Eingehende Nachrichten verwalten

Eine eingehende Nachricht ist eine E-Mail, die an eine Odoo-Datenbank gesendet wird. Jeder kann eine E-Mail an ein in der Datenbank erstelltes E-Mail-Alias senden oder auf eine E-Mail antworten, die zuvor von der Datenbank aus gesendet wurde, basierend auf der Kopfzeile Antwort an.

E-Mail-Aliasse

Modellspezifische Aliasse

Einige Apps haben ihre eigenen Aliase (Verkaufsteams, Kundendienstteams, Projekte usw.). Diese Alias-Namen werden für Folgendes verwendet:

• Erstellung eines Datensatzes, wenn eine E-Mail direkt an den Alias gesendet wird.

• Empfang von Antworten an eine E-Mail, die ursprünglich von einem Datensatz kommt.

Example

Im oben gezeigten Beispiel wird durch das Senden einer E-Mail an info@unternehmensname.odoo.com automatisch eine neue Verkaufschance oder ein neuer Lead erstellt, die/der dem entsprechenden Verkaufsteam zugewiesen wird. Wenn eine E-Mail aus dem Chatter einer bestehenden Verkaufschance gesendet wird, lautet Antwort an info@unternehmensname.odoo.com. Die Antwort wird im richtigen Chatter entsprechend der Kopfzeile Nachrichten-ID gepostet.

Catch-All

Wenn eine App keinen Alias hat, wird ein generischer Alias, auf die zurückgegriffen wird, verwendet: der Catchall. Eine E-Mail, die von einem Chatter gesendet wird, hat eine Antwortadresse, die auf diesen Catchall-Alias eingestellt ist. Eine Antwort, die an den Catchall gesendet wird, wird dank der message-id-Kopfzeile im richtigen Chatter gepostet.

Standardmäßig wird der lokale Teil catchall verwendet. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) und gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Alias-Domains, um auf die Konfiguration zuzugreifen.

Eine E-Mail an die Catchall-Adresse muss immer eine Antwort auf eine zuvor aus der Datenbank gesendete E-Mail sein. Wenn eine E-Mail direkt an die Catchall-Adresse gesendet wird, erhält der Absender die folgende Nachricht:

Bemerkung

Die E-Mail-Adresse info@unternehmensname.com, die im obigen Screenshot angezeigt wird, ist die E-Mail-Adresse, die für das Unternehmen festgelegt wurde. Nach dem Aufrufen des Entwicklermodus in einem Unternehmensprofil werden zusätzliche Konfigurationsoptionen (wie z. B. „catchall“ und „unzustellbar“) lesbar. Sie können durch Klicken auf den internen Link der E-Mail-Domain geändert werden. Es wird generell davon abgeraten, diese Optionen zu ändern, es sei denn, es besteht eine besondere Notwendigkeit, da sich dies auf alle Antworten auf zuvor gesendete E-Mails auswirkt.

Example

Ein Alias kann für ein Verkaufsteam in der CRM-App konfiguriert werden. Wenn ein Kunde auf eine E-Mail aus der CRM-App antwortet, lautet die Antwort an-Adresse info@unternehmensname.odoo.com.

Wenn eine E-Mail über die Kontakte-App gesendet wird, lautet die Antwortadresse catchall@unternehmensname.odoo.com, da das Kontaktmodell keinen Alias enthält.

Bemerkung

Es wird empfohlen, den lokalen Teil des Catchalls und die Unzustellbarkeitsadresse unverändert zu lassen. Wenn dieser Wert geändert wird, haben frühere E-Mails, die aus der Datenbank gesendet wurden, weiterhin die vorherigen lokalen Teilwerte. Dies könnte dazu führen, dass Antworten nicht korrekt in der Datenbank eingehen.

Hüpfend

Auf die gleiche Weise, wie der Catchall-Alias für die Erstellung der Antwortadresse verwendet wird, wird der Zuzustellbarkeitsalias für die Erstellung des Rückgabepfads der E-Mail verwendet. Der Rückgabepfad wird verwendet, wenn E-Mails nicht an den Empfänger zugestellt werden können und eine Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet wird.

Standardmäßig wird der Name Unzustellbar verwendet. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) und gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Alias-Domains, um auf die Konfiguration zuzugreifen.

Bemerkung

Wenn Sie auf Odoo Online den Standard-E-Mail-Server für ausgehende E-Mails verwenden, wird die Adresse des Rückpfads unabhängig vom als Unzustellbarkeitsalias festgelegten Wert auf den Wert unzustellbar@unternehmensname.odoo.com gesetzt.

