Journale

Journalbuchungen werden in verschiedenen Journalen erfasst, um eine übersichtliche Aufzeichnung der Finanztransaktionen eines Unternehmens zu gewährleisten. Odoo verwendet sechs verschiedene Arten von Journalen, um Buchhaltungsunterlagen zu organisieren:

Bemerkung

Es ist möglich, mehrere Journale desselben Typs zu haben, z. B. zwei separate Bankjournale, jeweils für ein einziges Bankkonto, oder zwei separate Verkaufsjournale, um B2B- und B2C-Einnahmen zu verfolgen.

Jede Karte auf dem Buchhaltungsdashboard stellt ein Journal dar. Um die Konfiguration eines Journals zu bearbeiten, klicken Sie auf die (vertikalen Auslassungspunkte) auf der Journal-Karte und dann auf Konfiguration. Alternativ können Sie auch zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale navigieren, um ein bestehendes Journal auszuwählen und zu bearbeiten oder ein neues Journal zu erstellen.

Während verschiedene Journaltypen leicht unterschiedliche Felder zur Konfiguration aufweisen, sind einige Felder für alle Journalarten gleich:

  • Kurzcode: Jedes Journal muss einen eindeutigen Code (mit einer Länge von 1 bis 5 Zeichen) haben. Der Kurzcode wird als Präfix für alle Journalbuchungen verwendet, die zu diesem Journal gehören.

  • Währung: Legen Sie bei Bedarf die Währung dieses Journals fest. Bei Bank- und Kassenjournalen ist dies die Währung der Transaktionen des Journals. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mehrere Währungen aktiviert sind.

Der Reiter Erweiterte Einstellungen enthält weitere technische Optionen:

  • Zulässige Konten: Begrenzen Sie die Konten, die bei der Erfassung von Journalbuchungen in diesem Journal verfügbar sind. Lassen Sie dieses Feld leer, um alle Konten zuzulassen.

  • E-Mail-Alias: Legen Sie eine E-Mail-Adresse fest, um Journalbuchungen durch Digitalisierung von an diese Adresse gesendeten PDFs zu erstellen. Dies wird am häufigsten zum Erstellen von Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen verwendet.

  • Gebuchte Posten mit Hash festschreiben: Schränken Sie die Änderbarkeit der Buchungen dieses Journals ein, um den Anforderungen der Steuerbehörden in bestimmten Ländern zu entsprechen.

Warnung

Die Option Gebuchte Posten mit Hash festschreiben kann nicht aus einem Journal entfernt werden, sobald das Journal eine gebuchte Journalbuchung enthält.

Bemerkung

  • Bank- und Kassenjournale verfügen nicht über die Felder Gebuchte Posten mit Hash festschreiben oder E-Mail-Alias.

  • Wenn noch keine Alias-Domain konfiguriert wurde, wird anstelle des Feldes E-Mail-Alias ein Link zu Alias-Domain konfigurieren angezeigt.

Bank-, Kassen- und Kreditkartenjournale

Bank-, Kassen- und Kreditkartenjournale haben die folgenden gemeinsamen Merkmale:

  • Zwischenkonto: Transaktionen in diesem Journal werden auf diesem Konto verbucht, bis sie abgestimmt sind. Dann wird dieses Konto durch das Konto ersetzt, mit dem die Transaktion abgestimmt wurde. Der Saldo des Zwischenkontos im Hauptbuch zeigt jederzeit den Saldo der noch nicht abgestimmten Transaktionen an.

    Bemerkung

    Wenn eine Banktransaktion abgestimmt wird, wird die Journalbuchung geändert, um das Bankzwischenkonto durch das Konto der Buchungszeile zu ersetzen, mit dem es abgestimmt wurde. Dieses Konto ist in der Regel entweder:

  • Individuelle Zahlungssequenz: Aktivieren Sie dieses Feld, um separate Sequenzen für Zahlungen und Transaktionen zu verwenden, die in diesem Journal gebucht werden.

    Bemerkung

    Wenn das Feld Individuelle Zahlungssequenz aktiviert ist, werden Zahlungen, die ein Konto für offene Rechnungen verwenden, mit Referenzen versehen, denen ein P vor dem Kurzcode des Journals vorangestellt wird. Andernfalls beginnen die Referenzen mit PAY.

