Bewerbungsgespräche planen

An in-person, virtual, or phone interview can be scheduled in one of two ways through the Recruitment app, either by the recruitment team, or by the applicant.

With one drag-and-drop, Odoo emails the candidate with a self-service link, the candidate books the time slot, and sends the meeting to everyone’s calendar. No more back-and-forth emails or calls.

Bewerbungsgespräche, die vom Personalbeschaffungsteam geplant wurden

Wenn ein Bewerber in die Phase für Bewerbungsgespräche kommt, sollte das Personalbeschaffungsteam das Bewerbungsgespräch planen, indem es zunächst einen geeigneten Termin mit dem Bewerber und den Personalverantwortlichen abstimmt.

Um das Vorstellungsgespräch zu planen, navigieren Sie zur Karte des Bewerbers, indem Sie zunächst zu Personalbeschaffung gehen und auf die entsprechende Stellenkarte klicken. Dadurch wird die Seite Bewerbungen für diese Stelle geöffnet. Klicken Sie dann auf die Karte des gewünschten Bewerbers, um dessen detailliertes Bewerberformular anzuzeigen.

To schedule an phone, virtual, or in-person interview, click the No Meeting smart button at the top of the applicant’s record.

Bemerkung

The Meetings smart button displays No Meeting if no meetings are currently scheduled. For applicants who are new to the First Interview stage, this is the default.

If there is one meeting already scheduled, the smart button displays 1 Meeting, with the date of the upcoming meeting beneath it. If more than one meeting is scheduled, the button displays Next Meeting, with the date of the first upcoming meeting beneath it.

Clicking the Meetings smart button loads a calendar, showing the scheduled meetings and events for the currently signed-in user, as well as the employees who are listed under the Attendees section, located to the right of the calendar.

Um die aktuell geladenen und angezeigten Meetings und Veranstaltungen zu ändern, deaktivieren Sie die Option für einen Teilnehmer, dessen Kalenderereignisse ausgeblendet werden sollen. Nur die aktivierten Teilnehmer sind im Kalender sichtbar.

Um ein Meeting zum Kalender hinzuzufügen, wenn Sie sich in der Ansicht Tag oder Woche befinden, klicken Sie auf die Startzeit des Meetings und ziehen Sie sie nach unten zur Endzeit. Dadurch werden Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings ausgewählt.

Meetings können dieser Ansicht auch durch Klick auf den gewünschten Tag und das gewünschte Zeitfenster hinzugefügt werden.

Beide Methoden führen zu einem Pop-up-Fenster Neues Ereignis.

Pop-up-Fenster „Neue Veranstaltung“

Durch Klicken auf ein Raster, das mit der Uhrzeit und dem Datum übereinstimmt, wird das Pop-up-Fenster Neue Veranstaltung geöffnet, in dem Sie ein Meeting planen können.

Geben Sie die Informationen in das Formular ein. Die einzigen Pflichtfelder sind ein Titel für das Meeting sowie die Felder Start (und Enddatum/-zeit).

Sobald Sie die Kartendaten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern & schließen, um den Eintrag zu speichern und das Pop-up-Formular zu schließen.

Nachdem Sie einen Namen für das Meeting eingegeben haben, können Sie auf der Karte Neue Veranstaltung folgende Felder bearbeiten:

• Meeting Title: Enter the subject for the meeting. This should clearly indicate the purpose of the meeting. The default subject is the Candidate name entered on the applicant’s card.

• Start: Configure the start and end date and times for the meeting. Clicking either of these fields opens a calendar pop-up window. Click on the desired date to select it, and then enter the time in the corresponding field. Click Apply to close the window.

• All Day: Tick the box to schedule an all-day interview. If this box is ticked, the Start field changes to Start Date.

• Attendees: Select the people who should attend the meeting. The default attendees are the prospective candidate, and the assigned recruiter for the job position. Add as many other people as desired.

• Videocall URL: If the meeting is virtual, or if there is a virtual option available, click Odoo meeting, and a URL is automatically created for the meeting, which populates the field.

• Description: Enter a brief description in this field. There is an option to enter formatted text, such as numbered lists, headings, tables, links, photos, and more. Use the powerbox feature, by typing a / to reveal a list of options.

  Scrollen Sie durch die Optionen und klicken Sie auf das gewünschte Element. Das Element wird im Feld angezeigt und kann geändert werden. Für jeden Befehl wird ein anderes Pop-up-Fenster angezeigt. Befolgen Sie die Anweisungen für jeden Befehl, um die Eingabe abzuschließen.