Wenn ein Fehler auftritt, wird eine Benachrichtigung empfangen und in einem roten Umschlag im Chatter angezeigt. In einigen Fällen kann der rote Umschlag lediglich die Meldung Kein Fehler enthalten, was bedeutet, dass ein Fehler vorliegt, der von Odoo nicht bearbeitet werden konnte.

Es wird auch eine Benachrichtigung im Dialog-Symbol in der Navigationsleiste angezeigt.

Example

Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers falsch ist, wird durch Klicken auf den roten Umschlag im Chatter eine Fehlermeldung mit dem Grund für den Fehler angezeigt.

E-Mails erhalten mit Odoos Standardkonfiguration

In Odoo Online und Odoo.sh sind die E-Mail-Alias-, Antwort- und Unzustellbarkeitsadressen vorkonfiguriert. Diese Adressen verwenden die Alias-Domain, die automatisch zu einer Standarddatenbank hinzugefügt wird.

Example

Angenommen, die Datenbank-URL lautet https://meinedatenbank.odoo.com, wird die Alias-Domain meinedatenbank.odoo.com automatisch erstellt. Catchall und Unzustellbarkeit können verwendet werden und ihre Adresse lautet catchall@meinedatenbank.odoo.com bzw. unzustellbar@meinedatenbank.odoo.com.

Wenn die CRM-App installiert ist und ein Verkaufsteam mit dem Alias info erstellt wurde, kann die E-Mail-Adresse info@meinedatenbank.odoo.com sofort verwendet werden. Dasselbe gilt für jeden anderen Alias, der in anderen Apps erstellt wurde.

Die Datenbankdomain kann verwendet werden, um E-Mails ohne weitere Konfiguration zu erhalten.

Mehrere Odoo-Subdomains verwenden

Bei Odoo Online ist die einzige Odoo-Subdomain diejenige, die bei der Erstellung der Datenbank definiert wurde.

Auf Odoo.sh ist es möglich, mehrere Odoo-Subdomains zu verwenden. In den Einstellungen des Zweigs können zusätzliche Odoo-Subdomains hinzugefügt werden, solange sie noch nicht in einem anderen Zweig verwendet werden. Diese Domains müssen dann zu den Alias-Domains hinzugefügt werden, die von einem Unternehmen verwendet werden sollen.

Eine Benutzerdefinierte Domain für eingehende Nachrichten verwenden

Die Alias-Domain muss in den allgemeinen Einstellungen ausgewählt werden. Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, muss jedes konfiguriert werden

Alle Aliasse verwenden diese benutzerdefinierte Domain. Antworten auf Modelle, für die ein Alias konfiguriert ist, werden an [alias]@meine-benutzerdefinierte-domain.com gesendet. Antworten auf andere Modelle werden über catchall@meine-benutzerdefinierte-domain.com an das Sammelpostfach gesendet.

Wichtig

Wenn E-Mails über die E-Mail-Server von Odoo gesendet werden, während eine benutzerdefinierte Domain verwendet wird, befolgen Sie die Anweisungen unter Eine benutzerdefinierten Domain mit dem E-Mail-Server von Odoo verwenden.

Da diese benutzerdefinierte Domain verwendet wird, werden alle E-Mails, die einen Alias verwenden (Antworten, Unzustellbarkeit und Direktsendungen), an eine Adresse der Domain gesendet. Sie werden somit an den mit der Domain verknüpften E-Mail-Server (MX-Eintrag) übermittelt. Um sie im Chatter anzuzeigen oder neue Datensätze zu erstellen, müssen diese eingehenden E-Mails in der Odoo-Datenbank abgerufen werden.

Methode	Vorteile	Nachteile
Umleitungen	Einfache Einrichtung, E-Mails werden direkt an die Datenbank gesendet.	Jeder Alias einer Datenbank muss konfiguriert werden.
Posteingangsserver.	Ermöglicht es, eine Kopie der E-Mail in Ihrem Postfach zu behalten (mit IMAP). Ermöglicht es, Datensätze im ausgewählten Modell zu erstellen.	Hängt von einem CRON ab, d. h. E-Mails werden nicht sofort in der Datenbank abgerufen. Jeder Alias einer Datenbank muss konfiguriert werden.
MX-Datensatz	Es muss nur ein Datensatz erstellt werden, damit alle Aliasse ordnungsgemäß funktionieren.	Die Verwendung einer Subdomain ist erforderlich. Erfordert fortgeschrittene technische Kenntnisse.

