Spesen buchen

Sobald eine Spesenabrechnung genehmigt wurde, wird sie im nächsten Schritt im richtigen Buchhaltungsjournal gebucht.

Wichtig

Um Spesenabrechnungen in einem Buchhaltungsjournal zu buchen, muss der Benutzer über folgende Zugriffsrechte verfügen:

• Buchhaltung: Buchhalter oder Berater

• Spesenabrechnung: Manager

Nur Spesenabrechnungen mit dem Status Genehmigt können in einem Journal verbucht werden. Um alle Spesenabrechnungen anzuzeigen, navigieren Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Spesenabrechnungen. Um nur die genehmigten und zu buchenden Spesenabrechnungen anzuzeigen, passen Sie die Filter auf der linken Seite so an, dass nur der Status Genehmigt aktiviert ist.

Bemerkung

The default All Reports dashboard displays all expense reports that are not Refused.

Spesenabrechnungen können auf zwei Arten in Buchungsjournalen verbucht werden: einzeln oder massenweise.

Einzelne Spesenabrechnungen buchen.

Um eine einzelne Abrechnung zu buchen, navigieren Sie zu Spesenabrechnungsapp ‣ Spesenabrechnungen und klicken Sie auf eine einzelne Abrechnung mit dem Status Genehmigt, um das Berichtsformular anzuzeigen. In dieser Ansicht werden mehrere Optionen angezeigt: Journalposten buchen, In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen, Ablehnen oder Auf Entwurf zurücksetzen.

Click Post Journal Entries to post the report. The accounting journal the expenses are posted to is listed in the Journal field of the expense report.

Nachdem Sie die Ausgaben in ein Buchhaltungsjournal gebucht haben, erscheint am oberen Bildschirmrand eine intelligente Schaltfläche Journalbuchung. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Journalbuchung und die Details für die Journalbuchung erscheinen mit dem Status Gebucht.

Mehrere Abrechnungen buchen

Um mehrere Spesenabrechnungen auf einmal zu buchen, navigieren Sie zunächst zu Spesenabrechnung ‣ Spesenabrechnungen, um eine Liste der Spesenabrechnungen anzuzeigen. Wählen Sie dann die zu genehmigenden Berichte aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem zu genehmigenden Bericht ankreuzen.

Bemerkung

Nur Spesenabrechnungen mit dem Status Genehmigt können in einem Buchhaltungsjournal verbucht werden. Wenn eine Spesenabrechnung ausgewählt wurde, die nicht gebucht werden kann, wie z. B. eine nicht genehmigte Ausgabe, oder wenn die Abrechnung bereits in einem Journal verbucht wurde, ist die Schaltfläche Posten buchen nicht sichtbar.

Tipp

Um nur genehmigte Spesenabrechnungen auszuwählen, passen Sie die Filter auf der linken Seite so an, dass nur das Kontrollkästchen Genehmigt angekreuzt ist. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel Mitarbeiter, um alle Genehmigten Abrechnungen in der Liste auf einmal auszuwählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Posten buchen.