Die Reiter Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge enthalten die Zahlungsmethoden dieses Journals. Je nach Journaltyp stehen verschiedene Zahlungsmethoden zur Verfügung. Legen Sie bei Bedarf Konten für offene Rechnungen für die Zahlungsmethoden fest.

Siehe auch

Konten für offene Rechnungen

Standardmäßig erstellen Zahlungen in Odoo keine Journalbuchungen, jedoch können sie so konfiguriert werden, dass sie Journalbuchungen erstellen, indem Sie Konten für offene Rechnungen in den Journalen Bank und Bargeld verwenden.

  • Ein Konto für ausstehende Eingänge ist der Ort, an dem eingehende Zahlungen gebucht werden, bis sie mit einer eingehenden Banktransaktion verknüpft werden.

  • Ein Konto für ausstehende Zahlungen ist der Ort, an dem ausgehende Zahlungen gebucht werden, bis sie mit einer ausgehenden Banktransaktion verknüpft werden.

Diese Konten sollten vom Typ Umlaufvermögen und Kurzfristige Verbindlichkeiten sein.

Zahlungen, die in Odoo registriert sind, werden bis zu ihrer Abstimmung auf die Konten für ausstehende Einnahmen und ausstehende Zahlungen gebucht. Der Saldo des Kontos für ausstehende Eingänge im Hauptbuch zeigt jederzeit den Saldo der registrierten Zahlungseingänge, die noch nicht abgestimmt wurden, und der Saldo des Kontos für ausstehende Zahlungen im Hauptbuch zeigt den Saldo der registrierten Zahlungsausgänge, die noch nicht abgestimmt wurden.

Konfiguration

Um Konten für offene Rechnungen zu konfigurieren, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale und wählen Sie ein Bank- oder Kassenjournal aus oder erstellen Sie eines. Legen Sie in den Reitern Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge die Konten für ausstehende Eingänge und Konten für ausstehende Zahlungen für jede Zahlungsmethode fest, für die Sie Journalbuchungen erstellen möchten.

Bemerkung

  • Wenn das Hauptbankkonto des Journal als Konto für ausstehende Eingänge oder ausstehende Zahlungen hinzugefügt wird, wird der Status der Ein- oder Ausgangsrechnung direkt auf Bezahlt gesetzt, wenn eine Zahlung registriert wird.

  • Wenn das Konto für ausstehende Eingänge oder Zahlungen für eine Zahlungsmethode leer gelassen wird, wird durch die Registrierung einer Zahlung mit dieser Zahlungsmethode keine Journalbuchung erstellt.

Bank

Bankjournale werden verwendet, um Journalbuchungen im Zusammenhang mit Banktransaktionen und eingehenden und ausgehenden Zahlungen zu erfassen. Die folgenden Felder sind spezifisch für Bankjournale:

  • Bankkonto: Dieses Konto vom Typ Bank und Kasse ist das Standardkonto für dieses Bankjournal.

  • Kontonummer: Die Kontonummer wird bei der Registrierung von Zahlungen verwendet und ist für die Erstellung von Auszahlungsdateien erforderlich, wie z. B. SEPA oder NACHA. Um die Bankkontodaten zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche (Interner Link) neben der Kontonummer und aktualisieren Sie die Kontoinformationen entsprechend.

  • Bank: Der Name der Bank wird bei der Registrierung von Zahlungen verwendet und ist für die Erstellung von Auszahlungsdateien erforderlich. Um die Bankkontodaten zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche (Interner Link) neben dem Namen der Bank Bank und aktualisieren Sie die Kontoinformationen entsprechend.

  • Bank-Feeds: Legen Sie die Methode zum Erstellen von Banktransaktionen fest, entweder Manuell oder über Online-Synchronisierung.

  • Transactionen trennen: Teilen Sie Sammelzahlungen für CODA-Dateien.

Für Bankjournale stehen mehrere Zahlungsmethoden zur Verfügung, ebenso wie Konfigurationen für die Erstellung von Auszahlungsdateien, wie z. B. SEPA oder NACHA.

Bargeld

Kassenjournale werden verwendet, um Journalbuchungen im Zusammenhang mit Bargeldtransaktionen zu erfassen. Die folgenden Felder sind spezifisch für Kassenjournale:

  • Kassenkonto: Dieses Konto vom Typ Bank und Kasse ist das Standardkonto für dieses Kassenjournal.

