Kolumbien

Das kolumbianische Lokalisierungspaket von Odoo bietet buchhalterische, steuerliche und rechtliche Funktionen für Datenbanken in Kolumbien wie Kontenplan, Steuern und elektronische Rechnungsstellung. Die Lokalisierung hat folgende Voraussetzungen, wenn die eigene Software von DIAN mit Odoo verwendet wird:

• Registrierung im RUT (Registro Único Tributario) mit einer gültigen NIT.

• Ein gültiges digitales vom ONAC genehmigten Signaturzertifikat.

• Registrierung und Aktivierung durch Abschluss des Zertifizierungsprozesse des DIAN.

Siehe auch

• Weitere Informationen zum Abschluss des Zertifizierungsprozesses für das DIAN-Modul finden Sie im folgenden Webinar

• Intelligentes Tutorial - Kolumbianische Lokalisierung

• Dokumentation über die Rechtmäßigkeit und Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien

Konfiguration

Modulinstallation

Installieren Sie die folgenden Module, um alle Funktionen der kolumbianischen Lokalisierung zu erhalten:

Name	Technische Bezeichnung	Beschreibung
Kolumbien - Buchhaltung	l10n_co	Standardmäßige steuerliche Lokalisierungspaket. Dieses Modul fügt die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen für die kolumbianische Lokalisierung hinzu: Kontenplan, Steuern, Einbehaltungen und Identifikationsbelegart.
Elektronische Rechnungsstellung für Kolumbien mit DIAN	l10n_co_dian	Dieses Modul enthält die Funktionen, die für die Integration mit DIAN als eigene Software erforderlich sind, und generiert die elektronischen Rechnungen und Belege auf der Grundlage der DIAN-Vorschriften.
Kolumbien - Buchhaltungsberichte	l10n_co_reports	Dieses Modul enthält Buchhaltungsberichte für den Versand von Zertifizierungen an Lieferanten für angewandte Einbehaltungen.
Elektronische Rechnungsstellung für Kolumbien mit Carvajal	l10n_co_edi	Dieses Modul enthält die Funktionen, die für die Integration mit Carvajal erforderlich sind. Es generiert die elektronischen Rechnungen und Belege auf der Grundlage der DIAN-Vorschriften.
Kolumbien - Kassensystem	l10n_co_pos	Dieses Modul enthält die Kassenbons für kolumbianische Lokalisierung.

Unternehmensinformationen

Um Ihre Unternehmensdaten zu konfigurieren:

1. Um auf das Kontaktformular Ihres Unternehmens zuzugreifen:

   • Gehen Sie zur App Kontakte und suchen Sie nach Ihrem Unternehmen.

   • Gehen Sie zu Einstellungen, aktivieren Sie den Entwicklermodus und klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Infos aktualisieren. Klicken Sie dann im Feld Kontakt auf den Unternehmensnamen.

2. Füllen Sie folgende Informationen aus:

   • Unternehmensname.

   • Adresse: einschließlich der Stadt, der Bezirk und PLZ.

   • Identifikationsnummer: Wählen Sie die Identifikationsart (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.) aus. Wenn der Identifikationsart ist NIT, die Identifikationsnummer muss die Prüfzahl am Ende der ID mit einem Bindestrich-Präfix (-).

3. Gehen Sie zum Reiter Verkäufe & Einkäufe und konfigurieren Sie die Steuerinformationen.

   • Obligaciones y Responsabilidades: Wählen Sie die steuerliche Verantwortung für das Unternehmen (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

   • Gran Contribuyente: Wenn das Unternehmen ein Gran Contribuyente ist, aktivieren Sie diese Option.

   • Steuerregelung: Wählen Sie den Tributnamen für das Unternehmen (IVA, INC, IVA e INC oder No Aplica)

   • Handelsname: Wenn das Unternehmen einen bestimmten Handelsnamen verwendet und dieser in der Rechnung angezeigt werden muss.

Tipp

Die im Abschnitt Steuerinformation konfigurierten Daten werden in den gültigen PDF-Steuerberichten gedruckt.

