Verträge

Jeder Mitarbeiter in Odoo muss einen Vertrag haben, damit er bezahlt werden kann. In einem Vertrag werden die Bedingungen für die Position eines Mitarbeiters, seine Vergütung, seine Arbeitszeiten und alle anderen Details zu seiner Position festgelegt.

Wichtig

Contract documents (PDFs) are uploaded and organized using the Documents application, and are signed using the Sign application. Ensure these applications are installed in order to send and sign contracts. Please refer to the Dokumente and E-Signatur documentation.

Um die Arbeitsverträge einzusehen, gehen Sie im oberen Menü zu Personalabrechnung ‣ Mitarbeiter ‣ Verträge. Alle Arbeitsverträge und ihr aktueller Vertragsstatus werden in einer Standard-Kanban-Ansicht angezeigt. In der Standardansicht werden sowohl laufende Verträge als auch Verträge, die bearbeitet werden müssen, angezeigt. Abgelaufene und gekündigte Verträge werden in der Standardansicht ausgeblendet.

Bemerkung

Die Liste der Verträge in der Personalabrechnungsapp entspricht der Liste der Verträge in der Mitarbeiterapp. Die Standardansicht der Verträge in der Personalabrechnungsapp zeigt laufende Verträge und Verträge, die bearbeitet werden müssen, während die Standardansicht der Verträge in der Mitarbeiterapp alle Verträge in einer Kanban-Ansicht anzeigt, geordnet nach ihrem Stadium und unabhängig vom Status. Sie können alle Verträge anzeigen lassen, indem Sie die Filter ändern.

Einen neuen Vertrag erstellen

Damit ein Mitarbeiter bezahlt werden kann, ist ein aktiver Vertrag erforderlich. Wenn Sie einen neuen Vertrag benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen auf dem Vertragsdashboard. Es erscheint ein Vertragsformular, in das Sie die Informationen eingeben können. Erforderliche Felder sind fett unterstrichen.

Erforderliche Felder

• Kontaktreferenz: Geben Sie den Namen oder Titel des Vertrags ein, z. B. Vertrag von John Smith.

• Unternehmen: Wählen Sie das Unternehmen, für das der Vertrag gilt, indem Sie auf das Drop-down-Menü klicken. Ein neues Unternehmen können Sie erstellen, indem Sie den Namen in das Feld eingeben und dann entweder auf Erstellen klicken, um das neue Unternehmen zu erstellen, oder auf Erstellen und Bearbeiten, um das neue Unternehmen zu erstellen und die Unternehmensdetails zu bearbeiten.

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie einen der Gehaltsstrukturtypen aus dem Drop-down-Menü aus. Die Standard-Gehaltsstrukturen sind Mitarbeiter oder Arbeiter. Sie können einen neuen Gehaltsstrukturtyp erstellen, indem Sie den Namen in das Feld eingeben.

• Startdatum: Das Datum, an dem der Vertrag beginnt. Wählen Sie ein Datum, indem Sie auf das Drop-down-Menü klicken, mit den Symbolen < > (Pfeil) zum richtigen Monat und Jahr navigieren und dann auf das Datum klicken.

• Arbeitsplan: Wählen Sie einen der Arbeitspläne aus dem Drop-down-Menü.

Tipp

Das Drop-down-Menü Arbeitsplan zeigt alle Arbeitszeiten für das ausgewählte Unternehmen an. Um diese Liste zu ändern oder zu ergänzen, gehen Sie zu Personalabrechnung –> Konfiguration –> Arbeitszeiten und erstellen Sie entweder eine neue Arbeitszeit an oder klicken Sie auf eine bestehende Arbeitszeit und bearbeiten Sie sie durch Klicken auf Bearbeiten.

Optionale Felder

• Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters, für den dieser Vertrag gilt.

• Abteilung: Die Abteilung, für die dieser Vertrag gilt.

• Stelle: Die bestimmte Stellenbezeichnung, für die dieser Vertrag gilt.

• Vertragsart: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü zwischen CDI, CDD oder PFI aus.

  • CDI ist ein unbefristeter Vertrag mit nur einem Startdatum, aber keinem Enddatum.

  • CDD ist ein Vertrag mit einem Startdatum und einem Enddatum.

  • PFI ist ein spezifisch belgischer Vertrag, der bei der Einstellung von Mitarbeitern, die eine Ausbildung benötigen, verwendet wird und speziell die Ausbildungszeit abdeckt.

• Enddatum: Wenn der Vertrag ein bestimmtes Enddatum hat, klicken Sie auf das Drop-down-Menü, navigieren Sie mit den Pfeilsymbolen zum richtigen Monat und Jahr und klicken Sie dann auf das Datum.

• Personalverantwortlicher: Wenn es eine bestimmte Person in der Personalabteilung gibt, die für den Vertrag verantwortlich ist, wählen Sie diese Person aus dem Drop-down-Menü aus.

• Kostenstelle: Dieses Feld ermöglicht eine Verknüpfung zwischen dem Vertrag und einer bestimmten Kostenstelle für Buchhaltungszwecke.

Vertragsdetailsinformationen

Der Abschnitt zu den Vertragsdetails ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten eines Vertrags und die Möglichkeit, den Vertrag zur Genehmigung und Unterschrift an den Mitarbeiter zu senden.

• Vertragsvorlage: Wählen Sie eine bereits existierende Vertragsvorlage aus dem Drop-down-Menü. Vertragsvorlagen werden normalerweise über die Personalbeschaffungsapp erstellt.

