Spesen genehmigen

In Odoo, most users cannot approve expense reports; only users with the necessary access rights or permissions can. This means that a user must have at least Team Approver rights for the Expenses app. Employees with the necessary rights can review expense reports, approve or refuse them, and provide feedback with an integrated Refuse Expense communication tool.

Bitte lesen Sie dies Dokumentation zu den Zugriffsrechten, um mehr über die Verwaltung von Benutzern und deren Zugriffsrechte zu erfahren.

Spesenabrechnungen ansehen

Users who are able to approve expense reports (typically managers) have an Expense Reports main navigation button at the top of the Expenses app. This allows managers to view all expense reports they have access rights for. Navigate to Expenses app ‣ Expense Reports, to view the All Reports dashboard.

Eine Liste mit allen Spesenabrechnungen wird angezeigt, die entweder den Status Einzureichen, Eingereicht, Genehmigt, Gebucht oder Erledigt haben. Spesenabrechnungen mit dem Status Abgelehnt werden in der Standardansicht ausgeblendet.

Spesenabrechnungen genehmigen

Spesenabrechnungen können auf zwei Arten genehmigt werden: individuell oder massenweise.

Wichtig

Nur Abrechnungen mit dem Status Eingereicht können genehmigt werden

Es wird empfohlen, nur Eingereichte Abrechnungen anzuzeigen, indem Sie das Kästchen neben dem Filter Eingereicht in der linken Spalte im Abschnitt Status ankreuzen.

Wenn eine Abrechnung nicht genehmigt werden kann, wird die Schaltfläche Abrechnung genehmigen nicht auf der Seite Alle Abrechnungen angezeigt.

Einzelne Spesenabrechnungen genehmigen

To approve an individual report, navigate to Expenses app ‣ Expense Reports, and click on an individual report to view the detailed report form.

From here, several options are presented: Approve, Refuse, and Reset to draft. Click Approve to approve the report.

Mehrere Abrechnungen genehmigen

Um mehrere Spesenabrechnungen auf einmal zu genehmigen, navigieren Sie zunächst zu Spesenabrechnung ‣ Spesenabrechnungen, um eine Liste der Spesenabrechnungen anzuzeigen. Wählen Sie dann die zu genehmigenden Berichte aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem zu genehmigenden Bericht ankreuuzen oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spaltenüberschrift Mitarbeiter, um alle Abrechnungen in der Liste auszuwählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung genehmigen.

Tipp

Team managers can view all the expense reports for their team members only. While on the All Reports page, click the (down arrow) to the right of the search bar, then click My Team in the Filters section. This presents all the reports for only the manager’s team.

Spesenabrechnungen ablehnen

Expense reports can only be refused on the individual expense report, and not from the All Reports dashboard. To open an individual expense report, navigate to Expenses app ‣ Expense Reports, then click on an individual expense report to view the detailed expense report form.

If more information is needed, such as a missing receipt, communicate any necessary information requests in the chatter of the report form. On the individual expense report, click either Send message or Log note to open a message text box.

Type in a message, tagging the proper people, and post it to the chatter by clicking Send or Log, depending on the method of communication. The message is posted in the chatter, and the tagged people are notified via email.

Bemerkung

The only people that can be tagged in a message are followers of the specific report. To see who is a follower, click the (Show Followers) icon to display the followers of the expense report.

To refuse an expense report, click Refuse, and a Refuse Expense pop-up window loads. Enter a brief explanation for the refusal on the Reason line, then click Refuse.

Once the expense report is refused, the status changes to Refused, and the only button that appears is Reset to Draft.