền vào các trường sau trong tab này:
Mẫu hợp đồng: Dùng menu thả xuống, chọn một mẫu hợp đồng để dùng khi gửi đề nghị cho ứng viên.
Đề nghị ban đầu: Trường này tự động điền đề nghị ban đầu được gửi cho nhân viên. Trường này không thể sửa đổi và chỉ được điền nếu có.
Bán thời gian: Đánh dấu vào ô nếu hợp đồng dành cho công việc bán thời gian. Sau khi bật, trường phần trăm sẽ xuất hiện bên cạnh ô đánh dấu. Phần trăm này không thể sửa đổi và tự động cập nhật dựa trên Lịch làm việc được chọn ở nửa trên của hợp đồng, so với lịch làm việc thông thường của công ty (thường là 40 giờ/tuần).
Lịch chuẩn: Trường này được tự động điền lịch làm việc mặc định của công ty. Trong hầu hết các trường hợp, đây là Tiêu chuẩn 40 giờ/tuần.
Loại mục công việc bán thời gian: Sử dụng menu thả xuống, chọn loại mục công việc tạo ra phần chênh lệch của lịch làm việc toàn thời gian.
Example
Hợp đồng nhân viên đang được tạo cho một nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tuần.
Để cấu hình điều này, Lịch làm việc của nhân viên được đặt thành 20 giờ/Bán thời gian trong phần thông tin chung. Trong tab Chi tiết, ô đánh dấu Bán thời gian được tích và phần trăm được đặt thành
50. Lịch chuẩn được đặt thành Tiêu chuẩn 40 giờ/tuần, và Loại mục công việc bán thời gian được đặt thành Không hưởng lương.Khi một tuần làm việc điển hình được xử lý trong ứng dụng Bảng lương, nhân viên sẽ tạo ra hai mươi (20) giờ mục công việc thông thường theo loại mục công việc
Attendance, và hai mươi (20) giờ mục công việc khác theo loại mục công việcUnpaid, tổng cộng là bốn mươi (40) giờ mục công việc.Ghi chú: Nhập bất kỳ ghi chú liên quan nào cho hợp đồng vào trường này.
Tab Người ký¶
Tab Người ký là nơi chọn các mẫu hợp đồng mặc định cho cả hợp đồng mới và hợp đồng được cập nhật.
Sử dụng menu thả xuống, chọn mẫu hợp đồng mặc định để sử dụng khi tạo hợp đồng mới hoặc hợp đồng cập nhật, trong các trường tương ứng.
Sau khi chọn mẫu PDF, mọi trường chữ ký được liên kết trong tệp sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới phần lựa chọn, cho biết ai phải ký tài liệu. Các trường này không thể cập nhật.
Mọi thay đổi đối với mẫu và người ký phải được thực hiện trong ứng dụng Ký tên, nơi các mẫu hợp đồng được tải lên, chỉnh sửa và lưu trữ.
Quan trọng
Các trường Mẫu PDF chỉ hiển thị nếu ứng dụng Ký tên được cài đặt cùng với các hr_contract_salary và hr_contract_salary_payroll phân hệ.
Tab Tài liệu cá nhân¶
Đôi khi, các giấy tờ bổ sung có thể được yêu cầu khi tạo hợp đồng, chẳng hạn như tài liệu pháp lý xác nhận nhân viên đủ điều kiện làm việc tại quốc gia này. Khi tình huống này xảy ra, Odoo cho phép đính kèm một tệp hình ảnh của tài liệu cần thiết vào hợp đồng trong tab Tài liệu cá nhân.
Nhấp vào nút Tải tệp lên, điều hướng đến tài liệu mong muốn và nhấp vào Chọn để đính kèm tệp vào hợp đồng. Tên tệp sẽ xuất hiện trên dòng Hình ảnh.