Wichtig

Bei On-Premise-Datenbanken erfordern die Umleitungs- und die MX-Datensatzmethode auch die Konfiguration des Mail-Gateway-Skripts. Die Verwendung dieses Skripts erfordert fortgeschrittene technische und Infrastrukturkenntnisse.

Wichtig

Weitere Informationen zur Handhabung der unten beschriebenen Methoden finden Sie in der Dokumentation Ihres Providers.

Umleitungen

Wenn die Datenbank auf Odoo Online oder Odoo.sh gehostet wird, wird die Verwendung von Umleitungen empfohlen. Dadurch können Nachrichten ohne Verzögerung in der Datenbank empfangen werden.

Es ist zwingend erforderlich, die Catchall- und Unzustellbarkeitsadresse auf die Odoo-Subdomain der Datenbank umzuleiten. Jeder andere verwendete Alias muss ebenfalls umgeleitet werden.

Example

Mit einem Verkaufsteam sind folgende Umleitungen erforderlich:

• catchall@company-name.com → catchall@company-name.odoo.com

• bounce@company-name.com → bounce@company-name.odoo.com

• info@company-name.com → info@company-name.odoo.com

Wichtig

Einige Anbieter bitten darum, die Weiterleitung zu bestätigen, indem Sie einen Link an die E-Mail-Adresse des Empfängers senden. Dieses Verfahren ist ein Problem für Catchall- und unzustellbare E-Mails, da diese nicht zur Erstellung von Datensätzen verwendet werden.

1. Ändern Sie den Wert von catchall in der E-Mail-Alias-Domain. Für den Zugriff auf dieses Menü muss der Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) aktiviert sein. Der Wert kann beispielsweise von catchall in temp-catchall geändert werden. Dadurch kann catchall als lokaler Teil eines anderen Alias verwendet werden.

2. Öffnen Sie eine App, die einen Alias verwendet. CRM enthält beispielsweise Aliasse für jedes Verkaufsteam. Legen Sie catchall als lokalen Teil des Alias eines Verkaufsteams fest.

3. Die Bestätigungs-E-Mail erstellt einen Datensatz in der CRM-App. Die gesendete E-Mail ist im Chatter sichtbar, sodass Sie die Umleitung bestätigen können.

4. Vergessen Sie nicht, den Alias des Verkaufsteams und den Catchall-Wert auf der E-Mail-Alias-Domain wieder so zu ändern, wie sie vor diesem Vorgang waren.

Bemerkung

Eine Alternative zu Umleitungen ist die Umleitung. Bei der Umleitung wird die Adresse, an die die E-Mail weitergeleitet wird, als Absender identifiziert, während bei Umleitungen der ursprüngliche Absender immer erhalten bleibt.

Posteingangsserver

Wie bereits erwähnt, ist die Verwendung von Umleitungen die empfohlene Methode, um E-Mails in Odoo zu empfangen. Es ist jedoch auch möglich, Posteingangsserver einzurichten. Bei dieser Methode wird für jedes Postfach auf Ihrem Server, für Catchall, Unzustellbarkeit und jeden Alias der Datenbank ein Posteingangsserver erstellt, um alle eingehenden E-Mails abzurufen. Posteingangsserver werden über Einstellungen ‣ Technisch ‣ E-Mails: Posteingangsserver erstellt.

Wichtig

Wir empfehlen, das IMAP-Protokoll anstelle des POP-Protokolls zu verwenden, da IMAP alle ungelesenen E-Mails abruft, während POP den gesamten E-Mail-Verlauf abruft und sie dann in Ihrem Postfach als gelöscht markiert.

Tipp

Es ist auch möglich, ein Postfach über Gmail mit Google OAuth oder Outlook mit Microsoft Azure OAuth zu verbinden.

Unabhängig vom gewählten Protokoll werden E-Mails mithilfe der geplanten Aktion E-Mail: Fetchmail-Dienst abgerufen.

Darüber hinaus bietet die Verwendung eines Posteingangsservers in Odoo die Möglichkeit, neue Datensätze in einem bestimmten Modell zu erstellen. Jeder Posteingangsserver kann Datensätze in einem anderen Modell erstellen.

Example

E-Mails, die unter aufgabe@unternehmensname.com eingehen, werden von der Odoo-Datenbank abgerufen. Alle abgerufenen E-Mails erstellen eine neue Projektaufgabe in der Datenbank.

MX-Datensatz

Eine dritte Möglichkeit besteht darin, einen MX-Datensatz in Ihrer DNS-Zone zu erstellen, der den E-Mail-Server angibt, der die an Ihre Domain gesendeten E-Mails verwaltet. Erweiterte technische Kenntnisse sind erforderlich.