Weitere Optionen

Um zusätzliche Informationen zum Meeting hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen in der unteren rechten Ecke des Pop-up-Fensters Neue Veranstaltung. Füllen Sie eines der folgenden zusätzlichen Felder aus:

• Dauer: Dieses Feld wird automatisch auf der Grundlage des Datums und der Uhrzeit von den Feldern Start (und Ende) ausgefüllt. Wenn die Meetingzeit angepasst wird, passt sich dieses Feld automatisch an die korrekte Dauer an. Die Standarddauer eines Meetings beträgt eine Stunde.

• Wiederholend: Wenn das Meeting in einem bestimmten Intervall wiederholt werden soll (was für ein erstes Gespräch nicht üblich ist), aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Wiederholend. Wenn dies aktiviert ist, werden mehrere zusätzliche Felder angezeigt:

  • Zeitzone: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Zeitzone für sich wiederholende Meetings aus.

  • Wiederholen: Wählen Sie zwischen den sich wiederholenden Meetings aus: Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert. Wenn Benutzerdefiniert ausgewählt wird, erscheint darunter ein Feld Wiederholen, zusammen mit einem weiteren Zeitintervall-Parameter (Tage, Wochen, Monate oder Jahre). Geben Sie eine Zahl in das leere Feld ein und wählen Sie dann den Zeitraum aus dem Drop-down-Menü aus.

  • Wiederholen am: aktiviert, wenn die Option Wöchentlich im Feld Wiederholen ausgewählt ist. Wählen Sie den Tag aus, an dem das wöchentliche Meeting stattfindet.

  • Tag des Monats: Konfigurieren Sie die beiden Dropdown-Menüoptionen, um einen bestimmten Tag des Monats auszuwählen, unabhängig vom Datum (z. B. den ersten Dienstag eines jeden Monats). Um ein bestimmtes Kalenderdatum festzulegen, wählen Sie Datum des Monats und geben Sie das Kalenderdatum in das Feld ein (z. B. 15, um das Meeting auf den fünfzehnten Tag eines jeden Monats festzulegen).

  • Until: using the drop-down menu, select when the meetings stop repeating. The available options are Number of repetitions, End date, and Forever. If Number of repetitions is selected, enter the number of total meetings to occur in the blank field to the right. If End date is selected, specify the date using the calendar pop-up window, or type in a date in a MM/DD/YYYY format. Forever schedules meetings indefinitely.

• Ort: Geben Sie den Ort des Meetings ein.

• Stichwörter: Wählen Sie über das Drop-down-Menü beliebige Stichwörter für das Meeting aus oder fügen Sie ein neues Stichwort hinzu, indem Sie das Stichwort eingeben und auf „Stichwort“ erstellen klicken. Es können beliebig viele Stichwörter verwendet werden.

• Privatsphäre: Wählen Sie aus, ob der Organisator für die Dauer des Meetings entweder Verfügbar oder Beschäftigt ist. Wählen Sie anschließend die Sichtbarkeit dieses Meetings aus, indem Sie das Drop-down-Menü rechts neben der ersten Auswahl verwenden. Die Optionen sind: Öffentlich, Privat und Nur interne Benutzer. Bei der Option Öffentlich kann jeder das Meeting sehen, bei der Option Privat können nur die im Meeting aufgeführten Teilnehmer das Meeting sehen und bei der Option Nur interne Benutzer können alle Personen, die in der Unternehmensdatenbank angemeldet sind, das Meeting sehen.

• Organisator: In diesem Feld wird der Mitarbeiter eingetragen, der das Meeting erstellt hat. Verwenden Sie das Drop-down-Menü, um den ausgewählten Mitarbeiter zu ändern.

• Erinnerungen: Wählen Sie eine Erinnerung aus dem Drop-down-Menü aus. Zu den Standardoptionen gehören: Benachrichtigung, E-Mail und SMS, jeweils mit einem bestimmten Zeitraum vor dem Ereignis (Stunden, Tage usw.). Die ausgewählte Erinnerung benachrichtigt die Meetingteilnehmer über die ausgewählte Option zum angegebenen Zeitpunkt über das Meeting. In diesem Feld können mehrere Erinnerungen ausgewählt werden.

Meeting an Teilnehmer senden

Sobald die Änderungen im Pop-up-Fenster Neues Ereignis eingegeben wurden und die Meetingdetails korrekt sind, kann das Meeting über das erweiterte Veranstaltungsformular (was angezeigt wird, wenn im Pop-up-Fenster Neues Ereignis auf die Schaltfläche Weitere Optionen geklickt wird) per E-Mail oder SMS an die Teilnehmer gesendet werden.

To send the meeting via email, click the EMAIL button next to the Attendees field on the expanded meeting form.