Anmeldedaten der elektronischen Rechnungsstellung und DIAN-Umgebung

Um die Benutzeranmeldedaten zu konfigurieren, um eine Verbindung mit dem DIAN-Webservice und der DIAN-Umgebung herzustellen, navigieren Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Kolumbianische elektronische Rechnungsstellung. Befolgen Sie anschließend folgende Schritte:

1. Wählen Sie DIAN: kostenloser Dienst als Anbieter für elektronische Rechnungsstellung aus.

2. Konfigurieren Sie die Vorgangsmodi für die jeweiligen Dokumenttypen (elektronische Rechnungen oder Supportdokumente), die aus Odoo generiert werden sollen. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen und füllen Sie dann die Felder aus:

   • Softwaremodus: die Art des mit dem Vorgangsmodus zu generierenden Dokuments.

   • Software-ID: die ID von DIAN generierte ID für spezifische Betriebsmodi.

   • Software-PIN: die in der Konfiguration des Betriebsmodus im DIAN-Portal ausgewählte PIN.

   • Testing ID: the testing ID generated by DIAN and obtained after testing the operation mode.

3. Configure the available Certificates to sign the electronic documents. Click Add a line, then fill in the fields:

   • Name: der Name des Zertifikats.

   • Certificate: upload the certificate file in PEM format. In the Private Key field that appears on the screen, select an existing private key or create a new one. To do so, enter a key name and select Create and edit. Then, in the Create Private Key wizard, upload a valid Key file and click Save & Close.

     

4. Configure the DIAN environment; the DIAN electronic invoicing module offers four different DIAN environments to connect with:

   • DIAN demo mode: This environment allows to test electronic invoicing workflows using a demo digital certificate. Files are created and accepted automatically and are not sent to any DIAN environment. Every internal validation can be tested. To activate it, tick the DIAN Demo Mode checkbox.

     Bemerkung

     The DIAN Demo Mode checkbox is hidden from view when the Test environment checkbox is enabled.

   • Certification environment: This environment is useful to pass the DIAN certification process and obtain the Enabled status to invoice from Odoo. To activate it, enable both the Test environment and the Activate the certification process checkboxes.

   • Testing environment: This environment allows reproducing electronic invoicing flows and validations in the DIAN testing portal. To activate it, enable only the Test Environment checkbox.

   • Production environment: This environment allows generating valid electronic documents. To activate it, disable both the Test environment and the Activate the certification process checkboxes.

     Wichtig

     Do not activate DIAN Demo Mode on a production database. This mode is intended for use in test environments only.

Bemerkung

In a multi-company database, each company can have its own certificate.

Siehe auch

For electronic invoicing configurations using the Carvajal solution, review the following video: Configuración de Facturación Electrónica - Localización de Colombia.

Stammdaten

Kontakte

Konfigurieren Sie die folgenden Felder auf dem Kontaktformular:

• Identification Number (VAT): Select the identification number type and enter the identification number. If the identification number type is NIT, the identification number must include the verification digit at the end, prefixed by a hyphen (-).

• Felder „Steuerinformation“ im Reiter Verkäufe & Einkäufe.

Produkte

Access the product’s form via Accounting ‣ Customers ‣ Products and ensure that either the UNSPSC Category field (found in the Accounting tab) or the Internal Reference field (in the General Information tab) is configured.

Steuern

Um Steuern zu bearbeiten oder zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Steuern und wählen Sie die entsprechende Steuer aus.

If sales transactions include products with taxes, configure the Value Type field in the Advanced Options tab. Retention tax types (ICA, IVA, Fuente) are also included. This configuration is used to display taxes correctly on the invoice.

Verkaufsjournale

Sobald die DIAN die offizielle Sequenz und das Präfix für die elektronische Rechnungsresolution zugewiesen hat, müssen die Verkaufsjournale für Ihre Rechnungen in Odoo aktualisiert werden. Navigieren Sie dazu zu Buchhaltung —> Einstellungen —> Konfiguration —> Journale und wählen Sie ein bestehende Verkaufsjournal aus oder erstellen Sie ein neues über die Schaltfläche Neu.

Geben Sie im Verkaufsjournalformular im Reiter Journalbuchungen den Journalnamen, den Typ und einen eindeutigen Kurzcode ein. Konfigurieren Sie dann die folgenden Daten im Reiter Erweiterte Einstellungen:

• Elektronische Rechnungsstellung: UBL 2.1 (Kolumbien) aktivieren.

• Rechnungsresulotion: von der DIAN für das Unternehmen über ihre Testeinstellung ausgestellte Resolutionsnummer.

• Resolutionsdatum: ursprüngliches Datum des Inkrafttretens der Resolution.