Ghi chú
Tab này chỉ xuất hiện sau khi chọn Nhân viên. Ngoài ra, hiện tại chỉ có thể đính kèm các tệp hình ảnh vào trường này.
Khấu trừ lương¶
Sau khi một nhân viên được chọn cho hợp đồng, nút thông minh Khấu trừ lương sẽ xuất hiện ở đầu trang.
Đối với nhân viên mới hiện chưa có hợp đồng, nút thông minh sẽ hiển thị Mới. Nếu hợp đồng đang được cập nhật cho một nhân viên hiện tại đã được cấu hình các khoản khấu trừ lương, nút thông minh sẽ hiển thị số lượng khoản khấu trừ lương hiện đang áp dụng.
Tạo hoặc cập nhật bất kỳ khoản khấu trừ lương cần thiết nào cho hợp đồng trước khi gửi.
Gửi hợp đồng¶
Sau khi hợp đồng đã được tạo và cấu hình, bước tiếp theo là gửi hợp đồng cho nhân viên hoặc người ứng tuyển. Nhấp vào nút Tạo đề nghị, và biểu mẫu Đề nghị cho (Nhân viên) sẽ tải.
Biểu mẫu Đề nghị cho (Nhân viên) hiển thị tất cả thông tin cơ bản từ hợp đồng, cũng như liên kết mà nhân viên có thể sử dụng để ký hợp đồng. Trường cuối cùng trên biểu mẫu là trường Số ngày hiệu lực. Trường này cho biết thời gian đề nghị có hiệu lực. Nhập số ngày mong muốn vào trường này. Mặc định là 30 ngày.
Nhấp vào Gửi qua email và một cửa sổ email bật lên sẽ tải, sử dụng mẫu email mặc định đã được cấu hình trước. Nhấp vào Gửi để gửi đề nghị.
Quan trọng
Để gửi hợp đồng bằng nút Tạo đề nghị, phải có trường chữ ký của nhân viên trên tệp PDF hợp đồng được gửi.
Trạng thái hợp đồng¶
Khi tạo và gửi hợp đồng, trạng thái mặc định của hợp đồng là Mới.
Khi có ít nhất một chữ ký hoàn tất trên tài liệu, trạng thái sẽ chuyển thành Đã ký một phần. Người dùng nội bộ, chẳng hạn như nhân viên nhân sự và tuyển dụng, sẽ nhận được cảnh báo trong cơ sở dữ liệu khi có yêu cầu chữ ký từ họ.
Sau khi tất cả các bên được yêu cầu đã ký hợp đồng, trạng thái sẽ chuyển thành Đã ký đầy đủ.
Tất cả các thay đổi trạng thái đều diễn ra tự động khi tài liệu được ký.
Mẫu hợp đồng¶
Mẫu hợp đồng loại bỏ nhu cầu phải cấu hình hợp đồng mới mỗi khi tuyển dụng một nhân viên.
Việc có nhiều mẫu hợp đồng cho phép tạo hợp đồng nhanh hơn cho các loại vị trí việc làm thường được tuyển dụng, chẳng hạn như toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ, v.v.
Các mẫu hợp đồng được tạo thông qua menu cấu hình của ứng dụng Bảng lương và được lưu trữ trong ứng dụng Tài liệu.
Quan trọng
Để truy cập các mẫu hợp đồng, phân hệ Bộ cấu hình lương (hr_contract_salary) phải được cài đặt.
Để xem tất cả các mẫu hợp đồng, hãy điều hướng đến .
Trang Mẫu hợp đồng liệt kê tất cả các mẫu hiện có. Nhấp vào một dòng mẫu để mở và chỉnh sửa.
Để tạo mẫu hợp đồng mới, nhấp vào nút Mới. Sau đó, nhập thông tin sau vào biểu mẫu mẫu hợp đồng trống xuất hiện:
Tham chiếu hợp đồng: Nhập mô tả ngắn gọn cho mẫu. Nội dung này phải rõ ràng và dễ hiểu vì tên này cũng xuất hiện trong ứng dụng Tuyển dụng.