Ein Pop-up-Fenster des E-Mail-Konfigurators mit dem Titel Teilnehmer kontaktieren wird angezeigt. Eine vorformatierte E-Mail, die die Standard-E-Mail-Vorlage Kalender: Aktualisierung des Ereignisses verwendet, füllt das E-Mail-Textfeld aus.

The applicant, followers of the job application, as well as the user who created the meeting, are added to the To by default. Make any desired changes to the email.

To send the meeting via text message, click the SMS button next to the Attendees field on the expanded meeting form. A Send SMS pop-up window appears.

Oben wird ein blaues Banner angezeigt, wenn einige Teilnehmer keine gültige Handynummer haben, und es wird aufgelistet, wie viele Datensätze ungültig sind. Wenn für einen Kontakt keine gültige Handynummer aufgeführt ist, klicken Sie auf Schließen und bearbeiten Sie den Datensatz des Teilnehmers. Wiederholen Sie dann diese Schritte.

Wenn keine Warnmeldung angezeigt wird, geben Sie die Nachricht, die an die Teilnehmer gesendet werden soll, in das Feld Nachricht ein. Um der Nachricht Emojis hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol (Smiley hinzufügen) auf der rechten Seite des Pop-up-Fensters.

The number of characters, and amount of text messages required to send the message (according to GSM7 criteria) appears beneath the Message field. Click Put in queue to have the text sent later, after any other messages are scheduled, or click Send Now to send the message immediately.

Bemerkung

Das Senden von Textnachrichten ist keine Standardfunktion von Odoo. Um Textnachrichten zu senden, sind Guthaben erforderlich, die gekauft werden müssen. Weitere Informationen zu IAP-Guthaben und -Plänen finden Sie in der Dokumentation zu In-App-Käufe (In-App Purchase, IAP).

Bewerbungsgespräche, die vom Bewerber geplant wurden

Coordinating interview times typically requires several email exchanges and can slow the recruitment process. Enabling Odoo’s self-service scheduling removes that bottleneck: when an applicant is moved to an interview stage, the system automatically sends a scheduling link, records the selected slot, and updates all relevant calendars.

This automation is turned off by default. To activate it, assign the Recruitment: Schedule Interview email template to either the First Interview or Second Interview stage (see Phase bearbeiten).

Phase bearbeiten

Modify either the First Interview or Second Interview stage so the stage’s Email Template field is set to Recruitment: Schedule interview.

E-Mail versenden

After configuring the First Interview or Second Interview stages to send emails, drag-and-drop the applicant card into one of these stages to send the email.

Self-scheduled interview

When the applicant received the email, they click the Schedule my interview button at the bottom of the email. This navigates the applicant to a private online scheduling page, which is only accessible through the emailed link.

Auf dieser Seite werden auf der rechten Seite des Bildschirms die MEETINGDETAILS angezeigt. Dazu gehören das Format und die Dauer der Veranstaltung. In diesem Beispiel handelt es sich um ein virtuelles Vorstellungsgespräch ( Online) mit einer Dauer von einer halben Stunde ( 30 Minuten).

Then the applicant clicks on an available day on the calendar, signified by purple text. Once a day is selected, they click on one of the available times to select that date and time.

Tipp

Überprüfen Sie unbedingt das Feld Zeitzone unter dem Kalender, um sicherzustellen, dass die richtige Zeitzone eingestellt ist. Durch Ändern der Zeitzone können sich die angezeigten verfügbaren Zeiten ändern.

Sobald Datum und Uhrzeit ausgewählt sind, wird der Bewerber zu einer Seite weitergeleitet, auf der er weitere Angaben zu seiner Person machen kann. Auf dieser Seite wird der Bewerber aufgefordert, seinen Vollständigen Namen, seine E-Mail-Adresse und seine Telefonnummer einzugeben. Der Bewerber wird über die in diesem Formular angegebenen Kontaktinformationen kontaktiert, um ihn an das geplante Vorstellungsgespräch zu erinnern.

Wenn alle Angaben auf der Seite Fügen Sie weitere Details über Sie hinzu eingegeben wurden, klickt der Bewerber auf die Schaltfläche Termin bestätigen, und das Bewerbungsgespräch wird angesetzt.

Nach Bestätigung des Bewerbungsgesprächs wird der Bewerber zu einer Bestätigungsseite weitergeleitet, auf der alle Details des Bewerbungsgesprächs angezeigt werden. Über die Schaltflächen Zu iCal/Outlook hinzufügen und Zu Google Kalender hinzufügen unter den Details des Bewerbungsgesprächs kann das Meeting zum persönlichen Kalender des Bewerbers hinzugefügt werden.

The applicant is also able to cancel or reschedule the interview, if necessary, with the Cancel your appointment link at the bottom of the confirmation.