• Enddatum der Resolution: Enddatum der Gültigkeit der Resolution.

• Nummernkreis (Minimum): erste autorisierte Rechnungsnummer.

• Nummernkreis (Maximum): letzte autorisierte Rechnungsnummer.

• Technical Key: control key received from the DIAN portal test set or from their web service in case of the production environment.

When the database is configured for the production environment, instead of configuring these fields manually, click the Reload DIAN configuration button to obtain the DIAN resolution information from the DIAN web service.

Wichtig

• The short code and resolution of the journal must match the ones received in the DIAN portal test set or from the MUISCA portal.

• The invoice sequence and prefix must be correctly configured when the first invoice is created. Odoo automatically assigns a prefix and sequence to the following invoices.

Einkaufsjournale

Sobald die DIAN die offizielle Sequenz und das Präfix für den Referenzbeleg im Zusammenhang mit den Lieferantenrechnungen zugewiesen hat, müssen die Einkaufsjournale im Zusammenhang mit ihren Supportdokumenten in Odoo aktualisiert werden. Der Prozess ist ähnlich wie bei der Konfiguration der Verkaufsjournale.

Siehe auch

For more information on support document journals using the Carvajal solution, review the Documento Soporte - Localización de Colombia video.

Kontenplan

Der Kontenplan wird standardmäßig als Teil des Lokalisierungsmoduls installiert. Die Konten werden automatisch in ihren entsprechenden Steuern und den Standardfdebitoren- und -kreditorenkonten abgebildet. Der Kontenplan für Kolumbien basiert auf dem PUC (Plan Unico de Cuentas).

Mehrere Währungen

The official exchange rate for Colombia is provided by the Banco de la República.

To enable automatic exchange rate updates, follow these steps:

1. Go to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings.

2. Navigate to the Currencies section and enable Automatic Currency Rates.

3. Ensure that [CO] Bank of the Republic is selected as the Service.

4. Select an Interval for how frequently the currency rate should be automatically updated.

Hauptarbeitsablauf

Elektronische Rechnungen

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung des wichtigsten Arbeitsablaufs für elektronische Rechnungen in der kolumbianischen Lokalisierung:

1. Der Benutzer erstellt eine Rechnung.

2. Odoo generiert die legale XML-Datei.

3. Odoo generiert den CUFE (Elektronischen Rechnungscode) mit der elektronischen Signatur.

4. Odoo sendet eine Benachrichtigung an DIAN.

5. DIAN validiert die Rechnung.

6. DIAN akzeptiert die Rechnung oder lehnt sie ab.

7. Odoo generiert die PDF-Rechnung mit einem QR-Code.

8. Odoo komprimiert das angehängte Dokument (das die gesendete XML-Datei und die DIAN-Validierungsantwort enthält) und die steuerlich gültige PDF-Datei in eine .zip-Datei.

9. Der Benutzer sendet die Rechnung (.zip-Datei) über Odoo an den Käufer.

Erstellung von Rechnungen

Bemerkung

Der funktionale Arbeitsablauf, der vor einer Rechnungsvalidierung stattfindet, ändert nicht die wichtigsten Änderungen, die mit der elektronischen Rechnung eingeführt werden.

Elektronische Rechnungen werden über die Webservice-Integration von Carvajal erstellt und sowohl an den DIAN als auch an den Kunden gesendet. Diese Dokumente können aus Ihrem Verkaufsauftrag oder manuell generiert werden. Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen und klicken Sie auf Neu. Konfigurieren Sie auf dem Rechnungsformular folgende Felder:

• Kunde: Kundeninformationen.

• Journal: Journal für elektronische Rechnungen.

• Elektronische Rechnungstyp: Wählen Sie die Art des Dokuments. Standardmäßig ist Factura de Venta ausgewählt.

• Rechnungszeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Wichtig

When creating the first invoice related to an electronic invoicing journal, it is required to manually change the sequence of the invoice to the DIAN format: Prefix + Sequence.

Formatieren Sie die Sequenz beispielsweise von SETP/2024/00001 in SETP1.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen.

Elektronischer Rechnungsversand

After the invoice confirmation, click Print & Send. In the wizard that appears, make sure to enable the DIAN and Email checkboxes to send an XML to the DIAN web service and the validated invoice to the client fiscal email and click Print & Send. Then:

• Das XML-Dokument wird erstellt.

• Der CUFE wird generiert.