  • Gewinnkonto: Dieses Konto vom Typ Einnahmen oder Sonstige Einnahmen wird verwendet, um einen Gewinn zu verbuchen, wenn der Endsaldo einer Kasse höher als erwartet ist.

  • Verlustkonto: Dieses Konto vom Typ Ausgaben wird verwendet, um einen Verlust zu verbuchen, wenn der Endsaldo einer Kasse geringer als erwartet ist.

Für Kassenbücher sind nur manuelle Zahlungsmethoden verfügbar.

Kreditkarte

Kreditkartenjournale werden verwendet, um Journalbuchungen im Zusammenhang mit Kreditkarten zu erfassen. Die folgenden Felder sind spezifisch für Kreditkartenjournale:

  • Journalkonto: Dieses Konto vom Typ Kreditkarte ist das Standardkonto für dieses Kreditkartenjournal.

  • Bank-Feeds: Legen Sie die Methode zum Erstellen von Kreditkartentransaktionen fest, entweder manuell oder über Online-Synchronisierung.

Für Kreditkartenjournale sind nur manuelle Zahlungsmethoden verfügbar.

Verkaufs-, Einkaufs- und sonstige Journale

Verkauf

Verkaufsjournale, auch als Einkommensjournale bezeichnet, dienen zur Erfassung von Journalbuchungen im Zusammenhang mit Kundenrechnungen. Die folgenden Felder sind spezifisch für Kundenrechnungsjournale:

  • Standard-Ertragskonto: Rechnungen in diesem Journal verwenden dieses Konto vom Typ Erträge oder Sonstige betriebliche Erträge, sofern es nicht durch ein anderes Ertragskonto überschrieben wird, das für die Produktkategorie, das Produkt oder die Rechnungszeile selbst festgelegt ist.

  • Gesonderter Nummerkreis für Gutschriften: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen separaten Nummernkreis für die Referenz von Gutschriften zu verwenden, der separat vom Hauptrechnungsnummernkreis inkrementiert wird und ein R vor dem Kurzcode des Journals zur Referenz hinzufügt.

  • Gesonderter Nummernkreis für Lastschriften: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen separaten Nummernkreis für die Referenz von Lastschriften zu verwenden, der separat vom Hauptrechnungsnummernkreis inkrementiert wird und ein D vor dem Kurzcode des Journals hinzufügt.

Verkaufsjournale verfügen über zusätzliche Felder im Reiter Erweiterte Einstellungen, in denen Sie das Standardkommunikationsformat festlegen können, das auf Kundenrechnungen angezeigt wird, damit der Kunde bei der Zahlung auf diese bestimmte Rechnung verweisen kann:

  • Mitteilungsart: Wählen Sie aus, ob das Format der Zahlungsmitteilung, die dem Kunden mitgeteilt wird, auf der Rechnungsnummer oder der Kundennummer basieren soll.

  • Mitteilungsstandard: Wählen Sie das Format der Zahlungsmitteilung selbst, die dem Kunden mitgeteilt wird.

Einkauf

Einkaufsjournale werden verwendet, um Journalbuchungen im Zusammenhang mit Lieferantenrechnungen zu erfassen. Die folgenden Felder sind spezifisch für Einkaufsjournale:

  • Standard-Aufwandskonto: Lieferantenrechnungen in diesem Journal verwenden dieses Konto vom Typ Aufwand, sofern es nicht durch ein anderes Aufwandskonto überschrieben wird, das für die Produktkategorie, das Produkt oder den Aufwand festgelegt ist.

  • Privates Teilkonto: Wählen Sie das Konto aus, das zur Erfassung des privaten Teils gemischter Aufwendungen verwendet werden soll.

  • Gesonderter Nummernkreis für Gutschriften: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen separaten Nummernkreis für die Referenz von Gutschriften zu verwenden, der separat vom Hauptnummernkreis der Lieferantenrechnungen inkrementiert wird und ein R vor dem Kurzcode des Journals zur Referenz hinzufügt.

  • Gesonderter Nummernkreis für Lastschriften: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen separaten Nummernkreis für die Referenz von Lastschriften zu verwenden, der separat vom Hauptrechnungsnummernkreis inkrementiert wird und ein D vor dem Kurzcode des Journals hinzufügt.

Sonstiges

Sonstige Journale werden verwendet, um Journalbuchungen zu erfassen, die sich nicht auf ein der anderen Journaltypen beziehen, wie z. B. Journalbuchungen zum Steuerabschluss.

Siehe auch