Mitarbeitern Ausgaben erstatten

Nachdem eine Spesenabrechnung in einem Buchhaltungsjournal gebucht wurde, kann der Mitarbeiter eine Rückerstattung erhalten. Genau wie beim Genehmigen und Buchen von Spesen, kann der Mitarbeiter auf zwei Arten eine Rückerstattung erhalten: mit Bargeld, Scheck oder direkter Überweisung (einzeln oder massenweise), oder Erstattung in Gehaltsabrechnung.

Einstellungen

Erstattungen können per Gehaltsscheck, Scheck, Bargeld oder Banküberweisung bezahlt werden. Um Zahlungsoptionen einzurichten, konfigurieren Sie zunächst die verschiedenen Einstellungen, indem Sie zu Spesenabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen navigieren.

Um Mitarbeitern die Ausgaben in ihren Gehaltsabrechnungen zu erstatten, aktivieren Sie das Kästchen neben der Option In Gehaltsabrechnung erstatten im Abschnitt Spesenabrechnung.

Als Nächstes legen Sie im Abschnitt Buchhaltung fest, wie die Zahlungen erfolgen sollen. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü unter Zahlungsmethoden, und wählen Sie die gewünschte Zahlungsoption aus. Zu den Standardoptionen gehören Manuell (Barzahlung), Schecks (Bank), NACHA (Bank) und andere. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können alle verfügbaren Zahlungsoptionen verwendet werden.

Wenn alle gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu aktivieren.

Individuell erstatten

Um eine einzelne Spesenabrechnung zu erstatten, navigieren Sie zunächst zu Spesenabrechnung ‣ Spesenabrechnungen. Alle Spesenabrechnungen werden standardmäßig in einer Listenansicht dargestellt. Klicken Sie auf die zu erstattende Spesenabrechnung, um die Abrechnungsdetails anzuzeigen.

Wichtig

Nur Spesenabrechnungen mit dem Status Gebucht können erstattet werden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung registrieren in der oberen linken Ecke der Spesenabrechnung, woraufhin ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren erscheint. Geben Sie die folgenden Informationen in das Pop-up-Fenster ein:

  • Journal: Wählen Sie das Buchhaltungsjournal aus dem Drop-down-Menü aus, um die Zahlung zu buchen. Die Standardoptionen sind Bank oder Bargeld.

  • Zahlungsmethode: Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, wie die Zahlung erfolgen soll. Wenn Bargeld für das Journal ausgewählt ist, ist die einzige verfügbare Option Manuell. Wenn Bank für das Journal ausgewählt ist, sind die Standardoptionen Manuell oder Schecks.

  • Bankkonto des Empfängers: Wählen Sie das Bankkonto des Mitarbeiters aus, an das die Zahlung gesendet werden soll. Wenn der Mitarbeiter ein Bankkonto im Reiter Private Informationen seines Mitarbeiterformulars in der App Mitarbeiter hinterlegt hat, wird dieses Feld standardmäßig mit diesem Bankkonto ausgefüllt.

  • Betrag: Der zu erstattende Gesamtbetrag füllt dieses Feld standardmäßig aus. Die Währung, die sich rechts neben dem Feld befindet, kann über das Drop-down-Menü geändert werden.

  • Zahlungsdatum: Geben Sie in diesem Feld das Datum ein, an dem die Zahlungen geleistet werden. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.

  • Vermerk: Der Text im Feld Zusammenfassung der Spesenabrechnung der Spesenabrechnung befüllt standardmäßig dieses Feld.

Das aufgefüllte Pop-up-Fenster „Zahlung registrieren“ für eine Erstattung einer einzelnen Spesenabrechnung.

Wenn die Felder des Pop-up-Fensters ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung erstellen, um die Zahlung zu registrieren und den Mitarbeiter zu entschädigen.

Massenweise erstatten

Um mehrere Spesenabrechnungen auf einmal zu erstatten, navigieren Sie zu Spesenabrechnung ‣ Spesenabrechnungen, um eine Liste aller Spesenabrechnungen anzuzeigen. Als Nächstes passen Sie die Filter STATUS auf der linken Seite so an, dass nur Spesenabrechnungen mit dem Status Gebucht angezeigt werden.

Tipp

Es ist nicht notwendig, den Filter STATUS so anzupassen, dass nur gebuchte Spesenabrechnungen angezeigt werden, aber es entfällt der Schritt, jede einzelne Abrechnung in der Liste auszuwählen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel Mitarbeiter, um alle Abrechnungen in der Liste auszuwählen. Sobald das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Anzahl der ausgewählten Spesenabrechnungen oben auf der Seite angezeigt ((#) Ausgewählt). Außerdem erscheint in der oberen linken Ecke eine Schaltfläche Zahlung registrieren.

Spesenabrechnungen gefiltert nach dem Status „Gebucht“, wodurch die Schaltfläche „Zahlung registrieren“ sichtbar wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung registrieren, woraufhin ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren erscheint. Geben Sie die folgenden Informationen in das Pop-up-Fenster ein:

  • Journal: Wählen Sie das Buchhaltungsjournal aus dem Drop-down-Menü aus, in dem die Zahlung gebucht werden soll. Die Standardoptionen sind Bank oder Bargeld.

  • Zahlungsmethode: Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, wie die Zahlung erfolgen soll. Wenn Bargeld für das Journal ausgewählt ist, ist die einzige verfügbare Option Manuell. Wenn Bank für das Journal ausgewählt ist, sind die Standardoptionen Manuell oder Schecks.

  • Zahlungen gruppieren: Wenn mehrere Spesenabrechnungen für denselben Mitarbeiter ausgewählt werden, erscheint diese Option. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur eine Zahlung zu veranlassen, anstatt mehrere Zahlungen an denselben Mitarbeiter zu tätigen.

  • Zahlungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlungen geleistet werden. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.

Das ausgefülltes Pop-up-Fenster „Zahlung registrieren“.

Wenn die Felder des Pop-up-Fensters ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen erstellen, um die Zahlung zu registrieren und die Mitarbeiter zu entschädigen.

In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen

Wenn auf der Seite Einstellungen die Option In Gehaltsabrechnung erstatten aktiviert ist, können Zahlungen der nächsten Gehaltsabrechnung hinzugefügt werden, anstatt sie manuell auszustellen.

Wichtig

Die Erstattung von Ausgaben auf Gehaltsabrechnungen kann nur einzeln erfolgen, und zwar auf einer Spesenabrechnung mit dem Status Genehmigt. Sobald eine Spesenabrechnung den Status Gebucht hat, erscheint die Option zur Erstattung auf der folgenden Gehaltsabrechnung nicht.

Navigieren Sie zu Spesenabrechnungsapp ‣ Spesenabrechnungen und klicken Sie auf die einzelne Spesenabrechnung, die auf der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet wird. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche In nächster Gehaltsabrechnung erstatten und die Ausgaben werden der nächsten Gehaltsabrechnung für diesen Mitarbeiter hinzugefügt. Außerdem wird eine Meldung im Chatter protokolliert, die darüber informiert, dass die Spesen der nächsten Gehaltsabrechnung hinzugefügt werden.

Die Schaltfläche „In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen“, die bei einer Spesenabrechnung mit dem Status „Genehmigt“ sichtbar ist.

Der Status für die Spesenabrechnung bleibt Genehmigt. Der Status ändert sich erst auf Gebucht (und dann Erledigt), wenn die Gehaltsabrechnung verarbeitet wird.

Siehe auch

Weitere Informationen zur Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen finden Sie in der Dokumentation zu Gehaltsabrechnungen.