Lịch làm việc: Chọn lịch làm việc mong muốn mà hợp đồng áp dụng từ menu thả xuống. Nếu cần một lịch làm việc mới, hãy tạo một lịch làm việc mới.
Nguồn công: Chọn cách tạo các mục công.
Loại cơ cấu lương: Chọn loại cơ cấu lương từ menu thả xuống.
Phòng ban: Chọn phòng ban mà mẫu hợp đồng áp dụng từ menu thả xuống. Nếu để trống, mẫu sẽ áp dụng cho tất cả các phòng ban.
Vị trí công việc: Chọn vị trí công việc <../recruitment/new_job> mà mẫu hợp đồng áp dụng từ menu thả xuống. Nếu để trống, mẫu sẽ áp dụng cho tất cả các vị trí công việc.
Loại hợp đồng: Chọn loại hợp đồng từ menu thả xuống. Danh sách này giống với loại việc làm.
Lương trên bảng lương: Nhập lương hàng tháng vào trường này.
Người phụ trách nhân sự: Chọn nhân viên chịu trách nhiệm xác thực các hợp đồng sử dụng mẫu này từ menu thả xuống.
Tab Thông tin lương¶
Hình thức trả lương: Chọn Lương cố định hoặc Lương theo giờ từ menu thả xuống.
Kỳ trả lương: Sử dụng menu thả xuống để chọn tần suất chi trả cho nhân viên. Các tùy chọn bao gồm Hàng năm, Nửa năm một lần, Hàng quý, Hai tháng một lần, Hàng tháng, Nửa tháng một lần, Hai tuần một lần, Hàng tuần hoặc Hàng ngày.
Lương: Nhập lương gộp. Khoảng thời gian hiển thị trong trường này dựa trên giá trị được chọn cho trường Kỳ trả lương. Bạn nên điền trường Chi phí hàng năm (Thực tế) trước, vì mục nhập đó sẽ tự động cập nhật trường này.
Chi phí hàng năm (Thực tế): Nhập tổng chi phí hàng năm mà nhân viên tiêu tốn của người sử dụng lao động. Khi giá trị này được nhập, trường Chi phí hàng tháng (Thực tế) sẽ được tự động cập nhật.
Chi phí hàng tháng (Thực tế): Trường này không thể chỉnh sửa. Giá trị sẽ được tự động điền sau khi nhập trường Chi phí hàng năm (Thực tế).
Quan trọng
Các trường Lịch Trả lương, Lương, và Chi phí Hàng năm (Thực tế) đều được liên kết. Nếu bất kỳ trường nào trong số này được cập nhật, hai trường còn lại sẽ tự động cập nhật để phản ánh thay đổi. Phương pháp tốt nhất là kiểm tra ba trường này nếu có bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện, để đảm bảo chúng chính xác.
Phúc lợi và khoản khấu trừ¶
Tùy thuộc vào bản địa hóa bảng lương của công ty, các mục hiển thị trong phần này có thể khác nhau hoặc hoàn toàn không xuất hiện. Ví dụ: một số mục có thể liên quan đến tài khoản hưu trí, phúc lợi bảo hiểm y tế và trợ cấp đi lại.
Nhập số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm để chỉ định số tiền từ lương của nhân viên dành cho các phúc lợi và khoản khấu trừ khác nhau.
Tab Người ký¶
Tab này nêu rõ các tài liệu mà nhân viên phải ký để chấp nhận lời mời làm việc mới hoặc hợp đồng cập nhật.
Mẫu PDF hợp đồng mới: Chọn tài liệu mặc định mà nhân viên mới phải ký để chấp nhận lời mời nhận việc.
Mẫu PDF cập nhật hợp đồng: Chọn tài liệu mặc định mà nhân viên hiện tại phải ký để cập nhật hợp đồng của họ.