• Dokumentvorlage für neuen Vertrag: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü einen Vertrag aus, der für diesen neuen Arbeitsvertrag geändert werden soll.

• Dokumentenvorlage für Vertragsaktualisierung: Wählen Sie einen Vertrag aus dem Drop-down-Menü, wenn der Mitarbeiter einen bestehenden Vertrag hat, der aktualisiert werden muss.

• Notizen: Das Notizfeld ist ein Textfeld, in das Sie Notizen zum Vertrag des Mitarbeiters für spätere Bezugnahme eingeben können.

Einen Vertrag bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Externer Link am Ende jeder Zeile, um die entsprechende Vertragsvorlage zu öffnen und Änderungen vorzunehmen.

Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit allen Vertragsdetails. Ändern Sie die Felder für den Vertrag nach Bedarf.

• Stichwörter: Wählen Sie mit dem Vertrag verbundende Stichwörter hinzu.

• Arbeitsbereich für unterschriebene Dokumente: Hier werden die Signaturen gespeichert. Wählen Sie einen vorkonfigurierten Arbeitsbereich oder erstellen Sie einen neuen.

• Stichwörter für unterzeichnete Dokumente: Wählen oder erstellen Sie alle Stichwörter, die nur mit dem unterzeichneten Vertrag verbunden sind, im Gegensatz zu dem ursprünglichen, nichtunterzeichneten Vertrag.

• Weiterleitungslink: Geben Sie einen Weiterleitungslink ein, über den der Mitarbeiter auf den Vertrag zugreifen kann. Ein Weiterleitungslink führt den Benutzer von einer URL zu einer anderen, in diesem Fall zu dem neu aktualisierten Vertrag, der speziell für ihn geschrieben wurde.

• Wer kann unterzeichnen: Wählen Sie entweder Alle Benutzer oder Auf Einladung.

  • Alle Benutzer: Jeder Benutzer in der Organisation kann den Vertrag unterzeichnen.

  • Auf Einladung: Nur die in diesem Feld ausgewählten Benutzer können den Vertrag unterzeichnen.

• Eingeladene Benutzer: Wählen Sie die Person(en) aus, die das Dokument unterschreiben dürfen.

• Dokument: Sie können das angehängte Dokument ersetzen, indem Sie auf das Symbol ✏️ (Bleistift) klicken. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie ein anderes Dokument zum Hochladen auswählen können. Bei der Datei muss es sich um eine PDF-Datei handeln. Um das Dokument zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol 🗑️ (Mülleimer).

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Alle Informationen für die ausgewählte Vertragsvorlage werden in die Felder auf der Registerkarte Gehaltsinformationen eingefügt. Zusätzliche Reiter, wie Persönliche Dokumente, werden gegebenenfalls angezeigt.

Gehaltsinformationen

In diesem Abschnitt werden die spezifischen Gehaltsangaben definiert. Dieser Abschnitt ist länderspezifisch. Je nachdem, wo das Unternehmen ansässig ist, können diese Felder also variieren.

Geben Sie den Betrag in die verschiedenen Felder ein, oder kreuzen Sie ein Kästchen an, um eine Leistung anzuwenden. Einige Optionen, die hier eingegeben werden können, sind Mahlzeitschecks, Tankkarte, Internet, Bezahlter Urlaub, usw.

Einige Felder können automatisch ausgefüllt werden, je nachdem, welche Verträge Sie im Reiter Vertragsdetails ausgewählt haben.

Gehaltspfändung

Any automatic deductions or allocations for an employee, such as child support payments and wage garnishments, are referred to as a salary attachment. This section is where all of these deductions or allocations are set.

To add a new deduction, click Add a line. Type in a description for the allocation under Description.

Select the Garnished Type from the drop-down menu. Choose from:

• Attachment of Salary: Any payments taken out towards something that is not child support. Typically any garnishments such as lawsuit payments, payments toward taxes owed, etc.

• Assignment of Salary: Any deduction that is not required but voluntary, such as a pre-tax allocation to a college savings account.

• Child Support: Any payments taken out specifically for child support.

Enter the start and end dates the entry applies to. Click on the drop-down menu under From and To, navigate to the correct month and year by using the < > (arrow) icons, then click on the date.

Last, enter the Amount that each payslip pays towards the entry.

To delete a line, click the 🗑️ (trash can) icon at the end of the line.

Den Vertrag speichern und versenden

Nachdem ein Vertrag erstellt und/oder geändert wurde, speichern Sie den Vertrag, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken. Als nächstes muss der Vertrag zur Unterschrift an den Mitarbeiter geschickt werden.

Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um den Vertrag an den Mitarbeiter zu senden:

• Generate Simulation Link: This option is for Belgian companies only. Clicking this opens a pop-up window that contains the basic information from the contract as well as a link for the contract when using the salary configurator. Click Send Offer to send an email to the employee so they can sign the contract.

  

  Bemerkung

  In order to send a contract using the Generate Simulation Link, there must be a signature field in the contract PDF being sent to the employee so they can sign it.

• Signature Request: Click this and a pop-up window appears where an email can be typed to the employee. Select the document, such as a contract, NDA, or Homeworking Policy, from the drop-down menu, and fill out the email section. Click Send when the email is ready to be sent.

  

• Credit Time: This option is for Belgian companies only. When clicked, a pop-up window appears that allows for the changing of working times, and can compute time off.