Wichtig

Diese Konfiguration funktioniert nur mit einer Subdomain auf der Odoo-Online- oder Odoo.sh-Infrastruktur (z. B. @mail.meinedomain.com).

Hier finden Sie einige Details je nach Hostingtyp:

Odoo OnlineOdoo.sh

Die benutzerdefinierte Subdomain muss Ihrem Odoo-Portal hinzugefügt werden.

Unendliche E-Mail-Schleifen

In manchen Fällen können unendliche Mailing-Schleifen entstehen. Odoo bietet einen gewissen Schutz gegen solche Schleifen, indem es sicherstellt, dass ein und derselbe Absender innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht zu viele E-Mails an einen Alias senden kann, die Datensätze generieren würden.

Standardmäßig können von einer E-Mail-Adresse aus innerhalb von 120 Minuten bis zu 20 E-Mails versendet werden. Werden mehr E-Mails versendet, werden diese blockiert und der Absender erhält die folgende Nachricht:

Um das Standardverhalten zu ändern, aktivieren Sie den Entwicklermodus und gehen Sie dann zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Parameter ‣ Systemparameter, um zwei Parameter hinzuzufügen.

• Geben Sie für den ersten Parameter mail.gateway.loop.minutes als Schlüssel ein und wählen Sie eine Anzahl von Minuten als Wert (Standardwert: 120).

• Geben Sie für den zweiten Parameter mail.gateway.loop.threshold als Schlüssel ein und wählen Sie eine Anzahl von E-Mails als Wert (Standardwert: 20).

Wichtig

Diese Parameter werden nur verwendet, um die Erstellung neuer Datensätze zu verhindern. Sie verhindern nicht, dass Antworten zum Chatter hinzugefügt werden.

Systemparameter für Alias-Domain erlauben

Aliase für eingehende Mails werden in der Odoo-Datenbank festgelegt, um Datensätze durch den Empfang eingehender E-Mails zu erstellen. Um die in der Odoo-Datenbank festgelegten Aliase anzuzeigen, aktivieren Sie zunächst den Entwicklermodus. Gehen Sie dann zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Aliasse.

Der folgende Systemparameter, mail.catchall.domain.allowed, der mit den Werten für die erlaubte Alias-Domain, getrennt durch Kommata, gesetzt wird, filtert korrekt adressierte E-Mails an Aliasse heraus. Wenn Sie die Domains festlegen, für die der Alias ein Ticket, einen Lead, eine Verkaufschance usw. erstellen kann, werden falsch positive Ergebnisse vermieden, wenn E-Mail-Adressen nur mit dem Präfix-Alias (nicht mit der Domain) vorhanden sind.

In einigen Fällen wurden in der Odoo-Datenbank Übereinstimmungen festgestellt, wenn eine E-Mail mit demselben Alias-Präfix und einer anderen Domain in der E-Mail-Adresse für eingehende Mails empfangen wurde. Dies trifft auf die Absender-, Empfänger- und CC-E-Mail-Adressen einer eingehenden E-Mail zu.

Example

Wenn Odoo E-Mails mit dem Präfix-Alias kommerziell empfängt, die in den Absender-, Empfänger- oder CC-E-Mail-Adressen (z. B. kommerziellbeispiel.com) den Aliasnamen kommerziell enthalten, behandelt die Datenbank die E-Mail fälschlicherweise als den vollständigen Alias commercial (mit einer anderen Domain) und erstellt daher ein Ticket/Lead/Verkaufschance/etc.

Um den Systemparameter mail.catchall.domain.allowed hinzuzufügen, aktivieren Sie zunächst den Entwicklermodus. Gehen Sie dann zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Systemparameter. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie dann mail.catchall.domain.allowed in das Feld Schlüssel ein.

Als nächstes fügen Sie in das Feld Wert die Domains durch Kommas getrennt ein. Klicken Sie manuell auf (Speichern), und der Systemparameter wird sofort wirksam.

Erkennung des Eingangs eines lokalen Elements

Beim Erstellen eines neuen Alias gibt es die Option, die Erkennung des Eingangs eines lokalen Elements zu aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, muss bei Odoo nur das lokale Element übereinstimmen, damit eine eingehende E-Mail weitergeleitet werden kann. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, muss bei Odoo die gesamte E-Mail-Adresse übereinstimmen, damit eine eingehende E-Mail weitergeleitet werden kann.