• Die XML-Datei wird synchron vom DIAN verarbeitet.

• Wenn die Datei akzeptiert wird, wird sie im Chatter angezeigt und die E-Mail an den Kunden mit der entsprechenden .zip-Datei.

Im Reiter DIAN wird dann Folgendes angezeigt:

• Signed Date: timestamp recorded of the XML creation.

• Status: Status result obtained in the DIAN response. If the invoice was rejected, the error messages can be seen here.

• Testing Environment: To know if the document sent was delivered to the DIAN testing environment.

• Certification Process: To know if the document was sent as part of the certification process with the DIAN.

• Download: To download the sent XML file, even if the DIAN result was rejected.

• Fetch Attached Document: To download the generated attached document file included in the delivered .zip file to the client.

Gutschriften

Der Prozess für Gutschriften ist derselbe wie für Rechnungen. Um eine Gutschrift mit Bezug auf eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen. Klicken Sie in der Rechnung auf Gutschrift hinzufügen und füllen Sie die folgenden Informationen aus:

• Kreditmethode: Wählen Sie die Art der Kreditmethode.

  • Teilrückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es eine Teilrückerstattung ist.

  • Vollständige Rückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es sich um eine Gutschrift über den Gesamtbetrag handelt.

  • Komplette Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf: Verwenden Sie diese Option, wenn die Gutschrift automatisch validiert und mit der Rechnung abgestimmt wird. Die ursprüngliche Rechnung wird als neuer Entwurf dupliziert.

• Begründung: Geben Sie den Grund für die Gutschrift ein.

• Stornodatum: Wählen Sie, ob Sie ein bestimmtes Datum für die Gutschrift wünschen oder ob es das Datum der Journalbuchung ist.

• Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie das Journal für Ihre Gutschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

• Erstattungsdatum: Wenn Sie ein bestimmtes Datum gewählt haben, wählen Sie das Datum für die Erstattung.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren.

Lastschriften

Der Prozess für Lastschriften ist derselbe wie für Gutschriften. Um eine Lastschrift mit Bezug auf eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen. Klicken Sie in der Rechnung auf Gutschrift hinzufügen und füllen Sie die folgenden Informationen aus:

• Begründung: Geben Sie den Grund für die Lastschrift ein.

• Datum der Lastschrift: Wählen Sie die spezifischen Optionen aus.

• Zeilen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Lastschrift mit denselben Rechnungszeilen registrieren möchten.

• Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie die Druckstelle für Ihre Lastschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Lastschrift erstellen.

Belege für Lieferantenrechnungen

Wenn Sie Stammdaten, Anmeldedaten und das Einkaufsjournal für Belege zu Lieferantenrechnungen konfiguriert haben, können Sie mit der Verwendung von Referenzbelegen beginnen.

Belege für Lieferantenrechnungen können aus Ihrem Einkaufsauftrag oder manuell erstellt werden. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und geben Sie die folgenden Daten ein:

• Lieferant: Geben Sie die Daten des Lieferanten ein.

• Rechnungsdatum: Wählen Sie das Rechnungsdatum aus.

• Journal: Wählen Sie das Journal für Belege im Zusammenhang mit den Lieferantenrechnungen.

• Abgerechnete Zeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen. Nach der Bestätigung wird eine XML-Datei erstellt und automatisch an Carvajal gesendet.

Häufige Fehler

During the XML validation, the most common errors are related to missing master data. In such cases, a validation error message is displayed and sending is blocked.

If the invoice was sent and set as Rejected by the DIAN, the error messages are visible by clicking the (info circle) icon next to the Status field in the DIAN tab. Using the reported error codes, it is possible to review solutions to apply before re-sending.

After the master data or other issues are corrected, it is possible to reprocess the XML again. Do so by following the electronic invoice sending flow.

Finanzberichte

Certificado de Retención en ICA

Bei diesem Bericht handelt es sich um eine Bescheinigung für Lieferanten über die Einbehaltung der kolumbianischen Industrie- und Handelssteuer (ICA). Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

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Certificado de Retención en IVA

Bei diesem Bericht handelt es sich um ein Zertifikat über den von Lieferanten einbehaltenen Betrag für MwSt.-Einbehaltung. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

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Certificado de Retención en la Fuente

Dieses Zertifikat wird den Partnern für die von ihnen geleistete Quellensteuer ausgestellt. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en Fuente.

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